测绘成果资料档案管理新规制度完整版.doc

测绘成果资料档案管理制度

为规范测绘成果及资料档案管理，保证测绘成果、资料档案安全，增进测绘成果广泛应用和档案信息化建设，依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》并结合我司关于规定制定本制度。

第一章测绘成果资料归档制度

第一条 测绘成果及资料档案依照国家规定，制定归档范畴及保管限期表（见附录一）。
第二条 测绘成果及资料档案必要按规定及一定编号原则进行编号归档；归档资料应当齐全、完整，分类整顿立卷，案卷首页为案卷文献目录并编制档案著录卡，案卷标题简要确切，案卷质量符合国家关于规范、原则。
第三条 不得擅自变化档案分类、组卷、编号办法。
第四条 对归档成果资料应做好完整登记表登记，并录入计算机中以便查阅，同步对将登记表进行统一管理保存（登记表见附录二）。
第五条 长期保存资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存。
第六条 成果及资料档案接受、移送，必要附有清单，严格清点和履行签字手续并填写移送（接受）登记簿（见附录三）。
第七条 数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复急救。第八条 接受档案必要及时整顿、组卷、归档、入库。当年接受档案必要当年完毕归档工作。
第九条 所有档案必要登记，详细到文献级，尽量用数据库或电子表格进行登记。
第十条 保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出解决意见。
第十一条 各部门必要设专职或兼职人员管理测绘资料，做到职责分明，并应设立资料室和铁柜，存储测绘资料。
第十三条 将测绘成果资料档案工作列入总经办工作日程，并由总经办或其指派人员对档案管理工作进行定期或不定期检查，及时发现问题并协调解决。
第十四条 归档流程见附录四

第二章 测绘成果资料档案借阅制度

第一条 为了开发档案信息资源和公司发展，更好地为社会主义建设服务，依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实行办法》，结合我司关于规定，制定本制度。
第二条 档案室应当依照工作需要，编制必要目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文献汇编和各种档案参照资料，积极开发档案信息资源，为公司服务。
第三条 档案室保管档案，重要供本单位运用，不属于开放运用范畴。对外提供运用须经领导批准。
第四条 对各类档案均按规定查阅范畴提供运用，查阅人员要如实阐明查档目和内容，符合查阅条件办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。特殊状况需借出阅览者，须经主管领导批准。
第五条 本单位工作人员借阅本人职能范畴内档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅本人职能范畴外档案须经主管领导或档案管理部门负责人批准，方可借阅。
第六条 运用者借阅档案，须办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》（见附录五）和档案运用效果登记。 借阅机密、绝密档案材料，需经主管经理及保密负责人订立意见，报总经办批准后方可借阅（见附录六）。
第七条 运用档案普通在档案室查阅，确需外借运用者，须经档案公司领导批准。会计档案借阅，不得拆散原卷册，并按期归还。
第八条 运用者必要注意保护档案，不得拆散案卷，不得折叠文献，不得在文献上圈点、勾划或作其他标记，不得污染文献。未经允许，不得转借她人和随意复制、摘抄档案。
第九条 科技档案项目腊底图、计算单、概、预、决算档案，概不外借；确需复制件，须经公司关于领导批准并进行登记，用毕后需将复制件交回档案室解决。
第十条 未经档案管理人员批准，不得摘抄、拍照、复制所查档案内容，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，运用者对涉密内容要负责保密。
第十一条 测绘成果及资料档案运用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经允许，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。
第十二条 借阅国家密级测绘成果，不得擅自复制。确因工作需要复制，须经国家密级测绘成果提供部门批准，并按原密级进行管理。
第十三条 查阅者应按规定及时清退档案，清退档案时，档案人员必要当面严格检查核对，如发现与原卷册不符，须酌情解决。
第十四条 查阅者必要保守档案机密，凡损坏档案和擅自泄露档案内容，给国家、公司（集体）、个人导致损失和恶劣影响，应按《档案法》和《档案法实行办法》关于规定办理，情节严重要追究其法律责任。
第十五条 档案室应注意收集档案运用效果反馈信息，不断总结开发运用档案经验，进一步做好档案开发运用工作。
第十六条 借阅流程见附录七
第三章 档案室管理制度

第一条 为了保证档案安全，最大限度地延长档案使用寿命，使档案更好地为社会和公司服务，特制定本制度。
第二条 保管档案必要有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采用有效防护办法，保证档案安全。
第三条 档案室是保管档案专用区域，任何人不得在档案室内存储与档案管理无关物品。
第四条 档案柜（架）排列应与窗户垂直，柜（架）与柜（架）、柜（架）背与墙壁保持一定距离。
第五条 档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制规定（总目录、分类目录、卷内目录等）科学分类、排列、编号入柜（架），有序管理，不得任意挪动案卷位置。案卷调出运用或加工整顿，返还时必要及时归回原处。
第六条 档案进出库房，要建立严格登记制度，涉及档案收进入库，库存档案调出室外及寻常调阅、归还。
第七条 对新接受入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其他问题档案须经科学解决后方可入库。
第八条 档案室内应备有温湿度计和记录本（簿），坚持每日观测记录，做好温湿度调控工作，维持良好保管环境并不断改进保管条件，档案库房内应当安顿温湿度计。环境温湿度应相对稳定，库房温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在40-60％之间。
第九条 光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存储。
第十条 档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”设备和办法，宣传贯彻上级关于安全防火规章制度，树立防火意识。
第十一条 档案室管理人员每年春末在档案柜（架）内置放防虫药物，并定期进行检查，发现状况及时解决。
第十二条 档案室应安装防火防盗装置，置放灭火器材，加强防火、防盗工作。档案室周边要灭绝火源，下班时要关闭电闸。室内禁止吸烟，禁止将易燃易爆物品带入档案室。
第十三条 要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以便采用有效办法，防患于未然。
第十四条 定期检查消防器材并定点放置，管理人员要理解其性能并能纯熟使用。
第十五条 档案室管理人员必要保持档案室安保性能，不得损坏任何安全设施。档案室内白炽灯不得任意更换成日光灯，不得自行任意变动照明线路。
第十六条 不准擅自安装电器开关和其她电器设备，禁止乱接、乱搭暂时线。
第十七条 档案室照明不采用自然光源，防光窗帘（或遮阳板）不得随意拉开。
第十八条 档案入库前必要消毒除尘。要定期做好室内清洁卫生工作。
第十九条 档案存储和提取运用均由档案室管理人员进行，其她人未经容许不得随意进出档案室。

第四章 档案工作人员规定

第一条 认真学习、贯彻《档案法》及《保密制度》，严格执行档案工作规章制度，理解档案工作方针，掌握档案管理工作基本技能。
第二条 档案管理人员订立保密合同。
第三条 忠于职守，负责完毕测绘成果及资料档案收集、整顿、保管、鉴定、记录等各项详细工作。
第四条 积极开发档案信息，编制各类档案检索工具及参照资料，为生产、科研等各项工作服务。
第五条 负责档案借阅登记和运用效果收集工作。
第六条 负责档案库房管理，做好“八防”工作，保证档案完整与安全。
第七条 熟悉馆藏，做好档案运用工作，积极积极热情为顾客提供服务。
第八条 积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。
第九条 加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。
第十条 严格遵守保密制度，做好公司秘保证公司机密安全。
第五章 档案鉴定销毁工作规定

第一条 为了优化档案室藏档案，加强档案保管和有效运用，按照档案管理关于规定，对己超过保管期限档案，应本着“审查从细、留存从宽”原则，及时进行鉴定销毁工作。
第二条 档案鉴定销毁工作必要在我司档案鉴定领导小组领导下进行，小构成员由主管档案工作领导和关于职能负责人及档案室人员构成。详细工作由档案部门和与形成档案内容关于职能部门共同进行。
第三条 测绘工程鉴定档案必要按照公司颁布《档案保管期限表》进行。
第四条 鉴定档案采用直接鉴定法，以案卷为单位，对档案内容、名称、来源、完整精确率限度等，逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。对重新考证、修订应在案卷备考表中阐明。对鉴定成果要写书面报告。需延长保管期限案卷，要在关于目录及案卷备考表中注明
第五条 销毁档案必要从严掌握。慎重从事。鉴定结束后，对确无保存价值需要销毁档案，应登记造册，编制销毁清册，提出销毁报告，经主管领导和档案室审查后签字盖章，报公司审批或备案，再销毁。
第六条 销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密。销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。
第七条 对保管期满但属国家重大工程项目测绘档案，要依照需要恰当延长保管期限。
第八条 应销毁档案不得改作它用或以废纸出售。
第九条 销毁国家密级图纸或测绘成果，必要经省测绘行政管理部门批准。
第十条 被销毁档案必要与销毁清册无误，为防止遗失和泄密，禁止将档案卖给废旧物资收购部门或收购人员。档案被销毁后，监销人员须在销毁清册上签字确认，以示负责。
第十一条 鉴定报告、销毁清册及审批文献，应存档保存。

第六章 资料档案复制制度
第一条 为了保守资料档案机密，维护党、国家和公司利益，做好档案复制运用工作，发挥档案社会效益和经济效益，特制定本制度。
第二条 档案复制由专人严格按照复制制度执行。
第三条 档案复制工作人员必要遵守档案保密守则，维护档案绝对安全。复制普通档案，需经档案室领导批准后，才干办理复制登记手续和复制。并保证复制质量。非档案工作人员谢绝参观。
第四条 档案室普通不向借阅者提供机密和科技档案概、预、决算档案复制件；确需要复制件，须经关于领导批准并进行登记，用毕后需将复制件交回档案室解决。
第五条 借阅者需要复制档案时，必要阐明运用目和范畴，不得规定复制与运用目、范畴无关档案，特别是机密档案。
第六条 档案复制工作人员必要遵守复制机械操作、保养规程，时刻关注复制机械运作状态，注意保养。

第七章 档案记录工作规定

第一条 档案记录涉及档案数量、保管状况、鉴定状况、运用状况及档案部门基本状况记录，档案部门要建立上述各种状况登记簿，定期进行记录分析。
第二条 各类档案记录由分管档案人员负责记录，档案记录工作汇总表，由单位分管领导指定专人负责填报。
第三条 要保证记录资料精确性，系统性和及时性，做到完整、持续、报送及时。
第四条 对于上报档案记录报表，由本单位主管负责人（？）和记录人员签字并对记录资料、报表精确性负责。
第五条 定期记录档案运用状况，每年年末记录当年档案借阅人次、卷数，总结档案运用效果。
第六条 各类档案记录报表及综合登记表，均要保存一份存档备查。

第八章 档案保密制度

第一条 为了保守档案机密，维护党、国家、人民和公司利益，严格执行《保密法》、《档案法》，保证档案完整与安全。
第二条 档案文献密级界定、变更、解密，必要严格按照国家规定执行。
第三条 档案密保存档案不属于开放运用范畴，只限于公司职工运用，不对外提供运用。外单位需要查阅、运用者，须经主管领导批准。
第四条 查阅、运用档案，必要严格履行登记手续。运用者须持我司简介信（查阅科技档案须经我司总工程师批准），跨单位或部门查阅档案。须同步经归档部门领导批准，借阅机密档案，须经分管领导批准。
第五条 运用者借阅档案必要阐明运用目和范畴，不得规定查阅与运用目、范畴无关档案，特别是机密档案。
第六条 运用者必要维护档案机密安全，不得在个人存储设备或其她记录工具等私人用品上记录档案机密。不得扩散档案机密。
第七条 档案案卷只限于在阅览室阅读，未经允许不得抄录档案内容。确需借出档案，必要经领导批准，借出档案须准时归还。
第八条 非档案工作人员，禁止进入档案库房。
第九条 非档案人员必要注意档案库房门窗关闭状况和防火工作。特别是在重大节假日，档案人员更应做好安全保密工作。
第十条 任何人不得携带档案文献外出参观、游览、探亲访友、办私事。
第十一条 档案室普通不向运用者提供机密档案复制件；确需复制件，须经领导批准并进行登记，用毕后须将复制件交回档案室部门解决。
第十二条 凡需销毁档案，必要登记造册，报经档案鉴定小组审查、批准并进行监销。
第十三条 档案工作人员不得以任何理由为借口对外泄露档案机密，对泄露档案机密者，要依照情节轻重，依法解决。
第十四条 《测绘成果及资料档案管理制度》合用于广州南方测绘仪器有限公司，请各部门、员工遵循执行。
第十五条 本制度最后解释权归广州南方测绘仪器有限公司所有。

附录一
测绘资料归档范畴、份数、保管期限表

序
号
测绘资料名称
份
数
保管期限
(一)天文测量
1
仪器检查及常数测定手簿
全份
永久
2
表差及经度测定手簿
″
″
3
纬度及方位角测定手簿
″
″
4
科学时号收录及计算手簿
″
″
5
天文墩测站点归心元素测定记录、测站点照准点归心投影用纸及人差测定资料
″
″
6
计时纸条
″
″
(二)长度测量
1
长度测量手簿
全份
永久
2
基线尺、补尺、野外比尺手簿及仪器检定资料(涉及物理测距)
″
″
3
轴杆头水准测量手簿及基线端点水准联测手簿
″
″
4
折形基线角度测量手簿和归心投影用纸
″
″
(三)三角测量
1
点之记(点位阐明)
2份
永久
2
标志占地批准书和委托保管书
1分
″
3
觇标类型图、标石类型图、重埋标石投影用纸和文字根据
″
″
4
水平角及水平方向观测手簿(涉及方位点联测手簿)
全份
一、二等永久，三、四等及按旧细则测二等五年
5
记薄(涉及测站平差)
″
永久
6
归心投影用纸
″
一、二等永久，三、四等五年
7
天顶距观测手簿
″
″
8
仪器检定手簿
″
″
9
与其她单位联测手簿
″
″
(四)水准测量
1
点之记(点位阐明)
2份
永久
2
路线图
″
″
3
标志占地志愿书和委托保管书
1份
″
4
水准仪及标尺检定资料
全份
″
5
水准观测手簿
″
一、二等永久，三、四等五年

续表1
序
号
测绘资料名称
份
数
保管期限
(五)天文大地内业计算
1
天文及长度测量计算资料
全份
永久
2
三角、水准资用成果计算资料
″
五年
3
水准及三角高程计算资料
″
一、二等永久，三、四等五年
4
全国天文大地网平差计算资料
″
永久
5
局部地区平差计算资料
″
至重新平差后五年
6
外业技术总结
2份
永久
7
局部地区平差后最后平差后编制成果表及技术总结
″
″
(六)重力测量
1
重力观测及计算手簿
全份
A、Ⅰ、Ⅱ级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止
2
重力点坐标测量及计算手簿
″
″
3
重力点高程测量及计算手簿
″
″
4
仪器检定及计算成果
″
″
5
重力点精度估算成果本
″
″
6
重力异常精度成果本
″
″
7
重力成果来源阐明
″
″
8
重力点点之记
2份
A、Ⅰ、Ⅱ级点永久，加密点至重测后有新可以代替时为止
9
委托保管书
1份
A、Ⅰ、Ⅱ级点永久，加密点至重测后有新可以代替时为止
10
重力异常成果及异常图
2份
永久
11
天文重力水准计算
全份
″
12
技术总结
2份
″
(七)航空照相
1
航空照相底片(涉及测图及构架航线)
全份
至同地区同比例尺重新航摄时为止
2
高差仪、测高仪及雷达记录底片
″
至内业成图后为止
3
航摄鉴定表及索引图(镶辑复照图底片)
″
″
4
航摄底片登记簿
″
″
5
最后验收书
1份
″
(八)航测外内业和平板仪测量
1
测图相片、地貌相片
全份
至正式出版印刷图及相邻图幅航测内业成图为止
续表2
序
号
测绘资料名称
份
数
保管期限
2
外业控制计算手簿
″
″
3
外业控制相片、调绘相片
″
至同比例尺重新航测时为止
4
航测外内业原图、平板仪测量原图
1份
至有同比例尺新图为止
5
外内业技术总结
″
永久
6
图历表(并入地图制印类)

(九)地图制印
1
编绘原图
1份
至有同比例尺新图为止
2
图历表
″
永久
3
印刷原图(清绘原图)
全份
至有同比例尺新图为止
4
印刷图
3份
一份永久，两份保存至有同比例尺新图代替时为止，如是依照国家正式出版基本比例尺地形图缩小或放大者不归档
5
黑图
全要素2份 分要素1份
至有同比例尺新图时为止
6
技术总结
1份
永久

注：凡表内未注明保管期限起算时间者，一律以归档时间起算。

附录二
档  案  目  录
档案编号
文号
文献标题
负责人
页数
日期
备注

附录三
档案移送（接受）登记簿
档案
目录号
档案
名称
所属
年度
移送(接受)日期
移送(接受)
因素
档案数量
页数
本数
备注

附录四 接受归档流程

附录五
借 阅 档 案 登 记 薄
序号
日期
单位（部门）
案卷或文献题名
用途
批准人
借阅人
归还日期
备注

附录六
资料借阅简介信样式：

南方技术资料借阅简介信

第 号
资料室：
兹简介我单位（部门） 等 同志前去贵室借用（查阅、抄录或复制）如下资料，请接洽。
资料清单：

用途：

主管领导签字： 南方总经办签字：
（单位盖章） （单位盖章）
年 月 日 年 月 日

资料单位主管部门意见（签字）：

资料单位总工程师意见（签字）：

附录七 借阅流程