档案管理新规制度.docx

档案管理制度

第一章 总则
为了规范企业档案管理，充足发挥档案作用，增强企业档案实用性和有效性，依据《中国档案法》等相关政策法规和业务要求，特制订本制度。
第一条 档案管理是企业工作一个关键组成部分，是企业进行管理活动依据和必需条件。
第二条 企业档案统一由行政人事部综合档案室实施集中管理，并对其它部门档案管理工作进行督促和指导。各部门日常工作形成文件材料由本部门专员负责分类整理，并定时向综合档案室移交统一保管。各部门移交资料时必需办理正规交接手续。协议类档案需同时向财务部提交复印件一份。
第三条 企业全部职能部门全部必需认真落实实施本制度，确保档案完整、正确、安全，使我企业档案管理逐步实现规范化、标准化。
第四条 企业会计档案，根据财政部《会计档案管理制度》归档、管理; 企业人事档案，根据《干部档案工作条例》、《企业职员档案管理工作要求》归档、管理。
第二章 档案管理范围
通常反应企业工作活动、含有查考利用价值文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。
第一条 上级机关文件材料应归档有：
（一）上级机关颁发需要企业落实实施文件材料；
（二）上级机关相关领导视察、检验企业工作时关键指示、讲话。题词、照片和有特殊保留价值录音、录像等声像材料及登载相关内容报刊。
（三）代上级机关草拟并被采取为文件定稿和印本。
（四）其它文件材料。
第二条 企业文件材料应归档有：
（一）企业颁发（包含转发及其它单位联合颁发）多种正式文件签发稿、印本、关键文件修改稿;
（二）企业请求和上级机关批复文件，各部门、各子企业及其它各所属企业请求和本企业批复文件；
（三）企业及各部门工作计划、总结、汇报；
（四）企业召开多种会议全套文件和会议形成声像材料；
（五）企业领导公务活动形成关键文件、电报、电话统计，从外单位带回和企业相关文件材料；
（六）企业领导或各部门相关责任人代表企业对电视台、广播电台及报刊记者新闻公布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位关键讲话稿本；
（七）反应企业经营和管理专业文件材料，如投资项目、设备购置、贸易、重大课题、信贷、租赁等业务中产生多种文件、资料、协议、样票等；
（八）企业或企业汇总统计报表和统计分析资料（包含计算机盘片等）；
（九）企业及各部门、各子企业成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；
（十）企业及各部门、各子企业制订规章制度等；
（十一）企业历史沿革（包含企业介绍）、大事记、年鉴，反应企业关键活动、事件剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性实物及展览照片、录音、录像等文件材料；
（十二）企业编印企业要闻、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物定稿、样本；
（十三）企业及各部门、各子企业干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职员录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成文件材料；
（十四）企业干部、工人、党员、团员名册、报表；
（十五）企业干部、工人转移工资、行政、党、团关系介绍信存根；
（十六）企业外事活动中形成请示、汇报、计划、考察总结、关键简报、会议纪要、会谈统计、声像材料、有参考价值材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
（十六）企业处理法律纠纷问题形成文件材料；
（十八）企业或部门、子企业和相关单位签署多种协议、协议书等文件材料；
（十九）企业固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；
（二十）企业购置大型设备和基建工作中形成凭证、协议协议、图纸文件材料。
第三条 同级机关和非隶属机关文件材料应归档有：
（一）同级机关和非隶属机关颁发非本企业经营范围但需要实施法规性文件；
（二）相关业务机关检验本企业工作形成关键文件；
（三）同级机关和非隶属机关和本企业联络、协商工作来往文件。
第三章 综合档案室管理员职责
第一条 主动落实、认真实施国家档案法和我企业档案工作方针、政策，制订我企业档案管理工作具体操作制度，实现企业档案管理标准化。
第二条 努力学习专业档案管理知识及企业业务相关知识，提升本身业务水平，充足掌握综合档案室库存档案多种情况，做到心中有数，操作自如。
第三条 督促指导企业各部门对各类档案归档很多步骤严格把关。
第四条 做好档案搜集、整理、判定、保管、编目、检索、统计和提供利用，并对企业非业务档案实施集中统一管理。
第五条 负责综合档案室库房日常管理工作，严格根据 “八防”（ 防火、防尘、防盗、防潮、防磁、防腐、防高温、防虫鼠）要求，确保综合档案室安全和卫生。
第六条 秘密、机密档案应放在保密设施很好箱柜中，不得随意乱放，必需时可加锁密封。
第七条 严禁在社会上传输包含企业内容档案材料。
第八条 档案工作人员不得私自摘抄、复印、翻拍档案内容。严禁携带保密档案参观游览、探亲访友，严防失、泄密事件发生。
第九条 发觉失密问题时，档案室工作人员应立即向相关领导汇报，并采取处理方法。
第十条 严格实施保密安全制度，确保档案完整安全。
第四章 档案管理制度
第一条 为维护档案正确性和严厉性，任何个人不得随意更改档案材料中内容。有意违反者，依据企业相关制度给行政处罚。如须更改档案相关数据内容，必需总经理签字更改通知书，方能进行更改，凡更改后档案数据处，应加盖“已更改”印鉴。
第二条 企业各部门应在每十二个月3月底以前将上年度办理完成、需归档文件材料整理、立卷，向行政人事部移交。各单位、各部门必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第三条 立卷归档要求：归档案卷总要求是：遵照文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（一）归档文件材料种类、份数和每份文件页数均应齐全完整。
（二）在归档文件材料中，应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（三）卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（四）卷内文件材料应按排列次序依次编写页号或件号。装订案卷，应统一在有文字每页材料正面右上角、后面左上角填写页号；不装订案卷，应在卷内每份文件材料右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料后面编号。
（五）永久、长久和短期案卷必需按要求格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有虽有题名无实质内容也应重新拟写：没有责任者、年、月、日文件材料要考证清楚，填入相关项内；卷内文件目录放在卷目。
（六）声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（七）本企业各部门立卷所需案卷封皮、卷内文件目录表由行政人事部统一发给。
第四条 档案保管期限
（一）文书档案保管期限定为永久、长久和短期三种。长久为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
（二）确定企业档案保管期限标准
1、通常反应企业关键职能活动和基础历史面貌，对本企业有长远利用价值档案，列为永久保管。
2、通常反应企业通常活动，在较长久时间内对企业工作有查考利用价值文件材料，列为长久保管。
3、通常在较短时间内对企业有参考价值文件材料，列为短期保管。
第五条 根据“八防”要求，设置窗帘、樟脑精、配置灭火器，适时进行库房密闭、通风等方法。
第六条 档案室是存放档案机密重地，除相关领导视察工作外，非本室工作人员，未经同意，任何人不得随意进入。
第七条 档案管理人员应定时对所保留档案进行检验、查对、清点，做到发觉问题立即补救。
第八条 凡借出档案归还时，档案管理人员应认真查对，正确完好方可办理归还手续，并立即依号上架。
第九条 入库档案必需进行归类、编号，并成卷装订；库房中档案应排列有序，统一编号，便于查找。
第十条 要求书写工整，用纸规范。使用蓝黑墨水、碳素墨水或激光打印或喷墨打印。不得使用圆珠笔，铅笔书写。
第十一条 保管档案人员调离时，对所保管档案材料要逐件进行移交，移交清单一式两份，办完交接手续，方可调离。
第五章 档案借阅制度
第一条 企业档案借阅实施逐层审批制。每次借阅时间不得超出7个工作日，如需继续使用，必需办理续借手续:企业各部门因工作需要，借阅本部门业务档案需经本部门领导同意，然后到行政人事部填写档案借阅单，方可借阅；企业各部门借阅非本部门业务档案须经档案所属部门同意或总经理同意。
第二条 借阅档案必需严格推行登记手续，归还档案要进行检验、清点，并在登记薄上注销。
第三条 借阅档案同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经总经理同意。凡借阅档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，须经总经理同意。
第四条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第四条进行处罚。
第五条 总经理借阅非密等级档案，可直接经过档案管理员办理借阅手续。
第六条 如借阅人没有根据要求程序办理借阅手续或借阅手续不完善，档案室管理员有权拒绝其调阅。
第七条 企业档案标准上不对外，如遇特殊情况有外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理同意后方可查阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第六章 档案销毁
第一条 企业任何个人或部门非经许可不得私自销毁企业档案资料。
第二条 对已过保管期限和确无保留价值档案，应由档案管理人员定时清理，提出销毁和处理意见，造具销毁清册，提交部门责任人审查并报总经理呢同意。销毁时要有两个监销人员，监销人应在销毁清册上署名，然后归综合档案室保留。
第三条 在销毁企业档案资料时，监销人员必需由总经理或行政人事部指定。
第四条 经同意销毁档案，档案管理员须认真查对，将《企业档案资料销毁审批表》和将要销毁档案资料做好登记并归档，记录表永久保留。
第七章 罚则
第一条 企业各部门凡违反制度第四章第二条，无故延期或不交应归档文件材料，一经发觉，限期上交，经催交仍拖延不交，除责令其文件责任人和部门责任人写出书面检验外，各罚款100元～500元，并给予通报批评。
第二条 企业各部门凡违反本制度，泄露秘密，按《企业保密工作条例》进行处理。对涂改、拆散或未经领导同意转借、复印或携带档案外出；视具体情况，对部门责任人和当事人各罚款500元～1000元，并给予通报批评。
第三条 企业各单位凡违反本制度第五章第一条，不按借阅期限归还，限期归还并责令其当事人写出书面检验。
第四条 企业各部门凡违反本制度第五章第四条，遗失档案，应立即汇报。视情况出具处理制度及对应处罚。

第八章 附则
第一条 本制度由行政人事部制订，经总经理审批签字后生效。
第二条 本制度修改及解释权归行政人事部，之前下发制度如有和本制度相悖之处，均以本制度为准。
第三条 本制度自XX月XX日起实施。
第四条 附件：
附件1：《资料借阅审批单》
附件2：《档案资料销毁清单》

附件1
资料借阅审批单
序号
借阅文件
借阅时间
归还时间
借阅人
借阅原因
部门责任人审批
总经理审批
备注

附件2
档案资料销毁清单
序号
年度
资料编号
类别
名称
保管期限
起止时间
判定时间
数量（件）
备注

总经理审批： 监销人： 判定人：