业务支持部工作标准流程汇编专题方案分析.docx

业务支持部工作流程汇编

目 录

传真发送流程图 1
会议室、洽谈室工作流程 2
电话接听工作流程 6
发送信件工作流程 1
传真件收取流程图 2
来宾接待工作流程 4
名片制作流程图 6
生日礼物发放流程 7
信函收取工作流程 2
卫生、保洁管理流程 8
办公家具维修调节流程 9
办公区调节流程（办公区及公位） 10
电话维修流程 11
电力设施维护维修流程 12
员工午餐管理流程 13
安全保卫工作流程 14
购买流程 15
临时培训、开发环境搭建流程 16
绿化、饮水管理工作流程 17
外埠员工、客户住宿申办流程 18
办公家具申购流程 19
携物物出门审查流程 20
用电设施维护流程 21

传真发送流程图

开始

急件！
机密！
CEO！

《传真发送工作规 定》

确认、分类

确认后先发送

市内 长途
长途登记

按来件顺序发送
登记

发送

签字、确认

原件与否保存

Y N

保存/归还当事人
归还当事人/销毁

费用汇总、分摊、上报

结束

传真件收取流程图

开始

《传真收件工作规定》

可根据内容判断
收到传真，判断与否有收件人名。

N

Y Y N

盖章、登记

送各部门鉴别

Y
急件
分部门放置于文献分类架中
机密件
CEO
立即！
每15分钟一次 N
登记、编号阐明状况
送有关部门接口人或当事人

存档
签收

费用记录、分摊、汇总上报

结束

分部门放置于暂放加

发送信件工作流程

1、 部门确认
2、 每月25号汇总
3、 负责分摊表
每月分摊表留档查看
报费用核对员
费用记录
补充封装材料
检查无误联系发送
分检封装
需求人确认
需求分类
办理发送登记
需求有误重新填写
1、 我市件
2、 外埠件
3、 国际件
1、 EMS
2、 市内速递
3、 挂号函
4、 平信
5、 包裹
发送登记本
需求发生
Y

《信件收发管理规定》

N

发送结束

信函收取工作流程
收取信件发生

1、 EMS
2、 市内速递
3、 挂号函
4、 包裹单
5、 汇款单

分 检
收发信件管理规定

1、 收件地址
2、 收件人
核 对

Y
办理退信手续
有 误
N

检查无误

分类登记

投 送

收件登记本
接受人签字

收取结束

电话接听工作流程

N
Y

无人接听电话记录
《前台接听程序规范》
被访问人
暂离座位位
前台接听辨别需求与否合法
结束
来电发生
1、 员工语音信箱
2、 代为转达联系方式
礼貌谢绝
恢复待命
转接完毕
二次转接
迅速转接

来宾接待工作流程
来访需求

来宾接待程序规范

问明需求与否合法，作出反映

保卫人员协助阻拦

N
Y

电话联系被访问者
礼貌请其拜别

需在休息区会见
参观拍照需求

N
请示领导批准放行
Y
需要进入办公区

来宾登记本

请来宾在休息区等待

办理登记发放来宾卡
办理登记发放来宾卡

会见完毕目送客人拜别

保卫人员视卡放行

保卫人员视卡放行

访问结束
访问结束

有关部门员工全程跟随

会议室、洽谈室工作流程

开始

告知申请部门临时无法满足，建议重新安排
部门申请、预定

N

Ｙ
会务登记：部门、时间、人数、所需服务

在会务状况一览板上标出“已预定”“
布置会场，服务准备

使用

时间未延长 时间延长
在会务状况一览表上标出“使用”
告知会务人员

提前30分钟告知会务人员

告知卫生人员打扫

更改会务登记表
会务人员告知下一种单位

在会务状况一览表上标出“空闲”

重新安排会议预定

结束

名片制作流程图

员工将人名及有关信息交至部门秘书

秘书检查与否对旳 对旳有误

退回更 改

N

Y
秘书将人名及有关信息交至行政管理员

管理员检查与否有误
退回更 改

Y

N
传真至印刷厂
N

底样分部门存档
电话询问及拟定期间

电告有关部门

查收名片检查与否有误

印方有误 供稿有误

退回重印
告知部门更改
送达部门签收
N

电告有关部门

送达员工手中（科贸及希格玛）
登记员工生日
结束
签字登记
记录意见
领导签字
撰写生日卡
生日礼物发放流程

协助购买或补充更改

卫生、保洁管理流程

开始

检查记录

每日检查有记录

不能现场解决问题立即告知保洁公司协商解决
发现问题

现场纠合法时解决

每月工作状况同保洁公司负责人互换意见

常常浮现问题，多次协商不能解决

使办公区保洁用品带到公司整体规定

更换保洁公司
更换保洁员

结束

办公家具维修调节流程

开始

现场检查并对问题进行判断

问题较大需专业修理

维修、调节到位
回应解决方案及承诺时间
部门确认方案和费用
承认
联系厂家或维修人员
不满意
部门验收成果
不承认

满意

费用分摊至使用部门

追踪成果征求顾客意见
接到维修、调节申请
小修立即解决

结束

办公区调节流程（办公区及公位）

开始

部门提出需求，填写需求报告

事业部总经理批准

临时无法解决
物业支持部提出方案

可以解决

无意见
故意见

部门验收
所发生费用分摊至部门
一周内询查
征求意见
调节修改
使用部门确认方案

结束

电话维修流程
开始

《通讯系统维护管理措施》

通讯维护

员工报修
定期检查巡视，每天一次

当天予以答复，小修当天解决
发现问题及时修理

未批准
提交报告申请费用
一天不能解决旳问题须做出书面报告

维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门
领导批准

作分摊表部门签字确认
实行

转资产管理部办理
设备报废

成果告知部门

询查维修后效果

结束

验收
部门需求24小时内予以答复
大修当天提出解决方案
急修24小时解决
小修当天解决
查找问题、拟定方案
每日巡检，发现问题或部门报修
开始
电力设施维护维修流程

参照〈电力设施设备维修措施〉

不合格

合格

告知有关人员

验收、使用

小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公辨别摊

费用分摊至使用部门

检查成果，跟踪使用状况

结束

员工午餐管理流程

Y
Y

N

希格玛办公区

填写领用申请并领用
领用餐卷
领用餐卡
结束
费用根据登记分摊至使用部门
每月底将下月费用打入卡内
每月初对食堂费用审核结算
每月底业务支持部为员工办理续卡工作
到北图食堂就餐
到地下餐厅用餐
午餐时到前台领取餐卷
报道时到业务支持部领取饭卡
与否是新员工
科贸办公区
开始

早7：30开门，准备好打卡机
切断电源，保存消防电源及照明
发现问题立即解决，重大问题迅速向主管上报
门、窗检查关闭；财务室检查；电源、火源检查
巡逻：下班后1小时加班需要签字备案，不得留宿任何人员
每小时巡逻一次
门口须有人值班
门口须有人值班作好巡逻记录，携物得有出门条
工作时间
8小时以外
安全保卫工作流程
结束
符合规定
客户进入办公区须签字
每天巡逻外部两次，及时发现问题
午餐时办公区巡视，加强防备工作
下班前准备好打卡机
18：00时前开始检查各处死角、纸篓，杜绝非正常火源
〈保安员岗位职责〉
开始
保安员

向来宾简介签字规定

N

Y

资产购买流程

参照《IT类个人固定资产领用原则》

1、 填写《固定资产收货单》
2、 资产卡片上签字确认。
申请部门办理领用手续
时间：3个工作日
负责人：林鹏
业务支持部按申请采购
调节《部门剩余额度》
Y
Y
Y
参照《部门剩余额度》
填写采购申请单
结 束
N
企划办审批
提交额度增补报告
N
与否有采购额度
N
修改设备配备
配备与否符合规定
开 始
结 束

完毕时间
费用原则
配套设施
不符合规定
结束
追踪使用效果，记录反馈意见
符合规定，投入使用
配套方案交部门接口人确认后执行。
1、 不带装修一周完毕
2、 简易装修两周完毕
3、 整体装修30-40天完毕
4、 （电力增容及外部因素具体商量）
支付部门验收
数量、品质
时间、费用
接口人

面积
家具
设备
电力
网络
交通

贯彻需求
物业部接受申请核对需求
部门报汽化办总经理批准
经部门总经理审核签字批准
申请部门提交需求报告
开始
临时培训、开发环境搭建流程

参与《办公区装修申请\执行\管理措施》

结束
对合理规定，进行调节补充
每周征求员工意见
参照《绿化管理措施》
《饮水管理措施》
厂家准时提供水源验证证明
水制检查：每半年一次，达到用水原则
饮水断水一次后更换供应商
饮水：不断水、不空桶
绿化解决不了提出警告三次后更换供应商
绿化问题：发现后一周内解决。
浮现问题
绿化、饮水管理工作流程

开始

绿化每天检查一次
饮水每小时巡逻一次

结束
公司批准支付费用旳，客户退房后统一办理
总经理审批
电话、传真告知合同单位
符合条件，2小时内反馈
《住宿管理措施》
核查费用原则
填写住宿申请表
部门提出申请
开始
外埠员工、客户住宿申办流程

确认住宿饭店时间、天数

与否符合条件

不符合条件

员工入住
费用自理

公司支付费用旳客户

开始
办公家具申购流程

提出正规书面申请

提出需求申请

申请部门总经理审批

参照《部门剩余额度》
与否有采购额度

企划办审批

神州集团有关部门审批

告知申请部门签字提货，办理领用手续
办理固资申购手续
固定资产
资产管理员核查归属范畴
低值易耗
结束
费用分摊至使用部门
资产管理员备案、采购

放行
作好记录
发现状况
规定填写出门条
开始
携物物出门审查流程

保安员24小时值班

无端不填写

重新填写出门条
数量、物品不符
核查物品、数量

重新核查通过

问题不清
劝阻不得出门

结束

结束
修理完毕
及时反馈解决成果
3日内修复（无配件状况另仪）
较大故障争取当天解决
小问题当时解决
与维修人员联系
空调系统
照明、办公用电
发现问题
与科贸物业联系
发现问题
科贸办公区
希格玛办公区
保安员每小时巡逻一次
与希格玛物业联系
小问题当时解决
较大故障争取当天解决
《巡检记录》
每日对办公区进行巡检，作好记录
开始
用电设施维护流程

1、 照明设施
2、 办公用电
3、 管道空调