东莞喜来登大酒店采购部管理基础手册.doc

东莞喜来登大酒店采购部管理手册目录第一章采购管理制度第二章采购部工作步骤第三章采购部各岗位职责及分工第四章采购部相关工作表格.喜来登大酒店采购管理制度 为使酒店采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提升工作效率,特制订本采购管理制度:一、 采购管理部门酒店设置专职采购部,隶属酒店财务部管理,接收财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门监督,全方面负责酒店采购工作.二、 采购部工作基础要求1. 全部采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部同意同意2. 全部采购物品均需比较最少三家价格和品质,月结类物品每个月每一类最少有三家供货商提供报价单3. 全部采购物品品质须保持一惯稳定4. 采购部工作人员须对自己采购物品价格和品质负责5. 采购部须每半个月一次经过电话、传真、外出调查、接待厂商等方法获取酒店使用各类物品关键品种价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会6. 全部供给商名片、报价单、合相同资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有些人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部天天须录入至采购部价格信息库.7. 采购时间要求:通常物品采购时间为3天;急用物品当日必需采购回来;印刷品、客房一次性用具、布草等使用部门须提前30天下单采购8. 采购部严禁采购任何未下申购单物品,不然财务部将不给予报销9. 严禁使用部门自行采购物品或私自和供给商洽谈采购事宜10. 采购部负责跟进各协作厂商货款立即签批支付事宜.对到期应付帐款,酒店应立即支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为以后采购工作提供便利.三、 采购审批程序1.申购单审批程序：使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办董事会 申购单返回采购部 2.单位价值1000元以下或批量价值在元以下由采购部现金自购物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定供给商,经董事会最终同意后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定时抽查.2. 单位价值1000元以上或批量价值在元以上物品采购审批程序:采购部寻求最少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部和供货商共同草拟协议或采购协议财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字实施协议或协议(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序实施.各月结供给商选定措施：采购部每个月每类物品均应邀请最少三家供给商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量比较和讨论，选定供给商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查价格，和供给商确定固定30天供给价，在此确定时间内，供给商将按此固定价格提供酒店所需物料.四、 采购监督采购成本控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应立即到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本控制和监督. 五、 供给商管理1. 财务部应定时(每个月或每三个月)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供给商进行评定(酒店每类物品须有最少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.2. 选择供给商角度采取1+2+N标准，所谓1+2+N是指一类商品一个主供给商、2个辅助供给商、N个考察供给商。这类商品只有一个关键供给商，大约70%物资从她手中购置。2个辅助供给商提供大约20%物资，一旦主供给商出现问题能有其它供给商立即顶替。数量不限考察供给商既是辅助供给商后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购置死角。3. 采购部要做好同供货商联络和接待等工作,维护酒店形象.采购部工作步骤一、各类物品采购工作步骤1、 仓库补仓物品采购工作步骤： 仓库每种存仓物品，均应设定合理采购线，在存量靠近或低于采购线时，即需要补充货仓里存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必需注明以下资料:（1）货物名称，规格； （2）平均每个月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供此次订货数量提议。经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确定，并注明到货时间。采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在最少三家供货商中比较,选定对应供给商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会同意后，采购部立即组织实施，通常物品要求之3天内完成。如有特殊情况，要向主管领导汇报。2、 部门新增物品采购工作步骤： 若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写相关专门申请汇报，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在最少三家供货商中比较,选定对应供给商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会同意后，采购部立即组织实施.3、 部门更新替换旧有设备和物品采购工作步骤： 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损汇报”给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损汇报”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必需注明以下资料:（1）货物名称，规格； （2）最近一次订货单价； （3）最近一次订货数量； （4）提供此次订货数量提议。采购部在最少三家供给商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理相关审批手续，经董事会同意后，组织采购。4、 鲜活食品冻品采购工作步骤：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，依据当日经营情况，估计明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。5、 燃料采购工作步骤：采购部依据营业情况和工程部编制每个月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。6、 维修零配件和工程物料采购工作步骤：工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必需注明以下资料:（1）货物名称，规格； （2）平均每个月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供此次订货数量提议。大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并依据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必需注明以下资料:（1）货物名称，规格； （2）库存数量； （3）最近一次订货单价； （4）最近一次订货数量； （5）提供此次订货数量提议。以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在最少三家供货商中比较,选定对应供给商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会同意后，采购部立即组织实施.二、采购工作步骤中须规范事项:1、全部采购申请必需填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。2、采购申请单一共四联，在经审批同意后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。（1）签置查对：检验采购申请单是否部门经理签置，查对其是否正确。（2）数量查对，复查存仓数量及每个月消耗，决定采购申请单上数量是否正确。4、邀请供给商报价。三、货比三家工作步骤： 每类物品报价单需要最少三家作出比较，目标是预防相关人员从中徇私舞弊，确保采购物品价格合理性。酒店采取三方报价方法进行采购工作，即在订货前，必需咨询3个或3个以上供给商报价，然后确定选择那家供给商物品，具体做法是： 1、采购部根据采购申请单要求组织进货，填制空白报价单， 包含：填写空白报价单中所需要物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供给商（最少选择3个供给商），要求供给商填写价格并署名退回。对于交通不便或外地供给商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人姓名，职务等。提出采购部选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。2、评定小组依据采购部提供相关报价资料，参考采购部意见，对多个供给商报来货物价格和质量，信誉等进行评定后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低供给商，报董事会审核.四、采购活动后续须跟进工作 1、采购订单跟催当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。2、采购订单取消（1）酒店取消订单： 如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供给商可能提出取消赔偿，故采购部必需预先提出有可能出现问题及可行处理方法，方便报董事会作出决定。（2）供给商取消订单： 如因某种原因，供给商取消了酒店已发出订单，采购部必需能找到另一供给商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供给商必需赔偿酒店人力、时间及其它经济损失。3.违反协议： 协议上应载明具体细则，如有违反，便应依协议上所载处理。 4.档案储存： 全部供给商名片、报价单、合相同资料须分类归档备查,并连同 采购人员自购物品价格信息天天须录入至采购部价格信息库.5.采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动，需填写采购交货延迟检讨表，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会指示。6.采购物品维护保养：如所购置物品是需要以后维修保养，选择供给商便需要注意这一项.对设备等项目标购置，采购员要向工程部咨询相关自行维护可能性及以后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否和酒店现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装情况。