档案管理制度范例样本.doc

档案管理制度

立卷归档制度
一、归档范围：通常本校在各项工作活动中直接形成、已经办理完成、含有查考保留价值多种文字、图纸、表格、声像等不一样形式和载体文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。
二、归档时间
1、文书档案：本年度各部门形成多种不一样形式和载体文件材料，在第二年一月底前由档案室管理人员统一组织部署立卷工作，各部门兼职人员负责本部门文件材料立卷工作，按要求要求完成立卷任务，经本部门责任人审定后，每十二个月三月份移交档案室集中统一保管。
2、业务考绩档案：职称评定后，按申报类、考评类、结果类立即整理归档。
3、会计档案由财务部门年底立卷，保留十二个月后，移交综合档案室保管。
4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、协议、说明书、安装、调试、验收统计等文字材料，指定责任人员，搜集整理。设备投入使用后立即移交档案室保管。
5、声像档案在每项工作活动完成后随时整理归档。
6、实物档案：学校所获荣誉奖品、铜牌等按时间次序随时编号归档。
三、归档要求
1、应归档文件材料要搜集齐全、完整、查对正确，根据文件材料形成规律及其内在联络，进行分类、立卷，使案卷能正确反应出本校工作活动真实情况，便于保管和利用。
2、归档文件材料通常一式一份。关键或利用频繁，可酌情增加归档份数。
3、凡归档文件材料，其制作材料必需利于长久保留，同时要确保图样清楚，字迹工整耐久，签署完备。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
4、案卷封面各个项目应填写清楚、正确；卷内文件材料按要求次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。
5、归档案卷要按一定次序系统排列，根据不一样门类、载体和不一样保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。
6、归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方查对签字后，各留一份，以备考查。

档案保管制度
一、库房是本单位档案集中存放机要重地，必需加强管理，非档案人员一律不得随意进入库房。
二、库房内应排列有序，根据保管期限或类别，项目和项目内保管单位次序，依次从左到右，从上到下排列，便于管理和查找。
三、档案库房必需采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等方法，确保档案完整、安全。
四、做好库房温湿度统计，采取有效方法控制库房温湿度。
五、严格控制和保管库房、箱柜钥匙，不得随意转借她人。
六、库房内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其它一切和档案无关物品，定时打扫卫生、保持库房整齐、清洁。
七、常常地对库房各项安全方法进行检验，并作好统计，发觉隐患立即采取方法。
八、要定时进行库藏档案清理查对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质
档案，要立即修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保留依据。

档案借阅保密制度
一、档案工作人员应认真学习《保密法》，自觉遵守保密纪律，果断维护党、国家安全。
二、档案工作人员忠于职守，不得利用工作之便私自将有秘级档案带出档案室，不得摘录、复制或和无关人员谈论机密档案。
三、档案人员应按保密要求、保密范围提供档案，不得随意扩大保密范围、降低级案密级。
四、对有密级档案应注上密级标识、关键保管。依据单位发展、改变情况，不停调整档案保密范围、密级程度。
五、利用者查阅保密档案，必需经领导同意，在阅档室阅读，确因工作需要带出、摘录或复制，须经领导同意。
六、常常检验档案库房，严格控制和管理档案箱柜钥匙，关键机密档案由专员专柜保管，确保档案安全。
七、凡对保守党和国家机密做出重大贡献人员，应给予表彰和奖励；对泄露机密造成
损失者，视情节轻重给予批评和处罚。

档案统计、判定、销毁制度
一、档案人员必需对单位档案和档案工作发展情况进行调查研究、统计分析。
二、档案统计内容要健全，关键包含：档案收进、移出、整理、判定、保管数量、利用情况登记、档案组成、机构、人员、设施、库房管理等情况统计。
三、档案统计要正确、立即、科学。如实反应单位档案形成、管理、利用等方面情况，按时上报多种统计报表，不得虚报和伪造。
四、建立档案和档案工作统计台帐，常常核实内容、数量、做到帐物相符。
五、依据上级档案部门相关档案管理相关要求，结合本单位对档案利用实际需求，正确判别和判定档案价值。
六、建立“档案判定小组”，定时或不定时地对档案进行判定，确定不一样保管期限，剔除不再有保留价值档案，做好销毁工作。
七、判定人员应本着辨证唯物主义和历史唯物主义见解采取逐件逐张审查方法，不能只看文件标题和案卷目录来判定。
八、经判定需要销毁档案应编制“销毁清单”，写出判定汇报、由判定人签字，经相关领导审批后，方可销毁。
九、档案销毁由档案部门负责，会同保卫部门指派二人以上负责监销。

档案利用制度
一、档案人员熟悉室藏档案内容，了解本单位各部门对档案需要，主动主动为本单位各项工作提供服务。
二、档案室应依据需要编制必需档案检验工具和编辑专题汇编资料，主动主动地开展档案利用工作。
三、本单位人员需要利用档案时，应办理借阅登记手续。利用完成后，填写档案利用效果，立即、真实地反馈档案利用情况。
四、凡外单位人员需要查阅本单位档案时，应持单位介绍信，经相关领导签字同意后，方可办理查阅手续。未经档案部门同意，不得将档案复制或带出档案室。
五、档案利用者在查阅档案时，严禁品茗、抽烟，必需珍惜档案。不得任意拆卷、涂改
剪切档案，如有发觉，依法追究责任，并给予严厉处理。

档案人员岗位责任制
一、认真落实实施党和国家相关档案工作方针、政策和档案主管部门各项要求、措施，结合本单位实际情况，制订档案工作计划和管理制度。
二、集中统一管理本单位全部档案，根据档案业务建设规范要求，做好档案搜集、整理、归档等工作。
三、负责指导、检验、督促兼职档案人员做好本部门档案形成、积累、归档工作，确保档案完整、正确。
四、加强档案库房管理，做好温湿度统计，定时检验档案保管情况，发觉问题立即向相关领导汇报，主动采取方法，保护档案安全。
五、主动开发利用档案信息资源，编制多个检索工具和专题资料，主动利用档案帮助领导和相关部门处理实际问题，热心为利用者提供服务。
六、根据“档案保管期限”和“档案判定、销毁制度”，定时做好档案保管判定、销毁工作。
七、做好档案统计工作，立即、正确地上报各类档案统计表，对本单位档案和档案管理情况做到心中有数。
八、档案人员要忠于职守，自觉遵守档案制度，保守机密，认真做好档案管理工作。

行政人秘档案建设网络说明
依据学校常规管理基础要求，学校行政和人秘工作应围绕下面六个方面，整理好档案资
料：
（一）行政会议统计：
行政会议、行政学习通常每半月举行一次，特殊情况能够临时召开。行政会议、行政学习全部应统计，尤其讨论学校重大问题，要有具体统计。
（二）文书档案：
1、上级正式来文。
2、上级对本校多种批复、奖惩。
3、相关协议、协议。
4、学校年鉴。
（三）人事档案：
1、人事年报。
2、工资档案。
3、职改资料。
4、老师奖惩资料。
5、岗位责任制考评资料。
（四）多种计划和安排：
1、学校工作计划。
2、部门工作计划。
3、学期行事历、月工作计划、周工作安排。
（五）多种会议学习统计：
1、老师学习、会议统计和出勤统计。
2、青年老师活动记载。
3、老师座谈会、谈心会记载。
（六）群团、教代会资料：
1、群团计划和总结。
2、教代会系列资料。
3、档案处理和合理化提议回复。