材料采购新规制度.doc

材料采购制度
一、 制定本管理制度目
为规范集团公司内材料采购管理，控制和减少工程施工中材料消耗、减少材料挥霍现象、努力减少工程施工成本、提高经济效益，特制定本制度。
二、 材料请购提出与采购方式
1、 由工程部、项目部根据工程现场状况，结合既有库存量，提出采购申请。采购申请要有一种前置期，每月25日前提出下月所需物资材料采购筹划单，内容涉及主材、辅材、工具、设备维修配件、劳保防护用品、暂时设施等。每周五提出下周材料进场筹划，暂时加急需用材料可暂时提出。在ERP上设立月筹划、周筹划、加急暂时筹划三个表式流程。
2、 材料采购筹划单应详细注明材料名称、规格型号、数量、质量、品牌规定及规定进场时间。
3、 筹划单在ERP流程上由项目部发起，传送给工程部，在传至采购部执行。
4、 筹划单撤销与变更，由于各种因素，需要撤销或变更，必要提出采购筹划撤销变更告知单，注告知单与采购筹划单号相连接，原筹划自动调节。
5、 采购方式，依照当前市场状况，采购采用如下三种方式：合同采购零星采购网上招标采购
三、 询价议价
1、 采购部在桀骜筹划单后，即展开询价议价工作。
2、 询价议价对象在合格供应商信息网未建之前，可根据多家供应商历史信息，参照既有行情，征询多家供应商，供应商选取普通不少于三家，并在ERP上填报询价表。
3、 询价议价对象要遵循先厂家后物资代理最后经销商顺序。
4、 专业冷门材料，采购部门应会同公司专业人员共同参加询价议价，在特殊状况下，可不走货比三家程序。
四、 议价定价原则
1、 始终获取最低价格原则，大宗材料在有明显下滑形势下，要商定价格随下滑度调节价格下调比例，如水泥及水泥制品、钢材等。
2、 保证采用最优供应商原则，拟定供应商要有四比：比价格、比质量、比付款条件、比售后服务，一旦价格拟定下来，一方面要选取其她三项条件，谁家最优就选谁家。
3、 稳定合格供应商队伍原则，在普通状况下，要优先保证与我公司长期合伙且信誉度好供应商。
4、 定价审批原则，在拟定供应商后，价格走流程审批，供应商必要按合同商定，提供材料封存样品，保证材料按质送货。
五、 合同签约与管理
1、 合同分统一合同与简易合同两种。
统一合同是公司统一模式采购合同，合用于大宗材料商定。简易合同是用于金额在1-5万元之间零星采购。
2、 供应商一旦拟定后，应在最短时间内完毕合同会签工作流程，合同签约完毕后应及时组织采购。
3、 合同内容、格式、要素必要符合《合同法》，对双方权利和义务必要公平、公正、平等。合同中必要明确价格、数量、质量、技术性能、质量原则、保修年限、供货方式及时间、付款方式、售后服务、退货索赔、违约责任、法院仲裁地等条款，并附上供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户银行账号、增值税开票资料、联系电话等信息。合同一式四份，甲乙双方各执两份，采购部留一份，公司档案室存一份。
4、 零星采购在5万元如下（含5万元）1万元以上，采购时必要订立简易合同，简易合同由采购员直接与供应商协商订立，价格由采购部拍板，但合同上必要要有开户银行及账号，加盖与付款单位名称相符法人章，附上营业执照及联系人电话等信息。
六、 付款申请及流程
1、 预付款，合同商定有预付款，在申请付款时可不需要通过材料结算，直接申请付款，流程自动弹出预付款金额，在需要先付款后发货状况下，也走预付款流程，单无论哪种付款，先必要提供相应发票。
2、 合同材料进度付款
合同材料进度款是指供应商供货至一定阶段供货金额总量，按合同商定付款方式申请拨款款项。
支付进度款时必要具备如下条件：
符合合同商定付款条件。
按合同规定提供相应发票。
材料进度结算单与付款条件一致。
由项目部提出申请。
发票、账号、收款单位三者同源。
3、 零星材料款支付。
零星材料采购在1000元如下，可用钞票支付货款。
零星采购在1000元以上10000元如下，必要用转账支票支付货款。
简易合同付款，必要按合同通过银行打入对方账户。
所有零星材料必要先入库再报销，入库单上没有上传ERP经办人签字，回绝付款。付款附近要涉及发票、入库单、送货单、简易合同、转账支票存根，存根上有收货人签字。
使用支票付款人，要走ERP流程予以核销。
七、 入库、出库及保管。
㈠ 材料入库
1、入库单填写，规定关于信息都能体现。
在入库单上要注明项目名称，供货商名称、入库时间。
要把材料名称、规格型号（有品牌要注明品牌）填写清晰。
合理使用计量单位，普通状况下不容许浮现“捆”“桶”“箱”等模糊计量单位。如必要使用要注明这些模糊计量单位单位量。
在入库单上要订立收货人、保管人姓名，特殊重要物质要有项目经理、质检员签字。
在入库单上备注送货单单号或时间。
所有入库单要及时报送公司，每月25日前必要把所有入库单连同送货单所有报送公司。
㈡ 材料验收
确认供应商所送材料与否按咱们筹划上所需材料相符，如有不符，需及时上报及时作出解决。
查验送货量与送货单上量与否一致、规格型号与否相符。
所送货品依照合同规定与否具备合格证、备案证、检查证书这三证，收货人要把该三证一同收下，送交项目部备案。
仓管员协调质量人员检查材料与否与合同相符，与封样与否相符，质量不好坚决拒收。
对按理论计算材料重量、体积材料（如刚才、砂石等）要详细记录计算根据，绝不能让供应商欺骗。
在验收大堆材料时，要按项目部指定位置，一次卸货到现场，减少二次搬运费用。
需要过磅材料，要拍专人到磅站验磅，绝不容许弄虚作假。
㈢ 材料保管与出库。
材料要分类别，整洁存储，对易燃、易爆、易潮、有毒材料采用相应办法，妥善存储，大堆材料要在指定位置码放整洁，杜绝因保管失责而导致材料挥霍。
严格出库手续，领料人除项目经理人员外，施工班组必要指定专人领料，领料单上必要订立领料人姓名，并及时报上传到ERP流程。
出库单必要妥善保管，一份也不能缺少并在每月25日前上报公司。
低值易耗品及工具出库要建立台账管理，详细记录借用人姓名、借出、归还时间。所借物品长时间不归还要查清因素提出索赔。
㈣ 仓库盘存与调拨。
仓库应每月全面盘存或重点盘存一次，保证库存存量对的无误，保持与账上物资存量一致，为项目编排采购筹划提供有效数据。盘存中浮现无空缺，要分析因素查出问题，及时向主管部门报告状况，如若是因偷到而产生短缺，数量巨大时要向四方机关报案，如是保管不当而导致短缺，要追究当事人责任。
工程竣工要对仓库进行全面盘存清点，列出库存明细表，计算出金额，并把物资有价值转移，并依照出库明细表冲减项目成本。
在施工过程中项目与项目之间材料调拨，要通过“材料调拨单”进行合理分担成本，绝不容许随意动用无手续关系材料。
八．材料退货与索赔
在使用过程中发现材料质量问题，必要及时向供应商提出退货，供应商拒不退货，应提出索赔，并在材料款中扣除，数额巨大应到合同规定法院提出诉讼。
合同规定按实结算付款在该材料产生结余状况下应予以退货。
退货是要出具退货单，退货单上手续齐全，例如项目关于人员及收货人签字，标明材料名称、规格型号、数量及时间。退货单一律用入库单办理，在入库单上标明“退货”两字，数量用红字或负数表达，必要时附上退货清单。
九、 应付材料款及材料成本核算。
所有材料不论是通过合同采购或零星采购，都要通过会计“原材料”科目核算，不得直接进入“工程施工”科目。通过“原材料”科目来归集“应付材料款”合同材料往往是发票与送货不同步，现规定通过“暂估材料”科目过度，待发票到位冲转“暂估材料”，转入“应付材料款”，只有这样才干清晰反映材料款往来状况。
正常施工项目（除小型并短缺竣工项目外），每月必要结转材料成本，依照当月出库单，借“工程施工”，贷“原材料”科目，及时反映项目成本状况，同步在ERP上清晰反映各施工班组领料状况，为工程审计创造条件。
小型并短期内完毕项目，在工程竣工时一次性结转材料成本。
十、 采购部门自律与规定。
采购人员应勤勉工作、严格自律，不能有损害公司利益行为，不能接受回扣及其她名义馈赠，不能谋取私利，如有发生必要严肃解决。
要环绕一切服务于项目为中心指引思想，严格履行合同。执行筹划，想方设法保障材料供应。
采购部门要理解各项目材料库存状况，合理采购、合理调剂、合理代替，最大限度提高库存材料运用率，