物流部管理新规制度.doc

物流管理制度

第一章 总则
第一条 物流部是企业实现商品、包装物、宣传促销品等实物资源向销售终端合理配送功效性、服务性部门。
第二条 为保障企业在途、库存商品管理，立即了解企业经营商品情况及防范风险，特制订本制度。
第三条 企业从事商品经营各业务部在销售活动过程中均要严格实施本制度。
第二章 物流部职能及物流管理范围
第一条 物流部要保障物流体系运作高效率，和营销部门紧密协调，对前台网站销售用户订单进行处理并提供配送服务和监控。
第二条 保障在途、库存商品完整性。使商品从入库到销售完成过程中，商品质量及实质形态无任何改变，尽可能确保商品在存放及运输过程中无损耗。
第三条 科学合理地进行商品调配、储存、运输，不停降低运行成本，降低货损。
第四条 组织商品售后逆向物流过程，辅助协调售后服务。辅助协调营销部做好退/换货、物品缺失等异常情况处理。
第五条 物流体系指和商品经营相关业务活动步骤，包含商品入库、储存、发货、配送、订单查询等相关信息处理。
第六条 物流管理包含物流过程管理和企业内部物流单据管理。物流过程管理是指对入库商品至销售商品过程进行全程控制，即对实物流动过程及其数量、质量进行实时监控；内部物流单据管理是对物流单据具体要求和内部流转进行规范。

第三章 物流部组织架构及岗位描述
第一条 物流部组织架构图
物流经理

物流主管
仓储主管

物流专员
仓库管理员

第二条 岗位职责描述：
1、物流经理
1) 物流管理工作计划和预算制订、审批和实施。
2) 物流系统设计、调整、制度建立，帮助相关部门对商品储存、运输、调配等工作进行管理。
3) 保障物流部正常运作同时具产生有高标准、高效率业绩，对相关业务信息立即向营销部、财务部等接口部门进行反馈和沟通。
4) 对物流仓储工作进行指导和检验。
5) 掌握发货和库存动态改变，帮助采购部门做好采购订货计划。
6) 负责物流部职员管理和考评。
2、仓储主管
1) 对于企业商品入库、存货、提货过程进行全方面管理，并负有领导职责。
2) 做到出、入库正确高效，日清日结，确保商品安全和统计正确、清楚。
3) 做好订单处理协调安排，连续改善操作步骤和方法，不停提升库存内运行效率和质量。
4) 和采购部门对接好入库商品，组织好入库商品质检工作，保持和相关部门沟通，确保入库、存库商品质量。
5) 熟悉商品摆放标准，快速、高效完成订单分拣工作。
6) 各项进出库单据保留和留档。
7) 完成上级领导安排其它临时工作。
3、配送主管
1) 了解商品属性，对打包商品包装安全负责，连续改善包装过程中步骤和安全质量，不停提升工作效率和标准。
2) 根据企业用户服务标准对用户包含物流部门投诉、提议进行处理和跟踪。
3) 负责第三方物流配送商开发工作，对配送商服务质量进行考评和筛选。
4) 搜集用户投诉及提议，帮助物流部门连续改善操作模式和用户服务手段。
5) 订单分单、合单处理，合理有效控制物流配送成本。
6) 和仓储协调沟通，确保订单处理及配送高效率及正确。
7) 订单配送异常处理步骤设计及实施，确保部门工作顺利进行和有序开展。
8) 物流配送成本核实及运费结算工作，确保财务工作正确性。
9) 和第三方物流企业仓储代发货进行立即跟踪，包含商品发货、包装、时效、到货安全性和售后服务和仓库盘点工作，确保订单立即有效地发出到用户手里。
10) 完成上级领导安排其它临时工作。
第三条 物流部门岗位设置标准及考评宗旨
1、物流部门组织机构根据定岗不定人标准进行，对主管以下工作人员采取一人多岗进行分配，如工作量连续增加，造成该人职员作完全饱和，进行增员，岗位剥离，以增加人员利用效率、降低成本。
2、对于人员绩效考评指标设定，只设置岗位操作指标，采取“谁操作、谁负责”方法对职员进行绩效考评。

第四章 物流过程管理
第一条 商品在入库前，商品本身粘贴标签必需有和采购申请单、销售网站上一样商品名称、条形码、保质期至等等相关商品信息。
第二条 商品在入库前，必需经过相关采购人员对质量、规格、数量等商品信息和供货商进行确定后入库存放。对于特殊存放条件商品需和采购质检人员做好保留要求统计，并按要求进行存放。
第三条 商品存入仓库后，应立即将商品信息输入到后台管理系统中，使客服人员快速查询到商品库存情况。
第四条 商品出库，客服或销售应该出具用户订单，物流人员应严格根据商品发货步骤进行操作。

第五章 内部物流单据管理
第一条 客服部负责对商品发运过程进行监督，物流部负责在用户确定收到商品当日，将商品派送完成后信息输入后台数据库中。方便客服部立即了解用户订单状态。
第二条 商品入库时，采购部质检人员需要填制入库单，入库单所陈列内容需和采购单相符，由物流部仓储主管签字确定。
第三条 销售商品时，由客服部对订单进行确定，需审核订单信息是否正确，确定可正常发货后提交到物流部，物流部依据生效订单进行商品发货和配送，将其中订货单和第三方物流交接单存放到一起。
第四条 物流部每个月需将不一样第三方配送完成《物流发货汇总》单到财务部。财务部依据客服部或销售部提供用户订单和《物流发货汇总》单（代收货款情况）进行对账，财务部需监控每笔货单账款立即到账。
第五条 物流仓库管理人员定时制作《库存商品明细表》，方便客服部、销售部、财务部对货物发票数量、实际入库数量、实际出库数量、提单数量进行查询，对其差异进行分析使用。

第六章 库存商品盘存管理
第一条 为确保企业账面存货和实际相符，避免企业资产流失，企业对库存商品实施不定时盘存管理。账务和仓储需每个月进行一次库存盘点，将盘点情况上报物流责任人。
第二条 盘点当日停止一切商品进出库操作，直至账务系统开帐；
第三条 盘存管理关键为确定存货是否存在，仓库出入库数量和企业账面是否一致，存货实际品质等。
第四条 库存商品盘存管理由物流部责任人、仓库管理员、财务部负责。
第五条 盘存前，经过财务部取得上月报表日商品帐面数据，作为实际盘存基础。
第六条 在实际盘存商品时，要注意观察存货物质情况，要咨询仓库管理人员、采购人员等意见，以了解和确定存货中属于残次、毁损情况。
第七条 在盘存时，应清点库存商品实际数量，应从仓库取得盘点日前商品出入库统计，并将盘存结果逐项统计在《库存盘存情况表》中，现场相关人员签字确定后留存，经过倒推法计算出上月报表日存货数量。对正常损耗部分应取得相关单据并留存。
第八条 依据抽查取得相关数据，如出现异常情况，物流部应填制《存货异常情况表》，对盘点前帐面数据、还未入帐数、帐面应库存数、实际盘点数、盘点差异、品质情况一一列示，并对盘存情况给予说明。
第九条 如账面数据和实际库存不符，物流部应会同各部门对差异原因进行分析，差异如属于正常损耗应直接进行账务处理；如差异系非正常原因形成，应向上级主管汇报，由企业临时审核小组组织进行清查，按清查结果进行处理。

第七章 物流管理责任
第一条 企业物流过程必需严格实施本要求，各部门应负担对应责。
第二条 物流部没有私自将商品进行出入操作权限，任何出入库操作
必需依据各相关部门申请单办理出入库手续。
第三条 物流部负责审核相关单据，在授权范围内进行出库单、发运单据审批，对审批结果负责。
第四条 财务部负责对物流部提供单据进行检验、对账，负责监控物流部对库存商品进行实地盘点。
第五条 物流部作为企业物流管理具体负责部门，对企业物流进行协调和组织，并负责对企业库存商品进行实地盘点，并对实地盘点真实性负责。
第六条 企业责任人依据物流部提供《存货异常情况表》中非正常损耗有最终处理权。

第八章 物流部门工作步骤
第一条 采购入库：
包含部门：采购部（QC质检员）物流部、（仓储、物流专员）、财务部
项目
步骤描述
责任部门
商品编码/条形码
由销售部和采购部提供组合完成后商品编码再加商品入库日期合并为商品统一条形码。
同一类型商品（如：商品类别、商品名称、商品规格、销售价格、供给商进货渠道等等一样商品）固定为同一组条形码，任何不一样类别商品，其所属条形码也对应改变；
采购部
商品编码
每一组条形码对应一个商品编码，此编码为各部门之间对接依据。
采购部
商品名称
根据官网上统一商品名称采购进货商品，要求同一款商品在官网、采购单、商品本身商品名称必需一致，避免因为采购货物商品名称和官网上不一致而造成物流部在发货时出现发错货现象。
采购部
保质期
因有部分采购商品上没有显示保质期和生产日期，为有效对商品保质期控制，由质检部负责对采购商品进行管控。
采购部
采购申请
根据采购步骤在系统中创建采购申请单，并通知供给商携带采购申请单送货到采购指定地址，供给商在送货时和物流部送货约定送货时间，采购单上必需注明“超出保质期（比如：1年）拒绝入库”
采购部
标签
标签在商品入库前全部贴在进货商品上面（标签内容：商品名称条形码等具体内容，如商品本身没有保质期，商品在入库前必需在标签注明保质期），没贴标签商品物流部有权拒收。
采购部/供给商
商品质检
供给商根据约定时间送货到仓库后，由质检员对商品进行质量检验
因为物流部人员不能具体对采购商品质量做到深刻了解，需要采购部质检员在仓库现场对入库商品进行质检（包含质量、商品真伪、进货渠道、规格、商品名称、商品类别、保质期、条形码等等）
采购部/质检员
数量查对
仓储专员依据采购单信息中商品编号和采购商品进行数量查对，并填写商品入库货位号。
物流部/仓储专员
系统录入
账务专员依据仓储专员收货信息录入系统
物流部/账务专员
打印确定单
入库确定后打印一式三联确定单，由供给商、财务、物流部各自保留
物流部/账务专员
第二条 退回供给商：
包含部门：采购部、物流部（账务、仓储）
项目
步骤描述
责任人
退货标准
商品质量有问题商品；临近保质期限商品；库存积压商品，向供给商沟通办理退换货操作。
采购部
退货申请
采购部依据退货步骤在系统中创建退货申请单，通知供给商根据退货申请单立即到仓库办理退货
采购部
退货查询
账务专员依据退货单信息在系统中查询货物货位号
物流部/账务专员
数量查对
仓储专员和供给商双方查对退货信息，并签字确定
物流部/仓储专员
打印确定单
出库确定后打印一式三联确定单，由供给商、财务、物流部各自保留
物流部/账务专员
第三条 订单出库：
包含部门：客服部、物流部（仓储、账务、配送）

操作项目
步骤描述
责任人
确定订单
客服部随时关注系统订单，用户订单生成后由客服部确定订单是否有效（收货人信息、商品信息等），如遇订单信息不完整情况下，由客服部立即和用户沟通完善订单信息，以确保物流部订单立即配送。
客服部
查对是否收款
如有用户先付款订单，财务部立即查对收款信息
财务部
二次确定订单
配送专员在二次确定用户订单，确定订单信息是否完善，已付款订单是否到账，查对无误后进行二次确定，有异常订单立即和相关部门反馈，并将订单返回
物流部/物流专员
打印发货单
经过二次确定订单，配送专员打印发货单，交由仓储专员开始分拣
物流部/物流专员
打印拣货单
经过二次确定订单，仓储专员打印拣货单，开始配货
物流部/仓储专员
配货、分拣
仓储专员依据拣货单和发货单开始配货、分拣操作，分拣完成后将分拣商品和拣货单和配送专员交接。
物流部/仓储专员
确定拣货信息
账务专员依据拣货单在系统中录入实际配货信息，确定经过后系统自动生成出库单编号和出库单
物流部/物流专员
打印出库单
将该批次生成出库确定单打印一式三联出库单由财务部、物流专员、仓储专员分别保留
物流部/账务专员
商品配送
配送专员和第三方物流交接商品发货清单，由配送专员负责追踪订单配送状态，并依据第三方物流企业反馈信息立即修改系统中订单状态。
物流部/物流专员

第四条 退换货处理步骤：
包含部门：客服部、物流部、采购质检，财务部。

项目
步骤描述
责任人
用户投诉
客服部依据退换货标准和用户沟通，符合退换货标准，通知用户经过邮寄方法寄到客服部指定地址
客服部
商品质检
质量部质检返回商品品质（比如：是否是仓库发货、商品是否破坏等等）是否符合退换货标准，并将结果反馈客服部
采购部/质检
退换货操作
符合退换货标准商品依据用户要求办理退换货业务，不符合退换货商品和用户沟通并将商品邮寄回用户处。
客服部
商品入库
仓储专员将返回商品办理不良品入库手续
物流部/仓储专员
系统入账
账务专员依据订单做系统退货入库。
物流部/账务专员
订单状态
配送专员依据订单修改订单状态。
物流部/物流专员

第五条 和第三方物流企业仓储代发货步骤
操作项目
步骤描述
责任人
确定订单
客服部随时关注系统订单，用户订单生成后由客服部确定订单是否有效（收货人信息、商品信息等），如遇订单信息不完整情况下，由客服部立即和用户沟通完善订单信息，以确保物流部订单立即配送。
客服部
提交订单
将系统订单进行查对后立即发送给第三方物流企业。
物流部/物流专员
二次确定订单
物流专员在二次确定用户订单，确定订单信息是否完善，已付款订单是否到账，查对无误后进行二次确定，有异常订单立即和相关部门反馈，并将订单返回
物流部/物流专员
监督发货
监管第三方物流企业发货，确保包装安全性以立即效。
物流部
账单审核
和第三方物流企业每日进行发货信息和账单查对
物流部/物流主管
费用结算
和第三方物流企业进行发货费用结算，在要求日期内审核完成后交于财务进行审核，经过无误需要和企业总经理签字审核后通知财务出纳汇款。
物流部/物流主管