保险股份有限公司档案管理办法模版.docx
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1、保险股份有限公司档案管理办法(xx版)第一章 总则第一条 为切实有效做好xxxx保险股份有限公司(以下简称“公司”)档案管理工作,更好地为公司各项经营管理工作服务,公司于xx年发布了xxxx保险股份有限公司综合类档案管理办法(xx版)(xx发xx50号)。随着公司各项业务快速向前发展,为确保档案管理工作符合公司当前实际,特制定xxxx保险股份有限公司档案管理办法(xx版)(以下简称“本办法”)。第二条 本办法所述的“档案”主要包括文书档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案、诉讼档案(详见附件1),不包括人事档案、会计档案、业务档案。人事、会计、业务档案由人事、财务、业务部门另行制定管理办
2、法。第二章 管理职责第三条 总公司综合管理部负责公司档案管理规章制度制定与完善;负责总公司各相关部门、各分支机构档案管理工作指导和监督;负责统一由总公司档案室归档的各类档案的收集、整理、保管、利用、销毁等;负责定期收集和整理总公司各部门、各分支机构移交的各类档案。第四条 总公司相关部门负责所属档案规章制度制定与完善;负责做好所在部门档案资料收集、整理、移交、保管、利用、销毁、并对分支机构对口业务部门的档案管理工作予以指导、监督、检查;负责定期向总公司综合管理部完成档案移交等。第五条 各二级机构负责统筹本机构及下辖机构的档案管理,二级机构行政部按公司档案管理规章制度要求组织二级机构及下辖机构档案
3、收集、整理、移交、保管、利用、销毁、检查、监督,做好向总公司综合管理部报备和定期移交工作。第三章 档案的收集和移交第六条 日常收集:各部门设置兼职档案管理员一名,对日常产生的档案及时收集汇总,填写档案移交统计表。(一)对于声像、实物档案外的其他所有档案:档案移交统计表序号责任者移交部门文号题名成文日期页数移交人签收人收文日期备注(二)对于声像档案(要附简要文字说明,包括摄制时间、地点、人物、背景、事由、摄制者六要素):声像档案移交统计表序号责任者移交部门事由地点人物背景摄制时间及摄制人移交人签收人移交日期备注(三)对于实物档案(需著录题名、颁发单位、颁发日期等基本信息):实物档案移交统计表序号
4、责任者移交部门题名颁发单位颁发日期移交人签收人移交日期备注第七条 集中移交:各部门兼职档案管理员应按照总公司和各机构行政部门要求,根据档案收集实际情况,定期或不定期地将档案集中移交给行政部门档案管理员。移交时应保证移交清单内容与所移交档案的一致性,保证档案的完整性。第八条 各级行政部门的档案管理员要对各部门日常收集和集中移交档案的工作进行指导和监督,对所移交的档案及时汇总和整理。第四章 档案的整理归档第一节 文书档案的整理归档第九条 文书档案,通常指由通用文书转化而来的那一部分档案,包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。第十条 文书档案的分类(
5、一)分年度:先按形成年度分开。(二)分保管期限:将同一年度的归档文件按永久、30年、10年三种保管期限分开。(三)分机构(问题):将同一年度、同一保管期限的归档文件按立档单位的档案分类方案中确定的一级类目(机构或问题)分开,例如行政管理类、经营管理类等职能分开。第十一条 文书档案的排列同一年度、同一保管期限、同一机构(问题)的文件材料按事由,结合时间、重要程度等排列。对于成系列、成套性的红头文件、会议材料、统计报表、简报、刊物等档案应集中排列。第十二条 文书档案的编号档案排列完毕后应逐件编号。对于纸质档案,应在每份归档文件首页右上端空白位置加盖档号章,档号章格式如下图所示,并用炭素、黑色墨水钢
6、笔或黑色签字笔标注“机构代码”(详见附件3)、“归档年度”、“保管期限”和“件号”等信息。编制件号时,同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个件号(例如:1、2、),件号不得重复。档号章格式:机构代码归档年度保管期限件号第十三条 文书档案的装订以件为单位装订,每件只编一个件号。正本与定稿为一件,正本在前,定稿在后;正文与附件为一件,正文在前,附件在后;原件与复印件为一件,原件在前,复印件在后;转发件与被转发件为一件,转发件在前,被转发件在后;来文与复文作为一件时,应装订在一起,复文在前,来文在后。当年的请示文件在第二年初批复的,归入文件批复年度归档。装订时统一使用不锈钢订书针,不锈钢订书针可在
7、当地档案局购买,已使用其他装订材料的应予以拆除。第十四条 装盒及填写卷内备考表装订好的文件按件号顺序依次装盒,根据装盒文件情况填写卷内备考表,用于说明案卷的整理、变动情况,填写立卷责任人姓名、立卷时间等以示负责。卷内备考表格式:备 考 表盒内文件情况说明: 整理人: 年 月 日 检查人: 年 月 日在每一档案盒最后放置卷内备考表,并填写档案盒封面、盒脊项目。盒脊处需填写机构代码、归档年度、保管期限、卷内文件起止件号,以方便检索。第十五条 制作归档文件目录归档文件材料应依据室编件号顺序编制归档文件目录,逐件填写。归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录式样如下图所示,填写方法是:件号:填写
8、室编件号。责任者:发文单位的名称,可参照落款处名称填写,多方共同签署、下发的文件应同时填写各单位名称。文号:填写文件的发文字号题名:文件标题,没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“ ”号。日期:文件的形成日期,以8位阿拉伯数字标注年月日,如xx0703。页数:每一件归档文件材料的页数,文件中有图文的页面为一页。备注:注释文书材料需说明的情况。归档文件目录式样如下:归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注第二节 声像档案的制作及归档要求第十六条 各类归档的声像资料,均应附有简明扼要的文字说明,文字说明应包括拍摄时间、事由、地点、人物、背景、摄制者六要素;第十七条 会议声像材料要有完整的会议
9、名称横标的主席台全景,领导人讲话,代表发言,会议讲座及颁奖仪式,代表席或观众席等场面的内容;第十八条 录像的声音要清楚、图像要清晰、内容要完整,能够概要反映事件的全貌;第十九条 录音的声音要清楚,一份录音资料对应地只记录一个事件全部内容;第二十条 按照职责分工,宣传编辑人员负责录制、拍照、收集声像材料,并按归档要求整理后移交公司档案室,由档案室负责保管。第二十一条 归档时间及手续各类声像档案资料一般于形成后半个月内,由制作者按归档要求进行整理,向档案室移交。第二十二条 照片档案的分类整理(一)分类1.会议类:董事会、监事会、股东大会、全国工作会议、各子公司系统会议及其它重要会议;2.交流类:领
10、导出访、国内(外)嘉宾来访、上级视察;3.荣誉类:公司获得的各项荣誉,表彰集体、个人;4.领导类:公司历届领导干部的照片、公司部门领导干部的照片;5.业务类:成立新机构,开办新业务,开设新网点,公司重大业务活动,取得新成果,重大签约仪式,经办的重大建设项目开工、竣工典礼,培训学习,为促进业务发展举办的其它活动;6.文体类:公司举办的体育、联欢活动等;7.社会公益类:公司举办、参与的社会公益活动;8.其它。(二)整理照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。1.照片的整理整理照片时应在全宗内按“保管期限年度问题”进行分类,跨年度且不可分的照片,也可按“保
11、管期限问题混年度”进行分类。照片号由机构代码、目录号、册号、张号组成,格式为:机构代码目录号册号张号。照片应放入照片册保存,封面应印有“照片册”字样,每张照片和每组照片应分别在芯页上填写照片说明,包括单张照片说明和组合照片说明。单张照片说明位于照片的下方或左侧、右侧,内容包括题名、照片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。其中:题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。文字说明应综合运用事由、时间、地点,人物、背景、摄影者等要素,概括提示照片影像所反映的全部信息,或仅对题名未涉及内容作出补充,其他需要说明的
12、事项亦可在此表述,例如照片归属权不属于本单位的,应注明照片版权、来源等。组合照片说明:一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后,应在本册所有照片或本组第一张照片之前拟写组合照片说明,概括揭示该组照片所反映的全部信息内容,并注明照片的起止张号。采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简。照片册按照机构代码、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。大幅照片可放入专用的档案袋或档案盒中,按照片号顺序排列,以竖放为宜,竖放时应先将照片固定在专用的纸板上,再放人袋、盒中,如水平放置,照片的堆高度不宜超过5cm,大幅照片的说明可另纸书写,与照片一同保存。一组照片中的大幅照片,应随该组照片一同在册内编号,填
13、写单张照片说明,并注明其存放地址。2.照片档案目录的编制每册照片档案应编制册内照片目录,以照片的自然张或若干张(一组)为单位著录。以一组照片为单位著录时,题名应简明概括、准确反映一组照片的基本内容,照片号、页号应著录起止号,时间应著录起止时间,参见号、摄影者可以著录多个,对于大幅照片,应在备注栏内注明“大幅”和存放地址,以一组照片为单位著录时,还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片号。册内照片目录的式样如下图所示:册内照片目录照片号题名拍摄时间页号参见号备注每隔两年应对照片进行一次抽样检查,不超过五年进行一次全面检查。(三)数码照片的整理1.数码照片的存储格式为JP(E)G或GIF格式,单张数码
14、照片文件大小应在1.2兆以上或分辨率在1280960以上;2.刻录在光盘上的数码照片和相纸数码照片要一一对应,但要分别整理,包括机构代码、目录号、案卷号、照片号。目录号要按照原来已有的照片档案目录号。照片号是指在每卷照片内编制的小流水号。相纸数码照片要插放在照片册中,照片册应统一购买参照中华人民共和国国家标准制作的专用相册。3数码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理。在每次拍摄工作完成后,及时将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内,通过筛选,对确定属于归档范围的数码照片,进行分类、整理、编号,并保存在特定文件夹或数据库中;4.档案管理员要将接收到的数码照片档案数据载入供
15、档案管理专用的计算机中,建立专题文件夹或数据库予以保存,并进行备份,存储于能够脱机保存的载体上,以防数据丢失;5.数码照片归档实行双轨制,一方面刻录成光盘归档,同时将有重要保存价值的照片冲洗出相纸照片归档,要将保存有数码照片的文件存储在光盘、U盘等存储介质,到专门的数码照片彩扩店冲洗出5寸相纸照片。第二十三条 录音、录像档案的整理与保管(一)档案部门应将接收的录音、录像,按录制时间顺序以盘(盒)为单位,分载体、年度分别编制流水号即盒号并分别填写登记目录;(二)录音、录像档案在盘(盒)内外都应注明题名、机构代码、目录号、盒号,并在包装盒上贴上统一的封面盒背脊,填写清楚有关项目,封面和背脊的式样如
16、下图所示:时长:录音、录像的实际录制时间,即播放时间。密级:归档时根据公司有关规定确定的保密等级,分为秘密、机密、绝密三个等级。目录号:录音、录像档案目录的编号。盒号:每盒录音、录像档案有关的文字档案的档号。录音、录像档案包装盒封面式样(立档单位)(题 名)录制人员时长录制日期密级录制地点保管期限录音、录像档案包装盒背脊式样机构代码目录盘号参见号整理编目完毕的录音、录像档案应编制目录,以便于检索。录音、录像档案目录式样如下图所示。其中,“技术状况”是指录音、录像档案的物理性能、磁性能状况等。录音、录像档案目录式样盒号题名录制日期录制地点录制人员时长技术状况保管期限参见号备注(三)录音、录像档案
17、的保管1.温、湿度要求录音、录像档案贮存的最佳环境温度是18、相对湿度是40%,温、湿度的变化范围是:温度1527,相对湿度4060%,24小时内温度变化不超过3、相对湿度变化不超过5%。2.防磁要求录音、录像档案与磁场源(永久磁铁、马达、变压器等)之间的距离不得少于76mm;不得将任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等)带入库房,应购置专用的防磁柜,对磁场进行屏蔽。3.空气调节和净化、库房条件和防火、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求,应当符合国家有关规定。第二十四条 光盘的管理(一)光盘存储文件类别文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件
18、、数据文件、计算机程序、多媒体文件。(二)移交检测1.载体有无划痕,是否清洁;2.病毒检测,有无病毒;3.核实归档电子文件的完整性、有效性检验及审核手续等;4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;5.对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整;6.电子文件是否可以打开,内容是否可以理解。若文件量大,最底层子目录抽测率不低于10%;7.移交完毕,电子文件形成部门应将存有移交前电子文件的数据至少保存一年。(三)分类整理光盘按保管期限永久、长期、短期分类,分完保管期限后按年度编流水号即可。(四)保管要求光盘的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:1.归档载体应作防
19、写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;2.单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;3.存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;4.环境温度选定范围:1620;相对湿度选定范围:35%45%。(五)有效性保证为保证光盘中文件的长期存取,应做到以下几点:1.归档电子文件的形成部门和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年;2.每满4年,应对存储光盘进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。第二十五条 声像档案的鉴定与销毁声
20、像档案的鉴定与销毁,由档案部门和相关业务部门组成鉴定小组,报请公司领导审批同意后,方可实施销毁,任何人不得擅自抽出、销毁声像档案。准备销毁的声像档案,须由档案部门或相关业务部门编制清单,档案部门负责人、相关业务部门负责人及监销人均应在销毁清单上签字确认。第三节 诉讼(仲裁)档案的归档与管理第二十六条 诉讼(仲裁)档案划分为民事诉讼案件、行政诉讼案件、刑事诉讼案件、仲裁案件。诉讼(仲裁)案卷是以案件(问题)为单位进行组卷的,即同一案件的案卷材料作为一个立卷单位,不同案件形成的材料不能混合装订,要分开组卷。第二十七条 诉讼(仲裁)档案的归档范围(一)民事诉讼案件的归档范围(按案件进程的时间顺序)1
21、.民事诉状;2.原告举证证据材料;3.财产保全申请书;4.证据保全申请书;5.一审法院的裁决文书(如财产保全裁定书、证据保全裁定书);6.复议书;7.管辖异议书;8.一审法院的裁决文书(如法院驳回管辖异议裁定书、管辖异议成立裁定书、复议理由成立或不能成立的通知书);9.管辖的上诉状;10.二审法院关于案件管辖的裁定书;11.答辩状;12.被告举证证据材料;13.委托代理合同;14.授权委托书;15.阅卷笔录(包括复印案卷材料);16.开庭传票或开庭通知书;17.庭审笔录;18.庭审前或庭审中举证证据材料;19.代理词;20.和解协议;21.法院裁决文书(判决书、调解书、准予撤诉裁定书);22.
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