人力资源管理系统需求规格说明书.doc

人力资源管理系统为了提高企业信息化水平，促进企业管理的规范化、制度化、流程化，XX单位决定实施人力资源管理系统。希望通过这个系统的实施规范人事档案的管理，规范薪酬体系和薪酬发放的管理，规范人事的调动管理、培训管理和激励管理。并对招聘工作的职位发布、简历、面试、招聘题库、招聘考试、录用等环节加以规范。系统还需提供人事档案的导出和报表功能。本系统包括：系统管理、人力资源档案管理、薪酬管理、调动管理、培训管理、激励管理、招聘管理和标准化数据报表八个模块。系统功能为本说明书与附件Demo版界面描述中功能的并集。在上述文件未明确描述的情况下，应能满足合同和相关投标书所描述的功能。一、 人力资源档案管理人力资源档案管理是本系统的基础数据和核心内容。包含人力资源档案登记、人力资源档案登记复核、人力资源档案查询、人力资源档案变更和人力资源档案删除四个子模块。出于人力资源档案管理的慎重原则，档案的登记和变更都需要人事经理审核，通过后方可生效。人资档案的删除也并非物理删除，而是设置其状态为“已删除”，已删除的人资档案还可以恢复。1、 人力资源档案登记业务概述:对新入职的员工，人资专员需要将其基本信息登记到人力资源管理系统中。使用者：人事专员输入要素：档案信息包括：I级机构、II级机构、III级机构、职位分类、职位名称、职称；姓名、性别、Email、电话、QQ、手机、住址、邮编、国籍、出生地、生日、民族、宗教信仰、政治面貌、身份证号码、社会保障号码、年龄、学历、教育年限、学历专业、薪酬标准、开户行、账号、登记人、登记时间、特长、爱好；个人履历、家庭关系信息和备注。在录入基本信息后，还将上传该员工的照片。其中，性别、国籍、民族、宗教信仰、政治面貌、学历、教育年限、学历专业、特长、爱好为下拉选择框。登记人为当前系统登录用户，登记时间为当前系统时间。个人履历、家庭关系信息和备注为大段文本。部分下拉框数据来源于系统管理模块设置的相应数据。薪酬标准将关系到薪酬发放。登记成功后自动生成档案编号。档案编号在系统中唯一，不能重复系统界面如下：处理流程:人事专员录入档案信息确认无误后提交，该条档案状态为“待复核”。由人事经理复核后状态变为“正常”。输出要素:待复核的人资档案。2、 人力资源档案登记复核业务概述:首先列出待复核的所有人资档案。然后逐条进行复核。复核过程中，该员工所属机构和职位不能修改，其他信息均可修改。复核通过后改员工档案生效。使用者: 人事经理输入要素:所属机构和职位不能修改，其他信息均可修改。处理流程 首先列出所有待复核的人资档案。 逐条进行复核。n 修改不切实的员工信息。n 通过复核。输出要素复核通过后改员工档案生效3、 人力资源档案查询业务概述查询人资档案，列出符合查询条件的记录，并察看其明细。 使用者：人事专员/人事经理输入要素：查询条件包括：员工所在机构，职位和建档时间。所在机构查询条件为三级联动，从下拉框或列表框中选择。职位分类和职位查询条件为两级联动，从下拉框或列表框中选择。建档时间查询条件包含起止日期，建档时间在起止日期之间的记录将被筛选出来。查询条件之间是与的关系，即列出的记录需要满足所有查询条件。某个查询条件没有输入该查询条件将对结果不起限定作用处理流程： 填写查询条件。 列出查询结果列表。察看人资档案明细输出要素：复合查询条件的人资档案列表和人资档案明细4、 人力资源档案变更业务概述对人资档案数据进行更新。包括薪酬标准的调整。所属机构和职位不能修改，需要在调动管理模块中进行。使用者：人事专员/人事经理输入要素：可修改除档案编号、所属机构和职位外的员工信息。处理流程 输入查询条件。 查询得到符合查询条件的员工列表。选择一条档案进行变更。 修改员工档案数据（含重新上传员工照片）。 提交修改，等待复核。输出要素更新的数据待复核的员工档案。5、 人力资源档案删除管理业务概述出于人事档案管理的慎重原则，对人资档案不做直接删除处理。而是标记想要删除的记录状态为“已删除”。 状态为“待复核”的员工档案不能删除。状态为“已删除”的人资档案还可以恢复。使用者人事经理输入要素输入筛选条件处理流程 查询得到将删除（或恢复）的人资档案。 选择一条人资档案执行删除（或恢复）操作，系统给出提示，选择“确认”。 修改该人资档案状态为“已删除”（或“正常”）。 二、 薪酬管理主要流程如下：首先，在系统管理模块设置薪酬标准项目，例如：基本工资、岗位工资、交通补助、午餐补助等。然后，登记薪酬标准，并由薪酬经理复核。再然后，设置员工的薪酬标准，也需要经过复核环节生效。最后，进行薪酬发放登记，需要经薪酬经理复核。复核后的薪酬单状态为“执行”，付款状态为“等待”。具体的付款由财务系统完成，不在本系统功能设定内。通过薪酬发放查询可以查看付款单状态和明细。1、薪酬标准管理业务概述薪酬标准定义了一种工资总额及其构成。构成薪酬总额的薪酬项目在系统管理 模块中，薪酬项目设置功能点设置。每个员工发放薪酬的时候按照指定的薪酬标准执行，并加上奖励金额，扣除应扣金额。在人事资源档案登记时可以设定员工的薪酬标准，也可以在人力资源档案变更时进行变更，经审核后生效。使用者薪酬专员/薪酬经理输入要素一个薪酬标准需要以下属性：薪酬标准编号、薪酬标准名称、制定人、登记人、登记时间，还有各薪酬项目对应的金额数。其中，薪酬标准编号由系统自动生成，不可以修改；登记人默认为当前登录用户，可以修改；登记时间为当前系统时间，不能修改。薪酬标准名称、制定人和登记人不能为空。各薪酬项目对应的金额数为数字类型，保留两位小数。不输入即提交则默认为0.00。薪酬标准复核（薪酬经理复核）首先要列出待复核的薪酬标准。复核时可填写复核意见。薪酬标准查询，首先需要输入查询条件。包括：薪酬标准编号、关键字和登记时间。薪酬标准编号和关键字支持模糊查询。关键字查询条件将在薪酬标准名称、制定人、变更人和复核人字段进行匹配。登记时间查询条件包括起止时间查询条件不输入时，该限定条件不起作用。处理流程薪酬专员录入薪酬标准确认无误后提交，该薪酬标准确状态为“待复核”。输入查询列出待复核的薪酬标准由薪酬经理经理复核后状态变为“正常”。输出要素经复核的薪酬标准。2、 薪酬发放管理业务概述薪酬发放分两个步骤，首先薪酬专员登记薪酬发放单，然后由薪酬经理进行复核。财务系统会监视经复核的薪酬发放单，进行薪酬支付。薪酬发放登记需要两个前提：1. 员工的薪酬标准已经设定，而且经过复核。2. 薪酬发放方式设定。薪酬发放方式有两种：按I级机构发放和按II级机构发放。这决定了薪酬发放单是按I级机构生成还是按II级机构生成。即，是同一个一级机构的所有员工的薪酬发放放到同一个薪酬发放单中，还是同一个二级机构的员工薪酬发放放在同一个薪酬发放单中。 使用者薪酬专员/薪酬经理 输入要素薪酬发放登记：首先按I级机构或II级机构列出需要进行发放登记的薪酬发放单。包括薪酬单号、薪酬次数、总人数、基本薪酬总额和上次发薪时间。并以列表的形式列出待登记的薪酬发放记录。登记具体的薪酬发放记录时，首先按照薪酬标准项目和员工的薪酬标准设定列出员工的工资构成及金额，然后可填写奖励金额、销售绩效金额和应扣金额并提交。复核时，首先列出待复核的薪酬单，进入到特定薪酬单时，按机构列出待复核的薪酬发放记录。复核薪酬发放记录时，可以对奖励金额、销售绩效金额和应扣金额进行修改。薪酬发放查询：首先输入查询条件：薪酬单号、关键字和发放时间。点击查询结果中的薪酬单号可以查看薪酬发放记录。还可以查看薪酬发放记录明细，即每个员工的工资构成及总额。输出要素经复核的薪酬单三、 调动管理1、调动登记业务概述员工工作机构和职位发生变动的时候，需要执行登记员工调动档案，并登记其新的机构，职位和薪酬标准。使用者人事专员/人事经理输入要素首先需要查询系统中状态为“正常”的员工。查询条件包括：员工所在机构和建档时间。登记员工调动档案时，包括档案编号、员工姓名、原机构、职位和薪酬标准。还将录入新的机构、职位、薪酬标准和调动原因。处理流程 查询得到状态为“正常”的员工的人资档案。 选择要调动人资档案 录入新的机构、职位、薪酬标准和调动原因。2、调动审核调动审核只需录入审核人、审核意见。审核可以通过，或不通过。审核未通过则调动不生效。四、招聘管理招聘过程分为职位发布、简历筛选、面试、笔试、录用几个环节。本模块分为六个子模块： 职位发布管理 简历管理 面试管理 招聘考试题库管理 招聘考试管理 录用管理1、职位发布管理 业务描述当某个岗位出现空缺的时候，或者随着公司业务发展，需要招聘新员工的时候，通过这个模块发布职位需求信息。发布后的职位可以进行修改。另外，需要提供职位发布查询的功能，查询已发布的职位，并对已发布的职位录入应聘者信息职位发布管理分为三个步骤：职位发布登记、职位发布变更、职位发布查询。这个模块包括： 职位发布登记 职位发布变更 职位发布查询使用者招聘专员/招聘经理/应聘者输入要素在职位发布登记环节：录入的数据包括：I级机构、II级机构、III级机构、招聘类型、职位分类、职位名称、招聘人数、截止日期、职位描述和招聘要求。还包括发布职位的登记人登记时间。数据说明：其中I级机构、II级机构、III级机构由下拉框级联选择，数据在系统管理人力资源档案管理设置模块设置。招聘类型为社会招聘或校园招聘。职位分类和职位名称也由下拉框级联选择，数据在系统管理人力资源档案管理设置模块设置。招聘人数为数字类型。截止日期为日期类型。登记人默认为当前登录用户，可以修改；登记时间为当前系统时间。职位描述和招聘要求为大段文本。I级机构、招聘类型、职位名称、招聘人数、截止日期、职位描述、招聘要求是必输字段。系统界面如下：对不再需要招聘的职位，可以执行删除操作。系统界面如下：在职位发布查询环节： 系统分页列出已发布的职位。选择某一职位可查看其明细，申请该职位则跳转到简历登记功能点。招聘专员/招聘经理：创建一个发布职位、对已经发布的职位进行修改、查询已发布的职位应聘者： 浏览已发布的职位，选择某一职位可查看其明细，申请该职位则跳转到简历登记功能点。2、简历管理业务描述招聘流程的第二个环节为简历筛选环节。分两步来完成，首先是简历登记，然后是简历筛选。另外，还提供有效简历查询的功能，以查询系统中通过简历筛选且未被删除的简历。简历登记分两种情况。一种情况是应聘者通过应聘某职位而跳转到简历登记页面，填写简历信息，这种情况职位分类和职位名称已经自动填好，不可以更改。另一种情况是应聘者直接使用简历登记功能点填写简历，这时候职位分类，职位名称可以选择系统中存在的职位分类和职位名称。简历记录了应聘者的基本信息。其中姓名、电话和身份证号码是必输项。应聘者被录用后，填写的这些信息自动转换到员工档案中。这个模块包括： 简历登记 简历筛选 有效简历查询使用者招聘专员/应聘者输入要素个人简历信息包括：职位分类、职位名称、招聘类型；姓名、性别、Email、电话、家庭电话、手机、住址、邮编、国籍、出生地、生日、民族、宗教信仰、政治面貌、身份证号码、年龄、毕业院校、学历、教育年限、学历专业、薪酬要求、注册时间、特长、爱好；个人履历和备注。其中，性别、国籍、民族、宗教信仰、政治面貌、学历、教育年限、学历专业、特长、爱好为下拉选择框。注册时间为当前系统时间。个人履历和备注为大段文本。系统界面如下：简历筛选和有效简历查询首先需要录入查询条件。查询条件为职位分类、关键字和登记时间。同时满足查询条件的记录才列出来。如果不输入查询条件，则该项查询条件不起限定作用。筛选环节从查询结果列表中选择一条简历记录进行筛选。筛选过程中可以填写筛选推荐意见，并决定是否推荐面试。输出要素 经筛选的有效简历3、面试管理业务描述面试管理分两个步骤：1. 查询出被推荐面试的简历，进行面试，并登记面试结果。2. 对面试结果进行筛选。使用者人事专员处理流程首先，查询出被推荐面试的简历。查询条件包括：职位分类，关键字和登记时间。然后进行面试，登记面试结果。面试结果包括：形象评价、口才评价、外语口语能力、应变能力、EQ、IQ、综合素质和面试评价。其中形象评价、口才评价、外语口语能力、应变能力、EQ、IQ、综合素质为下拉框选择，分A，B，C三个等级。面试评价为大段文本。同时还须记录面试人和面试时间。最后，进行面试筛选。可以根据实际情况做如下处理：建议面试（需要进行下一轮面试）、建议笔试、建议录用和删除简历。根据选择操作的不同，将修改简历的状态。4、招聘考试题库管理业务描述面试考试采用机试自动评卷的方式，所以考试题库采取标准化多选选择试题的方式组织。为了便于出卷，每道试题都需要选择试题分类。试题分类在系统管理模块进行设置。使用者人事专员输入要素每道试题包含如下内容：试题I级分类、试题II级分类、登记人、登记时间、题干、最多5个候选答案、正确答案和试题出处。试题查询时采用的条件为：试题分类、关键字和登记时间。关键字将在题干、登记人和试题出处字段进行匹配。试题查询结果如图所示：5、招聘考试管理业务描述招聘考试分四步进行组织。1. 考试抽题2. 考试答题3. 考试阅卷4. 成绩查询筛选使用者人事专员/应聘者考试抽题：考试套题按职位组织，每个职位可以有多套候选套题。创建套卷时，需要选择职位分类和职位名称。系统将自动列出系统中存在的试题分类及已有试题数目。只需要填写套题中每个分类所需的试题数目，系统将自动生成套题。考试答题：首先，要填写姓名和身份证号码。如果姓名和身份证号码与系统中存在的简历匹配，考试结果将和简历简历关联。还需要选择考试的职位分类和职位名称，这和将进行考试的试卷有关。如果某职位对应几套试卷，考试答题时系统将自动从中随机选择一套。考试为多选题，有时间限制，答题结束后提交。考试阅卷考试结束或用户交卷，系统自动完成考试成绩筛选：首先，查询考试成绩，查询条件为应试人身份证号码、关键字和应试时间。可以查看阅卷结果。然后，根据答题情况作出建议录用或删除简历的处理。提交处理时需要填写给出录用申请审核意见。五、 录用管理首先根据面试或笔试环节推荐录用的简历，进行复核，然后正式提交录用申请。经过人事经理审批，该应聘者就成为正式员工了。使用者人事专员/人事经理录用申请：首先列出所有被推荐录用的简历。正式提交录用申请时，需填写录用申请意见。录用审核：录用审核可以通过或不通过。只需要填写审核意见。审核通过的话，系统将根据该简历简历员工档案，所属机构和职位信息空缺，新建员工档案状态为待审核。六、系统设置业务概述录入系统所需的基本信息薪酬标准项目：统管理模块设置薪酬标准项目，例如：基本工资、岗位工资、交通补助、午餐补助等。薪酬发放方式设定薪酬发放方式设定。薪酬发放方式有两种：按I级机构发放和按II级机构发放。