公司接待作业流程及统一标准.doc
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1、公司对外接待流程管理规定(一)、目为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,规范对外接待管理秩序,提高接待管理水平,展示公司礼仪形象,特制定本管理规定。(二)、范畴及流程图本原则合用于公司各种接待工作和有关部门。1、理解宾客状况;2、拟定接待级别;3、拟定陪伴人员;4、拟定用车、宴请、住宿原则;5、依照接待需要准备鲜花、条幅,预定会议室;6、联系有关部门做好照相、录相等宣传工作。各部门接受告知,理解来访意图、来访规定等基本状况,报备行政人事部报总经理审批行政人事部安排,做好接待准备工作台宴请会议欢送住宿一、拟定参加欢送人员名单、车辆,需要馈赠礼物,按照接待级别提前准备一、拟定人员宴请接待级别
2、,报备总经理审批,有关人员承办。一、依照接待级别拟定住宿原则;二、做好提前预约工作。一、拟定会议议程、准备文字材料;二、摆放文献、席位卡等设立;三、准备茶杯、茶水、水果。(三)、管理行政人事部为公司接待工作归口管理部门,负责接待工作安排和管理,拟定重要宾客接待筹划,协调有关部门贯彻接待任务,提供后勤保障。公司各部门在接到重要来访预约后,须报行政人事部,并协助拟定接待筹划,有关部门配合接待工作。接到工作需报总经理审批并至少提前3天告知行政人事部。(四)、筹划和准备 1、行政人事部在接到公司领导告知或有关部门来访预约时,理解宾客基本状况:宾客职务、来访详细时间、人数、本地逗留日期、目和规定等;拟定
3、接待级别;拟定陪伴人员;拟定用车、宴请、住宿原则等,在这基本上拟定接待筹划,排出日程安排表,酌情安排接待原则。 2、行政人事部依照宾客状况按筹划告知参加会晤领导、陪伴人员、贯彻会晤时间及场合。3、行政人事部依照需要准备横幅、制作欢迎牌、批示牌,准备电脑、音响设备、投影等设备,并保证良好运转。依照需要,准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。市场部依照需要安排礼仪人员,邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排照相摄像等事务。4、如需宴请,行政人事部提前按接待原则预定好宴请宾客酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐原则;酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。 5、如需留宿,行政人事部提前按接待原则
4、预约好宾客下榻酒店。6、如需接送,行政人事部依照状况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好。7、如需订票,行政人事部协助提前购买车票及机票。(五)、接待原则接待登记一级原则二级原则三级原则接待对象厂家重要领导、区域重要领导、其她重要来访人员厂家、区域领导,其她重要来访人员厂家或区域普通性来访人员、其她普通性来访陪伴人员(如有需求)总经理、总经理助理、有关部门总监总经理助理、有关部门人员部门经理及有关人员住宿原则(如有需求)700元 人/天400元 人/天200元 人/天用车原则(如有需求)奥迪车辆丰田小霸王福特或丰田小霸王宴请原则(如有需求)3000元元800元一级接待原则:陪伴人员:总
5、经理、总经理助理、有关部门总监1、迎接:注意把握迎候时间,提前等待于迎接地点,接待人员引见简介主宾时,要注意顺序。2、参观:总经理、副总经理陪伴,由有关人员简介基本状况以及到达项目地后详细简介有关信息。3、座谈:由所需座谈部门配合,行政人事部人员保证公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适当,将有关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。依照需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、批示牌,调试好投影设备、照相摄像设备。二级接待原则:陪伴人员:总经理助理、有关部门人员1、迎接:由有关部门人员进行迎接,引导宾客。2、参观:总经理助理、有关部门人员陪伴,简介展示基本状况以及有关信息。3、座谈:
6、由所需会谈部门配合,行政人事部人员保证公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适当,将有关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。三级接待原则:陪伴人员:部门经理及有关人员1、参观:部门经理及有关人员陪伴,简介基本状况以及有关信息。2、座谈:由所需会谈部门配合,行政人事部人员保证公司环境、楼道、室内、洗手间清洁,将有关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。 (六)、接待路线公司来客到店 - 有关领导办公室 - 会议室(七)、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文献、重要会议先关内容,要特别注意保密,接待中既要纯熟简介公司状况,又要内外有别,严守我司商业机密,对不适当照相摄像场合,应向参观人员
7、阐明。(八)、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中获得信息汇总整顿,提取其中对公司有价值信息交有部门领导。 (九)、附件一、会议室准备规范二、宾客接待登记表三、接待礼仪规范会议室准备规范一、会议室不布置程 序标 准准备用品依照会议预定单规定将所需各种用品和设备准备好。拟定台型依照会议预定单上人数和规定,拟定出会议台型。摆 台1一方面摆好桌椅,距离相等对称,前看侧看都在一条直线上;2铺好椅套(无污渍、干净),椅套要干净,平整,包好椅角;3摆放好茶杯和纸笔摆放其他设备按宾客规定将所需设备摆放就位(会议前一小时),并调试好,按照需区域挂好横幅,横幅规定提前一天到位。检 查检查台型
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- 关 键 词:
- 公司 接待 作业 流程 统一标准
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