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关于高校人事档案数字化管理的几点思考_王莉娜.pdf
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1、862023 年第 2 期兰台论坛LANTAI BBS关于高校人事档案数字化管理的几点思考王莉娜(榆林学院,陕西 榆林 719000)摘要:本文论述人事档案数字化的基本概念,总结人事档案的基本功能,指出高校人事档案数字化管理的重要价值,并结合高校人事档案数字化管理过程中存在的主要问题进行具体分析,从而提出相应的实施策略。关键词:高校;人事档案;数字化管理;实施策略人事档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分,对于高校人事管理工作的发展有着巨大的推动作用。随着互联网信息技术的不断发展,将数字化有效地融入到高校人事档案管理工作中,在一定程度上能够解决传统纸质档案管理存在的弊端,解放更多的人力,
2、便于高校领导以及管理人员在同一时间、不同空间对同一类型档案资料进行查找,提高档案管理效率。一、人事档案数字化管理概述人事档案伴随人的一生,对于每个人的前途以及未来发展有着重要的影响。所以,人事档案深受社会各行各业的重视。通常情况下,人事档案数字化指的是将传统的纸质数据资料通过现代化计算机技术进行相应的收集、整理,有助于提高人事档案管理工作效率和质量。在此过程中,档案管理人员需要结合高校发展的实际情况,建立比较完善的数据库,用来储存各种人事档案资料。此时,人事档案资料不再是传统的纸质资料,而是以电子数据的形式存在,通过大数据技术对其进行有效的应用,能更好地提高人事档案的信息化管理水平。人事档案数
3、字化管理主要包括两方面内容:一方面,将传统的纸质资料通过现代化技术手段和计算机系统转化为电子数据,便于重要文件、机密文件的管理。另一方面,是将这些数据信息放置在信息管理系统中,建立妥善的数据库系统。通过信息管理系统帮助管理人员实行数字化档案管理。如果信息管理系统可以和办公系统之间建立密切的联系,能够大大增强人事档案数字化管理效率。二、人事档案的基本功能(一)社会记忆功能所谓的社会记忆功能,指的是在生产过程中社会创造出来的财富,通过信息技术的手段进行妥善的保存,便于日后相关工作人员对其进行有效的查验。随着时间的增长,社会也将累积更多的人事档案。在不同的历史阶段,人事档案具有不同的时代特点,是社会
4、、历史发展过程中最为真实的反映。(二)信息记录保存功能人事档案是个人在社会发展过程中建立的原始记录。包括家庭信息、学习情况、工作经历等方面,都会在人事档案中得以体现。换句话说,人事档案是人才信息的基本载体,它具备真实性、客观性的特点,可以真实、客观地反映个人的基本信息,是社会和不同工作部门在选人、用人时的主要凭证。(三)社会控制功能人事档案是国家在社会管理过程中的一种主要的管理方式,在国家和社会发展中能够发挥出政治控制、行政控制的职能。比如:在社会发展过程中,部分单位、组织需要科学、合理地分配现有的人才资源,通过调取相关的人事信息资料,清楚地了解个人的信息。人事档案也是政治审核中比较重要的凭证
5、,可以清楚反映个人的政治走向,在一定程度上决定一个人的政治前途。另外,人事档案具有一定的社会控制功能,这一点也凸显出人事档案资料的重要性。基于此,每一份人事档案都需要具备一定的真实性、完整性,需要相关的档案管理人员对其进行全面的审核。三、高校人事档案数字化管理的重要价值第一,开展高校人事档案的数字化管理,有助于满足公共服务的基本需求,保证人事档案的有效性,拓展公共利用的空间。传统的高校人事档案管理涉及到很多隐私的档案,缺少一定的公共性,如果想要查找具体的数据信息,需要经过不同的筛选872023 年第 2 期LANTAI BBS兰台论坛手段,查找周期长,严重影响档案资料的使用。另外,高校人事档案
6、涉及到学生和老师的个人隐私,不能作为社会公共服务体系参与到公共领域的活动中,严重限制了资源共享。对此,通过高校人事档案数字化管理,并建立连带性的社会责任体制,能有效增强高校人事档案资料的应用水平。通过数字化信息技术的使用,不仅可以保护当事人的隐私信息,还能实现公共业务的拓展。第二,高校人事档案的数字化管理有助于增强高校的管理绩效,便于科学、合理地分配人力、物力和财力资源,通过高校人事档案资料的收集、整理、分析,避免存在人才的流失以及大量优秀员工闲置的问题。结合目前高校人事档案数字化管理情况来考虑,档案管理人员要丰富高校人事档案信息资源,及时更新档案管理观念,建立健全档案管理评估体系,分配现有的
7、数字资源,有助于提升高校人力资源管理质量。另外,高校人事档案的数字化管理作为人事公共领域发展的重要支撑,有助于提高高校人事档案管理质量。第三,在落实高校人事档案数字化管理过程中,档案管理人员要借助数据架构法,不断拓展高校的数据传输功能。近些年来,高校人事档案数据库的数量在不断增加,档案管理人员应借助概念构想和顶层设计手段,真正实现高校人事档案的数字化信息共享,保证人事档案资料的开放性。同时,借助数字档案补足的手段,弥补一些残缺不全的信息,及时改正错误信息,实现人事档案数据信息的交互性。此外,高校人事档案数字化管理还可以借助 OAIS 技术,充分发挥数字信息技术作用,提高人事档案信息的实用价值。
8、第四,保存更多的人事档案资料。传统的人事档案资料都是纸质的,对于空间和环境都提出更高的要求,基本上需要整个房间用来储藏高校学生和老师的档案资料。而且纸质档案资料很容易受到外界条件的影响,导致纸质资料出现受潮、破损、丢失的问题,在查找某一份重要文件过程中需要大量的工作人员帮忙,既费时也费力。而高校通过执行人事档案数字化管理,借助大数据信息技术保存更多的人事档案资料,使用计算机系统对重要文件进行私密处理,也不会占据大量的空间。和传统的纸质资料进行对比分析,高校人事档案数字化管理有助于提高档案管理效率,还能及时更新相关的档案资料,提高人事档案资料的可靠性、稳定性。第五,异地备份,防止出现人事档案篡改
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