Excel的使用方法与技巧优质PPT课件.ppt

ExcelExcel的使用方的使用方法与技巧法与技巧第一节第一节 Excel的基础知识的基础知识一、一、Excel2003功能概述功能概述 1985年年Microsoft Excel问世，被公认为问世，被公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软件。子表格软件。Excel可以创建和修改工作表、三可以创建和修改工作表、三三维图表，以及分析管理数据。三维图表，以及分析管理数据。3.3.界面介绍界面介绍三、三、Excel2003的基本元素的基本元素工作簿、工作表、单元格工作簿、工作表、单元格工作簿和工作表的特性工作簿和工作表的特性最大限制最大限制开启工作簿的数目受限于可用的记忆体和资源系统工作表的大小 最多65536行，256列单元格内可接受的文字长度每个单元格最多可包含32000个字符单元格内可接受的数字型数据的长度常规数字格式的数据长度为11位（包括特定字符）单元格内数字精度保留15位；若长度超过15位，多余数字位显示为“0”工作簿中可使用工作表页数最多255个工作表 Excel2003工作簿是运算和存储数据的工作簿是运算和存储数据的文件，每个工作簿都包含多个工作表。工作文件，每个工作簿都包含多个工作表。工作表是表是Excel2003完成一项工作的基本单位，完成一项工作的基本单位，可以用于对数据进行组织和分析。在多个工可以用于对数据进行组织和分析。在多个工作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表图形化工作表数据。图形化工作表数据。工作表的基本组成单位是单元格。工作表的基本组成单位是单元格。1.新建工作簿新建工作簿 启动启动Excel2003时，会自动新建一个空白的时，会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：工作簿，手动新建工作簿的具体操作步骤如下：选择选择【文件文件】【新建新建】命令；命令；单击单击【常用常用】工具栏中的工具栏中的【新建新建】快捷按钮；快捷按钮；技巧技巧:按按CtrlN组合键，可快速新建一个空白组合键，可快速新建一个空白工作簿。工作簿。2.输入工作表数据输入工作表数据 向单元格中输入数据，主要有一下向单元格中输入数据，主要有一下3种方法：种方法：a)单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。b)双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。据。c)单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b。d)在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。e)f)3.插入符号和特殊字符插入符号和特殊字符g)选择选择【插入插入】【符号符号】命令。命令。4.自动填充自动填充 选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】者选择【编辑】【填充】【填充】【序列】命令，可在【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。工作表中快速填充多种类型的数据序列。在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；填充一系列数字、日期等，通过拖动，填充一系列数字、日期等，通过拖动，Excel可可自动延续此系列数字、日期或时间段等。自动延续此系列数字、日期或时间段等。技巧技巧2 按按Ctrl+D组合键，可向下填充；组合键，可向下填充；按按Ctrl+R组合键，可向右填充。组合键，可向右填充。自动填充序列自动填充序列初始选择初始选择扩展序列扩展序列1，2，34，5，69：0010：00，11：00，12：00MonTue，Wed，Thu星期一星期二，星期三，星期四JanFeb，Mar，Apr一月，四月七月，十月，一月1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日1999，20002001，2002，2003Text1，textAText2，textA，Text3，textA产品1产品2，产品3技巧技巧：分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；期；如：输入如：输入1/2 1月月2日日 输入输入0空格空格1/2 显示为显示为1/2技巧：技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，如如“，”。提示：提示：在在Excel2003中，日期和时间均按数字处理；中，日期和时间均按数字处理；对于输入的数字对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。如可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5；对于对于Excel不能识别的日期和时间，会被视为文本，不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如左侧对齐。如2006.6.5。4.保存工作簿保存工作簿 a.直接保存工作簿直接保存工作簿;b.以新文件名保存工作簿以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿关闭工作簿6.打开已有工作簿打开已有工作簿 a.在在Windows资源管理器中直接找到工作簿文件资源管理器中直接找到工作簿文件;b.在【文件】和【窗口】菜单下方在【文件】和【窗口】菜单下方,默认显示最默认显示最近使用近使用Excel打开过的打开过的4个文件个文件,单击即可单击即可。提示提示:选择【工具】选择【工具】-【选项】【选项】-【常规】命令【常规】命令,可更改这里列出的文件数可更改这里列出的文件数。第二节第二节 编辑和管理工作表编辑和管理工作表一一、编辑单元格、编辑单元格 1.选定单元格选定单元格 选定一整行或一整列选定一整行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号单击需要选定的行或列的行号和列号;选定多行和多列选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键按住鼠标左键,拖动至末拖动至末 尾行号或列号尾行号或列号;选定整个工作表的所有单元格选定整个工作表的所有单元格 按按Ctrl+A组合键组合键,或单击或单击“全表选择全表选择”即即0行行0列。列。选定连续的单元格区域选定连续的单元格区域 a 使用鼠标选定区域的左上角单元格使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键按住左键,拖动至该区域右下角拖动至该区域右下角,释放按键释放按键;b 可先用鼠标定义区域左上角单元格可先用鼠标定义区域左上角单元格,按按shift键键,再单击区域右下角单元格再单击区域右下角单元格,即被选中即被选中;选定不连续的单元格区域选定不连续的单元格区域 先选定第一个单元格区域先选定第一个单元格区域,按住按住ctrl键键,再选第再选第2个单元格区域个单元格区域.2.编辑和清除单元格内容编辑和清除单元格内容3.复制和移动单元格复制和移动单元格4.插入和删除单元格插入和删除单元格 a 选择【插入】选择【插入】-【单元格】或【行】或【列】命【单元格】或【行】或【列】命令令;b 右击选定区域右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令选择快捷菜单的【插入】命令;c 选定多行或多列选定多行或多列,单击右键单击右键,选择【插入】选择【插入】,即可插即可插入相应数量的行或列入相应数量的行或列。删除单元格同插入单元格步骤类似删除单元格同插入单元格步骤类似。5.查找与替换查找与替换 选择选择【编辑编辑】-【查找查找】命令命令,或按或按ctrl+F组组合键合键,打开打开【查找与替换查找与替换】对话框的查找选项对话框的查找选项卡卡;在在【查找内容查找内容】下拉列表框中输入查找内容下拉列表框中输入查找内容,单击单击【查找下一个查找下一个】按钮按钮,光标则移动到与待光标则移动到与待查内容相符的单元格上查内容相符的单元格上.可多次单击可多次单击【查找下查找下一个一个】按钮按钮,直到找到所需的单元格位置直到找到所需的单元格位置。提示提示:单击单击【查找全部查找全部】按钮按钮,可在对话框下可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息方列出所有符合条件的单元格信息.单击单击【替换替换】标签标签,打开打开【替换替换】选项卡选项卡,在在【查找内查找内容容】和和【替换为替换为】下拉列表框中输入所需内容下拉列表框中输入所需内容,单击单击【查找下一个查找下一个】按钮按钮,定位到要替换掉的单元格定位到要替换掉的单元格,单击单击【替替换按钮换按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。即可快速工作表中特定单元格的内容。也可直接单击也可直接单击【全部替换全部替换】按钮按钮.6.给单元格加批注给单元格加批注 批注是附加在单元格中批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的与其他单元格内容分开的注释。注释。含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。鼠标指向单元格的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。即会显示其批注。操作步骤如下操作步骤如下:a 选定单元格选定单元格,选择【插入】选择【插入】-【批注】命令【批注】命令;或单或单击右键击右键,选择【插入批注】选择【插入批注】;b 在弹出的批注框中输入内容在弹出的批注框中输入内容;c 输入完毕后输入完毕后,单击外部工作表区域即可单击外部工作表区域即可.二、格式化工作表二、格式化工作表 1.设置单元格字体设置单元格字体 选择【格式】选择【格式】-【单元格】【单元格】,单击【字体】标签单击【字体】标签 技巧技巧:利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【上标】复选框【上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。可将数字或字母设置为指数。2.设置单元格对齐方式设置单元格对齐方式 选择【格式】选择【格式】-【单元格】【单元格】,单击【对齐】标签单击【对齐】标签 3.设置单元格边框设置单元格边框 选择【格式】选择【格式】-【单元格】【单元格】,单击【边框】标签单击【边框】标签 4.设置单元格数字格式设置单元格数字格式 选择【格式】选择【格式】-【单元格】【单元格】,单击【数字】标签单击【数字】标签5.应用样式应用样式 选择【格式】选择【格式】-【样式】命令【样式】命令,在【样式名】下拉在【样式名】下拉列表框中选择基本样式列表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选项组然后在【样式包括】选项组中具体做出选择中具体做出选择。最后单击【确定】最后单击【确定】。6.自动套用格式自动套用格式 a 选定需要自动套用格式的单元格区域选定需要自动套用格式的单元格区域;b 选择【格式】选择【格式】-【自动套用格式】【自动套用格式】,单击想要套用单击想要套用的数据表样式的数据表样式,并可根据需要并可根据需要,在【要应用的格式】选在【要应用的格式】选项组中选择具体要套用的格式项组中选择具体要套用的格式;c 单击【确定】按钮即可单击【确定】按钮即可.7.条件格式条件格式 一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式】的条件格式功能。点击【格式】【条件格式】命令，然后进行选择。【条件格式】命令，然后进行选择。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。8.设置背景设置背景u 选定整个工作表；选定整个工作表；u 选择选择【格式格式】【工作表工作表】命令项命令项【背景背景】；u 在在“工作表背景工作表背景”对话框中选择一个图片；对话框中选择一个图片；u 单击单击【插入插入】即可。即可。9.添加图形、图片、剪贴画和艺术字添加图形、图片、剪贴画和艺术字 选择【插入】选择【插入】【图片】，再做选择。【图片】，再做选择。10.给工作表标签加颜色给工作表标签加颜色 为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签加颜色。标签加颜色。选择【格式】选择【格式】【工作表】命令项【工作表】命令项【工【工作表标签颜色】，在出现的作表标签颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色设置工作表标签颜色”对话框中选择喜爱的颜色。对话框中选择喜爱的颜色。三、管理工作表三、管理工作表 1.切换工作表切换工作表 2.新建新建、重命名和删除工作表重命名和删除工作表 3.复制和移动工作表复制和移动工作表 4.隐藏和取消隐藏工作表隐藏和取消隐藏工作表l 选择选择【窗口窗口】-【隐藏隐藏】命令命令,即可隐藏工作簿即可隐藏工作簿;l 选择选择【窗口窗口】-【取消隐藏取消隐藏】命令命令,即可恢复即可恢复。l 选择选择【格式格式】-【工作表工作表】-【隐藏隐藏】命令命令,即即可隐藏工作表可隐藏工作表;l 选择选择【格式格式】-【工作表工作表】-【取消隐藏取消隐藏】命令命令,即可恢复工作表即可恢复工作表;技巧技巧:1.Excel大量数据同时输入的技巧大量数据同时输入的技巧 打开需要输入数据的打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2.快速输入大写中文数字快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格设置单元格格式格式”，从弹出的，从弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“数字数字”选项；然后从选项；然后从“特殊特殊”列表框中选择列表框中选择“中文大写数字中文大写数字”选选项。最后单击项。最后单击“确定确定”按钮即可按钮即可.3.Excel单元格文字随时换行单元格文字随时换行 在在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的中的“单元格单元格”下下“对齐对齐”的的“自动换行自动换行”复选项，单击复选项，单击“确定确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下键的同时按下回车键回车键就可以了。就可以了。4.Excel中插入空白行中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。5.Excel中消除中消除0值值 6.当单元格计算结果为当单元格计算结果为0时，默认会显示时，默认会显示0，这看，这看起来显然有点碍眼。如果在出现起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为时，单元格显示为空白，可如此操作。打开空白，可如此操作。打开“工具工具选项选项视图视图”，取消取消“0值值”复选项前的复选项前的，确定后，当前工作表中，确定后，当前工作表中的值为的值为0的单元格将全部显示成空白。的单元格将全部显示成空白。7.6.快速隐藏快速隐藏 8.在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标列标)分分界线的方法比较麻烦界线的方法比较麻烦,有一个简单方法：在有一个简单方法：在英文英文状态状态下，按下，按“Ctrl+9”或或“Ctrl+0”组合键，就可以快组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。速隐藏光标所在的行或列。7.快速选定快速选定“空白空白”和和“数据数据”单元格单元格 在在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑编辑定位定位”，在，在“定位定位”窗口中，按下窗口中，按下“定位条件定位条件”按钮；按钮；选择选择“定位条件定位条件”中的中的“空值空值”，再按，再按“确定确定”，空白，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的在上面方法的“定位条件定位条件”窗口中，选择窗口中，选择“常量常量”，再，再点点“确定确定”，含有数据的单元格全部选定。，含有数据的单元格全部选定。8.快速得到合适列宽和行高快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时时拖动拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时变成双向箭头时双击双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为设置为“最适合的列宽最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据显示单元格数据。用这个方法也可以得到用这个方法也可以得到“最适合的行高最适合的行高”。只是要双。只是要双击行标题的下边框击行标题的下边框。9.快速移动活动单元格快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回移动和最右端处来回移动。其实，用不着多次单击滚动条，其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的单元格的下边框下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的域中当前列的最后一行最后一行。双击单元格的。双击单元格的上边框上边框可以到可以到达达最上一行最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。到达最左端和最右端。10.数据分列技巧数据分列技巧 用用Excel输入数据时，如果在一行内输入内容过长，输入数据时，如果在一行内输入内容过长，可以采取快速分列方法。具体操作如下可以采取快速分列方法。具体操作如下:u 在选中单元格中输入数据或文字在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割然后选定所要分割的数据区域的数据区域;u 单击菜单栏单击菜单栏【数据数据】-【分列分列】;u 在弹出的对话框中选择在弹出的对话框中选择【固定宽度固定宽度】,点击点击“下一步下一步”;u 在在【数据预览数据预览】中中,按住分列线按住分列线,移动至指定位置移动至指定位置,点点击击“下一步下一步”;u 选择选择【列数据格式列数据格式】,点击点击“完成完成”.11.批量转换日期格式批量转换日期格式 以前在以前在Excel中输入职工出生时间时，为了简单中输入职工出生时间时，为了简单都输入成都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入形式，但上级部门一律要求输入成成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名职工出生时间格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击【数数据据】【分列分列】，出现，出现【文本分列向导文本分列向导】对话框。勾选对话框。勾选“固定宽度固定宽度”，连续两次点击，连续两次点击【下一步下一步】按钮，在步骤按钮，在步骤三对话框的三对话框的【列数据格式列数据格式】中，选择中，选择“日期日期”，并选定，并选定“YMD”形式，按下形式，按下【完成完成】按钮，以前的文本即转化按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。成了需要的日期了。12.不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格 在在Excel中，如果要选定已选定单元格周围的单中，如果要选定已选定单元格周围的单元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时元格，可以按上下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，间，让操作的速度更高，按下按下Tab键，可以快速选定已选定单元格右侧的键，可以快速选定已选定单元格右侧的单元格单元格;同时按下同时按下“Shift+Tab”组合键，可以选定左侧组合键，可以选定左侧单元格单元格;按下按下“Enter”键，可以选定下方单元格键，可以选定下方单元格;同时按下组合键同时按下组合键“Shift+Enter”，可以选定上，可以选定上方单元格方单元格.13.简单方法移动复制工具栏按钮简单方法移动复制工具栏按钮 有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移动工具栏按钮地方，也就是移动工具栏按钮.可以在按下可以在按下“ALT”键键的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置。的同时拖动工具栏按钮，把它移动到其它位置。而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同时拖组合键的同时拖动按钮到其它地方。动按钮到其它地方。如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，只需按下按下“ALT+SHIFT”组合键的同时，把不想要的按钮组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。拖动到工具栏以外的区域即可。14.让让Excel中人名显示更美观的技巧中人名显示更美观的技巧 a 删除姓名中的空格删除姓名中的空格 选中姓名所在的列，执行选中姓名所在的列，执行“编辑编辑替换替换”命令，命令，在在“查找内容查找内容”栏中输入一个空格，在栏中输入一个空格，在“替换为替换为”栏中不填任何内容，单击栏中不填任何内容，单击“全部替换全部替换”命令，确定命令，确定退出后即可退出后即可.b 让姓名左右对齐让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技左右对齐也有技巧巧.选中已删除空格的姓名单元格，单击选中已删除空格的姓名单元格，单击“格式格式单元格单元格”,在打开的在打开的“单元格格式单元格格式”对话框中的水对话框中的水平对齐方式中选择平对齐方式中选择“分散对齐分散对齐”选项，确定退出后选项，确定退出后即可使学生姓名用字左右对齐。即可使学生姓名用字左右对齐。15.Excel数据校验方法之巧用公式审核数据校验方法之巧用公式审核 打开一张学生成绩表打开一张学生成绩表,选中数据区域选中数据区域(注意注意:这里的这里的数据区域不包括标题行或列数据区域不包括标题行或列)，单击，单击“数据数据有效性有效性”命令，进入命令，进入“数据有效性数据有效性”对话框。在对话框。在“设置设置”选项卡中，将选项卡中，将“允许允许”项设为项设为“小数小数”，“数据数据”项设为项设为“介于介于”，并在，并在“最小值最小值”和和“最大值最大值”中中分别输入分别输入“0”和和“100”，最后单击，最后单击“确定确定”退出。退出。接着，执行接着，执行“视图视图工具栏工具栏公式审核公式审核”命令，打命令，打开开“公式审核公式审核”工具栏。好了，现在直接单击工具栏。好了，现在直接单击“圈圈释无效数据释无效数据”按钮即可。此时，我们就可看到表中按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。对错误数据进行修正后对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失红圈标记会自动消失.16.多个工作表的页眉和页脚同时设置多个工作表的页眉和页脚同时设置 把一个把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名如果没有给每张表取名的话，的话，Excel自动设置的名称就是自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选选择全部工作表择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。选择【视图】置就是针对全部工作表了。选择【视图】【页眉和【页眉和页脚】。页脚】。第三节第三节 数据运算数据运算 Excel2003的主要功能之一是对数的主要功能之一是对数据进行运算，而公式和函数是数据运算据进行运算，而公式和函数是数据运算的两个最重要的工具。利用它们可以完的两个最重要的工具。利用它们可以完成各种复杂的数据运算。掌握好这部分成各种复杂的数据运算。掌握好这部分内容，是熟练使用内容，是熟练使用Excel2003进行数据进行数据管理的先决条件。管理的先决条件。一、简单运算一、简单运算 对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、计数、求最大值或最小值运算，可以利用计数、求最大值或最小值运算，可以利用Excel2003提提供的工具按钮快速完成。供的工具按钮快速完成。单击用来放置运算结果的单元格；单击用来放置运算结果的单元格；单击单击【常用常用】工具栏中的工具栏中的【自动求和自动求和】按钮按钮 右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择右侧的下拉箭头，在下拉列表框中选择【求和求和】、【平均值平均值】、【计数计数】、【最大值最大值】或或【最小值最小值】选项。选项。根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按Enter键，即可在结果单元格内得到运算结果。键，即可在结果单元格内得到运算结果。二、使用公式二、使用公式 公式是工作表中的数值进行计算的等式，它是单公式是工作表中的数值进行计算的等式，它是单元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组合，可生成新的值。通过公式，用户可以对工作表合，可生成新的值。通过公式，用户可以对工作表中的数据进行较为复杂的运算。中的数据进行较为复杂的运算。1.公式的语法公式的语法 以等号（以等号（=）开始，用于表明之后的字符为公式。）开始，用于表明之后的字符为公式。等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔。操作数之间以运算符分隔。Excel将根据公式中运算将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。符的特定顺序从左到右计算公式。Excel2003中的运算符中的运算符类型类型运算符运算符功能功能示例示例算术运算符算术运算符+、-、*、/、%、（插入符、（插入符号）号）加、减、乘、除、加、减、乘、除、百分比、乘幂运百分比、乘幂运算算23（2的的3次方）次方）比较运算符比较运算符=、=、=、等于、大于、小等于、大于、小于、于、不相等不相等A3=C3、A3C3文本运算符文本运算符（和号）、（和号）、：（冒号）：（冒号）连接两个文本值；连接两个文本值；区域运算符区域运算符A&B产生；产生；：（引用该区：（引用该区域内所有单元格）域内所有单元格）引用运算符引用运算符，（逗号），（逗号）（空格）（空格）联合运算符；联合运算符；交叉运算符交叉运算符A1:C1,A2:C2(引用引用A1:C2)A1:C1 B1:D1(引用引用B1:C1)在在Excel中中,每个运算符都有一定的优先级每个运算符都有一定的优先级.优先级从优先级从高到低分别为高到低分别为:冒号、单个空格、逗号、负号、百分冒号、单个空格、逗号、负号、百分号、插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、号、插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比较运算符。比较运算符。*若更改求值顺序，请将公式中要先计算的部分用括号若更改求值顺序，请将公式中要先计算的部分用括号括起来。括起来。2.输入公式输入公式a.单击要输入公式的单元格；单击要输入公式的单元格；b.输入输入=，然后输入公式表达式；，然后输入公式表达式；c.按按Enter键，或单击编辑栏左侧的输入按钮键，或单击编辑栏左侧的输入按钮 ，即可得到运算结果。即可得到运算结果。3.编辑公式编辑公式 修改公式；修改公式；复制公式：复制公式：可以利用可以利用Excel2003的选择性粘贴功能，选的选择性粘贴功能，选择择 粘贴内容的属性。粘贴内容的属性。移动公式移动公式 同移动单元格中的数据的方法相同同移动单元格中的数据的方法相同,可以用菜可以用菜单命令单命令,也可以直接用鼠标拖拽也可以直接用鼠标拖拽.三、单元格引用三、单元格引用 是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。例如：在例如：在B列和第列和第3行交叉处的单元格，其引用形式为行交叉处的单元格，其引用形式为“B3”。在在Excel2003中，可以在公式和函数中使用单元格引中，可以在公式和函数中使用单元格引用来表示单元格中的数据。通过单元格引用，在一个公用来表示单元格中的数据。通过单元格引用，在一个公式中可以使用不同单元格中的数据，也可以在多个公式式中可以使用不同单元格中的数据，也可以在多个公式中使用同一个单元格中的数据。中使用同一个单元格中的数据。1、单元格引用的样式、单元格引用的样式 相对引用：指公式中所引用的单元格位置将随着相对引用：指公式中所引用的单元格位置将随着公式单元格位置的改变而改变。如公式单元格位置的改变而改变。如A2、D5。绝对引用：指公式和函数中所引用的单元格位置绝对引用：指公式和函数中所引用的单元格位置是固定不变的。如是固定不变的。如$C$3、$F$6。混合引用：在同一个单元格引用中既有绝对引用混合引用：在同一个单元格引用中既有绝对引用又有相对引用。又有相对引用。相对列和绝对行，如相对列和绝对行，如C$6;绝对列和相对行，如绝对列和相对行，如$C6.2、单元格引用的使用、单元格引用的使用 在同一个工作表中的单元格之间进行的引用，被在同一个工作表中的单元格之间进行的引用，被称为内部引用。称为内部引用。对当前工作表之外的单元格的引用被称为外部引对当前工作表之外的单元格的引用被称为外部引用。用。外部引用基本样式：外部引用基本样式：工作簿工作簿工作表！单元格引工作表！单元格引用。如用。如Book1Sheet1！D8表示对表示对Book1工作簿第一工作簿第一个工作表中的个工作表中的D8单元格的引用。单元格的引用。四、使用函数四、使用函数 Excel2003内置有大量函数。大多数函数是常用公内置有大量函数。大多数函数是常用公式的简写形式。一个函数一般包括式的简写形式。一个函数一般包括函数名函数名和和参数参数，参，参数用括号括起来。数用括号括起来。单击【插入】单击【插入】【函数】命令【函数】命令【插入函数】对话【插入函数】对话框，在【或选择类别】列表中列出了所有函数分类。框，在【或选择类别】列表中列出了所有函数分类。选择一种，即可在【选择函数】列表框中列出相应的选择一种，即可在【选择函数】列表框中列出相应的函数集合。单击某个函数名称，可以在下面的显示栏函数集合。单击某个函数名称，可以在下面的显示栏中看到该函数的样式和功能信息。中看到该函数的样式和功能信息。输入函数，可直接输入，也可通过上述方法插入所输入函数，可直接输入，也可通过上述方法插入所需函数。需函数。第四节第四节 数据排序、筛选与分析数据排序、筛选与分析一、数据的排序和筛选一、数据的排序和筛选 Excel2003通常都是使用数据清单来实现数据管理的。通常都是使用数据清单来实现数据管理的。数据清单实际上就是数据清单实际上就是Excel2003的数据库。建立数据清单，的数据库。建立数据清单，要先定义其中的列和列标题，列标题相当于字段名。要先定义其中的列和列标题，列标题相当于字段名。Excel2003强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单 实现的。实现的。1.排序工作表数据排序工作表数据 排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容的排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容的顺序来排列，使表格数据更有条理。顺序来排列，使表格数据更有条理。Excel2003中的数据排序有中的数据排序有默认排序默认排序和和自定义排序自定义排序两种。两种。默认排序默认排序 就是按照就是按照Excel2003默认的排序规则排列，通默认的排序规则排列，通常是进行升序或降序排列。具体操作如下：常是进行升序或降序排列。具体操作如下：单击数据清单中任意一个单元格，然后选择单击数据清单中任意一个单元格，然后选择【数数据据】【排序排序】命令；命令；通过通过【主要关键字主要关键字】下拉列表框，选择排序关键下拉列表框，选择排序关键字，确定右侧字，确定右侧【升序升序】或或【降序降序】单选按钮；单选按钮；若若【主要关键字主要关键字】所在列有重复关键字，可再通所在列有重复关键字，可再通过过【次要关键字次要关键字】下拉列表框，选择进一步排序的下拉列表框，选择进一步排序的关键字，右侧单选按钮同上；关键字，右侧单选按钮同上；保持保持【我的数据区域我的数据区域】选项组中默认选中的选项组中默认选中的【有有标题行标题行】按钮，然后单击按钮，然后单击【选项选项】，出现，出现【排序选排序选项项】对话框；对话框；单击单击【确定确定】，返回，返回【排序排序】对话框，再单击对话框，再单击【确定确定】，即可按照指定方式对数据进行排序。，即可按照指定方式对数据进行排序。自定义排序自定义排序 用户也可以自定义排序规则，按照自己的需用户也可以自定义排序规则，按照自己的需要来排列数据。具体操作如下：要来排列数据。具体操作如下：选择选择【工具工具】【选项选项】，在，在【选项选项】对话框中，对话框中，单击单击【自定义序列自定义序列】标签，打开选项卡；标签，打开选项卡；在在【输入序列输入序列】文本框中输入自定义序列，单击文本框中输入自定义序列，单击【添加添加】按钮，再单击按钮，再单击【确定确定】；下面操作步骤同下面操作步骤同，只是在单击只是在单击【选项选项】按钮时，按钮时，打开打开【排序选项排序选项】对话框，在对话框，在【自定义序列次序自定义序列次序】下拉列表框中选择自定义的排序规则。下拉列表框中选择自定义的排序规则。2.自动筛选自动筛选 Excel2003有数据筛选功能，经过筛选后的数据清有数据筛选功能，经过筛选后的数据清单将只列出符合指定条件的数据行。单将只列出符合指定条件的数据行。筛选方法有两种：筛选方法有两种：自动筛选自动筛选和和高级筛选高级筛选。自动筛选的具体操作步骤：自动筛选的具体操作步骤：a