综合办公室管理新规制度.doc

办公室管理制度
第一章 总则
第一条 为规范企业日常办公管理，降低浪费，发明一个良好办公环境，特制订本制度。
第二章 适用范围
第二条 本制度适适用于企业全体职员并严格遵守
第三章 职责部门
第三条 行政部负责全方面管理和监督企业水、电、暖和耗材使用和维护。
第四章 水电使用要求
第四条 职员全部有义务留心办公设备用电情况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成
电力损耗。
第五条 职员应关注办公电脑用电情况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时（如因故外出）
应将电脑关闭。下班时应立即关闭电脑，不能使电脑开着过夜。
第六条 职员离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。尤其是最终离开企业职员应仔细巡查，
关闭办公场所、走廊和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光。
第七条 在没有会议举行时候，会议室内照明、空调和其它用电设施全部应关闭，会议结束时应
立即将多种用电设备关闭。
第八条 节省用水，反对浪费，用水后应立即将水龙头关闭。
第五章 一体机使用要求
第九条 复印时须本着节省标准，非关键文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。
第十条 除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，严禁复印其它私人资料。 严
禁因私大量复印文件、小说、书籍等非工作性文件。
第六章 空调使用要求
第十一条 空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不许可在非办公时间使用空调，办公人员离
开或房间无人情况下应关闭空调，严禁室内无人空调机照常开机。
第十二条 下班后，各空调区域最终一个离开职员，应自觉关闭各自办公区域空调，以杜绝
浪费。
第十三条 使用空调应注意节省，夏天在28℃以上方可开启空调，制冷温度设置不应低于25℃。
第十四条 使用空调期间，要将办公室门窗关闭，以确保空调使用效果。
第十五条 落实空调使用管理责任制。会议室空调以谁使用谁负责为标准，公共办公区域则由
行政部负责管理。
第十六条 不得随意打开空调机壳或拆卸机件，要注意对空调合理使用和维护，有异常应速报
知行政部，由行政部联络专业人员进行修理。
第七章 卫生清洁管理要求
第十七条 企业职员全部有维护卫生环境权利和义务。
第十八条 企业卫生管理实施日常清洁和定时保洁、公共区域由专员负责、个人办公区域由职员
负责相结合标准。
第十九条 企业要求每七天六进行卫生大扫除，单间办公室由使用部门负责，公共区域由全体职员
具体负责。
第二十条 环境及卫生标准
      1)窗明洁净，墙面清洁；
      2)角落无积尘、蛛网；
      3)灯具、电器、用具清洁；
      4)办公桌整齐有序，不许可杂乱摆放资料，文具等；
      5)各部门文档必需存放在各部门文件柜中，不许可堆放在桌面或办公桌桌底。
      6)室内无杂物；
      7)地面无痰迹、纸屑、烟头；
     8)个人仪表整齐、洁净。
第二十一条   职员环境卫生规范
    1)尊重保洁员辛勤劳动，不得有欺侮之行为、言论；
    2)有责任和义务保持个人办公区域清洁卫生；
    3)不在厕所、洗碗槽乱扔手纸、饭菜、荼渣，预防堵塞管道，污浊外流；
    4)不随地吐痰；
    5)不在办公室区域内吸烟；
  6)各部门办公区域内，对外窗户在下班后或在下雨时，必需保持关闭。各部门应指定专门人员负责；如发觉没有按要求做部门，将对责任人帮助清洁工打扫卫生一周处罚；
7）不能私自移动，挪用办公室区域内设施设备；
第八章 印章管理制度
第二十二条 管理分工
1） 企业印章由综合办公室专员管理；
2） 财务专用章由财务部专员管理；
3） 办公室专用章由行政部专员管理。
第二十三条 使用管理权限和程序
1） 发文用印，依据领导签发文稿盖印；
2）介绍信须经综合办公室主任签字，各部门对外产生或产生经济关系用印必需经企业
领导审核盖印；
第二十四条 管理要求
1）印章使用应严格根据项目部用章制度所要求职权范围内用印；
2)各类印章应由专员管理，除发文会章（即联合行文，必需携公章）外，不得携带印章外出；
3)财务印鉴使用由财务部门根据企业管理制度严格实施；
4)各用印部室应严格根据印章使用管理权限和程序办理，手续不全者，不予用印；
5)对违反上述要求私自用印或因为管理不善将印章丢失，追究经办人和直接领导责任。
第九章 行政例会管理制度
　第二十五条 办公室负责通知例会内容、时间、地点、参与人员等事宜，做好会务准备工作。
第二十六条 参与会议人员应认真做好会前准备，做到心中有数，讲话简明扼要，关键突出，有议有决，必需时准备好相关会议资料。
　第二十七条 会议主持人要掌握好会议时间；统计人要做好会议统计和纪要；会议形成决议、决定，由办公室负责检验、督促、落实落实。
　第二十八条 定时召开生产调度会、安全生产会、专题会等行政例会。
1）生产调度会实施周例会和月例会制，时间不定，特殊情况临时通知，由厂长主持，各部门小组单位责任人参与。内容为检验每七天每个月计划实施情况，讨论处理实施中存在问题，下达下阶段工作计划。
2）安全生产会不定时召开，由厂长主持各部门小组相关人员参与，关键提出和处理现场安全生产方面关键问题。
3）专题会不定时召开，由总经理主持，各相关部门单位人员参与，专题研究、部署、处理关键问题。
第十章 办公设施管理制度
第二十九条 办公设施定义：办公设施包含：计算机、打印传真一体机、数码摄影机、空调机、办公桌、柜、椅、会议室桌、茶几、沙发等。
第三十条 办公设施保管和维护基础标准：谁使用就谁保管和维护。
第三十一条 办公设施统一由办公室登记造册，经相关领导同意，或按相关分配标准要求，使用人办理手续领用。
第三十二条 领用人负责领用办公设施使用、保养；设施损坏将视情况按要求处理。
第三十三条 使用人应珍惜好所用设施，对设施故障和隐患应立即申报维修处理，确保工作正常运转。
第十一章 办公用具管理制度
第三十四条 计划和标准
1）依据综合办公室工作性质及办公环境特点，日常办公用具集中由办公室统一购置。
2）各部门依据具体需要，每个月月底提出下个月办公用具申购汇报，由相关部门责任人签字交综合办公室审批。
3）各部门在申报计划时，应本着厉行节省标准，控制年度总额，综合办公室会同财务部门核定季度总额，控制使用。
第三十五条 采购
1） 办公用具由综合办公室按同意计划采购。
2） 办公用具标准上不零星采购，特种专用办公用具或急需品须经综合办公室审核后报领导同意购置。
3） 综合办公室在采购时要集中批量，比质比价。
第三十六条 保管和发放
1）综合办公室要根据采购和发放分开标准，对所采购物品，另行安排专员清点、登记、入库。对采购质量、数量、价格等应作好统计。
2）保管人员将办公用具分类造册，各部门指定专员办理领用手续。
3）办公用具应做到出入相符，每三个月进行账目清理。
第十二章 其它要求
第三十七条 行政部需安排专员进行日常检验和维护。
第三十八条 职员发觉水、电、暖设施出现故障，应快速和行政部联络，不得私自修理。
第三十九条 职员需提升节流开源意识，相互监督，对浪费现象加以阻止；并集思广益，主动对 企业水、电、暖管理提出合理建设性意见。企业将会依据情况对提供提议职员给奖励。
第四十条 上班期间不得无故串岗、不得在走廊、前台等区域大声聊天、喧哗、嬉闹。不得做和工作无关事情；
第四十一条 严禁上班时间玩电脑游戏、看视频等，或浏览无关网站占用企业资源
第四十二条 职员上班时间应着装整齐大方，不得穿异装异服。
第四十三条 企业激励职员多参与活动，配置了乒乓球、台球活动室，但严禁上班时间进入活动室。
第十三章 附则
第四十四条 本制度由行政部负责解释和修订，自总经理签发之日起生效实施。

用　印　审　批　单

申请部门

同意人

用印事由

日　　期

　　　　　　　年　　　　月　　　　日

备　　注

招 待 费 申 请 单
接待部门

同意人

来客单位

招待标准

时 间
年 月 日

备注

各 类 用 品 购 置 申 请
申请单位（部门）: 编号：
类别
名称
规格
数量
金额
领用人
用途
备注

部门责任人签字： 企业责任人签字: 制表人：

车辆派出通知单
驾驶员姓名： 车号：
用车单位
事由
出发地/日期
目标地/日期
备注

带车人： 日期：