应收应付款管理新规制度.docx

应收应付款管理制度
一、定义：
1、应收款：企业销售产品向用户收取协议款项，或企业为用户提供服务而签署协议（或协议）应收取款项。
2、应付款：企业采购产品向供给方支付协议款项，或企业为取得服务支持而签署协议（或协议）应支付款项。
二、现金收款管理
1.送货人员在为用户送完货验收完成后，应要求用户方收货人员签回《送货单》。
2.货款额低于5000元者，应尽可能要求用户现金或支票支付。
3.对于第一次购置用户要求其预付货款30%才能够送货，数次购置且信用差用户要求其预付货款70%才能够送货；数次购置且信用好用户可依据用户财务要求进行月结付款，用户财务信用由会计审核评定。
4.标准上现金支付必需由财务人员亲自办理，若送货人员接收委托在收取用户现金货款后，必需在回到企业后第一时间上缴到财务部，并填写《现金缴款单》，和企业出纳进行交接，不得以任何形式私自坐支公款。
5.出纳应在收款后第一时间知会会计，便于应收帐务处理。
6.会计应定时统计整理欠款用户名单、欠款金额、欠款时间、预处理方法等。
三、月结收款管理
1.对于月结付款用户或欠款用户，由会计建立应收账款管理台帐，列出明细，按用户财务月结时间之前一周由前台向用户发出《请款单》传真，由会计向对方对应人员催欠。
2.在对方明确表示货款清结时间后确定收款方法，为用户寄送货款发票，如需要进行现款回收时企业派出收款人员收款，以下为企业委托职员向用户收取货款要求：
① 相关人员进行收款业务时，须先到前台文员处办理用户回签白单领出登记和相关委托手续。对于未收到款项白单在回到企业后立即返还给前台文员，并作出还单登记；对于已收到款项，收款人要凭有出纳盖章确定《现金缴款单》到前台文员处进行销单手续。
② 相关人员收到货款，必需在回到企业后第一时间上缴到财务部，不得私自坐支公款。
③ 如所收款项属打折收取，必需经得总经理署名认可，不然财务部将按单据实际金额向收款人收缴。
3.在企业发出《请款单》且对方无法明确货款清结时间时，会计将此项货款催欠工作移交给该项业务联络员工，进入欠款处理步骤。
四、采购付款管理
1.采购部必需依据多路径，少步骤，货比三家，适时、适质、适量、适价确保原物料供给，提供报价单最少有三家可选择比较。
2.采购部必需有完整采购结算档案，并建立有效采购分析档案。采购部应在每批原料收货后一周内及每个月底和供给商查对帐务，预防出现差错。采购部和财务部应于每个月末和供给商查对供货数量、应付货款和商务处理等资料，采购部应对供货市场，供给商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输资料、进销数据、原物料库存、原物料耗用情况等作出定时分析，并立即提交原物料市场行情、月原物料采购计划、外欠货款及资金需求计划给总经理（助理）。
3.一批原物料验收完成，采购部应立即整理多种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。原料付款凭证有：采购申请单、协议、原料收货汇报、发票；物料付款凭证有：采购申请单、协议、验收单、发票。
4.采购部依据所订原料到货期及付款条件，填报“采购用款计划”报财会部筹款，每七天应提报“付款计划”报财会部和总经理。原物料采购须遵照“货到付款”标准，严格控制原物料预付货款。在部分原物料担心处于卖方市场时，供给商坚持要求先款后货，所以需要带款提货（带款提货必需确保采购资金安全，本款提货人假如是新进职员，款额不得超出当月工资），其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查同意方能办理。
5.必需原物料预付货款应遵照以下几点：
(1)必需是信用良好固定供给商，对贸易企业性质供给商不得采取预付货款结算形式。
(2)必需事先派专员或信用良好第三方，如派采购、品管人员一起去实地调查供给商实物供给，质量确保情况和现在经济状态等情况，并将调查汇报提交总经理(助理)。
(3)必需有完整正式协议，关键协议须经国家认可公证机关给予公证。在协议中必需有明确交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地法院管辖范围内履约。
(4) 每一项预付款额度控制，须由总经理决定，必需时作出对应对策既要确保生产需要，又要确保货款安全。
(5)原物料预付货款支付以后，采购部和财会部必需同时明确专员负责该项原物料和货款追踪统计，并依据实际情况按天或周，或旬将统计提交给总经理(助理)，直至该协议推行完成。
6.汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经部门经理审核，呈报总经理同意，由财会部授权办理。
7.如发生付款后进货量不足等情况造成企业多付款或供给商欠款，财务部要责成具体经办人员立即追回，必需时应采使用方法律手段追回。
8.经办人员依据采购凭证、入库单或相关协议（协议）和财务部确定付款方法，由财务部填写《请款单》，按财务权限审核。
9.要求供给商或请款方提供正规发票，同会计审核请款手续。
10.全部手续合格后，出纳付款。
11.对于频繁业务往来或超出5000元以上应付款，企业标准上进行月结或分批付款，特殊情况由总经理同意后进行。
五、其它付款管理
1.企业人职员资、奖金发放，须严格根据要求实施。每个月工资、奖金由行政主管部门填写发放表，经会计师、总经理签字同意后，财务部审核发放。
2.需交纳各项税费，按国家税法相关要求办理，经财务部会计师审核，总经理同意后缴纳。
3.因工程需要所发生生产、技术和管理人员外出培训费用由企业分管领导、会计师、总经理按管理预算费用标准严格控制同意。
4.收到贷款利息通知单，财务部会计签字认可后进行帐务处理。支付贷款利息时，由财务部会计签字，总经理同意。
5.各项业务前期费用、项目开发管理费、技术服务费、生产准备费等不直接记入资产成本、需按要求分摊其它费用开支，由经办部门按要求程序签字后由会计师、总经理审批。
6.全部付款凭证必需由财务部责任人(或被授权人)签字、总经理审批后才进行办理。
7.应填写资金开支申请表付款业务，经办人员必需将资金申请表和付款单据一并交财务部，由财务人员办理具体资金支付手续。无资金申请表，财务人员不予付款。
8.经办部门持发票报销时，发票内容必需和资金申请表内容相同，且金额不得超出资金开支申请表金额。发票必需有效、填写齐全、规范，不符合财务报销要求时，必需更换发票，不然财务人员不予受理。
9.经办部门要根据要求认真填写付款凭证，由经办部门责任人签字，未注明对应协议编号、订单编号和不按协议要求办理预付款和结算款，财务人员不予受理。
10.本要求由企业财务部负责解释。

一、 规范应付帐款会计核实
　　核实是管理基础和信息起源，错误核实将造成错误信息和错误分析结果，所以规范应付帐款会计核实至关关键。
　　1. “应付帐款”科目标设置和核实
　　为了确保数据起源统一性，降低核实级次，对供给商核实通常只采取“应付帐款”一个一级科目，“预付帐款”业务反应在“应付帐款”借方(编制会计报表时需依据其它额方向进行重分类)。“应付帐款”科目借方蓝字反应实际支付(或预付)款项，借方红字反应收到供给商退回多付款项;贷方蓝字反应实际收到材料或商品，贷方红字反应退回供给商材料或商品;期末借方余额反应企业实际预付、还未到货款项，贷方余额反应企业应付未付款项。“应付帐款”科目应按供给商设置明细账或按往来单位(供给商)核实。
　　2. 帐务处理立即性要求
　　在采购业务发生后，财务部门应立即取得货物出入库单据并做帐务处理。在企业实际工作中，因为货物流转和单据流转并非完全同时进行，做帐立即性往往极难得到确保;而帐务处理不立即造成财务信息时间性差异，将直接影响应付帐款帐龄分析正确性。怎样确保物流单据流转立即和通畅，是企业业务步骤管理中应处理问题。 规范应付帐款会计核实是进行应付帐款帐龄分析取数基础。
　　二、 建立供给商基础信息档案
　　供给商基础信息起源渠道有三种，一是财务部门在财务软件中录入，二是财务部门平时手工或电脑记载，三是企业物资采购部门手工或电脑记载。因为各部门对供给商信息需求不一样和财务软件本身不足，对于以前两种渠道得到供给商信息，仍需进行合适加工才能加以利用，所以第二、三种渠道相结合，即财务和采购部门配合、在电脑中共同建立和维护供给商基础信息档案，是较佳选择。
　　供给商基础信息内容视企业管理需要而定，通常应包含以下信息：供给商名称、供给商简称(或编号)、国别、城市、供货商品类型(或品种)、开始合作日期、结算币种、结算方法(细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等)、信用额度、信用期、(预付情况下)首付百分比、到货百分比、尾付百分比、运保费负担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供给商电话、供给商地址、供给商银行帐号，等等。
　　应该注意是，为了增强数据库之间有效链接、实现数据自动归集和汇总分析，必需确保上述信息中最少有一条(如“供给商简称或编号”)和财务软件中供给商资料完全匹配。
　　三、 创建应付帐款帐龄自动分析表格
　　为了分析企业对供给商欠款时间长短，维护企业对供给商信誉，为资金安排提供轻重缓急依据，需要象对待应收帐款用户一样，对应付帐款帐龄进行分析。 　　传统帐龄分析方法是，从应收(付)帐款明细帐中逐笔提取、按用户逐一进行分析，其结果是速度慢、工作量大、正确度低，在用户数量众多、业务频繁时几乎无法开展。笔者在实际工作中，总结出一个结合财务软件、利用EXCEL自动快速地编制应付帐款帐龄分析表方法：在按月搜集供给商采购额、付款额基础上，快要几年每个供给商每个月采购额、付款额数据反应在同一张工作表中，然后利用EXCEL函数，自动、快速地编制出多种帐龄时间段金额分布应付帐款帐龄分析表(受篇幅所限，具体编制方法在此省略)。简化“应付帐款帐龄分析表”格式以下： 序号 供给商名称 国别 产品品种 币种 信用期/天 近六个月累计采购额 近1年累计采购额 本期应结算金额 欠款余额 360天 结合供给商基础信息档案，“应付帐款帐龄分析表”能为我们提供和供给商管理相关极为有用数据信息，如企业欠各供给商货款时间长短分布、超出信用期供给商名称和欠款金额、一定时期内各供给商和产品品种采购和付款金额等。
　　四、 建立供给商分类管理系统
　　1. 供给商ABC分类法
　　库存ABC分类法一样能够被移植到供给商管理中来：供给商中少数将占采购总值大部份。
　　(1) 可将全部供给商区分为三个不一样部份：
　　A类供给商：采购额占采购总额70~80%、但数量只相当于供给商总数15~20%。
　　B类供给商：采购额占采购总额15~20%、数量相当于供给商总数30~40%。
　　C类供给商：其采购金额在总金额中几乎能够忽略不计，采购额占采购总额5~10%、数量相当于供给商总数60~70%。
　　(2) 将“应付帐款帐龄分析表”按近六个月或近1年累计采购额由大到小排序，计算出累计百分数。通常情况下，当累计采购额百分数达成70%时，组成这些采购额供给商即为A类供给商;当累计采购额百分数达成95%时，组成70%~95%采购额之间供给商即为B类供给商;剩下属C类供给商。
　　(3) 对于不一样类别供给商实施不一样发展策略和控制方法： 类别 发展策略 优先级 内部步骤参与度 往来统计 A 战略同盟，共同成长 一直优先 溶入到企业内部销售估计、订货计划制订、结算等关键业务步骤中 最正确、完整、明细地统计基础信息、商品数量和金额、运输、服务和产品质量、损失等情况 B 平等协作，互惠互利 关键时优先 只参与部分次要步骤 只需正常统计处理 C 按需交往 不优先 不参与内部步骤 最简单统计处理
　　2. 规范结算条件类别
　　结算条件 A 尽可能长信用期、一定授信额度 B 一定信用期 C 供需双方协商
　　3. 规范结算步骤
　　清楚结算步骤，能极大地增强财务工作计划性，减轻结算工作量，提升财务工作效率。可从以下几方面规范结算步骤：(1) 要求结算期：依据本企业结帐日期(如每个月25日)，以月为周期划定一个时间周期(如上月26日~本月25日)为结算期，供给商在这个结算期内全部交货金额即为当月结算额。统一结算期是统一对帐、统一付款前提，可大大提升工作效率。
　　(2) 将结算工作划分为以下多个时间段：a、 对帐期：通常在企业结帐日期结束后几天内，在此期间集中安排和供给商帐务查对工作。对帐结束后，双方应就对帐结果给予书面确定。b、 资金计划提交期：属于企业内部业务步骤，通常在月末进行。由采购或用款部门提交下月付款计划，财务部门依据资金情况进行审核并将审核结果反馈给采购或用款部门。c、 付款申请提交期：通常在付款日前一周内，由采购或用款部门依据审批后付款计划提交具体付款申请单，按企业付款审批步骤进行审批。d、 发票提交期：通常在对帐后几天内或付款日前几天，由财务部门经过采购部通知供给商提交发票。e、 付款期：通常每个月集中一、两次付款，由财务部门依据付款计划和付款申请单办理货款支付手续。
　　以上结算步骤适适用于提货后付款或有一定信用期供给商货款结算，对于付款提货或订货等预付款业务结算，则需依据实际情况而定。
　　五、 规范采购协议文本
　　对于不一样类别供给商应采取不一样采购协议格式：因为A、B类供给商和企业是长久合作关系，所以应签署十二个月内或一个较长时期内有效通常性(框架性)合作协议，以后每次订货时，以双方传真或信函形式往来订货清单或采购指令为准，免去频繁起草采购协议繁琐;针对C类供给商采购协议格式，则应包含合作协议相关条款和订货清单内容，不能只有订货清单。合作协议应包含以下内容，以避免以后因交易产生经济法律纠纷而带来经营风险：1. 供销双方单位名称、地址、电话、联络人、银行帐号、税号等基础信息;2. 对订货清单或采购指令法律效力说明：如“依据本协议所制订补充协议、订货清单、采购指令及相关修订书等，和本协议组成一个统一整体，和本协议含有相同法律效力”;3. 关键名词术语定义和解释;4. 产品技术规格和标准;5. 知识产权约定;6. 包装、运输和保险;7. 结算条件：含结算期约定、信用期、对帐时间和方法、付款方法、币种、发票类型和提交时间，等等;8. 质量确保和售后服务;9. 反贪条款：预防贿赂和贪污行为; 　　10. 违约责任和不可抗力定义;11. 协议变更和解除情形约定;12. 协议期限;13. 争议处理方法(尤其应注意仲裁或诉讼地点要求)。
　　六、 建立供给商信用评级制度
　　不一样于以预防收款风险为目标销售用户信用评级，对供给商信用评级是为了考察供给商在生产能力、资金、管理、成本控制、质量控制、售后服务、可连续发展等方面实力，以决定是否选择该供给商作为长久合作伙伴。优质供给商伙伴能够帮助企业共渡难关、增强竞争力。1. 对供给商信用评级需要搜集以下资料：供给商资产情况、财务情况、经营管理能力、以往业务统计、企业资信等。2. 建立供给商信用评定模型可按以下步骤进行：1) 确定信用评级需采取大项及其子项目原因或指标体系;2) 确定各大项及其子项目原因或指标分值权重;3) 确定各项目原因或指标计算公式或评分标准(分值);4) 确定综合测评分值对应信用等级名称及其含义。
　　最终，结合供给商信用等级和“应付帐款帐龄分析表”反应业务交往统计，确定被授信额度大小和期限长短。当然，能否取得对应授信结果，取决于企业采购部门和供给商之间商谈效果。“市场竞争将不再是单个企业之间竞争，而是供给链和供给链之间竞争”。企业只有从战略高度出发，有目标、有系统地管理好和供给商关系，加强对应付帐款管理，才能使自己在市场竞争中处于有利地位。