物业标准管理系统需求.doc

物业管理系统

系统功效总体架构

系统功效介绍
一、 资源管理

1. 房产资料
列表浏览全部房产及其业户资料，不仅能经过楼盘、楼栋、楼层等房产树形导航筛选，还能经过多种字段进行模糊查找。
房产资料卡片集中显示了房产基础资料和自定义资料，并显示该房产相关业户资料。
本模块提供房产多种对象（楼盘、楼栋、楼层、房屋）新增、修改（包含成批修改）、删除等操作，能新增、修改、删除、更换房屋业户，并能查看业户客服和财务统计。

2. 车位资料
列表浏览所管理和经营车库和车位资料，不仅能经过楼盘、车库等房产树形导航筛选，还能经过多种字段进行模糊查找。
可对车位做绑定房屋操作，车位所产生费用可自动转到该房屋。
可新增或编辑该车位目前业主或租户资料。
可对该车位做租务（出租、退租、违约等），添加车卡或车辆等操作。
可查询该车位费用、历史租户、租赁业务、、相关车辆、相关车卡等。

3. 业户资料
本模块能编辑和查看业户基础资料、联络信息、入住信息、用户自定义信息、相关房产信息、家庭组员信息。

4. 车辆管理
列表浏览长久停放车辆资料。不仅能经过有没有车位、车辆类型等条件导航筛选，还能经过多种车卡号码、车牌号码进行模糊查找。
可对长久租用车位车辆生成停车费。

5. 外协单位资料
编辑查看物业管理相关各单位（公安、供水、供电、装修等）具体资料，并能够方便查询。
在财务管理中，可对外协单位添加应收和应付。在维修管理中，可将维修单位指定为外协单位。在协议管理中，可对外协单位添加协议，并生成应收和应付。

6. 房态表
经过色块直观显示房产及车位状态，并能方便地进行业务操作。
双击某个色块，将显示该房产具体资料及相关资料。

二、 财务管理（费用管理）

财务管理功效架构

票据管理步骤

物业财务总有“应收”、“预收”、“应付”三本帐。“应收”经过“收款单”收取，押金类应收收取后，自动生成应付，“应付”经过“付款单”付款。
“预收”由“收款单”生成，并经过“转帐单”冲抵“应收”，“应付”经过“转帐单”冲抵“应收”。
1. 应收费项设置
设置周期性、临时性、滞纳金类等多种应收费项各项属性，包含费项计算方法、计算精度、计费期间等。
费项计算公式完全由用户自定义，提供几十种参数和函数供用户选择，轻松实现多种分摊计算。能对每个房屋每种周期性收费项目单独设置多种属性。支持计算单价按时间和用量自动改变。能对不一样房屋不一样费项设置不一样滞纳率。

2. 应收管理
可按房产、费项、期间查询应收费用明细和汇总数据。
A．计算周期性费用
以向导形式率领用户完成周期性费用计算。可选择任意费项或区域进行计算。
B．添加临时性费用
能对任何房屋/外协单位添加临时性费用。
C．计算滞纳金
按预先设置滞纳金百分比及收款终止日期成批计算滞纳金。
D．帐单打印
能够单个或成批打印多个样式付款通知书和催款通知书。系统提供单据编、辑器能使用户方便快捷编辑多种通知书格式。
E．查费/改费
能够查看和修改各笔应收费用各项属性。

3. 费表设置
能设置多种独立表、公用表、总表、虚拟表，能为多种非虚拟表设置父表，能按表名、房屋、表间关系查看多种费表安装情况。
4. 用户抄表（可设置为用户录入）
录入每次抄表行度，自动计算用量。能自动识别费表读数归0情况，能依据设置，对过大和过小读数，系统自动变色提醒。预留和自动抄表系统接口。

5. 收款管理
录入收款信息生成收款单。系统自动列示出所选房屋或维修单位未缴清应收列表，勾选此次收款应收费用（或输入预收金额和预收费项），选择收款方法、发票编号等信息后系统生成收款单。
本模块提供给收费用编辑功效，可新增、修改、删除、拆分应收费用，可提交优惠申请，可应用预收款余额冲抵应收（生成转帐单）。
本模块提供多种查询功效，满足收款时多种查询需求，包含查询房产或业户信息、相关租赁协议、相关业务单据、抄表统计、历史收费情况等。
本模块提供对收款单管理功效。能够对收款单进行复核、审核、作废、冲红等操作。
本模块整合票据管理功效。打印收款单时，自动按次序核销“机打收据”。假如输入（可选择）税控发票号码或手工收据号码，可自动核销对应税控发票或收据。

6. 银行划帐管理（网上缴费）
A．划帐管理
系统自动生成供银行划帐文件。并提供了划帐文件格式设置和帐号检验功效。
B．对帐管理
针对银行划帐，系统提供银行对帐向导，一步步指导用户依据银行返回对帐文件进行对帐，自动生成收款单，同时系统还提供了对帐文件格式设置和对帐数据检验和分费项对帐等功效。
7. 应付费项设置、应付管理和付款管理
A．应付费项设置
设置应付费项。包含类别、种类、单价等信息。
B．应付管理
提供对应付款集中浏览、添加、修改、删除等功效。
C．付款管理
提供对付款单增加和删除功效。
8. 转帐管理
用转帐单形式进行特殊业务处理，便于对特殊业务管理。
冲抵预收款：应用于不定费项和指定费项预收款冲抵应收。
冲抵赠予款：应用于不定费项和指定费项赠予款冲抵应收。
调整应收款：用生成一笔新应收（金额为负数或正数）形式对原费用进行金额调整。
优惠应收款：用生成一笔新应收（金额为负数或正数）形式对原费用进行优惠。
转作坏账：将一些费用转为坏账，不出现在应收中。系统还提供取消功效，将坏账转为正常应收。
应付冲抵应收：用租户未付应付费用冲抵该租户应收费用。
更改应收状态：将应收费用正常状态改为其它由用户自定义状态。变更状态后费用不再出现在应收帐中。
9. 总帐接口
系统全部应收、应付、实收、实付及转帐数据均能自动生成凭证文件，由总账系统凭证引入功效引入系统生成凭证。
系统现已完成SAP，金蝶K3、KIS，用友U8、NC，新中大NGPower，金算盘5，灵狐7/8等多家国际中国主流总帐系统接口。
接口程序关键包含以下功效：
A．接口设置
设置多种类型凭证会计科目，并能设置多种辅助核实项目。
B．凭证生成
应收或应付自动生成应收应付凭证文件。单张或多张收款单、付款单、转帐单自动生成收、付、转凭证文件。
10. 票据管理
提供对物业企业四种票据（机打收据、税控发票、手工收据、定额发票）基于整个步骤完整管理，对每种票据，采取不一样自动核销方法。对每种票据，均可同时按本和按页进行管理。
A．票据购入
输入所购票据种类和起止编号，系统自动按本生成票据“本”统计和“页”统计。
B．票据领用
以单据形式统计票据领用情况，包含领用人、领用时间及领用票据明细。
C．出纳查对
收款员可将自己收款统计生成并打印“交接单”，出纳可方便查对现金、交接单和对应收款单是否相符。出纳审核“交接单”后，系统中对应交接单和收款单均呈锁定状态。
D．会计核销
会计深入查对收款所使用票据是否和系统中票据相符。因为系统是自动标注票据使用情况，所以会计只需简单地检验票据使用统计即可。

11. 收费状态表
用色块直观地标识费用收缴情况。便于非财务部门查看业户收费状态。

三、 用户服务

1. 投诉管理
统计业户投诉内容，及其处理情况。
统计投诉内容还包含投诉类别和方法、被投诉人类型、立项和回访情况，便于对投诉进行分类统计。
能按投诉单状态和相关房屋对投诉单进行列表查看

2. 维修管理

统计业户和公共区域维修情况，由多个部门协同工作。客服部门接到报修填写报修情况，经过多个路径派工到工程部，工程部门拿到系统打印维修单进行现场维修，维修完成后，由工程或客服部门录入完成情况。客服部门进行回访，填写回访情况。
经过维修单，统计完成状态、维修项目、维修时间、用户满意度、维修材料、维修费用等。能自动生成维修费和材料出仓单。
能按维修单状态和相关房产进行列表查看。

3. 装修管理
统计业户装修情况。包含施工单位情况、装修审批情况、提交资料情况、装修内容、应收及应付费用、出入证情况、施工监督情况、验收情况、相关图档等。
对装修产生应收和应付费用，自动生成应收应付款。
能按装修申请单状态和相关房产进行列表查看。

4. 钥匙管理
统计业户钥匙寄存、领用和归还统计。

5. 家政服务
统计家政服务申请/完成情况，并自动生成应收款到财务管理子系统。

6. 收楼维修管理
编辑查看交接房时维修情况，可定义维修项目，统计完成情况和跟进统计。

四、 工程设备

1. 设备资料
可定义设备种类及对应属性字段。
统计每一个设备台帐资料。可按设备种类、类别和放置位置进行列表查看。

2. 设备保养
可按月制订整年设备保养任务。可在月视图中，按日制订月保养任务。在月任务视图中，可直观地经过色块查看设备保养计划及完成情况。
设备保养计划及完成情况，均经过设备保养任务单录入。

3. 设备维修
系统经过维修单进行设备维修管理，维修单会详尽统计设备损坏情况、维修内容、维修人、更换零配件等信息。系统能够依据多种条件对维修统计进行汇总、统计、生成报表。
4. 能耗管理
经过汇总、统计目前及历史水电表读数，分析公共用电能耗情况，同时生成历史能耗趋势图表，直观地反应出能耗走势，提供领导决议。
全部能耗统计项目，均由费表函数四则运算公式定义。

五、 仓库管理

本模块可使用户对本企业物流进行有效动态控制，并能够按任意条件进行查询统计。
1. 仓库资料
录入各仓库基础资料，以实现多仓管理。
2. 物品资料
编辑查看各物品类别信息。
编辑查看各物品基础资料。如编号、名称、规格型号、最低库存、最高库存等。
3. 采购管理
编辑查看采购申请单。审批经过后，可自动转为入仓单或出仓单。
采购申请单审批可经过步骤审批或直接录入审批结果。
4. 入仓管理
编辑查看入仓单。只有已审批入仓单才会改变库存。
5. 出仓管理
编辑查看出仓单。只有已审批出仓单才会改变库存。
6. 仓库调拨
编辑查看调拨单，统计物品在不一样仓库间调拨。调拨单审批后，自动生成入仓和出仓单。
7. 仓库盘点
编辑查看盘点单。盘点单审批后，自动生成入仓或出仓单。
8. 库存查询
查询各物品在不一样仓库库存单价、数量或金额
9. 库存统计
经过报表形式，快速查阅本期期初、本期发生、期末数量和金额，库存短缺明细表、库存超储明细表、库存估计表，用户可立即掌握仓库基础情况
六、 治安消防
用户能够灵活自定义保安值勤班次、时段、人员、地段等详情。
用户能够按任意时段输入保安值班安排，实现系统自动排班。
用户能够登记辖区范围内发生治安事件及其处理情况，系统自动保留并进行多条件组合查询。
可统计各警械资料及领用情况。
能统计各消防设施资料，和消防演练和培训统计。
七、 绿化保洁
保洁安排
用户能够自定义保洁项目、人员、时段、地点及说明，对每个保洁项目可定义计划完成时间，便于定量管理。
保洁检验
用户可针对每个保洁项目，录入实际完成时间。
绿化资料
用户能够录入绿化所使用多种植被信息，包含名称、种类、科目、生长习性、养护技术、土壤环境、生长周期、养护周期等内容。
绿化安排
用户能够录入绿化多种信息，包含植物名称、养护人、养护时间、内容等，生成绿化安排统计，并进行绿化日期提醒。
绿化检验
用户能够将绿化带资料进行登记，包含绿化带名称、植物品名、棵数、时间、面积等信息，同时进行绿化带管理日期提醒。
绿化工程
统计绿化工程工程名称、施工单位、施工时间、完工时间、施工单位资料、面积、地理位置、工程周期、三包期内情况等。

八、 人事管理
1. 人事资料
编辑查看组织和职员基础信息和自定义信息，可定义任意基础组织资料。
可录入查看职员家庭组员资料、培训统计、职位变更统计、奖惩统计、工作教育统计、担保情况、证件资料、调动统计、薪水变更统计、保险统计、假期统计等。
2. 人事提醒和分析
系统依据所录入数据，自动对以下业务进行提醒：
本月及本日签署协议人数及明细，本月及本日协议到期人数及明细、本月及本日过生日人数及明细，本月及本日入职人数及明细，本月及本日离职人数及明细，本月及本日开始试用人数及明细，本月及本日试用到期人数及明细。
经过表格和图形方法对人员组成、培训和奖惩数量进行统计分析。
3. 工资管理
定义工资项目，设定工资项目标计算公式。
录入并计算当月工资金额。
统计工资发放情况。以工资条、报表等方法输出工资数据。
4. 排班考勤
统计职员排班情况。
可将职员考勤统计（Excel格式）导入系统，由系统自动比对。

九、 资产物品
集中管理企业固定资产、工具及钥匙。

十、 图档知识
用户能够对本管理企业ISO9000文档、收文、发文、会议纪要、协议、图纸等文件进行登记和保留，并按任意条件进行查询。如登记市场/物业企业汇同发展商收楼时多种信息资料，业主委员会各类管理制度等。
十一、 协议管理
集中录入查看各类协议。每份协议可同时设置所属用户类别、用户种类和系统类别。用户类别可由用户定义为任意等级，每种用户种类可绑定不一样协议条款，系统默认有业户、外协单位、职员三种系统类别。
针对业户和外协单位协议，可添加应收和应付费用。
十二、 管理驾驶舱
系统用图表分析、经营指标、综合报表等形式，对经营情况进行综合统计分析。

十三、 系统基础功效平台
1. 业务提醒
系统开启时，自动搜索系统数据，提醒相关信息和工作内容。
业务提醒：包含以下内容：欠费租户、近期退住租户、应计费租户、空置单元、新入住租户、协议到期租户、设备保养计划、逾期维修单、逾期投诉单、保安排班、逾期未验收装修单、新出租车位、车位到期租户、车位续租租户、协议失效清单、协议有效清单、IC卡余额清单、物品库存提醒、职员试用到期提醒。
可对不一样用户设置不一样提醒内容。
公共待办事务：列示未完成多种业务单据，包含未完成维修单、装修单或投诉处理单等
公共信息：列示公共信息。
公共通知：列示公共通知
我审批：显示用户全部待批事务列表。
我日历：显示用户个人工作日历
2. 信息发送
系统能对指定或欠费租户，经过手机短信、电子邮件、语音短信（需电信运行商支持）等方法发送信息。信息内容可经过模板定制，可包含信息通知、节日祝贺、欠费提醒等。
3. 系统设置
用户管理：设置用户组，用户权限。
角色管理：设置系统使用角色。
步骤设置：设置系统审批步骤，包含步骤各步骤，每个步骤参与角色，每个步骤经过条件（一票否定、设定经过百分比等），已经该步骤适用单据。
操作日志：统计用户操作情况。
界面管理：可设置主界面所显示子系统、模块和报表。
新建帐套：新建帐套，经过它用户能够管理多帐套。
数据结转：当数据量过大时可清理历史数据。
数据备份：定时对数据库备份。
使用单位信息：保留用户使用单位信息。