OA运行管理新规制度.doc

OA系统运行管理制度

第一章 总则

一、 目标：
1. 加强OA系统运行管理，确保系统有序、安全运行；
2. 理清步骤、分清责任、明确权限及办理时限，提升工作效率、降低推诿扯皮；
3. 建立信息集成平台，增强领导监控能力；
4. 强力推行无纸化办公，实现OA系统价值最大化。
二、 适用范围：本制度适适用于XX企业（以下简称股份企业），下属企业及控股企业参考实施。
三、 职责：
(一) 股份企业 X部
1. 负责OA系统建设、维护和服务支撑工作；
2. 负责OA系统规章制度制订，和对制度实施情况进行检验、考评；
3. 负责股份企业OA步骤设计、修改；
(二) 企业领导（各部门部长、分管副总、股份企业总经理，下属企业总经理）
1. 支持OA系统建设，在分管单位强力推行无纸化办公、降低纸质文稿审批。
2. 按时限及表单要求审批各项业务步骤；对分管单位提议业务步骤把关，严禁不合理、不合规步骤进入下道工序。
3. 对分管业务步骤实施检验、考评，确保每项步骤按时完成，杜绝超期办理。
(三) OA系统管理员
1. 维护OA系统运行，不破坏系统安全，不私自串改、删除她人账户信息。
2. 立即处理OA系统运行过程中多种问题，必需时组织操作培训。
3. 对固定业务步骤检验，对超期办理、违规签批行为通报、考评，每七天一次。
(四) 其它使用人员
1. 步骤提议人：按时限要求提交各项业务步骤，并对办理业务步骤后续节点进行跟踪、催办。
2. 按时处理待办事项，尽可能确保待办步骤数量为0。
3. 系统使用人员应自觉遵守系统运行规章制度，根据岗位职责、工作权限、时限要求，认真完成本人在系统中所负担工作任务。
4. 线上审批要以线下沟通为基础，各部门在提议业务步骤前应事先充足沟通。
(五) 控股企业及其下属子企业负责制订本单位OA系统对应管理措施，并向股份企业报备，管理措施不能和本制度相冲突。
四、 运行基础
(一) 用户开户和注销
1. 开通：按工作需要，需开通OA账户需经部门部长同意后由系统管理员开通。
2. 注销：人员离职后一周内，行政人事部人事管理科通知系统管理员完成离职人员账户注销。
(二) 账户安全
1. 系统使用人员账号初始密码为123456，使用人员登陆后必需修改密码，并避免她人使用。严禁使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式密码。
2. 若密码丢失，由本人提出申请，部门责任人或上级领导同意后，系统管理员恢复初始密码。
(三) 使用规范
1. 登陆地址：企业内网地址：http://XXXX，外网地址：XXXX，手机端一般连接：http:/XXX
2. 在线要求：为确保各项业务办理及响应时间，以下为强制要求。
A. 有办公电脑、或有共用办公电脑用户天天最少登陆OA系统2次（早晨1次，下午1次），休息时间不作要求；
B. 配置手机OA用户，在休息时间也要登陆OA处理待办事项，要求天天最少登陆2次；
C. 其它因办公条件限制，不能确保天天登陆OA系统用户，最少要每七天登陆1次OA，对待办步骤进行处理。
3. OA系统使用实施实名制，任何人不得在OA系统上公布和企业工作无关内容，言论应遵守企业各项规章制度。

第二章 业务步骤管理
五、步骤管理
(一) 管理标准
1. 层级管理：按岗位职责和职务等级层层审批，严禁跳跃主管领导、分管领导。
层级管理标准补充说明：各级领导批阅OA除了审查正文还需对步骤把关，步骤设置要符合管理标准，由部门报出步骤必需经部门责任人签字审阅，经分管领导协调签字，经相关部门会签，在各单位明确意见后再报企业审批。
2. 跟踪督办：是谁提议由谁跟踪，为谁服务就由谁督办，归谁管理由谁负责；
跟踪督办要求补充说明：经企业领导批阅OA由对口部门跟踪落实，要明确时限、落实到人，不能有遗漏；全部转经行政人事部OA步骤由行政人事部跟踪督办，未转经行政人事部OA步骤由提议部门跟踪督办。
3. 统一管理：跨部门属企业级业务步骤，由行政人事部统一制订、统一模板、统一办理时限。属部门级业务步骤，由各部门统一管理。
(二) 步骤办理时限
1. 步骤办理各个节点时限超出设置时限即为超时；
2. 步骤提议在签批过程中另包含其它业务，需制订方案、开展调查、核实成本，办理时限可再增加1-2个工作日。若预估在增加2个工作以后仍不能完成，应在意见栏说明原因，写明完成时限后让步骤继续流转（或写明原因后暂存待办），并在承诺截止日期前对步骤完成处理；
3.配置了手机OA用户，在请假休息时也要对签批时限进行考评。
（三）超期督办
1.在制作表单模板时，由系统管理员依据工作需要针对不一样步骤模板指定不一样督办者，一个步骤模板仅能授权一位督办者。
2.督办者权限：督办者能够在“协同工作”下拉“超期督办”菜单栏中对督办步骤进行进度检验，能够查看步骤信息，能够对各节点发送跟催消息，能够对超期节点进行换人处理，能够依据制度对步骤审批中违规提出考评。
3.督办者职责：定时检验、跟踪步骤进度，依据需要对超时节点换人处理，对步骤审批中违规进行考评。（对步骤跟踪检验标准上天天最少登陆OA检验一次，若休假、工作外出或无法登陆OA时可合适放宽要求）
六、签批要求
(一) 表态说明
1. “已阅”：仅指已阅读或知悉相关内容。
2. “不一样意”：指对目前处理内容不一样意，或有其它意见，选择不一样意要注明原因。
3. “同意”：对目前处理内容全部同意，且无其它异议。
(二) 表态要求
1. 业务步骤中明确要求会签人表明见解、签署意见、审核内容，会签时要明确“同意”或“不一样意”，若选择“已阅”要说明不表态原因。
2. 上级审批下级业务步骤，要明确“同意”或“不一样意”，不能选择“已阅”。
3. 业务步骤中已存在2种见解态度，会签人不管签署“同意”或“不一样意”，还需在意见栏明确“同意”或“不一样意”具体内容。
4. 能选择已阅三种情况：
A. 步骤最终一节点会签人。（如：周例会纪要审批下发步骤最终节点为全部参会人，参会人处理下发纪要可点“已阅”。如：汇报可能继续加签后续节点，目前节点不能确定是否为最终一个节点时，不能只点“已阅）
B. 步骤中已说明只需后续节点知悉可点“已阅”。
C. 步骤中转会签人（如：协议步骤提议人、汇报会签人、制度公布会签人）。
（三）步骤签批把关
1、标题不具体,不能简单概述正文内容步骤，在会签时要给予回退；
2、步骤设置不符合层级管理标准，在会签时要给予回退；
3、正文陈说不清楚，诉求不明，意见不明，表述不清步骤，在会签时要给予回退；
4、提议人不正确步骤，在会签时要给予回退；
5、选择模板不正确步骤，在会签时要给予回退。

七、固定模板分类、适用范围、时限要求
分类
名 称
适 用 范 围
提议时限
完结时限
步骤督办者
人
力
资
源
类
培训计划
部门培训计划申报
每个月23号
1工作日

企业培训计划审批
每个月26号
3工作日
培训统计表
填报培训实施情况
培训后三日内
2工作日
辞职审批表
辞职申请表审批
——
2工作日

离职人员周报表
申报部门离职信息
——
1工作日
面试审批表
人员入职审批
——
2.5工作日

试用期转正审批表
新职员试用期满转正
——
4工作日
干部转正审批表
干部试用期满转正
——
5.5工作日
加班审批单
申报加班
加班2小时前
5.5工作日
工伤申请审批表
申请工伤认定或工伤判定
——
5.5天

绩效考评数据提交表
填报绩效考评数据
每个月8号
1工作日

供
应
类
临时采购申请单
申报临时采购计划
——
3.5工作日

月度采购计划申报
申报月度采购计划
每个月23号
1工作日
委外维修加工申请
部门申请委外维修
——
5工作日
简易协议步骤
采购金额不超出1万元协议评审
——
2工作日
协议归档
——
7工作日
协议评审单
采购金额高于1万元协议评审
——
4.5工作日
协议归档
——
15工作日
企
划
管
理
汇报
需向企业汇报、申请、请示、汇报工作时，无固定模板、无固定步骤事务皆可用汇报步骤
——
5工作日

整改通知书
向其它部门下达整改要求
——
7工作日

制度检验汇报
制度检验后提交检验汇报
——
1工作日

制度公布会签单
制度会签
——
5工作日

检验通报
下达检验通报
——
2工作日

关键工作计划
关键工作计划申报表
每个月23号
1工作日

关键工作计划审批表
每个月26号
3工作日
工作总结
提交关键工作总结
每个月8号
2工作日

自查汇报
部门工作自查
每七天六
1工作日

工作联络单
向其它部门联络事务，通知、申述
——
3工作日

会议纪要
会议纪要审批
会后1天内
1工作日

整改通知单
下达整改通知
——
7工作日

经
营
计
划
资金支付计划
申报月度资金支付计划
每个月23号
1工作日

生产计划
申报生产计划
每个月23号
1工作日
销售计划
申报销售计划
每个月23号
1工作日
大宗物资采购计划
申报采购计划
每个月23号
1工作日
生产经营计划
生产经营计划报批
每个月26号
3工作日
安全管理
动火证
易燃或安全隐患部位动火
动火前1天
3.5工作日

事故汇报
事故发生后分析、调查、处理
事故发生3天内
2.5工作日

生产
产质量日报表
填报天天产质量
天天
1工作日

工艺指标变更通知单
一级工艺指标变更申请
变更前1天内
1工作日

质量管理类
材料报检单
材料报检
——
1工作日

材料验收评审单
材料验收结果评审
验收完3天内
4工作日
工程项目验收申请
申请工程项目验收
——
1工作日
工程项目验收汇报
工程项目验收结果评审
验收完3天内
7工作日
原料进厂验收单
原燃材料验收结果评审
验收完3天内
3工作日
其它
超期玻璃库存表
报送超期玻璃明细
月中、月底
2工作日

档案借阅申请单
借阅档案
——
2工作日

用印审批单
申请用印
——
4工作日

物资报废判定表
报废物资鉴申请定、入库、处理
——
7工作日

注：各表单模板具体步骤以OA系统中表单模板备注说明为准。人员变更调整后，由系统管理员对督办者进行调整

八、单位文档管理
(一) 文件归档
1. 全部使用固定模板提议业务步骤，业务文档及步骤痕迹自动归档在单位文档对应子文件夹中。
2. 全部公文收文、签报、发文文档自动归档在公文文档中。
3. 全部企业制度由“文档管理员”手动归集在单位文档对应子文件夹中。
(二) 文档消息订阅：全部采取固定模板提议业务步骤在单位文档中自动归档，同时自动生成订阅消息，知会消息订阅人。
(三) 文件共享：单位文档按岗位职责对指定人员开放共享权限，拥有共享权限人员可监控对应步骤从提议到结束全部动态。
第三章 公共信息管理
九、公告分类及公布管理
(一) 公告分类及公布权限
1. 行政管理公告，公布权限：
2. 制度检验公告，公布权限
3. 财 务 公 告 ，公布权限：
4. 检验通 报 栏，公布权限：
5. 生 产 公 告 ，公布权限：
6. 安 全 专 栏 ，公布权限：安全专员
(二) 公告公布要求：
1. 公告公布人对所公布内容负直接责任，部门领导负管理责任。
2. 公告需报经分管领导审批后方可公布。
第四章 应急处理
十、系统故障应急处理，
1. 系统故障造成电子公文和信息无法在系统中进行正常交换，应立即通知行政人事部，行政人事部立即组织相关单位查明原因，排除故障；
2. 系统管理员确定系统故障无法在二十四小时内恢复正常，相关业务步骤以纸质文稿审批；
3. 全部表单文件对应纸质文件由行政人事部负责搜集、保留。
第五章 考评管理
十一、考评
1. 超时办理，每次扣款20元；
2. 出现违规签批，每次扣款20元；
3. 未按时限要求提议步骤，每次扣款20元；
4. 主管领导、分管领导对业务步骤把关不严，让不合理、不合规步骤进入下道工序，每次扣款20元；
5. 在线时长或次数未达要求，一周内超出1次每，每次扣款20元；
6. OA系统中已经有固定步骤模板，在工作中却不使用，每次扣款20元；
7. 危害系统安全，侦测、盗用她人账号和密码等信息，刺探服务器配置和数据库信息，上传病毒文件，每次罚款200元；造成OA系统运行中止或其它损失由企业另行处理。
8. 违反制度其它要求，或未尽到制度要求对应职责，视情节轻重处20-200元处罚。

第六章 附则
十二、本制度由行政人事部负责解释和补充。
十三、本制度自公布之日起生效。
十四、前期要求和本制度不一致处，以本制度要求为准。
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