拓展部管理新规制度.docx

**物业服务
拓展部管理措施

**物业服务
拓展部管理措施

1.目标
建立和完善**物业管理服务拓展部管理机制，确保企业财产增值，增加企业经济效益；为了配合企业发展战略实现企业经营目标；提升物业企业品质服务。
确定操作步骤，明确各部门工作协调配合程序步骤,提升工作效率。
确定可操作管理销售模式，为企业后续发展需要奠定基础。

2.适用范围
此制度适适用于**物业服务拓展管理服务业务。

3.拓展部人员配置及人职员作职责
3.1 人员配置
拓展总监一名，拓展经理一名；拓展专员一名；
3.2 人员日常工作范围
3.2.1在企业总经理直接领导下，全方面负责企业向外承接物业管理项目标相关工作。
3.2.2深入调查、搜集市场信息，在进行综合分析、估计基础上制订切实可行物业拓展计划。
3.2.3面向中国市场广泛宣传企业企业公众形象，并帮助企业相关策划、宣传工作。
3.2.4参与社会上物业招投标工作，主动和相关单位（开发商）建立良好合作关系。
3.2.5负责编制拟接管物业标书、管理方案。
3.2.6准备物业管理协议文本，负责签署管理协议相关事宜。
3.2.7负责新物业介入前期准备工作，帮助小区（大厦）接管验收。
3.2.8完成领导交办其它工作。
3.3 工作职责
3.3.1总监职责：对总经理负责，向总经理汇报工作，确定拓展工作目标，努力达成。
3.3.2 经理职责：
3.3.2.1在总监领导下，帮助总监开展企业对外物业市场拓展，提升企业经营业绩；
3.3.2.2分析研究当地域和外埠物业拓展情况，对部门全方面工作提出提议和意见；
3.3.2.3帮助总监进行项目策划、调研，确定项目标管理计划并提交总经理同意；
3.3.2.4帮助总监完成年度或阶段经营业绩指标，评定拓展计划实施情况，向总监提供提议；
3.3.2.5参与协调企业相关部门，配合拓展业务开展。
3.3.2.6完成领导交办其它工作。
3.3.3专员职责：
3.3.3.1在总监领导下，主动开展企业物业市场对外拓展，提升企业经营业绩；
3.3.3.2参与分析研究当地域物业拓展情况，深入调查、搜集市场信息；
3.3.3.3宣传企业企业公众形象，并参与相关策划、宣传工作。
3.3.3.4参与社会上物业招投标工作，编写拟接管物业标书及相关文件。
3.3.3.5编写物业管理协议文本，做好签署管理协议相关事宜。
3.3.3.6参与新物业前期介入准备工作，帮助小区（大厦）接管验收。
3.3.3.7完成领导交办其它工作。
4.工作步骤
信息搜集——接单——报企业评审小组评审——制作标书——投标——中标签定协议——接管团体准备实施——物业管理项目团体接管实施。
拓展团体从信息搜集开始，到协议签署，即完成一个拓展工作。项目交由物业总监安排管理团体实施。

5.信息搜集
5.1信息搜集渠道
在建楼盘，计划建设楼盘，政府采购网，企机关办公需求，物业管理达不到业关键求需要更换物业管理，内部渠道等其它信息。
5.2 信息筛选整理，确定有用信息后，下载、打印或登门造访了解有用信息，并归集整理，包含：项目名称，体量，服务范围，之前物业管理情况，经过招标网站搜集信息须包含招标单位情况，投标人资格要求等。
6.接单
6.1 拓展部依据筛选搜集到多种有用信息应经过OA立即汇报给相关领导及部门，掌握工作动向，为下一步工作配合做准备。
6.2 经过相关招投标网站取得信息需要购置标书，必需提前将费用报请总经理同意后经过财务支付。方可进行下一步工作。
6.3 不需投标楼盘接洽必需立即报总经理、物业总监组织进行预先评定现场勘查，制作项目管理方案供甲方审阅和协议签署前洽谈，并签署协议。
6.4拓展部在搜集招投标信息后，经过初步筛选立即上报总经理及物业总监，由企业总经理召开经理办公会议决定是否参与投标竞争，如决定参与投标，则由企业拓展部组成投标文件编制小组，并由企业领导班子负责组成评审小组，具体操作标书编制工作及项目评审工作。
7. 成立企业评审小组
7.1 工作职责：
财务部抽调业务骨干负责创办费、管理成本、预期效益测算；物业部抽调业务骨干负责日常管理工作方案、难点、关键管理方案、设备、设施、人员配置编制、管理目标、管理计划、质量确保方法、服务承诺编制确实定；办公室抽调业务骨干，依据物业部提供人员配制编制，负责拟接项目标人员配置信息简历，所获证书，人职员作情况，企业培训情况，培训计划确实定及企业投标相关证照协议提供和扫描，拓展部抽调业务骨干立即和招标方及各部门沟通联络，负责立即全方面地搜集拟接项目标外部及内部信息资料。
7.1.1研究物业管理投标书结构和内容。
7.1.2拟接物业基础情况。
7.1.3企业接管后准备采取管理方法。
7.1.4针对管理难点、关键所采取针对性方法。
7.1.5为开展物业管理所配置人力、物力资源。
7.1.6开展物业管理一段时间后所努力争取达成管理目标。
7.1.7为有效地提升物业管理水准所必需服务承诺。
7.1.8费用投入和成本测算。
7.1.9经济效益分析。
7.1.10社会效益估计。
7.1.11需要招标单位帮助处理问题。
7.1.12本企业优势和优点。
7.1.13物业接管后工作进度安排。
7.2评审小组提供信息要求：
7.2.1“拟接管物业基础概况”要求具体列出拟接管物业地理位置、环境、占地面积、建筑面积、栋数、层数、楼宇结构特点、基础设施、设备、住户基础组成、验收移交情况等。
7.2.2“准备采取管理方法”要求针对拟接管物业本身特点编制出总体管理方案和分项管理方案。
7.2.3对拟接物业管理难点、关键应针对性地列出具体管理方法。
7.2.4人力、物力资源要求具体列出。
7.2.4.1拟接管物业组织架构。
7.2.4.2拟接管物业人事定编和岗位设置、岗位描述。
7.2.4.3关键业务骨干配置人选和人员素质介绍。
7.2.4.4企业内部培训计划及实施情况。
7.2.4.5为开展工作前期投入设备、设施。
7.2.5管理目标要求具体列出明确总体目标和具体分项目标，目标要求有可操作性和可考评性。
7.2.6服务承诺要求针对小区业主要求和物业管理服务特点列出有鲜明特色服务方法来。
7.2.7费用投入和成本测算要求针对拟接小区现实状况和管理要求、难度逐项测算出前期投入和管理成本。
7.2.8经济效益分析要求根据物业管理“以区养区、保本微利”特点详尽地计算出拟接物业后经济效益。
7.3. 评审小组人员组成
组长：物业总监，副组长：拓展总监，组员：财务、人事、环境、工程、安保经理或主管。
8. 制作标书
8.1总经理依据拓展部搜集到拟接物业信息和现场实地考察结果给出编制投标书标准和要求。
8.2拓展部经理依据招标文件要求组织协调搜集相关部门须提供投标资料。
8.3评审小组开始具体依据本方案7.2条要求逐条完成单项评审编制工作。
8.4拓展部专员在单项工作编制完成后开始组织汇编。
8.5汇编完成后报总经理审批及定稿。
8.6针对具体项目，拓展专员依据评审小组报总经理同意实施价格在投标时间前2天，报总经理审核同意，制作标书。
8.7 投标时间前一天，保质保量完成投标文件制作汇编工作，需要光盘同时一并制作完成，并按招标文件要求装裱、密封。
9.投标
9.1 拓展总监依据投标文件要求立即间、地点做好投标准备，结合项目情况直接参与投标或邀请总经理参与。
9.2投标时依据现场情况，须改动投标文件关键内容，如：有价格变动等，须口头上报总经理，经总经理同意后方可改动。
10.投标结果及投标确保金收回
10.1 投标完成后，立即跟进招标单位中标结果，立即收回投标确保金，假如中标，主动和招标方联络进行协议签署讨论及签署工作。
10.2 流标：流标后，依据招标方给出意见，分析流标问题所在，立即修正工作不足，主动应对，调整策略为下一步工作总结经验吸收教训。
11. 物业入场实施管理
11.1 配合物业部成立物业接管领导小组：企业在业务拓展同时，成立以物业总监为组长物业接管领导小组。
11.2负责物管部和招标方入场衔接及联络沟通。
11.3立即依据拓展协议安排入场实施管理。

附件1工作步骤
评审小组职责：
1、 研究招标文件及招标方服务要求，质量标准。
2、 实地勘察招标场地体量。
3、 研究投标项目拟投入人员、及服务方案，所需资金情况，实施计划，管理方法，项目合理性提议。
楼盘项目
信 息 源
报物业总监，组建项目班底，人、财、物准备入场
总结分析流标原因
制作完标书报总经理同意，签发进入下一步
评审小组组成
组长：物业总监
副组长：拓展总监
组员：财务经理
人事经理
环境
工程
安保
评审确定投标价报总经理批复
网上下载投批总经理研究体量后购置标书
物业部入场实施管理
接管小组
准备实施
流标
中标签署协议
投标
制作标书
企业评审小组研究
接单

附件2招投标拓展项目基础情况表
招标内容

地址

招标单位

地址

规模

项目期

价格

联络人

电话

投标单位资格要求

投标文件获取

投标文件递交

备注

附件3服务要求评审表

用户名称

开标日期

服务期间

服务方法

信息起源
c 电话统计 c附招标书或协议草案等 共 页
用户对服务明示和潜在要求（技术要求、质量要求、支持服务、价格等）

填写人： 日期：
本企业为满足用户要求作出承诺

填写人： 日期：
物业部（日常管理工作方案、难点、关键管理方案设备及人员配制）

填写人： 日期：
采购部（设备及物料供给能力）

填写人： 日期：
财务部（创办费、管理成本、预期效益测算）

填写人： 日期：
人力资源部（拟接项目标人员配置招录情况）

填写人： 日期：
评审结论（由总经理或分管副总经理署名同意）

填写人： 日期：
备注

附件4物业项目信息汇总表
序号
项目名称
服务内容
服务面积
开标日期
采购预算
备注

附件5评审小组人员名单
项目名称：
项目地址：
姓名
部门
小组职务
关键职责