集团节假日值班管理核心制度.doc

节假日值班管理制度
X办字〔〕003号

一、目标　
为确保企业节假日期间工作正常运行，提升处理应急事件能力，依据企业实际，特制订本制度。
二、范围　
1、本制度所述值班人员为企业领导、中层管理人员、企业办公室前台人员。
3、值班时间为国家法定节假日及周末休息日。
三、职责
企业节假日值班由带班领导、办公室前台人员、安保人员组成。带班领导由企业办公楼中层以上管理人员轮番值班，当班带班领导对值班工作负总责。办公室负责安排轮值带班领导名单并呈企业领导审批，前台人员由办公室直接安排，保安、保洁值班人员由物业企业安排。全部当班人员全部要服从、配合当班领导指示。
四、值班人员关键工作
1、办公楼巡视，处理突发事件。
2、接待关键来访，立即处理相关事宜。
3、完成企业领导安排临时任务。
4、指导监督其它在岗职员工作情况，并和她们保持联络，立即了解情况。
5、认真填写值班统计表。
五、值班人员安排
1、每个季度末，由办公室负责编制下季度节假日值班表，审批后公告。
2、值班表编制根据循环制轮番值班，如上季度编制未轮完，下个季度根据循环标准接着轮值。
3、如领导有尤其安排除外。
4、节假日值班人员能够在当季安排调休。
六、要求
1、值班人员值班地点：前台人员在20楼前台，带班领导在自己办公室。
2、因故不能参与值班者，自行联络其它管理人员替换，并提前一天向主管办公室企业领导说明。
3、值班人员在值班期间不得离岗，碰到突发事件时，应立即处理，处理不了应立即向企业主管领导汇报，听从企业领导调度指挥，妥善处理事件。值班领导有权调动物业、商管、前台及其它当初在企业人员。
4、按作息时间值班，不得迟到早退，不得酒后上岗和岗中饮酒。值班时间内不准关闭通讯工具。
5、值班人员必需认真推行值班登记制度，值班中发生或处理多种情况立即在值班统计表上进行具体统计，交接时移交清楚，责任明确。
6、值班人员下班时要做到人走窗关、灯灭、门闭，存放好文件等。
七、工作步骤
1、值班期间突发事件处理步骤
企业值班领导收到突发事件发生相关信息后，属于通常事件，自己能处理，自行妥善处理。需要人手能够调动其它值班人员和当日上班商管人员进行处理。不能处理汇报给企业主管领导，按主管领导指示进行处理。
重大突发事件应立即汇报企业领导，按领导指示先行处理。同时企业开启突发事件应急处理系统，成立应急领导小组，在小组统一领导下，立即开展处理工作。在处理过程中，值班领导要了解事件发展原因、趋势和可能出现后果，提出处理提议，完成领导小组下达指令。在突发事件还未处理完成时，企业任何知情人员不得私自就突发事件信息向外公布。突发事件结束后，值班领导应立即消除突发事件造成影响，恢复正常工作状态。
2、值班期间接待工作步骤
（1）、确定计划：值班领导在接到企业领导通知后，应了解贵宾基础情况：贵宾职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目标和要求等。在这基础上确定接待标准，确定接待计划。自己不能确定立即向企业领导请示。
（2）、计划落实：接待标准、计划确定后，立即组织当班在岗人员（假如有必需值班领导有权调动商管当班人员），按计划明确职责，分头落实。值班领导负责协调督办。通常前台负责迎接、引带，赠茶递水，帮助摆放物品；物业负责安保、清洁；行政或商管当班人员负责采购水果、物品等。
（3）、会谈地点部署：
①、确定会谈地方后，立即安排人员，依据会议类型、性质、人数，结合会议室具体情况安排会场布局，主客桌要安排合适，会议用桌要平整，无污垢，无破损，椅子要赶快整齐，椅子左右距离适宜，桌椅各成直线。如和会人数较多，需提前准备好椅子，在会议室依据贵宾数量进行准备，要求摆放前后排插孔摆放。
②、桌牌：假如需要桌牌，依据和会人员名单立即将桌牌打好，并确定摆放位置进行放置。
③、鲜花：依据贵宾等级而定，假如需要，提前半小时准备到位，鲜花需依据要求摆放到指定位置。假如时间来不及要对企业领导进行说明。
④、电器设备：包含电脑、投影仪、翻阅/激光笔、话筒，按要求位置摆放，确保物品洁净整齐，无破损，能够正常使用。投影仪正确摆放，确保投影仪不歪斜，对正投影幕，应提前1小时调试完成；提前调试好音量及效果；多种设备全部有备用。会前五分钟检验设备设施是否能够正常使用。
⑤、茶水、点心准备：确定茶叶有没有，会前5分钟泡好茶水并摆放好；确定点心、水果是否购置，假如需要，确定品种、数量及费用，安排行政采购或商管值班人员立即采购；会议前半个小时，将点心、水果（洗净）放在托盘上放置在指定位置；准备好放果皮托盘和纸巾，放于指定位置；将茶水杯或矿泉水摆放会议桌所定位置（通常夏季摆放矿泉水，春秋冬三季摆放茶水）。
⑥、空调：夏天将空调提前30分钟打开，保持室内清凉。
⑦、会议室卫生：保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情况，各个地方全部要打扫到位，确保会议室内外无异味、无杂物。
⑧、会议资料准备：安排行政当班或前台人员落实会议需要宣传资料，演示材料，并于会议前半个小时根据客人数量提前准备好宣传资料并摆放整齐。
（4）、参观准备
①、确定参观方案：若有需要，在贵宾来访前确定参观路线方案，明确参观路线、讲解人，做好安保检验。
②、参观用具准备：依据情况，假如有需要则依据贵宾信息准备欢迎牌，指示牌。
③、注意事项提醒：在企业各个显眼地点张贴注意事项。
④、5S检验：在贵宾抵达前对周围环境及办公场所进行一次检验。
（5）、车辆准备
①、确定接/送机司机、车辆安排、接/送机人。
②、物品准备：接机牌、襄阳市地图。
③、需在地图上标出访问时所要抵达地点。
④、如无法安排车辆应通知贵宾并告之坐车方法，尤其是飞机，可通知其坐机场专线或打出租车。
⑤、来访期间用车安排：确定司机、车辆安排及用车时间点，并将信息通知司机。司机接收用车任务后，按要求接送。
（6）、餐饮娱乐安排
①、确定餐饮娱乐需求，由值班领导预订餐馆、娱乐场所。
②、据贵宾情况，酌情安排用餐标准、酒水，和餐馆方确定菜谱（菜谱重需有一两道菜是依据客人口味安排）。
③、确定宴请时间、地点、出席者名单、座位安排。
④、依据出席者职务安排好座位，必需时需制作台卡；
⑤、向宴请出席者通知宴请时间、地点、出席人物、车辆安排等。
⑥、就餐过程中，接待人能够合适地带动气氛，促进双方感情交流（注意事项：接待人员本人不要喝酒过分，结帐不要当来客面，出外结帐）。
（7）、住宿安排：
值班人员依据贵宾情况及领导指示，有住宿需求提前按接待标准预定好下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等。
（8）、旅游安排
值班人员依据贵宾情况及领导指示，有旅游需求提前确定旅游路线和景点安排，安排旅游用车；联络好餐馆，确保旅游期间用餐；提醒客人注意自己珍贵物品并依据天气改变情况提醒客人增减衣物。
（9）、安保准备：提前获知客人抵达确切时间，在客人达成前半小时，做好保安岗位安排及相关场地清理。
（10）、其它准备
①、礼品：若有需要，制订礼品标准，呈企业领导审批，领导审批后进行购置，并包装好。在贵宾离开前，将礼品送给贵宾
②、摄影：确定摄影责任人，摄影地点、座位安排及摄影时间；
③、票务安排：依据客人要求及接待标准，预订回程飞机票、火车票、汽车票等。
（11）、注意事项
接待中凡包含机要事务、秘密文电、会议内容等，相关人员要尤其注意保密。接待中既要熟练介绍企业情况，又要内外有别，严守本企业商业机密，对不宜摄影摄像场所，应向贵宾提前说明。
（12）、信息反馈
值班领导应立即撰写关键来访信息，将和来访者交流中取得信息汇总整理，提取其中对企业有价值信息交相关部门领导。
八、附则:
1、本制度自下发之日起实施。

XXXXX投资集团
8月15日

附：值班领导名单
（XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX）

节假日值班排班表（8~10月）

日期
值班人员
联络电话
日期
值班人员
联络电话
8月20日

10月4日

8月27日

10月5日

9月3日

10月6日

9月10日

10月7日

9月17日

10月8日

9月24日

10月15日

10月1日

10月22日

10月2日

10月29日

10月3日

节假日值班统计表

时间
值班人
联络电话
情况统计
交接人