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材料采购新规制度.doc
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1、材料采购制度一、 制定本管理制度目为规范集团公司内材料采购管理,控制和减少工程施工中材料消耗、减少材料挥霍现象、努力减少工程施工成本、提高经济效益,特制定本制度。二、 材料请购提出与采购方式1、 由工程部、项目部根据工程现场状况,结合既有库存量,提出采购申请。采购申请要有一种前置期,每月25日前提出下月所需物资材料采购筹划单,内容涉及主材、辅材、工具、设备维修配件、劳保防护用品、暂时设施等。每周五提出下周材料进场筹划,暂时加急需用材料可暂时提出。在ERP上设立月筹划、周筹划、加急暂时筹划三个表式流程。2、 材料采购筹划单应详细注明材料名称、规格型号、数量、质量、品牌规定及规定进场时间。3、 筹
2、划单在ERP流程上由项目部发起,传送给工程部,在传至采购部执行。4、 筹划单撤销与变更,由于各种因素,需要撤销或变更,必要提出采购筹划撤销变更告知单,注告知单与采购筹划单号相连接,原筹划自动调节。5、 采购方式,依照当前市场状况,采购采用如下三种方式:合同采购零星采购网上招标采购三、 询价议价1、 采购部在桀骜筹划单后,即展开询价议价工作。2、 询价议价对象在合格供应商信息网未建之前,可根据多家供应商历史信息,参照既有行情,征询多家供应商,供应商选取普通不少于三家,并在ERP上填报询价表。3、 询价议价对象要遵循先厂家后物资代理最后经销商顺序。4、 专业冷门材料,采购部门应会同公司专业人员共同
3、参加询价议价,在特殊状况下,可不走货比三家程序。四、 议价定价原则1、 始终获取最低价格原则,大宗材料在有明显下滑形势下,要商定价格随下滑度调节价格下调比例,如水泥及水泥制品、钢材等。2、 保证采用最优供应商原则,拟定供应商要有四比:比价格、比质量、比付款条件、比售后服务,一旦价格拟定下来,一方面要选取其她三项条件,谁家最优就选谁家。3、 稳定合格供应商队伍原则,在普通状况下,要优先保证与我公司长期合伙且信誉度好供应商。4、 定价审批原则,在拟定供应商后,价格走流程审批,供应商必要按合同商定,提供材料封存样品,保证材料按质送货。五、 合同签约与管理1、 合同分统一合同与简易合同两种。统一合同是
4、公司统一模式采购合同,合用于大宗材料商定。简易合同是用于金额在1-5万元之间零星采购。2、 供应商一旦拟定后,应在最短时间内完毕合同会签工作流程,合同签约完毕后应及时组织采购。3、 合同内容、格式、要素必要符合合同法,对双方权利和义务必要公平、公正、平等。合同中必要明确价格、数量、质量、技术性能、质量原则、保修年限、供货方式及时间、付款方式、售后服务、退货索赔、违约责任、法院仲裁地等条款,并附上供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户银行账号、增值税开票资料、联系电话等信息。合同一式四份,甲乙双方各执两份,采购部留一份,公司档案室存一份。4、 零星采购在5万元如下(含5万元)1万元以上
5、,采购时必要订立简易合同,简易合同由采购员直接与供应商协商订立,价格由采购部拍板,但合同上必要要有开户银行及账号,加盖与付款单位名称相符法人章,附上营业执照及联系人电话等信息。六、 付款申请及流程1、 预付款,合同商定有预付款,在申请付款时可不需要通过材料结算,直接申请付款,流程自动弹出预付款金额,在需要先付款后发货状况下,也走预付款流程,单无论哪种付款,先必要提供相应发票。2、 合同材料进度付款合同材料进度款是指供应商供货至一定阶段供货金额总量,按合同商定付款方式申请拨款款项。支付进度款时必要具备如下条件:符合合同商定付款条件。按合同规定提供相应发票。材料进度结算单与付款条件一致。由项目部提
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