电力安装企业核心技术档案管理核心制度.doc

技术档案管理制度
为建立、健全企业技术档案工作，完整地保留和科学地管理企业技术档案，充足发挥技术档案在企业建设和发展中作用，愈加好地为企业各生产技术部门服务。特制订本管理制度。
一、机构设置和职责分工
1、企业工程技术档案管理机构
总工程师
综合部
工程部
企业档案室
部门兼职档案员
工程资料室

2、职责分工
1）总工程师
总工程师负责整个工程档案管理工程，组织制度本项工程归档范围、管理制度、搜集整理工程前期文件、组织审查，接收各部门编制档案文件。
2）综合部
a、企业档案室直接管理部门，负责建立规范企业档案室，设置专职员程技术档案管理人员。
b、负责依据国家和行业档案法规制订企业工程技术档案管理制度，报企业同意后，印发个部门实施。
c、立即向企业档案室移交本部门组成档案元素工程项目资料。
3）企业档案室
a、负责企业工程技术资料及档案日常管理工作，负责图纸、设备资料、协议文件、联络单、洽商统计、技术安全交底统计等综合文档接收、发放、借阅及其登记、计算机录入及编码归档。
b、负责归档数据库数据备份。
c、负责指导企业各部门搜集、整理相关工程技术资料。
d、负责档案设施、设备维护管理、负责库存工程技术档案安全和保密工作。
e、负责在建工程项目标资料整理工作。
4）工程部
a、建立规范工程技术资料室，设置专职员程技术档案管理人员。
b、督促参建单位包含（设备、材料供给单位、施工分包单位、监理单位、调试试验单位）严格遵守企业工程技术档案资料管理措施，并纳入协议条款中进行管理。
c、协调参建各单位工程技术资料管理中重大问题。
d、审定经过监理单位审查各类技术资料，并立即移交资料室。
5）工程部资料室
a、负责图纸、设备、材料资料，技术安全协议，信函传真文件，综合文档等接收、传输及移交企业档案室前保管。
b、负责多种工地会议纪要、施工方法、监理月（周）报、质检报验单等接收整理、登记、发放和借阅。
c、负责工作联络单，变更单接收、发放和登记。
d、负责施工技术档案全方面搜集整理。
e、参与设备开箱验收、收取设备开箱 资料。
f、立即向企业档案室移交上述各类需永久或长久保留资料档案。
g、帮助企业档案室做好在建工程资料整理工作。
6）市场部
a、负责提交本部门组成档案元素工程项目资料，包含工程项目标协议协议、工程项目开工汇报和批复文件；工程开工前施工审批方案；工程项目标技术和安全交底及其实施文件、纪要、备忘录；工程设备协议及其实施文件、纪要、备忘录等；工程项目标施工协议及其实施文件、纪要、备忘录；工程项目调试试验协议及其实施文件、纪要、备忘录等；工程项目招投标文件；本部门发出相关工程前期依据性文件、汇报、纪要、备忘录等。
b、负责包含到本部门资料搜集、积累和移交企业档案室之前保留及管理。
c、负责借阅档案资料妥善保管立即归还。
d、负责经手保密档案和资料保密工作。
e、负责和设备供货方在技术资料方面联络。
f、负责在新到设备开箱时通知工程部收取开箱资料。
7）技术部
a、负责本企业技术标准，系统图等必备图纸、操作票、工作票、运行日志等运行台帐；职员培训、事故分析、处理统计及结论等。
b、负责包含本部门资料搜集、积累和移交企业档案室之前保留及管理。
c、负责借阅档案资料妥善保管立即归还。
d、负责经手保密档案和资料保密工程。
二、工程技术档案资料编制
工程完工技术档案资料编制做到三同时和五统一。所谓三同时是指单位工程一开始，就和建立施工技术统计和完工图同时进行；工程进行中就和施工技术统计和完工图积累、整编、审定工作同时进行；工程交工验收时，要和提交一套合格施工技术统计和完工图同时进行。所谓五统一是指工程计划管理、施工管理、施工图预算、工程预算和完工图、施工技术统计编制移交统一进行。五统一是工程技术资料和工程管理有机结合，是确保工程技术档案资料完整、提升管理水平关键手段。
1、 工程技术文件编制范围
1） 完工技术文件包含：修改单、联络单、技术统计、验收统计、原材料合格证、材料质量证实书、施工测量统计、设备及管线安装统计、会议统计及声像材料、完工图等。具体内容为：施工管理资料；施工技术资料；施工测量统计；施工物资资料；施工试验资料；过程验收资料；完工质量验收资料。
2） 施工管理资料包含：工程技术文件报审表、施工进度计划报审表、工程动工报审表、（ ）月工、料、机动态表、工程变更费用报审表、见证统计。
3） 施工技术资料包含：施工组织设计及施工方案、技术交底统计、图纸会审统计、设计变更通知单、工程变更洽商统计。
4） 施工测量统计包含：工程定位测量统计。
5） 施工物资资料包含：材料、构配件进场检验统计、设备开箱检验统计、设备及管理附件试验统计。
6） 施工试验资料包含：设备单机试运转统计、系统试运转调试统计、施工试验统计。
7） 过程验收资料包含：检验批质量验收统计、分项工程资料验收统计、分部工程质量验收统计、隐蔽工程验收统计。
8） 完工质量验收资料包含：单位（子单位）工程质量完工验收统计、单位（子单位）工程质量控制资料核查统计、单位（子单位）工程安全和功效检验资料核查及关键功效抽查统计、单位（子单位）工程观感质量检验统计、工程完工验收统计、工程完工汇报。
9） 完工图
2、项目施工文件编制
1）质量验评和施工技术统计表应符合《北京建筑工程资料管理系统GB-50300-》要求，使用统一表式，不足部分由监理单位提出用表式样，经建设单位核批后使用。
2）过程验收资料填写不得以“Ο”或“√”替换“不合格”或“合格”；应填数字处必需如实填写数字，不得以“符合标准”、“符合设计规范”等字样替换；试验汇报应填写汇报编号。
3）统计表格未填满内容处必需该上“以下空白”或“空白”红色条形印章加以注明，各级验收署名处不能盖“此栏空白”。
4）过程验收资料中分部工程、分部工程中分项工程名称、编号一定要和后续表式中名称、编号一致。
5）隐蔽工程隐蔽前，要有隐蔽统计并办理现场签证；签证在前统计在后。
6）若一个“单位工程”由多家单位施工，由档案部门视具体情况划分案卷编号，各施工单位均应视为一个独立“单位工程”立卷整理。
3、项目施工技术总结编制
各单位工程项目完工后，必需编制施工技术总结。施工结束总结关键内容：工程概况；施工管理（包含：施工组织机构、主设备及工程量、施工计划管理、施工总平面及机械部署、新工艺、新技术、新设备、新材料应用）；工程管理（质量确保及环境保护体系、质量管理、焊接管理、试验管理、安全管理、机械管理、设备材料管理、文件资料管理、培训管理）；经营管理；劳动力管理。
4、 其它项目施工文件编制
项目完工后，项目施工文件中应附有：本工程全部验收项目总数及项目清单明细、优良率、合格率统计；
1） 为了提升工程完工技术档案资料使用价值和利用率适应长久保管、反复查考和使用目标，在编制时必需符合建设单位档案管理步骤要求要求，做到表式规格统一，文字符号清楚，图文整齐，数据正确、齐全、不得漏项。用纸规格和填写要求以下：
2） 用纸尺寸为A4型297mm*210mm（长*宽）。
3） 文字填写及绘图，不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色墨水，也不得采取复写文件资料归档。
4） 印章或自制工程完工技术档案资料用表时，除应确保用纸幅面尺寸和纸幅面图文尺寸外，在装订时应预防产生装订后内文覆盖或装订不牢等缺点。
5） 工程完工技术档案资料应根据相关要求采取统一表式，在实际应用时可合适调整图文尺寸和线路间距。
6） 抄件和复印件。为确保工程完工技术档案资料真实性和正确性，对于抄件和复印件，必需将出厂厂家名称、公章及原经办人，产品名称、规格、数量、原件编号，出场时间，性能参数等关键项目内容毫无遗漏地誊录、复印清楚，并应有誊录、复印人签字，方便于追踪核查。
三、技术档案资料组成
关键由施工综合资料、施工技术资料、工程完工图组成。
1、 资料编制具体内容
综合资料关键有一下内容
1） 工程总结：含工程量汇总表、材料用量汇总表。
2） 完工建、构筑物影像资料。
3） 工程协议名称、编号（或复印工程协议封页、盖章）。
2、施工技术资料内容及要求
1）施工管理资料包含：a工程技术文件报审表；b施工进度计划报审表；c工程动工报审表；d（ ）月工、料、机动态表；e工程变更费用报审表；f见证统计。
2）施工技术资料包含：a施工组织设计及施工方案；b技术交底统计；c图纸会审统计；d设计变更通知单；e工程变更洽商统计。
3）施工测量统计包含：a工程定位测量统计。
4）施工物资资料包含：a材料、构配件进场检验统计；b设备开箱检验统计；c设备及管理附件试验统计。
5）施工试验资料包含：a设备单机试运转统计；b系统试运转调试统计；c施工试验统计。
6）过程验收资料包含：a检验批质量验收统计；b分项工程资料验收统计；c分部工程质量验收统计；d隐蔽工程验收统计。
7）完工质量验收资料包含：a单位（子单位）工程质量完工验收统计；b单位（子单位）工程质量控制资料核查统计；c单位（子单位）工程安全和功效检验资料核查及关键功效抽查统计；d单位（子单位）工程观感质量检验统计；e工程完工验收统计；f工程完工汇报。
3、工程完工图
1）项目完工图是项目建设最终情况真是反应，是项目工程建成后维护、保养必不可少凭证和依据。所以，完工图必需正确、清楚、完整，真实反应工程完工验收时实际情况。施工图和施工图数要相符。
2）项目设计图纸由设计单位编制，但施工单位要编制一份和现场实际相符完工草图供设计院编制完工图用；设备图纸由施工单位编制。
3）完工图必需使用经审查签字全新施工图编制，不得使用未经审查签字、褪色、有污点施工图编制。
4）无设计变更施工图，完工图编制单位必需逐张审核，确定和现场相符后方可在原图标题栏正上方空白处或其它空白处加盖、签署“完工图”章，盖印材料应用红色印泥。
5）编制完工图时，应编制“完工图编制总说明”（叙述完工图编制标准并包含各专业完工图卷册目录）。对每册修改图纸，应编制分册说明（包含修改内容、修改原因、修改依据文件等）。
6）凡有通常性图纸变更，可在原图（新图）上进行修改，并标注“修改依据”，加盖“完工图”章。
7）完工图 修改部分须用碳素墨水更改，改图要工整、清楚。若修改部位狭小，可引至空白处绘制，在修改部位旁加盖“修改依据”章，标出“变更单”编号；凡结构形式、工艺、平面部署等重大改变及图面变更面积超出三分之一，应重新绘制完工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“完工阶段”。
四、各项资料填写、签字、格式及整理要求
1、全部资料表格，电力建设工程应采取电力部颁发《电力建设施工质量验收及评定规程》或《北京建设工程资料管理系统GB50300-》和业主单位颁发《资料归档制度和步骤》制度。
2、资料整理，必需确保内容和工程实际情况相符；各项资料之间必需交圈对口。
3、整理归档工程完工技术档案资料，必需正确地反应工程施工全过程工程结果，不得私自修改、仿造或事后补做。通常文件资料在达不到要求技术标准和对一些资料正确性有怀疑时，必需经设计单位技术责任人和施工单位技术责任人审核，并签署处理意见。处理后结果要有技术负人签字认可，不然其工程不算完工，也不能验收和结算，档案资料不能归档。
4、科学分类、规格统一、字迹清楚、图形规整、无漏项，所盖公章清楚。
5、全部署名必需齐全、真实、易于识别，不能代签和简化。
6、不准用铅笔和其它易于褪色墨水填表和绘图，一律使用炭黑墨水。
7、复印件、抄件注明原件存放单位，抄件应有抄件人、抄件单位签字和印章。
8、汇总后资料应有清楚目录、页次。
五、完工技术资料管理
1、全部资料除施工日志外，均应在分发时预留完工资料归档时份数，施工技术资料应立即，不得写“回想录”，更不得伪造。
2、项目总工、项目技术责任人是资料管理第一责任者，负有领导、主持、检验、督促资料工作职责和权限。
3、项目施工员、质检员、试验员、测量员对各自分工资料负有如实填写、办理签证。分发并交档责任；生产技术组负责开工汇报、完工汇报办理及交档、工程承包协议办理及交档；材料科负责多种原材料、成品、半成品、设备出厂合格证必需随货（机）试验、检验汇报单搜集、归档。
4、项目部资料员负责资料收发、复制、搜集、校核、送审、归档等工作。
5、完工资料份数及移交事项
a、项目部资料份数一式四份，施工方存二份，接收方存二份；
b、装订标准规格必需按工程监理或业主和档案馆相关要求实施；
c、资料移交相关部门后必需索取收条备查；
d、完工技术资料属企业技术机密，必需按保密制度进行保管，严防泄密或遗失。
六、 技术档案判定和销毁
1、 认真做好技术档案内容、保管期限判定工作。因破损或变质档案，复制后，原档案保管期限为六个月。因修改内容而更换档案，原档案报废，保管期限为十二个月。 
2、凡要销毁技术档案，必需造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，预防失密。相关判定汇报和销毁清册必需立即归档。
七、技术档案保管和借阅
1、对接收来技术档案进行分类、编目、登记、统计和必需加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
2、认真实施技术档案保管检验制度，每十二个月年底全方面检验、清理一次，做到帐档一致。并和12月30日以前整理出检验汇报，交技术主管审查。技术主管依据检验汇报结果，对出现问题勒令档案管理员进行整改，并对检验汇报真实性进行复查。
3、做好技术档案安全、保密工作，并推行同意和借阅手续。常常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。预防档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质档案，管理人员要立即修补和提出复制。
4、 技术档案保密制度： 
1）全企业职员必需严守机密，维护技术档案安全。凡借阅关键档案（包含外来、外购资料，随仪器、设备回企业文件资料，原始底图等），要由技术主管同意后方可借阅。借阅者必需妥善保管，不得遗失。 
2）技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取方法作妥善处理。 
3） 非工作人员未经许可，不得随意翻阅技术档案。
5、技术档案借阅： 
1）凡本企业技术人员、工作人员，因生产需要全部可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅记录表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检验后，方可办理注销手续。 
2）技术档案和多种设备说明书等，均在企业内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管同意方能借出。
3）经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用，应办理续借手续。如遇假期，必需将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员依据所借资料实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，总经理同意后，送企业财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，依据其时间长短，可按处罚金额1/2至全额返回。
4）借阅者应保持档案完整、安全、整齐，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检验完整情况，做到认真负责。如发觉问题或有损坏者，立即向主管领导汇报。并依据其完整或损坏程度及档案关键性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理同意后，送企业财务部，对档案借阅人进行处罚。

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