纸质档案数字化标准规范.doc

目录前 言4引 言6纸质档案数字化规范71 范畴72 规范性引用文献73 术语和定义74 总则85组织与管理95.1 机构及人员95.2 基本设施105.3 工作方案105.4 管理制度115.5 工作流程控制125.6 工作文献管理125.7 档案数字化外包136 档案出库137 数字化前解决147.1 拟定扫描页147.2 编制页号147.3 目录数据准备157.4 拆除装订157.5 技术修复158 目录数据库建立159 档案扫描169.1 基本规定169.2 扫描设备179.3 扫描色彩模式179.4 扫描辨别率189.5 存储格式189.6 图像命名1910 图像解决1910.1 图像拼接1910.2 旋转及纠偏1910.3 裁边2010.4 去污2010.5 图像质量检查2011 数据挂接2012 数字化成果验收与移送2112.1 验收方式2112.2 验收内容2112.3 验收指标2212.4 验收结论2212.5 移送2313 档案归还入库23前 言 本原则按照GB/T 1.1-给出规则起草。 本原则代替DA/T 31-纸质档案数字化技术规范。 本原则与DA/T 31-相比，重要技术变化如下： 标题进行了修改； 增强组织与管理某些内容，完善数字化工作中管理有关规定； 增强数字化前解决某些内容，涉及对实体档案保护和档案规范化管理方面规定； 增长数字化过程中元数据采集规定； 修改了档案扫描某些参数规定； 修改了图像解决某些内容，更加强调保持档案原貌规定； 细化了数字化成果验收内容； 删除原原则数据备份和数字化成果管理有关内容。 本原则由国家档案局提出并归口。 本原则起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。 本原则重要起草人：王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。 本原则所代替原则历次版本发布状况为： DA/T 31。引 言 DA/T 31-发布实行，从技术原则方面对纸质档案数字化工作提出了规定，较好增进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。 由于纸质档案数字化工作所依赖信息技术发展迅速，通过时间，数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化，同步，纸质档案数字化工作管理办法和管理理念等都在不断更新、发展。因而，及时对本原则进行修订，适时调节有关规定，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具备重要现实意义。 原则本次修订更加注重国内纸质档案数字化工作自身特点，结合当前信息技术发展水平，提出合用于档案行业纸质档案数字化工作规范性规定。纸质档案数字化规范 1 范畴 本原则规定了纸质档案数字化技术和管理规定。 本原则合用于采用扫描设备对纸质档案数字化加工过程管理。 2 规范性引用文献 下列文献对于本文献应用是必不可少。凡是注日期引用文献，仅注日期版本合用于本文献。凡是不注日期引用文献，其最新版本（涉及所有修改单）合用于本文献。 GB/T 20530- 文献档案资料数字化工作导则 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则 ISO/TR 13028 信息与文献 档案数字化实行指南（Information and Documentation Implementation guidelines for digitization of records） 3 术语和定义 GB/T 20530-、DA/T 1、DA/T 18界定以及下列术语和定义合用于本文献。 3.1数字化 digitization 运用计算机技术将模仿信号转换为数字信号解决过程。 3.2数字图像digital image 表达实物图像整数阵列。一种二维或更高维采样并量化函数，由相似维数持续图像产生。 3.3纸质档案数字化digitization of paper-based records 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上数字图像，并按照纸质档案内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系解决过程。 3.4辨别率resolution 单位长度内图像包括点数或像素数，普通用每英寸点数(dpi)表达。 4 总则 4.1 各单位应依照档案贵重限度、开放限度、运用率、亟待急救限度、数字化资金状况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出规定和建议。 4.2 纸质档案数字化基本环节重要涉及：数字化前解决、目录数据库建立、档案扫描、图像解决、数据挂接、数字化成果验收与移送等。 4.3 应采用有效管理和技术手段，保证纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理客观规律，真实反映档案内容，最大限度地呈现档案原貌。 4.4 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面元数据。元数据元素拟定应符合ISO/TR 13028提出规定。 4.5 应加强纸质档案数字化各环节安全管理，保证档案实体和档案信息安全。 4.6 加工涉密档案时，应按照涉密档案有关保密规定开展工作。 5组织与管理 5.1 机构及人员 5.1.1 应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实行、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，保证数字化工作顺利开展。 5.1.2 应配备具备相应能力工作人员，涉及熟悉档案业务并具备较高调查研究水平和良好组织领导能力管理人员，熟悉有关原则规范并可觉得纸质档案数字化工作各环节提供技术支持技术人员，掌握一定数字化基本知识并熟悉本职工作操作人员等。应通过科学规范管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作安全性，应加强对外聘工作人员审核。 5.2 基本设施 5.2.1 应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存储、数字化前解决、档案著录、档案扫描、图像解决、质量检查等工作区域。 5.2.2 加工场地选取及温湿度等环境控制不应不利于档案实体保护。场地内应配备可覆盖所有场地防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理设施设备。 5.2.3 应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，保证设施设备安全、先进，可以满足数字化工作需要。 5.3 工作方案 5.3.1 应在充分调研基本上，制定科学合理工作方案，保证纸质档案数字化工作达到预期目的。 5.3.2 纸质档案数字化工作方案应涉及数字化对象、工作目的、工作内容、成本核算、数字化技术办法和重要技术指标、验收根据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理办法等内容。数字化对象拟定应综合考虑档案贵重限度、开放限度、运用率、亟待急救限度、数字化资金状况等因素。 5.3.3 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，保证其科学、规范、合理。 5.3.4 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批成果应与数字化工作过程中形成其她文献一并保存。 5.4 管理制度 5.4.1 应制定科学化、规范化管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。 5.4.2 纸质档案数字化管理制度应包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面制度。岗位管理制度重要规定数字化工作各岗位工作目的和职责，形成明确岗位业务流程规范、考核原则、奖惩办法等；人员管理制度重要对人员安全责任、寻常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度重要对人员出入和工作场地内基本设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等管理进行规范；设备管理制度重要对数字化工作各环节涉及所有设备管理进行规范；数据管理制度重要对数字化各环节所产生数据管理进行规范；档案实体管理制度重要对档案实体在数字化过程中交接、管理、存储等工作进行规范。 5.5 工作流程控制 5.5.1 应根据有关法律法规和各类技术原则，制定有关工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效控制，保证数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。 5.5.2 应加强对纸质档案数字化工作全流程安全管理。 5.5.3 应建立完善问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生问题进行及时反馈和修正。 5.6 工作文献管理 5.6.1 应依照状况制定符合实际规定纸质档案数字化工作文献，以此加强对数字化工作管理。重要涉及纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移送清单等，采用外包方式实行时，还应涉及项目招标文献、投标文献、中标告知书、项目合同、保密合同等。某些工作单示例参见附录B。 5.6.2 应加强对纸质档案数字化工作文献管理，明确数字化工作过程中形成工作文献整顿、归档、移送等管理规定。 5.7 档案数字化外包 5.7.1 纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从公司性质、股东构成、安全保密、公司规模、注册资金状况等方面严格审查数字化加工公司有关资质；按照GB/T 20530-第5章规定评估数字化加工公司技术能力；从规章制度建立健全限度等方面考查加工公司管理能力。 5.7.2 在项目实行过程中，应根据档案数字化外包安全管理规范（档办发7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场合、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移送接受与设备解决等层面执行严格安全管理规定。 5.7.3 档案部门应指派专门人员参加纸质档案数字化外包业务监督、指引，完毕质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面工作。 6 档案出库 6.1 档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案拟定数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经有关负责人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库有关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。 6.2 纸质档案数字化过程中，应设立距离数字化加工场合较近保管库用以暂时存储纸质档案，并对纸质档案领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，保证纸质档案安全。 7 数字化前解决 7.1 拟定扫描页 原则上应将拟定为数字化对象纸质档案所有扫描，不适当进行挑扫。如有不需要扫描页面应加以标注。 7.2 编制页号 7.2.1 应对没有页号或页号不对的档案重新编制页号。 7.2.2 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。 7.2.3 书写页号所使用笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存导致影响。 7.2.4 应将破损页面、缺页等特殊状况进行登记。 7.3 目录数据准备 7.3.1 按照目录数据库建立时制定数据规则，对照档案原件内容，规范档案中目录内容。 7.3.2 对需在目录数据库中进行标记状况进行标记。 7.4 拆除装订 应以对纸质档案保护为原则拟定与否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不精确档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。 7.5 技术修复 7.5.1 破损严重或其她无法直接进行扫描纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。 7.5.2 折皱不平影响扫描质量纸质档案应先进行压平等相应技术解决。 8 目录数据库建立 8.1 应制定目录数据库数据规则，涉及数据字段长度、字段类型、字段内容规定等。目录数据库数据规则制定应符合DA/T 18对档案著录规定。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。 8.2 数据库选取应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据互换。 8.3 数据库构造设计应特别注意保持档案内在联系，有助于纸质档案数字化成果管理和运用。 8.4 将纸质档案数字化前解决工作中对纸质档案目录进行修改、补充成果录入数据库，形成精确、完整目录数据。 8.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合方式，对目录数据质量进行检查，涉及著录项目完整性、著录内容规范性和精确性等。发现不合格数据应及时进行修改。 9 档案扫描 9.1 基本规定 档案扫描应依照纸质档案原件实际状况、数字化目、数字化规模、计算机网络和存储条件等选取相应扫描设备，和进行有关参数设立和调节。参数设立和调节应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。 9.2 扫描设备 9.2.1 扫描设备选取应特别注意对档案实体保护，尽量采用对档案实体破坏性小扫描设备进行数字化。 9.2.2 超过所使用扫描仪扫描尺寸档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接方式解决。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够重叠，并且采用标版等方式明确阐明分幅办法；若后期采用软件自动拼接方式，重叠尺寸建议不不大于单幅图像相应原件尺寸1/3。 9.2.3 应遵循有关设备使用规律进行定期维护、保养。 9.3 扫描色彩模式 9.3.1 为最大限度保存档案原件信息，便于各种方式运用，宜所有采用彩色模式进行扫描。 9.3.2 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等档案，应采用彩色模式进行扫描。 9.3.3 页面为黑白两色，并且笔迹清晰、不带插图档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。 9.3.4 页面为黑白两色，但笔迹清晰度差或带有插图档案，也可采用灰度模式扫描。 9.4 扫描辨别率 9.4.1 扫描辨别率选取，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期运用方式等因素。 9.4.2 扫描辨别率应不不大于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描辨别率不不大于300dpi。 9.4.3 如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其她用途时，可依照需要调节扫描辨别率。需要进行COM输出档案，扫描辨别率建议不不大于于300 dpi；需要进行高精度仿真复制档案，扫描辨别率建议不不大于600 dpi；需要进行印刷出版档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度规定等选取适当辨别率。 9.5 存储格式 9.5.1 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG等通用格式，图像压缩率选取可依照实际应用需求而定。 9.5.2 纸质档案数字图像运用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其她格式。 9.5.3 同一批档案应采用相似存储格式。 9.6 图像命名 9.6.1 应以档号为基本对数字图像命名。图像命名方式选取应保证图像命名唯一性。 9.6.2 建议将数字图像存储为单页文献，并按档号与图像流水号组合对图像命名。 9.6.3 数字图像确需存储为多页文献时，可采用该档案档号对图像命名。 9.6.4 应科学建立纸质档案数字图像存储途径，保证数据挂接精确性。 10 图像解决 10.1 图像拼接 对分幅扫描形成多幅数字图像，应进行拼接解决，合并为一种完整图像，以保证纸质档案数字图像整体性。拼接时应保证拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。 10.2 旋转及纠偏 对不符合阅读方向数字图像应进行旋转还原。对浮现偏斜图像应进行纠偏解决，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。 10.3 裁边 如需对数字图像进行裁边解决，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。 10.4 去污 如需对数字图像进行去污解决，以去除在扫描过程中产生污点、污线、黑边等影响图像质量杂质，应遵循呈现档案原貌原则，解决过程中不得去除档案页面原有纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。 10.5 图像质量检查 10.5.1 数字图像不完整、无法清晰辨认或图像失真度较大时，应重新扫描。 10.5.2 对于漏扫、重扫、多扫等状况，应及时改正。 10.5.3 数字图像排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调节。 10.5.4 对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等解决状况进行检查，发现不符合图像质量规定期，应重新进行图像解决。 11 数据挂接 11.1 应借助有关软件对数据库中目录数据与其相应纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像关联。 11.2 逐条对挂接成果进行检查，涉及目录数据与纸质档案数字图像相应精确性、已挂接数字图像与实际扫描数量一致性、数字图像与否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。 12 数字化成果验收与移送 12.1 验收方式 12.1.1 建议档案部门成立专门验收组对纸质档案数字化成果进行验收。 12.1.2 应采用计算机自动检查与人工检查相结合方式对纸质档案数字化成果进行验收检查。 12.2 验收内容 12.2.1 纸质档案数字化成果涉及数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生工作文献、存储载体等。 12.2.2 应对目录数据进行验收，重要涉及数据库中各条目内容、格式等精确限度、必填项与否填写等。 12.2.3 应对元数据进行验收，重要涉及元数据元素完整性和赋值规范性等。 12.2.4 应对数字图像进行验收，重要涉及数字化参数、存储途径、命名精确性、图像完整性、排列顺序精确性、图像质量等。 12.2.5 应对数据挂接进行验收，重要涉及目录数据与其相应数字图像挂接精确性等。 12.2.6 应对工作文献进行验收，重要涉及工作文献完整性、规范性等。 12.2.7 应对存储载体进行验收，重要涉及载体可用性、有无病毒等。 12.3 验收指标 可以采用计算机自动检查项目应采用计算机自动检查方式进行100%检查，检查合格率应为100%。对于无法用计算机自动检查项目，可依照状况以件或卷为单位采用抽检方式进行人工检查。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容相应精确性，抽检合格率应为100%，其她内容抽检合格率应不低于95%。 12.4 验收结论 12.4.1 每批纸质档案数字化成果质量检查达到本原则12.2和12.3规定，予以验收“通过”。验收未通过应视状况进行返工或修改后，重新进行验收。 12.4.2 验收完毕后须经验收构成员签字。验收“通过”结论，必要经有关领导审核、签字后方有效。 12.5 移送 验收合格数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移送，并履行交接手续。移送单示例参见附录B。 13 档案归还入库 13.1 档案装订 纸质档案数字化工作完毕后，拆除过装订物档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、精确、无漏掉。 13.2 档案归还入库 按照档案入库有关规定对纸质档案进行解决和清点，并履行档案入库手续。