建筑建设公司企业管理信息系统运行管理办法模版.docx
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1、企业管理信息系统运行管理办法1 目的为了满足公司对业务信息全面共享和有效整合利用的需求,实现管理标准化、运作流程化、监管动态化、考核数据化,达到管理“标准化-一信息化-一体化”的目标,增强项目管控能力,促进公司持续健康、快速发展。2 适用范围适用于公司总部和项目部应用的企业管理信息系统。3 工作流程企业管理信息系统运行基本流程:新建项目按岗位职能向公司申报账号权限,公司分配账号权限,并对系统新增功能模块进行培训。项目人员实时、准确进行信息系统录入,公司根据本办法规定对项目各模块信息录入情况进行考核检查。(流程祥见下图)。4 工作标准及要求4.1 系统账号管理4.1.1 创建组织机构(1) 新接
2、项目进场,并具备办公条件后,应在一个月之内完成内、外办公网络环境建设,网络质量和硬件设备必须满足正常办公及系统运行要求。因特殊情况,需要延期的,须将原因报于公司企划信息部审核。(2) 项目计合部将工程承包合同信息报公司成本合同部,公司成本合同部审核项目信息并创建系统项目基础信息及系统项目部。(3) 公司企划信息部维护新增项目电子经纬度,对新增项目组织机构进行职能授权。(4) 项目系统名称变更由项目计合部将变更后的项目全称及简称以项目请示流程形式报公司成本合同部审核,公司成本合同部将审核通过后的项目请示文件及处理签打印交企划信息部办理。4.1.2 审核、创建(变更)账号及授权(1) 新增OA账号
3、申请:由项目综合管理部填写企业管理信息系统账号申请表(样式见表式:SHECTL MT13-6-1附表),要求明确人员岗位、OA公文处理流程权限,业务权限等,经项目主管领导审核后上报公司企划信息部进行账号创建及权限分配。(2) OA账号权限调整:项目管理部负责人监管各业务部门人员岗位调整情况,对岗位变动需要调整系统权限的人员根据当前工作岗位填写企业管理信息系统账号申请表,以OA请示汇报形式及时上报公司处理。公司企划信息部根据项目文件及公司业务部门意见及时调整用户系统权限。(3) 账号组织机构调整:系统用户在公司内部从一个项目调到另外一个项目时,需及时与新项目综合管理部联系,进行系统账号组织机构调
4、整。项目在建或完工后,用户因工作调动离开原项目,若用户调离本项目后仍需兼管原项目业务时,在新项目上报的企业管理信息系统账号申请表中“是否保留原项目权限”中填写“是”,以便系统保留原项目系统账号权限;若用户直接调离原项目,不兼管原项目业务时,用户必须在离开本项目前做好系统交接工作,以便接手工作人员能掌握其原有系统处理工作。同时在新项目上报的企业管理信息系统账号申请表中“是否保留原项目权限”中填写“否”,以便删除原项目系统权限。此操作为不可逆操作,删除账号前,用户必须处理完所有系统待办事宜。(4) 账号注销管理:用户调离公司办理手续时,必须处理完系统待办事宜,注销系统账号后企划信息部方可签署意见;
5、聘用人员离职后,项目管理部负责人必须及时通知公司企划信息部进行OA账号处理。若因账号处理不及时导致公司商业机密信息泄露,将追究相关人员责任。4.1.3 账号分配公司企划信息部根据企业管理信息系统账号申请表新增、调整用户账号信息,分配系统业务管理权限及系统流程权限,结果反馈给项目综合管理部(项目系统管理员)。项目综合管理部将OA账号信息分配给用户。4.1.4 权限核实新增OA用户首次登录,修改系统登录密码,根据业务需要核实系统权限。账号权限问题由项目综合管理部统一汇总后交公司企划信息部处理。新增账号要求修改密码不能太过简单,防止账号被盗用。个人账号在系统中的所有业务操作均由用户本人负责。4.2
6、业务模块运行管理4.2.2 系统业务操作(1) 对于新增员工,由项目经理部或公司总部各部门相关人员以传帮带的形式负责培训;若相关人员无法进行培训时,项目可反馈至项目综合管理部,由项目综合管理部汇总后上报公司企划信息部;公司企划信息部安排合适的时间,统一进行培训。(2) 所有系统用户必须每天登录系统完成系统当天待办任务。对于出差的用户,必须在到达目的地后及时登录系统处理待办任务;对于网络有故障的用户,在网络恢复正常后必须及时登录系统处理待办任务;若因其它原因导致当日不能使用系统的用户,应在问题解决后立即处理待办任务,从而确保系统各项业务及时顺利流转;若超过五个工作日无法登录系统处理业务的,应授权
7、他人代办或联系相关业务部门,说明原因并提出其他解决方案,待问题解决后上线补办相关业务。(3) 由于项目工程量清单、工程分解及图纸清理为系统最基础数据,因此,项目合同部门自系统账号反馈给项目之日起,45天内必须完成工程量清单、工程分解及图纸清理等基础数据初始化工作。若工程量清单有变动,可先按投标清单进行初始化,变动的部分必须通过业主确认的正式变更方式来解决。同时,其它相关部门也必须在完成授权20天内完成自身管辖业务模块的基础工作,如供应商、安全质量、工程进度、定义结算项、项目形象指标等。(4) 项目必须严格按照信息系统中工程量清单导入模板、工程分解导入模板做好工程量清单和工程分解的清理和分解,并
8、上报公司工程管理部审批,待审批通过后方能正式导入系统。(5) 项目实际使用供应商必须从系统中选取合格的供应商(包括协作队伍、物资供应商、设备供应商、设备租赁商等)。对于系统中没有,而又需要新增的供应商,必须先通过该供应商的税号在系统中进行唯一性验证,确保没有后才可新增,若系统中已存在,则只能引用。对于新增的供应商,必须经公司相关业务部门审核通过后方能使用。新增的供应商必须资料填写完整和正确,同时,将该供应商的营业执照、组织机构代码、税务登记证、安全生产证、法人代表身份证及相关经营业绩等资料原件彩色扫描后上传到系统中作为附件,附件必须是一个PDF格式的文档(分辩率为150-200象素)。(6)
9、对于所有使用的供应商,项目必须定期对其进行评定,包括对供应商本身的评定和合同履约评定,一个季度一次。同时,根据对供应商的评定情况,将其进行相应提升或打入黑名单。(7) 在项目开工初期,对于系统还未搭建完成的项目,由于赶工期而需提前与供应商(包括协作队伍、物资供应商、设备租赁商等)签订合同,在公司授权的情况下,可先进场、后合同评审。但在进场前,项目必须与供应商就主要合同条款已商谈妥当,并保留双方合同商谈备忘录,待在系统中正式评审时,将合同商谈备忘录作为评审附件之一;对于系统建立后,需要签订的合同,必须先进行合同评审,待评审通过,方可正式签订合同。项目工程承包合同和经营承包合同直接在台帐中新增,无
10、需合同评审。(8) 对于已经签订的合同,在执行过程中有关合同条款发生了变更,特别是单价、支付条款及相关约定发生了变化,必须重新发起评审,待评审通过后方能正式执行。(9) 所有工程合同变更必须及时、有效地在系统中反映,最多不超过实际业务发生2天,并根据业主批复的不同意见选择不同的状态进行审核,确保变更真实地反映到系统中。同时,根据工程合同变更的情况及时做好协作合同和清单变更事宜。物资、机械等其它合同变更也必须根据实际业务需要及时进行先评审后变更,确保系统对合同变更的全程跟踪和记录。(10) 项目所有业务必须在各自对应业务系统中及时进行业务办理和结算。项目部必须以系统中的结算单(包括劳务、设备和物
11、资等)作为财务做帐和付款的唯一凭证;严禁在业务上存在两套帐现象。(11) 对于没有合同的零星工程劳务结算,可在零星结算中进行办理。切勿将其它有合同的劳务合同、外租设备、购置材料或房屋租赁等纳入零星结算中办理。(12) 对于业主计量,必须在业主完成批复后2天之内及时在系统中进行填报。计量上报日期是指项目正式上报计量的日期;计量批复日期是指计量最终生效的日期,即计量最后一个人签字的时间。同时,将业主批复的支付证书扫描后上传到系统中作为附件,以便公司确认。(13) 项目各类进度计划编制必须及时、完整、有效,计划必须先总体,再按年、季、月进行细分,并根据项目实际进度调整项目后期月、季、年、整体计划。所
12、有计划必须在有效时间内完成,不得补填计划。(14) 项目在完成总体形象计划图之前,一定要根据项目实际工程情况做好项目形象指标设置工作。在做总体形象计划时,一定要认真填写作业的相关参数信息,并根据作业之间的关系正确填写搭接类型和时间。(15) 各项目必须及时将开展的安全检查、考核及其它相关安全生产活动信息详细填写在系统中,并按照系统要求认真填写相关记录,特别是安全检查中的整改和落实情况;相关人员信息必须填写完整,附件齐全,特别是一些证件信息必须在系统中反映;安全费用明细必须填写完整,特种设备检定书必须上传到系统中;对于不同时期的危险源要及时进行梳理和登记在系统中。(16) 各项目必须及时将开展的
13、质量检查、质量报告及其相关详细信息填写在系统中,并按照系统要求认真填写相关记录,特别是质量检查中存在的问题、整改和落实情况等;认真填写质量评定和交工验收等信息;试验检测人员和仪器相关记录一定要填写完整,附件齐全,特别是一些证件或证书信息必须在系统中反映。(17) 所有纳入公司管理的设备必须按时在系统中填写机械设备详细运转和维保记录,并认真填写设备费用记录,确保所有信息及时、完整和有效,确保设备费用成本及时归集。项目应定期通过系统对相关设备费用进行全面分析,对运营成本高、维保成本大的设备要分析原因,找出解决办法,切实降低设备运营、维保成本。(18) 项目必须按照物资实际发生情况进行物资的收、发、
14、存登记,并定期对项目物资进行现场盘点和抽检,确保所有物资完整无损,并将盘点和抽检结果与系统盘点结果进行对照,确保帐实相符。(19) 所有物资信息必须及时、有效地反映在系统中,严禁将多笔主材业务合并录入系统;周转材料的日常管理和摊销必须纳入系统管理;所有主材每月必须要有购置计划。(20) 新建项目物资管理系统的启用时间以进场后第一笔物资业务发生时间的当月1日为系统启用时间;对于现有系统中缺失的物料类别统一由公司物资设备部指定人员进行添加,并经局审批后才能使用。(21) 所有物资、设备价格信息及闲置设备、周转材料信息应及时反映在物资机械信息平台中,以便全局共享此类信息。所有物资和设备招评标信息必须
15、严格按照系统设置流程进行全程公开、透明地进行办理。(22) 项目必须根据自身实际业务情况做好成本预算工作。成本预算以季度为预算周期;成本单元须按照项目主合同清单进行设置;所有成本单位必须以实际需求为出发点,严格按照全局统一的“企业资源编码”进行分类预算,并在合并同类项目的基础上形成最终的项目成本预算。(23) 项目成本预算必须以一个季度为周期,根据项目工程量清单、相应资源预算单价的变动而不断地变化,实时反映项目成本的最新预算。(24) 项目必须根据自身实际业务情况,以月为统计周期,认真做好成本统计相关工作;所有费用必须及时在系统中得到全面反映。(25) 导入成本系统中的材料费用消耗使用记录必须
16、与浪潮物资系统出库记录保持一致;相关费用归类清楚,不存在重复归集现象;零星结算必须根据实际业务情况进行全面的拆分,并根据分类情况归入相应的资源使用记录中,但拆分的日期必须与零星结算日期保持一致。(26) 所有成本消耗记录必须具有可追溯性,成本系统必须与其它结算系统、财务系统之间数据闭合,相互验证,从而确保成本数据的真实性、有效性、完整性。(27) 项目必须结合实际情况,全面梳理并认真分析各自存在的风险源,并按照风险管理系统要求,全面做好风险的评估、策略和方案制定工作,做好相关风险预案,并在实际工作中有针对性的进行防治和处理,切实将各种风险消灭于萌芽状态之中。同时,根据实际情况的变化,做好风险的
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