测绘成果资料档案管理核心制度.doc
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1、测绘结果资料档案管理制度目 录 1、测绘结果资料档案管理岗位责任制度 2、保密测绘资料建账、收发、借用、销毁等制度 3、测绘结果资料档案及电子文档管理制度 4、测绘资料档案借阅使用登记和审批制度 5、测绘结果资料档案安全管理方法测绘结果资料档案管理制度为规范测绘结果及资料档案管理,确保测绘结果、资料档案安全,促进测绘结果广泛应用和档案信息化建设,依据中国档案法、中国测绘结果管理条例并结合本企业相关要求制订本制度。第一章 测绘结果资料档案管理岗位责任制度第一条 认真学习、落实档案法及保密制度,严格实施档案工作规章制度,了解档案工作方针,掌握档案管理工作基础技能。第二条 档案管理人员签署保密协议。
2、第三条 忠于职守,负责完成测绘结果及资料档案搜集、整理、保管、判定、统计等各项具体工作。第四条 主动开发档案信息,编制各类档案检索工具及参考资料,为生产、科研等各项工作服务。第五条 负责档案借阅登记和利用效果搜集工作。第六条 负责档案库房管理,做好“八防”工作,确保档案完整和安全。第七条 熟悉馆藏,做好档案利用工作,主动主动热情为用户提供服务。第八条 主动参与多种档案管理培训活动,不停提升本身业务素质和岗位工作质量。第九条 加强团结协作,遵守工作纪律,严格实施各项工作制度。第十条 严格遵守保密制度,做好企业档案机密安全。第二章 保密测绘资料建账、收发、借用、销毁等制度第一条 为了优化档案室档案
3、,加强档案保管和有效利用,根据档案管理相关要求,应做好测绘资料建账、收发、借用及销毁工作。第二条 档案建账、收发、借用及销毁工作必需在本企业领导小组领导下进行,组员由企业领导和档案室人员组成。 第三条 测绘工程建立档案必需根据企业颁布档案保管期限表进行。第四条 建立档案以案卷为单位,对档案内容、名称、起源、完整正确率程度等,逐卷、逐件、逐页地进行审查建立。第五条 测绘结果及资料档案接收、移交,必需附有清单,严格清点和推行签字手续并填写移交(接收)登记簿。第六条 对于移交接收资料,必需分类进行归档,并按存放目录保留,便于查寻整理。第七条 接收档案必需立即整理、组卷、归档、入库。当年接收档案必需当
4、年完成归档工作。第八条 本档案室内需要发送资料,必需经关键领导签字后,并保留好备份及相关手续。第九条 销毁档案必需从严掌握。慎重从事。判定结束后,对确无保留价值需要销毁档案,应登记造册,编制销毁清册,提出销毁汇报,经主管领导和档案室审查后签字盖章,报企业领导审批或立案,再销毁。第十条 销毁档案要派两人以上监销,并在指定地点销毁,预防档案遗失和泄密。销毁人、监销人、同意人、判定小组人员均应在销毁清册上签字,以示负责。第十一条 对保管期满但属国家重大工程项目标测绘档案,要依据需要合适延长保管期限。第十二条 应销毁档案不得改作它用或以废纸出售。第十三条 销毁国家密级图纸或测绘结果,必需经省测绘行政管
5、理部门同意。第十四条 被销毁档案必需和销毁清册无误,为预防遗失和泄密,严禁将档案卖给废旧物资收购部门或收购人员。档案被销毁后,监销人员须在销毁清册上签字确定,以示负责。 判定汇报、销毁清册及审批文件,应存档保留。第三章 测绘结果资料档案及电子文档管理制度第一条 测绘结果及资料档案依据国家要求,制订归档范围及保管制度。 第二条 测绘结果及资料档案必需按要求及一定编号标准进行编号归档;归档资料应该齐全、完整,分类整理立卷,案卷首页为案卷文件目录并编制档案著录卡,案卷标题简明确切,案卷质量符合国家相关规范、标准。第三条 不得私自改变档案分类、组卷、编号方法。第四条 对归档结果资料应做好完整记录表登记
6、,并录入计算机中方便查阅,同时将记录表进行统一管理保留。第五条 长久保留资料档案严禁使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写,只能用兰黑墨水、碳素墨水书写,以利长久保留。 第六条 结果及资料档案接收、移交,必需附有清单,严格清点和推行签字手续并填写移交(接收)登记簿。 第七条 接收档案必需立即整理、组卷、归档、入库。当年接收档案必需当年完成归档工作。 第八条 全部档案必需登记,具体到文件级,尽可能用数据库或电子表格进行登记。第十条 对涉密测绘结果使用、传输、复制、保留等情况实施登记管理制度,严格按本企业档案管理之要求操作。第十一条 凡使用涉密测绘结果须经企业领导审查同意,并予登记后,方可提供,
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