文档管理新规制度.doc
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1、部门文档管理制度(试行)一、目标 文档是企业关键智力资产,文档通常以电子文档形式存在,从内容上,有商务协议,会议统计,用户资料,推广文案,项目文档,经验心得等。每一个信息系统全部会经历计划阶段,制度方案阶段,运行阶段,在每一个阶段全部会有大量文档产生。文档管理就是将这些大量文档,Excel, 图片,影音进行存放,分类和检索。 文档管理经过对部门大量文档信息,合理有序分类存放。处理了大海捞针困扰,充足加强了部门文档信息共享作用,使部门工作更优化,有效统一规范文档管理能够确保部门内部及相关部门得到有效文件。二、文件材料搜集管理1 每一阶段文档,由行业责任人将进行该项工作形成全部文件材料系统整理后,
2、送交管理员归档。2 编制文档入档表,一项资料由行业责任人交管理员归档时,应登记并双方署名。附:见文档管理入库记录表V1.0.doc3. 战略组,市场组需要每七天提供对应资料信息交于信息管理员归档。战略组每七天提供其负责行业资料或项目资料,市场组每七天提供正在运作展会资料,协会资料或宣传资料。4. 每七天五由管理员将文档入档表报备于部门责任人。注: 文档搜集管理现处于试行阶段,试用2个月,待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。三、归档资料范围1 关键会议材料,包含会议汇报,会议纪要等。2 部门和相关单位签署协议,协议书等文件材料。3 部门多种工作计划,总结,汇报,会议统计,部门制度,企业资质等资
3、料。4 部门相关各行业调研,包含,调研汇报,行业厂商目录,供给商信息调查表等资料。5 市场展会资料,包含企业宣传资料,展会论坛调研,展会图片,视频,音频等资料。6 软件信息资料,包含办公软件,DEMO,学习资料等资料。四、文档规范 1. 页面设置 各类文档一律采取A4纸张大小,页边距一律采取:上、下2.5cm,左3cm,右1.5cm,行间距取多倍行距(设置值为1.5);字符间距为默认值(缩放100%,间距:标准),标题在文档上端居中,两边空格要均匀。如有副标题,破折号应比正题缩进两格,用稍小字体。2. 字体要求 文档所用字体要求为微软雅黑。3. 字号主标题采取“二号“微软雅黑黑体字;副标题采取
4、”小二号“微软雅黑黑体字。第一层次题序和标题用”小三号“微软雅黑黑体字;第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字,第三层次及以下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。正文用五号微软雅黑体。英文字体应和汉字字体相对应,字体为五号Times New Roman。4. 图、表格式1. 图:l 要精选、简明,切忌和表及文字表述反复。l 图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。l 图序及图名居中置于图下方,用五号字微软雅黑体。2. 表:l 表中参数应标明量和单位符号。l 表序及表名置于表上方。l 表序、表名和表内内容采取五号微软雅黑体字。5. Excel 格式Excel 表格根据以上Word 文档格式
5、,主标题采取“二号“微软雅黑黑体字;副标题采取”小二号“微软雅黑黑体字。表格内文用五号微软雅黑体。6. 文档格式凡上传至服务器关键文档。如协议协议,宣传PPT,由管理员在电子文档前页附上文档编码表。以下图:文件编号文件管理名称版本/修改公布日期五、文档版本管理1. 文档状态变迁规则文档状态可分为“初稿”、“正式”和“修改”三种。文档建立时,状态为“初稿”,经过评审后,其状态变为“正式”。以后若更改文档,则其状态变为“修改”,当文档修改完成重新经过评审时,状态又变为“正式”。2. 文档版本号标识 文档版本号规则和文档状态相关。l 处于“初稿”状态文档版本号格式为0.YZ,YZ数字范围为01-99
6、.伴随初稿修正,YZ取值应递增。YZ初值和增幅由用户自己把控。l 处于“正式”状态文档版本号格式为X.Y,X为主版本号,取值范围为1-9.Y为次版本,取值范围为0-9.u 文档第一次成为“正式”文件时,版本号为1.0.u 假如文档升级幅度比较小,可将变动部门制作成文档附件,附件版本一次为1.0、1.1、。当附件变动积累到一定程度时,文档项Y值可适量增加,Y值增加一定程度时,X值将适量增加。当文档升级幅度比较大时,才许可直接增大X値。l 处于“修改”状态文档版本号格式为X.YZ.文档正在修改时,通常只增大Z値,X.Y値保持不变。当文档修改完成,状态成为“正式”时,将Z値设置为0,增加X.Y値。参
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文档 管理 规制
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