物业管理档案管理标准作业程序样本.doc

物业管理档案管理标准作业程序
一、目标 
规范档案编号、分类、整理、保管及借阅工作。 

二、适用范围 
适适用于物业部各类档案管理。 

三、职责 
1、总经理审批档案借阅申请及清单。 
2、行政部经理监督档案管理实施工作。 
3、档案管理员负责档案日常管理工作。 

四、程序关键点 
1、档案编号 
(1)企业、物业部编号： 
①物业部 编号为：W·Y（英文缩写）。 
(2)部门编号： 
①办公室 ； 
②财务部 ； 
③事务处 ； 
④工程处 ； 
⑤护卫处 ； 
(3)年份编号：引用年份序号—、、……。 
(4)档案次序号：采取阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。 
(5)档案编号举例： 
①物业部编号： 
※※※—※※—※※※—※※※ 
档案序号 
类别编号 
部门编号 
物业部编号 
②物业部编号： 
※※※—※※—※※※—※※※ 
档案序号 
类别编号 
部门编号 
物业部编号 

2、档案分类 
(1)区分全宗，按物业管理组织机构划分，全宗可分为以下几类： 
①行政、人事类； 
②财务类； 
③公共事务类； 
④保洁类； 
⑤园林绿化类； 
⑥机电维修类； 
⑦经营类； 
⑧品质类。 
(2)全宗档案分类：要从档案形成特点和规律出发，符合档案形成实际情况，保持档案之间历史联络，它应含有思想性、科学性、排它性和缩缩性。依据物业管理物性，我们采取组织机构——问题分类法，如： 
收文类 
发文类 
协议类 
①　办公室 
职员人事档案类 
图纸类 
后勤类 

收文类 
发文类 
报表类 
②　财务部 
帐册类 
凭证类 
协议类 

工程图纸类 
协议类 
收文类 
发文类 
业主档案类 
③　事务部 职员档案类 
维修类 
投诉类 
回访类 
有偿服务和多个经营类 
计划总结类 

…… 
3、立卷和编制目录 
(1)立卷：就是根据单份文件相互之间联络和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷： 
①依据档案（或文件夹）规格准备对应档案标准贴纸； 
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体档案类别名称，其格式通常是由组织机构、名称组成，如： 
——物业行政部、人事部收文：※※※—X·Z—收文； 
——物业财务部报表：※※※—C·W—报表； 
——物业部服务处业主档案： 
※※※—※※※—F·W—业主档案。 
③将制作好档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； 
④将需归档资料按其所属类别及入档时间前后次序存放于对应档案盒（或文件夹内）。 
(2)编制目录： 
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》； 
②每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包含：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，方便查阅。 
4、档案保管期限 
(1)档案保管期限分为永久保留、定时保留两种。 
(2)各部门责任人应依据部门工作情况及其部门相关标准作业程序，对档案保留价值进行判定及标注。 
5、档案保管 
(1)档案保管工作任务是： 
①便于查阅； 
②确保档案安全； 
③预防档案损坏； 
④采取修复技术，延长档案寿命。 
(2)档案保管责任部门： 
①财务部保管财务档案； 
②办公室保管企业对内、对外文件、协议、职员人事档案、图纸、后勤资料及企业其它部门所需保管资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量统计和职员绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多个经营资料； 
③工程处保管管理处工程图纸、协议、收发文、业主档案、职员档案、维修、投诉资料、回访统计、有偿服务多个经营统计及计划、总结及物业部各职能部门需要保管其它档案； 
④各职能部门除常常使用部分资料外，标准上不保管档案。 
(3)档案保管程序： 
①各职能部门将需保管资料经文书处理程序后，移交给档案管理员； 
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中，归入对应案卷并统一编号； 
③档案管理员定时将《档案目录》输入电脑，方便查询； 
④档案标准上保管标准件。 
6、档案密级 
(1)档案密级分为***：绝密、机密、一般； 
①绝密档案包含：职员人事档案、协议、业主档案、企业重大经营、管理、决议、形成档案、财务类档案、其它属绝密档案； 
②机密档案包含：ISO9000质量体系文件、关键会议统计（纪要）、企业收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访统计、计划总结和其它属机密档案； 
③一般档案包含：企业通知、通告等一般性文件。 
7、档案查阅权限 
(1)总经理可查阅企业全部档案。 
(2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作档案。 
(3)部门责任人可查阅该部门全部档案。 
(4)其它人员依据审批查阅相关档案。 
8、档案查阅/借阅/复制 
(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制记录表》中登记。 
(2)档案管理员审核其查（借）阅资格： 
①权限内（经授权/审批）按正常手续办理； 
②权限外，档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续： 
③属部门（财务类除外）档案，由部门责任人审批；属管理处档案，由管理处经理审批；属企业档案，由总经理审批；财务类档案也应由总经理审批。 
9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 
10、须复制档案，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部责任人审批；一般档案由部门责任人审批。 
11、档案销毁 
(1)超出保管期限档案，由档案管理员依据档案保管期限（详见各部门标准作业规程）每十二个月编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。 
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。 
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超出保留期限档案销毁。 
(4)监销人员确定销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。