酒店财务部作业文件模板.doc

财务部作业文件
xxxxxx酒店质量管理体系文件

02月01日公布 03月01日实施

目 录

一、术语和定义：
本作业没有特殊术语和定义
二、作业步骤：
2.1收银领班工作步骤
2.2收银员操作步骤
2.3收银员结账步骤
2.4免单结账步骤
2.5现金卡销售业务步骤
2.6业务卡销售业务步骤
2.7卡挂失业务步骤
2.8信用卡结账操作步骤
2.9卡券管理步骤
2.10日审步骤
2.11夜审步骤
2.12固定资产入账步骤
2.13固定资产销账步骤
2.14发票管理步骤
2.15绩效工资核实步骤
2.16应收款单据交接步骤
2.17催收欠款步骤
2.18出纳收款步骤
2.19出纳付款步骤
2.20个人借款步骤
2.21对外付款步骤
2.22日常费用报销步骤
2.23成本会计核实工作步骤
2.24会计报表工作步骤
2.25财务档案管理步骤款
三、统计
3.1、代收代付款记录表
3.2、收银单
3.3、签单单位消费明细记录表
3.4、现金领款单
3.5、费用报销单
3.6、结账转账通知单
3.7、营销业绩汇总表
3.8、酒水汇总表
3.9、收、领、发、存日报表
3.10、直拨单
3.11、商品验收单
3.12、职员服装领用表
3.13、食品原材料申购单
目录编号已改，正文编号请按目录编号修改。2.1收银领班工作步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6
业务培训
到岗

巡 视
考 评
总 结
处理
晨 会

1、天天9：30在休闲中心门口招开收银员晨会：
1.1、检验收银员仪容仪表。
1.2、总结昨日工作和公布昨日报表差错。
1.3、表彰昨日工作中优异职员。
1.2、读当日通知及订单
1.5、安排当日工作及注意事项
1.6、练习二分钟微笑

2、天天营业高峰期到各部门巡视：
2.1、检验收银员在工作中仪容仪表、礼节礼貌是否规范、结账时是否利用规范语言并统计
2.2、随时确保收银台有零钞
2.3、抽查备用金是否有长短并统计
2.2、统计发票使用情况
2.5、检验系统是否正常并统计
2.6、是否有难处理单据统计并处理
2.7、卡操作是否按要求并统计

3、每个月对收银员进行业务培训：
3.1、月初经过讲课方法进行理论培训。
3.2、月中经过实际操作进行结账培训
3.3、不定时对收银员进行思想素质强化
3.2、月末经过同事之间相互配合、相互演练，进行应变能力培训
3.5、月末经过平时巡视和抽查进行业务巩固

2、每个月对收银员进行一次考评：
2 .1、月末经过每日晨会、平时抽查或试卷进行考评定级（A、B、C级）和工资挂钩
2.2、月末经过每日晨会、平时抽查及表现、各部经理评价、公共活动参与和团体精神等评出一个优异职员

5、每个月对工作进行一次总结：
5.1、当月总结上月培训工作及收银职员作情况
5.2、当月安排下月培训内容及收银排班工作

2.2收银员操作步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6
上岗
岗前准备工作

进入工作状态

结 账

填写报表及业绩

营业结束

1.1电脑,打印机,税控机及桌面清洁
1.2检验,领取单据(酒水单,.多用单,点菜单)
1.3检验收银系统是否能正常运行,并签到进入

2.1确定服务员开单是否符合要求(无涂该,领用大写,退单)
2.2查对账单金额(数量金额相符)
2.3做好结账准备

3.1问询包间名称,问询服务员是否有酒水要退,快速报出消费金额及消费项目

5.1 关闭电脑、打印机及税控机电源。
5.2 整理好单据，并将营业现金寄存在指定地点。

2.3收银员结账步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6
处理
结 账
报 单

查对
结 账

温馨提醒
提单提醒/问询

2.1、收银员在客人结账时问询客人消费台号。
2.2、问询客人消费后是否要退酒水或商品。
2.3、如客人要退酒水或商品时，立即通知服务人员办理相关手续。
2.2、吧员将退单录入电脑。

3.1礼貌用语向问好。
3.2、给客人报消费台号、项目及金额，若有疑问，给客人报消费明细并通知值台服务员。

2.1、收银员电脑单和手工单进行查对客人消费清单。
2.2、收银员和服务人员查对客人消费清单。
2.3、若有疑问立即和相关人员查对。
2.2、确定客人是否有签单权。

5.1、问询客人付款方法。
5.2.、依据客人享受优惠权限进行处理；对未享受优惠权限客人要求打折，立即通知相关责任人。
5.3、收款、打印正式账号单。
5.2、签单用户应打印账单后，在正式账单上签字确定。
5.5若未有签单权客人要求签单,须有酒店经理级以上人员担保并签字,才能让客签单。

6.1、提醒客人是否需要叫车或到其它部门消费。

2.2售卡业务步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2
统计

收款

登记

销售

1.1、客人购充值类型卡时，由收银员按客人要求充值制卡。
1.2、非充值类型卡，在卡印刷时注明售卡金额。

2.1、收银员在客人办理购卡时须填写用户档案便于以后挂失、回访等业务，给客人解释以后此卡无法挂失。

3.1、收银员按客人购卡金额收取现金。
3.2、客人挂单或欠款收银员必需经副总等级以上人员同意。
3.3、对游泳月卡折扣收银员必需要有副总级以上人员同意。

4.1、经办收银员在交接班报表中，登记好客人发卡卡号及金额。

2.5卡挂失步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2
挂失

补办
登记
报失

1.1客人须到收总台收银台挂失。

2.1客人申报卡丢失应填写挂失申请表，并由营销经理或部门经理确定，并附客人身份证复印件1份。
2.2、查对客人档案及消费资料。

3.1、总台收银员在电脑上将此卡挂失。

4.1、7天以后给客人补办新卡并在原挂失表登记补办卡号。

2.6信用卡结账操作步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6

7

8
信用卡结账
问候/问询
划卡
输入金额
输入密码
打印单据
签字确定
交单

1.1当客人提出划卡消费时请客人出示信用卡。
1.2立即接驳好读卡器电话线及电源。
1.3确定客人是需要预授金额还是直接消费结账。

2.1划卡时将信用卡正对卡槽，磁条一侧向右，快速划过卡槽。
2.2预授权时要依据客人消费项目加上所需支付押金确定预授金额。
2.3客人离店结账时需取消预授权并依据实际消费划取结算金额。
2.2当客人卡上余额不足时要求客人充值或用现金结算。

2.1请客人输入信用卡密码。

5.1将打印好单据交客人签字确定。
5.2将客人签好字单据第二联给客人。

7.1将客人签好字单据第一、三联第二天随账单一起上交财务。

2.7物资申购步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

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2

5

6
分类转单
库房查对汇总
否决
财务审核
审批
递交请购计划
物资申购

1、各部门每个月28日前制订填写次月《月请购计划》；每七天周四前填写《周请购计划》或《请购单》。
2、将有部门责任人署名《请购计划》、《请购单》递交至相关库房。
3、库房管理员将各部门《请购计划》物资分类汇总并填写《请购单》。
2、每个月三十日前或每七天周六前将《申购单》附上《请购计划》一并交至财务部交财务部经理审核。
5、财务经理审核后将单据转至总经理及财务总监审批。
6、每个月一日或每七天周一前将审批后有效《申购单》按物资类型分类转交采购部或通知直接供货商。

2.8物资入库步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6
物资入库
入库
验收
制单 / 上账
拒收/更换
存档/交单
送货单 / 采购清单 上账

2.1、库房保管员对《申购单》、《送货单》有效性进行确定。
2.2、查对入库物资各项标准是否和《申购单》、《送货单》相符。
2.3、假如不符物资要拒收或要求更换。
2.2、物资数量和《申购单》、《送货单》不符以物资实际数量为准。
3.1、验收后立即填制《入库单》并记入《物资入库明细账》。
2.1、物资分类入库并更改标签，确保账物相符。
5.1、将相关单据联存档，以备核查。
5.2、将相关单据联交财务成本会计审核。

2.9物资存放步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2
物资存放
处理
待领
存放

检验

2.1、物资存放时应分类、分库存放。
2.2、保持库房清洁卫生、干燥通风；注意防火防盗。
3.1、库房保管员每十天检验一次库存物资完好性及保质期限。
3.2、库房保管员需对已损坏或立即到保质期但可退换物资立即联络供货商或采购办理退换。
3.3、已损坏不可退换物资应做书面说明并填写《物资报损单》上报审批报损。
3.2、经审批确定物资可做报损后应立即销账，确保账面余额和实物数量相符。

2.10物资发放步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6
物资发放
存档/交单
核实
发放
下账
填写/署名
超标说明

2.1库房保管员首先确定《领料单》有效性：是否含有部门责任人署名，
2.2核实所领取物资是否超出核定数量。
2.3部门领用超标物资要说明超标原因，并由领用部门责任人署名认可后方可发放。
2.1库房保管员在《领料单》上填写实发数量及金额并署名确定。
5.1发放物资后应立即下账，确保账物相符。
6.1将相关单据联存档。
6.2将相关单据联交财务成本会计审核。

2.11直拨原材料收发步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

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3

2

5

6
直拨原材料收/发
质量检验
拒收/更换
存档/交单
重量、数量检验
确定
采购单/送货单

2.1天天原材料送到后由后厨验货员、库房保管员、成本会计共同组成验货小组参与验收，认真检验物资质量是否符合部门要求。
2.2验收时应注意除去物资内外附着物，如冰块、家禽内脏等。
2.3对于不符合质量要求物资要拒收并要求立即更换。
3.1全部物资均以实际重量和数量为准。
3.2确定物资重量或数量同时应做好对应统计，认真、正确填写《直拨单》
2.1经验收物资立即调拨给相关部门。
2.2将计算好金额《直拨单》交由领用部门责任人、验货员、供货商、库房保管等签字确定。
5.1将填写完整《直拨单》一份交供货商；一份交成本会计；一份留底备查。

2.12审核日常工作步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5
登记
报表
整理、存档
接单
处理
审核

1.1、审核人员天天到休闲中心吧台取收银员寄放收银单据。

2.1、审核人员依据收银人员交上一工作日营业报表及单据进行审核。审核收银单折扣是否超权限，报表是否正确，签单人员是否符合要求等。
2.2、审核人员查对收银员多种消费划卡情况，对不正确立即处理。
2.3、审核人员对多种不符合要求收银据登记后，返于各收银员，并要求收银员立即处理；不能自行处理立即向财务经理及副总汇报。

3.1、审核人员登记营销业绩、酒水报表、技师对钟表等。
3.2、审核人员登记多种挂账单据，并交于应收账款管理人员。

2.1、审核人员按审核后营业日报表，做汇总收入报表，并于天天中午12点前报送副总及董事长。
2.2、审核人员递送相关收入表到会计处。

5.1、审核人员整理天天审核后单据及营业报表，并分别归类存档。

2.13应收账款业务步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6

7
接消费单据
处理
下账
分单
交款
交单
应收账款业务
审单

2.1应收款员依据”签单协议”审核消费单据署名有效性，真实性。
2.2消费单假如不符合签单要求，应收款员拒收

3.1应收款员按用户分类清理账单
3.2应收款员针对用户消费金额多少和挂账时限立即通知营销经理
3.3应收款员通知分管营销经理领取单据，及发票，和账号并签字。

2.1营销经理将收回款项交出纳，并开取收据

5.1营销经理凭收据到应收款员处销账

2.12出纳收款步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5
开收据
分类汇总
营业款
登账
交单

1.1 每日早上9:30,收银员到出纳室交款
1.2每日晚上9:00出纳到各收银台收一次款

2.1 依据收银员报单正确开收据

3.1 分类汇总各项收入明细并填写当日各项资金汇总报表

2.1 出纳依据分类汇总表登账统计每一笔收入明细

5.1出纳每日填写交接单,出纳及会计双方签字认可
5.2 出纳依据交接单每日 递交收支凭证给会计

2.15出纳付款步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6
交单
登账

付款

审核
处理
出纳付款
接单据

1.1 报销人递交单据

2.1 出纳审核单据签字是否齐全
2.2出纳核实金额

3.1出纳依据审核无误单据付款

2.1出纳正确统计每一笔支款明细

5.1填出纳写出纳交接单,出纳及会计双方签字认可
5.2出纳交支出凭证给出交单

纳

2.16个人借款步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6
出纳付款
个人借款
审 批
部门经理审查
财务经理审核
填写借款单

1．1由借款本人填写借款时间、借款原因，还款时间，并署名确定。

2．1部门职员及领班借款应由部门经理签字、并担保。
2．2部门主管借款应由部门经理签字。

3．1财务经理审查核实前期借款款金额及还款情况
3．2财务经理签字审核

2．1总经理、副总经理、董事长签字审批
2．2外部人员借款直接由总经理、副总经理、董事长签字审批

2．1借款人到出纳室领款

2.17对外付款步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6
对外付款
审核
付款
审批
领送货凭证
填制报销单

1.1报销人每个月6后从审核处领取上月送货单据,
1.2报销人领取送货单据并查对确定签字

2.1报销人开具正式发票,填制报销单
2.2将发票、申购单、送货单一并附在报销单后并签字确定

3.1由报销人报使用部门经理签字确定,并审核数量及价格
3.2由报销人报采购签字并核实价格
3.3由报销人报财务经理审核金额

2.1由报销人报总经理审批是否给报销;不予报销单据立即退给报销人
2.2报销人将审核合格单据存放在财务经理处,由财务经理进行登记
2.2由财务经理报财务副总安排资金

5.1由财务经理电话通知报销人付款时间
5.2出纳依据审批无误单据付款给报销人.

2.18日常费用报销步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

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3

2

5
日常费用报销
审核
审批
付款
单 据

1.1、由经办人按要求填写费用报销单。

2.1、由财务经理审核报销单据，对不符合要求单据立即退给报销人。
2.2、工程及资产类费用需要由工程部及资产部责任人签字认可。
2.3、维修类费用需要由工程部责任人签字。
2.2、经营部门费用需要由经营部门责任人签字认可。
2.5、审核费用报销单据发票是否按要求填写，对不符合要求单据立即退给报销人。

3.1、总经理依据审核后单据，审批是否给报销；不予报销单据立即退给报销人。
3.2、财务副总依据总经理审批单据安排资金。

2.1、出纳依据审批后单据给付现金或转账。

2.19成本会计核实工作步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5
成本核实
驳回重做
审 核
分 单
编制凭证
收 单

1、由成本会计天天早上上班后到各库房收入库单、出库单等多种单据。

2.1由会计对收回多种单据进行审核。
2.2对不合要求单据驳回重做。

3.1将审后入库单按供货商分类。
3.2出库单按部门分类。

2、由会计将审核后单据编制凭证。

2.20会计报表工作步骤
流 程编 号
作 业 流 程 图
作 业 要 求

1

2

3

2

5

6

7
会计报表
登 账
科目余额表和费用表
出报表
审表

处理
报 送
制 单

1．1、会计人员依据原始单据填制凭证。
1．2、财务主管审核记账凭证

2．1、会计人员依据记账凭证登记总账及明细账。
2．2、财务主管审核是否账账相符。

3．1、会计人员依据总账出科目余额表
3．2、会计人员依据明细账出费用表

2．1、每个月2号出资产负责表、利润表及部门经营考评表。
2．2、审核是否账表相符。

5．1、审核是否账实相符。
5．2、审核类数据是否正确
5．3、审核有错误，应立即查找原因，并更正
5．2、每个月5号，财务经理和各经营部门责任人查对经营业绩并签字。

6．1、每个月6号将报表报送总经理、财务副总及董事长。
6．2、财务备份

三、统计
1、代收代付款记录表

2、收银单

3、签单单位消费明细记录表

2、现金领款单

5、费用报销单

6、结账转账通知单
7、营销业绩汇总表
8、酒水汇总表
9、收、领、发、存日报表
10、直拨单

直 拨 单
品 名 数 量 单 价 金 额
No：0000001 年 月 日

部门： 库管： 验货： 送货：

11、商品验收单
12、职员服装领用表
13、食品原材料申购单

XXX酒店请购单
部门 请购人： 审核 年 月 日
名 称
单 位
数 量
审 核

食品原材料申购单
No：0000001 类别： 年 月 日
名 称
申购量
单 价
规 格
原料名称
申 购 量
单价
规格

厨师长： 部门经理： 库管（成本会计）

12、入库单

物资入库单

入库时间: 年 月 日
材 料名 称
规格
单位
数量
实 际
计 划
单价
金额
单价
金额

材料用途：
审核： 责任人： 经手： 收货：

酒 水 单
N0：000001 服务员： 年 月 日
品 名
数 量
单 价
小 计

总计金额： 实收金额：

用户签字：
备 注：
本单据一式三联：第一联存根，第二联财务/收银员
第三联吧员