保险股份有限公司档案管理办法模版.docx

保险股份有限公司档案管理办法（xx版）

第一章 总则
第一条 为切实有效做好xxxx保险股份有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，更好地为公司各项经营管理工作服务，公司于xx年发布了《xxxx保险股份有限公司综合类档案管理办法（xx版）》（xx发〔xx〕50号）。随着公司各项业务快速向前发展，为确保档案管理工作符合公司当前实际，特制定《xxxx保险股份有限公司档案管理办法（xx版）》（以下简称“本办法”）。
第二条 本办法所述的“档案”主要包括文书档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案、诉讼档案（详见附件1），不包括人事档案、会计档案、业务档案。人事、会计、业务档案由人事、财务、业务部门另行制定管理办法。
第二章 管理职责
第三条 总公司综合管理部负责公司档案管理规章制度制定与完善；负责总公司各相关部门、各分支机构档案管理工作指导和监督；负责统一由总公司档案室归档的各类档案的收集、整理、保管、利用、销毁等；负责定期收集和整理总公司各部门、各分支机构移交的各类档案。
第四条 总公司相关部门负责所属档案规章制度制定与完善；负责做好所在部门档案资料收集、整理、移交、保管、利用、销毁、并对分支机构对口业务部门的档案管理工作予以指导、监督、检查；负责定期向总公司综合管理部完成档案移交等。
第五条 各二级机构负责统筹本机构及下辖机构的档案管理，二级机构行政部按公司档案管理规章制度要求组织二级机构及下辖机构档案收集、整理、移交、保管、利用、销毁、检查、监督，做好向总公司综合管理部报备和定期移交工作。
第三章 档案的收集和移交
第六条 日常收集：各部门设置兼职档案管理员一名，对日常产生的档案及时收集汇总，填写《档案移交统计表》。
（一）对于声像、实物档案外的其他所有档案：
档案移交统计表
序号
责任者
移交部门
文号
题名
成文日期
页数
移交人
签收人
收文日期
备注

（二）对于声像档案（要附简要文字说明，包括摄制时间、地点、人物、背景、事由、摄制者六要素）：
声像档案移交统计表
序号
责任者
移交部门
事由
地点
人物
背景
摄制时间及摄制人
移交人
签收人
移交日期
备注

（三）对于实物档案（需著录题名、颁发单位、颁发日期等基本信息）：
实物档案移交统计表
序号
责任者
移交部门
题名
颁发单位
颁发日期
移交人
签收人
移交日期
备注

第七条 集中移交：各部门兼职档案管理员应按照总公司和各机构行政部门要求，根据档案收集实际情况，定期或不定期地将档案集中移交给行政部门档案管理员。移交时应保证移交清单内容与所移交档案的一致性，保证档案的完整性。
第八条 各级行政部门的档案管理员要对各部门日常收集和集中移交档案的工作进行指导和监督，对所移交的档案及时汇总和整理。
第四章 档案的整理归档
第一节 文书档案的整理归档
第九条 文书档案，通常指由通用文书转化而来的那一部分档案，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。
第十条 文书档案的分类
（一）分年度：先按形成年度分开。
（二）分保管期限：将同一年度的归档文件按永久、30年、10年三种保管期限分开。
（三）分机构（问题）：将同一年度、同一保管期限的归档文件按立档单位的档案分类方案中确定的一级类目（机构或问题）分开，例如行政管理类、经营管理类等职能分开。
第十一条 文书档案的排列
同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料按事由，结合时间、重要程度等排列。
对于成系列、成套性的红头文件、会议材料、统计报表、简报、刊物等档案应集中排列。
第十二条 文书档案的编号
档案排列完毕后应逐件编号。对于纸质档案，应在每份归档文件首页右上端空白位置加盖档号章，档号章格式如下图所示，并用炭素、黑色墨水钢笔或黑色签字笔标注“机构代码”（详见附件3）、“归档年度”、“保管期限”和“件号”等信息。编制件号时，同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个件号（例如：1、2、……），件号不得重复。
档号章格式：
机构代码
归档年度
保管期限
件号

第十三条 文书档案的装订
以件为单位装订，每件只编一个件号。正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复印件为一件，原件在前，复印件在后；转发件与被转发件为一件，转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，应装订在一起，复文在前，来文在后。当年的请示文件在第二年初批复的，归入文件批复年度归档。
装订时统一使用不锈钢订书针，不锈钢订书针可在当地档案局购买，已使用其他装订材料的应予以拆除。
第十四条 装盒及填写卷内备考表
装订好的文件按件号顺序依次装盒，根据装盒文件情况填写卷内备考表，用于说明案卷的整理、变动情况，填写立卷责任人姓名、立卷时间等以示负责。
卷内备考表格式：
备 考 表
盒内文件情况说明：

整理人：
年 月 日
检查人：
年 月 日

在每一档案盒最后放置卷内备考表，并填写档案盒封面、盒脊项目。盒脊处需填写机构代码、归档年度、保管期限、卷内文件起止件号，以方便检索。
第十五条 制作归档文件目录
归档文件材料应依据室编件号顺序编制归档文件目录，逐件填写。归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录式样如下图所示，填写方法是：
件号：填写室编件号。
责任者：发文单位的名称，可参照落款处名称填写，多方共同签署、下发的文件应同时填写各单位名称。
文号：填写文件的发文字号
题名：文件标题，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如xx0703。
页数：每一件归档文件材料的页数，文件中有图文的页面为一页。
备注：注释文书材料需说明的情况。
归档文件目录式样如下：
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注

第二节 声像档案的制作及归档要求
第十六条 各类归档的声像资料，均应附有简明扼要的文字说明，文字说明应包括拍摄时间、事由、地点、人物、背景、摄制者六要素；
第十七条 会议声像材料要有完整的会议名称横标的主席台全景，领导人讲话，代表发言，会议讲座及颁奖仪式，代表席或观众席等场面的内容；
第十八条 录像的声音要清楚、图像要清晰、内容要完整，能够概要反映事件的全貌；
第十九条 录音的声音要清楚，一份录音资料对应地只记录一个事件全部内容；
第二十条 按照职责分工，宣传编辑人员负责录制、拍照、收集声像材料，并按归档要求整理后移交公司档案室，由档案室负责保管。
第二十一条 归档时间及手续
各类声像档案资料一般于形成后半个月内，由制作者按归档要求进行整理，向档案室移交。
第二十二条 照片档案的分类整理
（一）分类
1.会议类：董事会、监事会、股东大会、全国工作会议、各子公司系统会议及其它重要会议；
2.交流类：领导出访、国内（外）嘉宾来访、上级视察；
3.荣誉类：公司获得的各项荣誉，表彰集体、个人；
4.领导类：公司历届领导干部的照片、公司部门领导干部的照片；
5.业务类：成立新机构，开办新业务，开设新网点，公司重大业务活动，取得新成果，重大签约仪式，经办的重大建设项目开工、竣工典礼，培训学习，为促进业务发展举办的其它活动；
6.文体类：公司举办的体育、联欢活动等；
7.社会公益类：公司举办、参与的社会公益活动；
8.其它。
（二）整理
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
1.照片的整理
整理照片时应在全宗内按“保管期限—年度—问题”进行分类，跨年度且不可分的照片，也可按“保管期限—问题混年度”进行分类。
照片号由机构代码、目录号、册号、张号组成，格式为：机构代码—目录号—册号—张号。
照片应放入照片册保存，封面应印有“照片册”字样，每张照片和每组照片应分别在芯页上填写照片说明，包括单张照片说明和组合照片说明。
单张照片说明位于照片的下方或左侧、右侧，内容包括题名、照片号、参见号、时间、摄影者、文字说明。其中：
题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
文字说明应综合运用事由、时间、地点，人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息，或仅对题名未涉及内容作出补充，其他需要说明的事项亦可在此表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。
组合照片说明：一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，应在本册所有照片或本组第一张照片之前拟写组合照片说明，概括揭示该组照片所反映的全部信息内容，并注明照片的起止张号。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。
照片册按照机构代码、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。
大幅照片可放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列，以竖放为宜，竖放时应先将照片固定在专用的纸板上，再放人袋、盒中，如水平放置，照片的堆高度不宜超过5cm，大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。
2.照片档案目录的编制
每册照片档案应编制册内照片目录，以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录。以一组照片为单位著录时，题名应简明概括、准确反映一组照片的基本内容，照片号、页号应著录起止号，时间应著录起止时间，参见号、摄影者可以著录多个，对于大幅照片，应在备注栏内注明“大幅”和存放地址，以一组照片为单位著录时，还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片号。册内照片目录的式样如下图所示：
册内照片目录
照片号
题名
拍摄时间
页号
参见号
备注

每隔两年应对照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。
（三）数码照片的整理
1.数码照片的存储格式为JP（E）G或GIF格式，单张数码照片文件大小应在1.2兆以上或分辨率在1280×960以上；
2.刻录在光盘上的数码照片和相纸数码照片要一一对应，但要分别整理，包括机构代码、目录号、案卷号、照片号。目录号要按照原来已有的照片档案目录号。照片号是指在每卷照片内编制的小流水号。相纸数码照片要插放在照片册中，照片册应统一购买参照中华人民共和国国家标准制作的专用相册。
3．数码照片形成部门要指定专人负责数码照片档案的管理。在每次拍摄工作完成后，及时将数码相机存储卡上的数据转存到本部门指定的专用计算机内，通过筛选，对确定属于归档范围的数码照片，进行分类、整理、编号，并保存在特定文件夹或数据库中；
4.档案管理员要将接收到的数码照片档案数据载入供档案管理专用的计算机中，建立专题文件夹或数据库予以保存，并进行备份，存储于能够脱机保存的载体上，以防数据丢失；
5.数码照片归档实行双轨制，一方面刻录成光盘归档，同时将有重要保存价值的照片冲洗出相纸照片归档，要将保存有数码照片的文件存储在光盘、U盘等存储介质，到专门的数码照片彩扩店冲洗出5寸相纸照片。
第二十三条 录音、录像档案的整理与保管
（一）档案部门应将接收的录音、录像，按录制时间顺序以盘（盒）为单位，分载体、年度分别编制流水号即盒号并分别填写登记目录；
（二）录音、录像档案在盘（盒）内外都应注明题名、机构代码、目录号、盒号，并在包装盒上贴上统一的封面盒背脊，填写清楚有关项目，封面和背脊的式样如下图所示：
时长：录音、录像的实际录制时间，即播放时间。
密级：归档时根据公司有关规定确定的保密等级，分为秘密、机密、绝密三个等级。
目录号：录音、录像档案目录的编号。
盒号：每盒录音、录像档案有关的文字档案的档号。
录音、录像档案包装盒封面式样
（立档单位）
（题 名）
录制人员

时长

录制日期

密级

录制地点

保管期限

录音、录像档案包装盒背脊式样
机构代码

目录

盘号

参见号

整理编目完毕的录音、录像档案应编制目录，以便于检索。录音、录像档案目录式样如下图所示。其中，“技术状况”是指录音、录像档案的物理性能、磁性能状况等。
录音、录像档案目录式样
盒号
题名
录制日期
录制地点
录制人员
时长
技术状况
保管期限
参见号
备注

（三）录音、录像档案的保管
1.温、湿度要求
录音、录像档案贮存的最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%，温、湿度的变化范围是：温度15—27℃，相对湿度40—60%，24小时内温度变化不超过±3℃、相对湿度变化不超过±5%。
2.防磁要求
录音、录像档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm；不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房，应购置专用的防磁柜，对磁场进行屏蔽。
3.空气调节和净化、库房条件和防火、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应当符合国家有关规定。
第二十四条 光盘的管理
（一）光盘存储文件类别
文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据文件、计算机程序、多媒体文件。
（二）移交检测
1.载体有无划痕，是否清洁；
2.病毒检测，有无病毒；
3.核实归档电子文件的完整性、有效性检验及审核手续等；
4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
5.对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整；
6.电子文件是否可以打开，内容是否可以理解。若文件量大，最底层子目录抽测率不低于10%；
7.移交完毕，电子文件形成部门应将存有移交前电子文件的数据至少保存一年。
（三）分类整理
光盘按保管期限永久、长期、短期分类，分完保管期限后按年度编流水号即可。
（四）保管要求
光盘的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
1.归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；
2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；
3.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；
4.环境温度选定范围：16℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
（五）有效性保证
为保证光盘中文件的长期存取，应做到以下几点：
1.归档电子文件的形成部门和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年；
2.每满4年，应对存储光盘进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
第二十五条 声像档案的鉴定与销毁
声像档案的鉴定与销毁，由档案部门和相关业务部门组成鉴定小组，报请公司领导审批同意后，方可实施销毁，任何人不得擅自抽出、销毁声像档案。准备销毁的声像档案，须由档案部门或相关业务部门编制清单，档案部门负责人、相关业务部门负责人及监销人均应在销毁清单上签字确认。
第三节 诉讼（仲裁）档案的归档与管理
第二十六条 诉讼（仲裁）档案划分为民事诉讼案件、行政诉讼案件、刑事诉讼案件、仲裁案件。诉讼（仲裁）案卷是以案件（问题）为单位进行组卷的，即同一案件的案卷材料作为一个立卷单位，不同案件形成的材料不能混合装订，要分开组卷。
第二十七条 诉讼（仲裁）档案的归档范围
（一）民事诉讼案件的归档范围（按案件进程的时间顺序）
1.民事诉状；
2.原告举证证据材料；
3.财产保全申请书；
4.证据保全申请书；
5.一审法院的裁决文书（如财产保全裁定书、证据保全裁定书）；
6.复议书；
7.管辖异议书；
8.一审法院的裁决文书（如法院驳回管辖异议裁定书、管辖异议成立裁定书、复议理由成立或不能成立的通知书）；
9.管辖的上诉状；
10.二审法院关于案件管辖的裁定书；
11.答辩状；
12.被告举证证据材料；
13.委托代理合同；
14.授权委托书；
15.阅卷笔录（包括复印案卷材料）；
16.开庭传票或开庭通知书；
17.庭审笔录；
18.庭审前或庭审中举证证据材料；
19.代理词；
20.和解协议；
21.法院裁决文书（判决书、调解书、准予撤诉裁定书）；
22.其他案件材料。
二审案件的材料收集归档参照一审进行（但应附一审案件的判决文书）。
（二）行政诉讼案件归档范围（按案件进程的时间顺序）
1.行政诉状；
2.行政机关作出的具体行政行为或行政决定文书；
3.财产保全申请书；
4.证据保全申请书；
5.法院裁决文书（如财产保全裁定书、证据保全裁定书）
6.管辖异议书；
7.法院裁决文书（如管辖异议成立或不成立的裁定书）；
8.行政答辩状；
9.行政机关举证材料；
10.委托代理合同；
11.授权委托书；
12.阅卷笔录（包括复印的案卷材料）；
13.开庭传票或出庭通知书；
14.庭审笔录；
15.代理词；
16.就行政赔偿部分达成的调解协议；
17.法院裁决文书（如判决书、裁定书等）；
18.其他案件材料；
如在一审行政诉讼前，有行政复议情形的，还应有以下材料：
1.行政复议申请书；
2.行政机关的行政行为或行政决定文书；
3.行政复议机关的复议决定书；
4.行政复议的有关材料；
如仅有行政复议，而无行政诉讼的，行政复议案件作为一个案件单独归档。
二审案件材料的收集归档参照一审进行（但应附一审案件的判决文书）。
（三）刑事诉讼案件的归档范围（按案件进程的时间顺序）
1.起诉书；
2.司法机关采取强制措施的决定、通知；
3.授权委托书（或法院指定辩护律师函件）；
4.辩护词；
5.判决书；
6.报案材料；
7.司法建议书；
8.案件其他材料。
如在审查起诉阶段，检察机关作出不起诉决定书，则以该文书附案件相关材料单独组卷。
（四）仲裁案件的归档范围（按案件进程的时间顺序）
1.仲裁申请书；
2.财产保全申请书；
3.证据保全申请书；
4.受理仲裁通知书；
5.仲裁庭组成人员通知书；
6.仲裁答辩书；
7.委托代理合同；
8.授权委托书；
9.开庭通知书；
10.庭审笔录；
11.代理词；
12.和解协议；
13.仲裁裁决书、调解书；
14.案件其他材料。
（五）执行案件的归档范围
1.执行申请书；
2.据以申请执行的法律文书；
3.委托代理合同；
4.授权委托书；
5.法院执行通知书；
6.执行裁定书；
7.案件其他材料。
（六）再审案件的归档范围
1.申诉书或再审申请书；
2.证据材料；
3.法院接受再审通知书；
4.听证笔录；
5.委托代理合同；
6.授权委托书；
7.阅卷笔录（包括复印的案卷材料）；
8.开庭通知书；
9.庭审笔录；
10.代理词；
11.法院的裁决文书；
12.案件其他材料。
第二十八条 诉讼（仲裁）案件归档要求
（一）诉讼（仲裁）案件的相关请示、批复应放入相应的诉讼（仲裁）案卷；
（二）案件承办人员要注意收集案件的相关材料。诉讼（仲裁）案件立卷遵循承办人立卷原则、结案立卷原则。结案后要及时整理，并检查材料是否齐全完整，以及是否符合要求；
（三）诉讼（仲裁）档案每一案卷应填写卷内材料目录，卷内材料的排列原则上按照案件进程的时间顺序，一案一卷；
（四）执行案件和再审案件形成的案件材料应单独组卷，所组成的案卷应分别排列在相应的诉讼（仲裁）案卷之后；
（五）诉讼（仲裁）案件材料不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔、纯蓝墨水笔等不耐久的书写材料；
（六）诉讼（仲裁）档案整理时要求去除材料金属物，使用有利于档案保护的装订材料进行装订；
（七）每年形成的诉讼（仲裁）档案，由承办部门按照归档要求，负责整理立卷，定期向档案部门移交并办理相关移交手续；
（八）所有当年的案卷要建立案卷目录。
第四节 基建档案的归档与管理
第二十九条 基建档案是公司在基本建设及物业管理中产生、形成的，应归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、声像材料等形式与载体的文件材料的总称。
第三十条 基建档案归档范围
（一）公司自建、合建及整栋建筑物购买项目，在工程竣工后，三个月内（含购买合同签定时），由基建项目经办人负责收集齐全全套竣工档案，向公司档案室移交，办理移交手续。
（二）公司购买部分建筑物时，应将部分建筑物的归档资料交公司档案室，内容包括：
1.购买部分建筑物的竣工图；
2.购买合同（协议书）；
3.房产证。
（三）租赁房屋在签定租赁合同之日将其租赁档案交公司档案部门，内容包括：
1.租赁合同；
2.平面图；
3.租赁备案凭证等。
（四）公司装修工程，工程竣工验收后，一个月内将该装修工程档案材料交公司档案部门，内容包括：
1.施工合同；
2.验收证明书；
3.证书复印件；
4.装修图等。
第三十一条 基建档案由建设单位收集整理、归档。此项工作应与项目建设进程同步，从项目申请立项起，即应开始进行。项目竣工验收后，完成基本建设档案材料的收集移交工作。
第三十二条 组卷方法及要求
（一）基建档案按工程项目组卷，每个项目可根据档案材料的数量及保存价值组成一个或多个案卷，不同保管期限的材料应分别组卷。
（二）竣工图纸根据数量的多少，组成一卷或按建筑、结构、给排水、电气等分别组成若干卷。
（三）卷内文件材料应按项目建设程序进行排列，图纸要折叠整齐，每卷文字材料一般不超过2厘米厚，以便装钉和使用。
（四）图纸应统一折叠成4号图纸规格（210×297MM）的幅面，图纸折叠方法有正面折叠法（不装订）和手风琴折叠法（适用装订），一般采用正面折叠法，并把图纸标题栏露在右下角。
（五）组成案卷后，要给每份文件材料（包括原有图样目录）都编上页号。文字材料的页号，正面编在右下角，反面编在左下角；图样文件的页号，正面编在右下角，反面编在左下角。
（六）填写卷内目录、备考表及编写案卷封面。上述填写项目一律按城建档案馆编印的统一规格。
（七）建设工程竣工验收以后，应在三个月内向公司档案部门移交，移交的档案要齐全、完整、系统、符合档案归档的质量要求。
（八）工程项目在维修、装修过程中形成的新的图纸要单独组合成案卷，放在相应项目的原有案卷之后。
第五节 设备档案的归档与管理
第三十三条 设备档案主要是公司购置的各种办公自动化设备、车辆等的相关文件资料。
第三十四条 设备档案的归档范围
（一）申请购置方面：申请购买设备的请示与批复、合同、来往文件、计算书、使用说明、图纸、安装资料。
（二）安装调试方面：装箱清单、技术质量证明书、合格证、试运行记录、性能测定记录、安装总结、开箱验收的配件清单以及验收人签字确定的有关材料。
（三）使用维护管理方面：修改图、设备维护使用规程、设备报废、鉴定单及处理说明、重大设备事故报告等。
（四）其他的设备情况
1.各类产品设备的中标公司的有关产品设备竞价材料；
2.机动车辆的型号、说明书、电气图、行车记录、维修记录；
3.消防警报系统、安全保卫监视系统的型号及使用说明；
4.其他设备的有关型号及使用说明。
第三十五条 设备档案的收集整理由使用单位负责。此项工作应与采购进程同步，从采购申请立项起，即应开始进行。设备验收后，完成设备材料的收集整理和移交归档工作。
第三十六条 设备档案的组卷方法和要求
（一）按申请购买程序排列卷内有关材料并装订成册；
（二）说明书及图纸应在卷内目录上列明，不与上述材料装订在一起，在材料后面单份存放；
（三）卷内材料按有效页面编写顺序页码；
（四）填写卷内备考表，说明材料的有关情况，并签上立卷人和检查人以示负责。
第三十七条 设备档案的归档要求。设备档案原则上要求自购买验收完毕后，由使用部门在一月内整理完毕，造册填写设备档案移交清单，向公司档案部门移交。
第六节 实物档案的归档与管理
第三十八条 实物档案是指公司在各个历史时期及各项业务活动中产生的，具有特殊史料价值，以物质实体为载体的特定物品。它具有真实、直观、形象的特点。
第三十九条 实物档案的归档范围
（一）各级政府或组织授予本公司的各种荣誉证书、奖状、奖杯、牌匾等；
（二）党和国家领导人以及知名人士给本公司的题词、字画和书信；
（三）公司在对外交往和公务活动中受赠的有保存价值的礼品、纪念品；
（四）本公司曾经使用过的、有明显时代特征并具有保存价值的各种办公物品；
（五）本公司各个历史时期使用过的牌匾或标志（大型的可拍照留存）；
（六）其他能反映本公司历史发展足迹的实物。
第四十条 实物档案的分类及归档办法
（一）实物档案一般分为荣誉类、题词类、纪念类及其它类。
（二）实物档案的整理按类别跨年度编号、编目录、排列。
1.对实物档案逐件进行著录，著录项目包括：题名、颁发单位、颁发日期、保管期限、机构代码、目录号、件号、份数、存放位置等。详见下图：
机构代码
目录号
件号
题名
颁发单位
颁发日期
保管期限
份数
存放位置
备注

2.制作标签贴于实物档案后面，便于保管和利用。标签格式一般包括：机构代码、题名、目录号、件号等。
3.实物档案根据需要存放于档案室、接待室、展览室等，需指定专人负责保管和清洁、整理。定期进行实物档案的清点工作。
第四十一条 公司各部门或个人在获得实物档案后的一个月内应向本单位档案部门移交，并办理移交手续。实物档案附属材料、包装物等应一并移交。
第五章 档案的保管
第四十二条 公司各类档案是企业的重要财富，由公司档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得视档案为私有。公司全体员工都有保护档案的义务。
第四十三条 公司档案室应研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
第四十四条 公司为档案保护提供必要条件。档案库房须配置防盗设施及调控温湿度的设备，库房内严禁吸烟。必须做好防火、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫、防盗等“八防”工作，每半年进行一次库藏档案的清理核对和保管质量检查，确保档案齐全，帐物相符。
第四十五条 存放光盘、硬盘等资料，要集中使用防磁专柜存放。
第四十六条 存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照立档单位、年度、保管期限的次序，自左向右，自上而下地排列，不同立档单位应区分、集中存放，绘制存放区位图，以便于管理和查找。
第四十七条 定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账物相符，并建立档案抽查情况登记表。
第四十八条 档案库房是集中保管档案的基地，须有防盗门窗、铁柜等防盗设施，非档案室工作人员不得随意入库。
第四十九条 档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备。库房温、湿度基本保持在温度14～24℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度45%～60%，日变化幅度不超过±5%。
第五十条 档案库房不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
第五十一条 档案库房要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯，窗户要配有专门的隔阻阳光的窗帘。
第五十二条 库房内要配备符合档案保管要求的消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。
第五十三条 应保持档案库房整齐干净，档案入库前必须严格检查、消毒，档案柜内应施放防霉、防虫药剂。
第六章 档案的利用
第五十四条 公司员工借阅档案时，应提报档案查阅申请流程，经公司领导审批同意后方可借用。
同时，档案管理员要做好借阅登记工作，并要求借阅人妥善保管、及时归还档案材料。
借阅登记表
序号
签报流水号
借阅材料标题
文号
借阅日期
借阅人及联系方式
借阅部门
归还日期
经办人
快递单号
备注

第七章 档案工作的交接
第五十五条 档案管理员离开本工作岗位时应做好交接工作，确保新任档案管理员能独立开展此项工作。各业务部门兼职档案员异动时，应及时向行政部门报备，并做好工作交接，确保新任兼职档案管理员按公司要求定期收集、整理和移交综合类档案。
第五十六条 工作交接内容包括但不限于所管理的所有档案资料实体、台账、规章制度、整理及归档操作要求、管理流程、培训课件等。
第八章 附则
第五十七条 本办法由总公司综合管理部负责解释与修订。
第五十八条 各分支机构应参照本办法制定所在机构档案管理实施细则或管理办法、并做好下辖分支机构档案管理规章制度制定的指导工作。
第五十九条 本办法自发布之日起施行，《xxxx保险股份有限公司综合类档案管理办法（xx版）》（xx发〔xx〕50号）同时废止。

附件：1.收集范围及保管期限一览表
2.档号标识和档案实体排列方法说明
3.xxxx保险股份有限公司机构代码一览表
附件1
收集范围及保管期限一览表

一、文书档案类
（一）行政管理类
1.政务综合
01
公司年度和年度以上的工作计划、总结、统计材料
永久
02
公司年度以下的工作计划、总结、统计资料
10年
03
公司关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的重要文件材料，发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要的会谈记录、纪要
30年
04
出国的审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录
30年
05
其它文件材料
10年
06
公司专题工作汇报
（重要的）永久
（一般的）30年
07
工作专题会议的典型材料、代表发言、简报、交流材料
30年
08
党政联席会议及董事长办公会议纪要、记录、讨论通过的文件
永久
09
公司召开的工作会议和重要的专题会议文件材料、请示、批复、会议纪要、记录、报告、通知、名单、讲话、决议等
永久
10
一般专业会议文件材料、纪要、通知、总结、讲话、报告等
30年
11
一般专业会议的典型材料、代表发言、简报
10年
12
公司主办的或各部门主办的简报
10年
13
公司历史沿革、大事记
永久
14
调查研究材料
（重要的）永久
（一般的）30年
15
对外介绍经验材料
永久
16
反映本单位主要职能活动的出版物定稿样本
永久
17
向上级的请示和批复
（重要的）永久
（一般的）10年
18
公司制定政务的规章制度
（重要的）永久
（一般的）30年
19
公司一般性的工作通知
10年
20
上级针对本单位发的重要文件
永久
21
上级普发性的要求贯彻执行的办法、规章制度
（重要的）30年
（一般的）10年
22
上级制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料
永久
23
上级领导来视察、检查工作时作的重要指示讲话、题词等
永久
24
下级的请示及批复
（重要的）永久
（一般的）30年
25
下级重大问题的专题报告
30年
26
下级年度和年度以上的计划、总结、统计材料
10年
27
总经理办公室制定文秘、档案、保密等规章制度、工作情况统计
30年
28
领导信函
（重要的）30年
（一般的）10年
29
授权委托书
永久
30
机构设置、撤并、更名、启用印章的请示、批复、通知
永久
31
各类档案移交、销毁清单
永久
32
企业文化相关材料
（重要的）30年
（一般的）10年
33
本公司扶贫、救灾、赞助希望工程等事迹材料
30年
34
文体活动的计划、通知、总结
10年
35
同级机关单位和非隶属机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料
10年
36
有关机构设置的一般性文件材料
10年
2.人事劳动
01
主要领导人职务任免决定、通知
永久
02
内部部门领导聘任通知、聘任书
永久
03
下属单位主要领导聘任的通知
永久
04
对下属单位关于部门领导人聘任的请示、批复
永久
05
干部、职工花名册
永久
06
干部、职工年度统计报表
永久
07
干部聘用、职工录用、转正、升级、处分、资历、调资、津贴通知、停薪留职、离退休、抚恤、死亡等文件材料
永久
08
干部职工行政、工资关系的介绍信及存根
永久
09
干部职工处分、奖励、复职、落实政策及考核的有关材料
永久
10
工资改革、奖金发放的方案及有关工资制度的文件材料
永久
11
劳动工资年报表
30年
12
人员编制的文件材料
永久
13
人事保卫、劳保福利的规定
30年
14
人员因公、私事出国赴港名册及统计表
10年
15
先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，受县级（含）以上表彰奖励的
30年
16
受到县级以下表彰的
10年
17
人事考核、职称评审工作文件材料
永久
18
上级关于职改工作的规定
30年
19
干部和职工的文化、技术培训的通知，工作计划，工作总结
10年
20
专业培训教学计划、大纲
10年
21
户口等指标的申请及批复
永久
22
上岗前培训班教学计划
10年
23
各类培训统计表
10年
24
办班通知、开学通知
10年
25
学员名册及成绩单
10年
26
教材（讲义）
10年
27
一般性工作通知
10年
28
有关人事管理的规章制度
30年
3.物业后勤
01
职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请
30年
02
财产、公物登记及移交凭证
30年
03
物业租赁、车辆管理、办公用品的保管和发放等制度
30年
04
食堂管理、医疗卫生的规章制度
30年
05
公司保卫干部花名册
30年
06
安全保卫规章制度
30年
07
物业后勤工作的一般性文件材料
10年
08
医疗卫生工作情况汇报
10年
4.法律事务
01
法律事务管理文件
（重要的）永久
02
对法律事务进行处理的对内、对外有关文件、函件
（重要的）永久
03
专项法律事务报告
（重要的）永久
04
法律事务专项调查
（重要的）永久
05
重要的法律事务请示、报告、专题工作汇报
（重要的）永久
06
合同、文书审查材料
10年
07
法律咨询、代写法律文书
10年
08
其它处理法律事务的文件材料
10年
5.纪检监察工作
01
受到警告（不含）以上处分的
永久
02
受到警告处分的
30年
03
违纪案卷材料
30年
04
违纪案件讨论记录
10年
05
反腐倡廉、廉政建设的文件材料
10年
6.协会工作
01
保险学会的会议通知
10年
02
保险学会的有关规定或制度
（重要的）永久
（一般的）10年
03
其它学会的文件资料
（重要的）30年
（一般的）10年
（二）经营管理类
1.业务综合
01
业务综合管理的规定、办法、制度、细则
（重要的）永久
（一般的）30年
02
业务综合