公司办公室工作手册模板.doc

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第　A　版

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同意日期： 年 月 日 实施日期： 年 月 日

目 录

1.部门结构图………………………………………………………………….2
2.部门职责…………………………………………………………………….2
3.部门各岗位职责…………………………………………………………….3-4
3.1办公室主任工作职责……………………………………………………..3
3.2行政前台工作职责………………………………………………………..3
3.3档案管理职员作职责……………………………………………………..3
3.4行政助理工作职责………………………………………………………..3
3.5行政专职员作职责………………………………………………………..4
3.6司机工作职责……………………………………………………………..4
4.部门工作质量管理目标…………………………………………………….4
5.各岗位工作步骤及说明…………………………………………………….5-36
5.1用户订票步骤
5.2企业总经理订票步骤
5.3企业总经理等级以下职员订票
5.4用户用餐安排步骤
5.5用户住宿安排步骤
5.6考勤管理步骤
5.7档案归档步骤
5.8档案借用步骤
5.9盖章步骤说明
5.10办公用具采购步骤
5.11办公用具领用步骤
5.12办公设备采购步骤
5.13行管会议组织及跟踪步骤
5.14项目申报步骤
5.15办公室.内部管理工作步骤
5.16车辆管理使用工作步骤
5.17车辆管理使用工作步骤
6.部门管理制度……………………………………………………………...37-47
6.1 办公室工作管理要求（暂行）
6.2 会议管理要求（暂行）
6.3企业打印机、复印机使用通告
6.3企业打印机、复印机使用通告
7.部门统计清单……………………………………………………………….49
《内部工作联络单》
《用餐招待记录表》
《酒店住房统计表》
《用户接待申请单》
《管理人员考勤表》
《请假审批单》
《司机出差申请单》
《未打卡考勤说明》
《职员出差申请单》
《企业文档入库接收表》
《企业档案记录表》
《档案借阅、借用记录表》
《**协议借用记录表》
《企业印鉴借阅、借用记录表》
《办公用具申请单》
《办公用具入库单》
《办公用具领用表》
《办公设备申请单》
《会议签到表》
《企业例会会议纪要》
《罚款记录表》
《周计划表》
《内部工作联络单》
《罚款通知单》
《罚款记录表》
8.统计附表…………………………………………………………………….

1.办公室结构图

办公室主任

档案管理员
行政专员
司机
行政助理
行政前台

2.部门职责
1）协作总经理处理日常事务性工作；
2）负责企业行政管理会议组织、统计及跟踪；
3）负责安排企业对外来访接待工作，包含订酒店、住宿、办公订票；
4）负责相关部门信息立即传输；
5）负责企业相关资质文件、资料复印、发放；
6）负责企业外来文件、资料接收、归档及传输等管理；
7）负责办公区考勤管理；
8）负责帮助财务部对企业固定资产、低值易耗品管理；
9）负责办公设备使用、维护、监督和采购及报废申请；
10）负责企业车辆派遣，外出登记和行车统计检验；
11) 负责国家、省、市级项目申报信息搜集、资料整理和申报工作；
12) 负责企业项目申报工作关系处理和维护；
13) 负责企业公共关系用户信息汇总；
14) 负责办公区域环境制度建立和监督实施；
15) 负责企业公共关系礼品购置、入库和发放等管理；
16) 负责完成上级领导下达各项工作任务。
3.部门各岗位职责
3.1 办公室主任:
1） 对办公室工作负总责；
2） 负责办公室各岗位人员工作进行分配；
3） 负责办公室各岗位人职员作岗位培训；
4） 负责办公室各岗位人员考评；
5） 负责组织行政管理会议，并落实实施；
6） 负责国家扶持项目申报、资金落实及关系处理；
7） 负责上级领导下达各项工作任务。
3.2 行政前台：
1） 企业办公订票、用户订酒店、住宿等；
2） 接办公电话并负责转接到相关部门；
3） 收发传真并转至对应部门；
4） 对进入企业用户进行引导至指定位置；
5） 对外来推销人员进行阻挡；
6） 负责企业各部门要求用车进行统计，并对车辆进行调配；
7） 完成上级领导下达各项工作任务。
3.3 档案管理员:（档案、公章管理和礼品、办公用具领用）
1） 负责企业外来档案、协议或资质文件等存档登记；
2） 负责企业公章保留、盖章及统计；
3） 负责企业档案整理，使用期查询，并于到期前一个半月上报给办公室主任；
4） 负责档案、协议及资质文件复印、扫描等；
5） 负责办公用具入库及办公用具领用；
6） 负责办公用礼品申请、报批、购置、入库和领用；
7） 完成上级领导下达各项工作任务。
3.4行政助理:
1） 负责接收各部门办公用具和设备购置申请并报办公室主任审批后，报备至财务；
2） 负责办公用具询价，并进行对比，采购质优价廉办公用具（包含耗材和设备）；
3） 负责办公用具入库交接和设备固定资产登记；
4） 负责办公用网络、电话等设备维护；
5） 负责饮用水购置和入库，费用月结等；
6） 帮助办公室库管进行礼品购置、入库；
7） 负责完成上级领导下达各项工作任务。
3.5行政专员:
1） 帮助办公室主任组织行政管理会议并做好统计，整理会议纪要并发放；
2） 落实会议纪要形成决议内容，负责周计划表整理并汇报给办公室主任；
3） 负责办公室红头文件起草，并跟踪文件审批单进行文件发放；
4） 负责帮助办公室主任对企业ISO体系实施情况进行监督并报办公室主任；
5） 负责查找国家、省、市、区项目申报信息；
6） 对申报文件简单信息进行填写，帮助办公室主任进行申报文件汇总，装订和递交；
7） 负责项目申报工作后期跟踪，并提醒办公室主任跟进。
8） 完成上级领导下达各项工作任务。
3.6司机
1）帮助办公室完成企业出车任务
2）负责企业车辆维护和保养
3）完成上级领导下达各项工作任务

4.部门工作质量管理目标
序号
管理目标
公式
考评
岗位
目标统计
周期
目标统计
时间
2
酒店预签订即率98%
（预定酒店次数-投诉次数）/预定酒店次数
行政
前台
30天
月末
3
考勤正确率100%
人力资源考评
行政
前台
30天
次月初
4
档案处理立即率98%
部门主管考评
档案
管理员
30天
月末
5
办公用具库存正确率96%
办公用具现有库存量/
办公用具应有库存量
档案
管理员
30天
月末
5
办公设备完好率96%
办公设备性能良好数/办公设备总数
行政
助理
30天
月末
6
办公用具采购合格率98%
采购合格次数/采购次数
行政
助理
30天
月末
7
行管会议跟踪落实立即率90%
（开会次数-投诉次数）/开会次数
行政
专员
一个周
周六
8
项目跟踪立即率95%
部门主管考评
行政
专员
30天
月末
9
企业制度跟踪落实立即率95%
咨询管理委员会考评
行政
专员
30天
月末
10
企业车辆性能良好率96%
（出车次数-车辆出车出故障次数）/出车次数
司机
30天
月末

5.部门工作步骤及说明
5.1 给用户订票步骤

接待方 销管中心 总监 办公室 前台

开始

审核确定
审核
填写用户接待申请表

确定签字

依据申请单订票，并反馈订票信息

依据申请单返联，登记立案，并通知订票信息

接待用户
返回一联

依据留存联实施报销步骤

结束

5.1.1给用户订票步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
填写用户接待申请单
接待方

《用户接待申请单》
2
审核

销管中心

《用户接待申请单》
3
审核确定

总监

《用户接待申请单》
4
确定签字
办公室

《用户接待申请单》
5

依据申请单订票，
并反馈订票信息

行政前台

《用户接待申请单》报销步骤
6
销管中心依据返联登记立案，并取回所订票据
销管中心

《用户接待申请单》
7
接待用户
接待方

8
依据留存联实施报销步骤

行政前台

《用户接待申请单》

5.2 企业总经理订票步骤

总经办 前台 办公室

开始

接到订票通知

订票

确定

通知航空企业送票

取火车票

领火车票

总经理返程后，将火车票交前台
实施财务报销步骤

结束

5.2.1企业总经理订票步骤说明
步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
接到订票通知
办公室

---
2
订票
行政前台

---
3
确定
总经办

---
4
机票-通知航空企业送票
行政前台

---
火车票-取火车票
总经办

---
5
机票-实施财务报销步骤
行政前台

---
火车票-总经理返程后，索要火车票，实施财务报销步骤
总经办

---

5.3企业总经理等级以下因公出差职员(除员工)订票步骤

出行人 前台 办公室

开始

接到订票通知

查询票务信息

确定

借款

订票

取票

回程后实施财务报销步骤

结束

5.3.1企业总经理等级以下职员订票说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
接到订票通知
办公室

---
2
订票
行政前台

---
3
确定
出行人

---
4
借款
出行人

---
5
订票
行政前台

---
6
取票
出行人

---
7
报销
出行人

报销步骤

5.4用户用餐安排步骤

前台 办公室 总监 销管中心 接待方

开始

填写用户接待申请单

预订用餐房间，并通知销管房间信息

签字确定
审核确定
审核

依据用户接待申请单消费，返回企业时，将消费单交办公室
取回一联用户接待申请单，并登记

返回一联 给销管

前台留存用户申请单及消费单

销管登记消费金额

月底对账，结算

结束

5.4.1用户用餐安排步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
填写用户接待申请单
接待方

《用户接待申请单》
2
审核
销管中心

《用户接待申请单》

3
审核确定
总监

《用户接待申请单》
4
签字确定

办公室

《用户接待申请单》
5
预订用餐房间，并通知销管房间信息

行政前台

《**用餐招待消费单》
6
取回一联用户接待申请单，并登记

销管中心

《**用餐招待消费单》
7
依据用户接待申请单消费，返回企业时，将消费单交办公室

接待方

《**用餐招待消费单》
8
前台留存用户申请单及消费单

行政前台

《**用餐招待消费单》
9
销管登记消费金额

销管中心

《**用餐招待消费单》
10
月底对账，结算

行政前台

《**用餐招待消费单》

5.5 用户住宿安排步骤

办公室 前台 总监 销管中心 接待方

开始

确定

审核 确定
审核
填写用户接待申请单

预定酒店、做登记，反馈信息

接待
立案，并反馈住房信息

用户住宿之前前台预交房费
可月结酒店企业先挂账

完善登记统计

实施财务报销步骤

结束

5.5.1用户住宿安排步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
填写用户接待申请单
接待方

《用户接待申请单 》
2
审核
销管中心

《用户接待申请单 》
3
审核确定
总监

《用户接待申请单 》
4
确定
办公室

《用户接待申请单 》
5
预定酒店、做登记，反馈信息

行政前台

《用户接待申请单 》
6
立案，并反馈住房信息

销管中心

《用户接待申请单 》
7
接待

接待方

8
完善登记统计
行政前台

《酒店住房统计表》
9
实施报销步骤
行政前台

《用户接待申请单 》

5.6 考勤管理步骤

人力资源 行政前台 职员

开始

新职员报到
录指纹、胸牌、服装

打卡

因事不能打卡，被考勤人三天内填写考勤说明

月末统计考勤，次月初交给人力资源

核实薪酬

结束

5.6.1考勤管理步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
新职员报到
人力资源

职员手册
2
录指纹
行政前台

---
3
打卡
职员

---
因事不能打卡，被考勤人三天内填写考勤说明
职员

考勤说明
4
月末统计考勤，次月初交给人力资源部
行政前台

考勤表
5
核实薪酬
人力资源

---

5.7档案归档步骤

人力资源 档案管理员 交接人

开始

将文件资料转交（除人事）

接收登记

档案分类、编号、存档

协议类
扫描
证书、资质类

依据需要分发或整理成电子版

结束

5.7.1档案归档步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
将文件资料转交于办公室档案管理员
当事人

《企业文档入库接收表》

2
办公室档案管理员接收档案
档案管理员

《企业档案记录表》

3
分类、登记、存档
档案管理员

4
扫描
证书、资质类

档案管理员

5
依据需要分发或整理成电子版

档案管理员

5.8 档案借用步骤

档案管理员 部门主管 借用人

开始

提出借阅申请

审批签字

借出、登记

结束

5.8.1 档案借用步骤说明
（协议类）

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
提出借阅申请
借用人

《档案借阅借用记录表》
2
审批签字
部门主管

《档案借阅借用记录表》
3
借出、登记
档案管理员

《档案借阅借用记录表》

5.9 盖章步骤

档案管理员 总经理 主管副总 部门主管 盖章需求部门
开始

提出盖章申请

审核签字

审核确定

同意确定

盖章、登记

结束

5.9.1盖章步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
盖章需求部门提出盖章申请
需求部门

口头或QQ
2
审核
部门主管

口头
3
审核
主管副总

口头
4
同意
总经理

口头
5
盖章、登记
档案管理员

《企业印鉴借用、盖章记录表》

5.10 办公用具采购步骤

总经理 财务 办公室主任 档案管理员 办公室
行政助理
开始

询价，填写申购物品单价
依据库存及各部门申购单填写办公用具申请单

审核

审核

同意
超出500元办公用具

采购

入库

结束

5.10.1 办公用具采购步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
依据库存及各部门申购单填写办公用具申请单
档案管理员

《办公用具申请单》
2
寻求性价比较高采购商
办公室行政助理

《办公用具申请单》
3
审批
办公室主任

《办公用具申请单》
4
审批
财务

《办公用具申请单》
5
超出500元办公用具采购需经审批
总经理

《办公用具申请单》
6
采购
行政助理

《办公用具申请单》
7
入库
档案管理员

《办公用具入库单》

5.11 办公用具领用步骤

档案管理员 申请人
开始

提出领用申请

查询目前统计

依据统计发放

登记

整理库存

结束

5.11.1 办公用具领用步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
提出领用申请
申请人

口头
2
查找日前统计
档案管理员

《办公用具领用表》
3
依据统计发放办公用具
档案管理员

《办公用具领用表》
4
登记
档案管理员

《办公用具领用表》
5
整理库存
档案管理员

《办公用具库存单》

5.12 办公设备采购步骤

行政助理 总经理 办公室主任 主管副总 部门主管 申请人

开始

填写设备申请单

审核

审核

审核调 配

询价

同意

采购

设备入库，调配、登记

结束

5.12.1 办公设备采购步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
提出采购申请
需求部门

《办公设备申请单》
2
审核
部门主管

《办公设备申请单》
3
审核
主管副总

《办公设备申请单》
4
审核调剂
办公室主任

《办公设备申请单》
5
询价
办公室行政助理

5
同意
总经理

《办公设备申请单》
6
采购
办公室行政助理

《办公设备申请单》
7
设备入库，调配
办公室主任

5.13 行管会议组织及跟踪步骤

召开行管会议

办公室

行政专员
各部门主管

开始
结束
汇总本周各部门工作计划表

电话确定本周工作完成情况

统计汇总

行成会议纪要

会议决议跟踪落实、统计

实施会议决议

整理工作内容，提出周计划

5.13.1行管会议组织及跟踪步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
整理工作内容，提出周计划

各部门主管

《周计划表》
2
汇总本周各部门工作计划表

行政专员

《周计划表》
3
电话确定本周工作完成情况

行政专员

《周计划表》备注
4
统计汇总

行政专员

---
5
召开行管会议

办公室

---
6
形成会议纪要

行政专员

《行政会议会议纪要》
7
实施会议决议

各部门主管

《内部工作联络单》
8
会议决议跟踪落实、统计

行政专员

《内部工作联络单》

5.14 项目申报步骤
总经理
办公室主任

行政专员

开始
定时查找国家、省、市、区项目申报信息 
审核
OK
做出申报项目方案
NO
撤消
审核
OK
NO
撤消
准备申报资料
帮助填写申报资料
递送申报资料
后期跟踪及维护并反馈信息
项目后期维护
未经过
经过

立案

结束

5.14.1项目申报步骤说明

步骤
工作程序
责任部门/岗位
时限
相关统计文件、表格
1
定时查找国家、省、市、区项目申报信息 ，并统计信息

行政专员

2
审核

办公室主任

3
做出申报项目计划

办公室主任

4
审核

总经理

5
准备申报资料

办公室主任

6
帮助填写申报资料

行政专员

7
递送申报资料

行政专员

8
后期跟踪及维护并反馈信息

行政专员

9
项目后期维护

办公室主任

10
立案
行政专员

5.15 办公室内部管理工作步骤
办公室主任

 在职职员
新入职职员

开始
熟悉业务
帮助新职员，做好本职员作
新职员培训
汇报工作
周会
总结本周部门工作，处理疑难，提出工作安排
实施
结束

5.15.1 办公室内部管理步骤

步骤
工作程序
责任部门
/岗位
时限
相关统计文件、
表格
1
新职员培训
办公室主任

2
熟悉业务
新入职职员

3
帮助新职员，做好本职员作
在职职员

4
汇报工作
在职职员

5
周会
办公室主任

6
总结本周部门工作，处理疑难，提出工作安排
办公室主任

7
实施
在职职员

5.16 车辆管理使用工作步骤
办公室主任

 使用部门
司机

提出申请
登记调配
取钥匙出车，填写行车记录表
前台

审核
收回钥匙

5.16.1车辆管理使用工作步骤

步骤
工作程序
责任部门
/岗位
时限
相关统计文件、
表格
1
提出申请

使用部门

2
登记调配

前台

3
审核

办公室主任

4
取钥匙出车，填写行车记录表

司机

1、《车辆行驶统计表》
2、《车辆维修申请单》
3、《车辆维修统计表》
4、《车辆加油卡使用统计》

5
收回钥匙

前台

6.部门管理制度

6.1 办公室工作管理要求（暂行）

为了确保大家拥有一个良好办公环境，提升个人工作质量，提升企业形象，特提出以下要求：
一、办公桌物品摆放标准
1.1只可摆放在桌面上东西：
1.1.1文件架统一摆放于桌子靠角，架上文件应摆放整齐；
1.1.2办公用具应摆放整齐；
1.2不可摆放在桌面上东西：
1.2.1全部个人物品如口香糖、纸巾、透明胶等请放在抽屉里；
1.2.2桌面下物品应摆放整齐，不得超出桌面边缘；不能杂乱堆放，桌面下全部物品整理好应放到纸箱里。
1.3长时间离开座位和下班时请把桌面物品按要求摆放整齐，下班时请把椅子归位摆放好，将各自位置垃圾框倒清。
1.4每个月擦洗一次自己使用电脑主机及键盘，珍惜电脑。
二、公共卫生维护
公共区域卫生由办公室统一安排，各值班人员必需提前十分钟到办公室，并在上班之前打扫好卫生，每一位职员应给予配合。
2.1办公用具统一摆放在一个位置上，用完后应顺手放好。
2.2室内不准许存放垃圾，做到纸屑入篓、保持地面清洁。
2.3职员不得在办公室内（包含29层至30层走廊）抽烟，保持空气清新；企业在厕所、南侧阳台设置吸烟区，请将烟头放入指定位置。
2.4上洗手间先打开排气扇，保持空气流通；事后自觉冲洗，严禁扔废纸等杂物；出来后请把洗手间门关上。
2.5不乱倒茶水，应倒进指定位置，更不能随意将用水泼到地上。
2.6早餐午餐后请自觉把饭盒和残羹扔到卫生间垃圾桶，擦拭洁净桌面。
2.7 每七天六13:00-13:30为办公区大扫除时间，全体办公人员全部参与，由办公室统一安排。节假日及临时性大扫除由办公室安排。
三、会议室区域维护
3.1会议室要保持整齐、洁净，非开会或会客时要保持会议室卫生，严禁喧哗。
3.2会议后应保持会议室洁净整齐，请把个人垃圾物品带走，把椅子归位放好。
3.3会客人员会客后请收拾好会议室，把椅子归位，用过茶具整齐放在茶水间，保持会议室洁净整齐。
3.4会议室办公设备使用后请关闭电源，归位放好。
四、办公区域其它要求
4.1穿着打扮
4.1.1 正式工作人员应佩戴工作证，临时或新聘用人员应佩戴临时工作证。
4.1.2 办公人员着装应整齐、洁净，严禁衣装不整，夏天严禁穿背心、拖鞋上班。
4.2言行举止
4.2.1 办公工作推行一般话制度；
4.2.2 严禁在办公区打闹、大声喧哗，严厉严禁在办公区吵架；
五、处罚
5.1最终下班职员应检验全部办公设备、空调、灯、排气扇、饮水机、门窗等是否已关闭，锁好门后方可离开。
5.2上述条款由办公室监督实施，并进行不定时检验，如发觉有违规者；第一次给予书面警告，第二次给予罚款50元。款项交办公室统一处理。
六、附则
6.1本要求适适用于在企业办公区范围内全部职员。
6.2本要求自12月28日公告之日起正式实施。

6.2 会议管理要求（暂行）

第一条 目标
召开会议意在加强各部门之间、企业组员之间沟通，以促进工作有效开展。为了提升会议效率，明确会议运行基础事项和标准，特制订本要求。
第二条 适用范围
本要求适适用于企业内部全部会议。
第三条 通常标准
1．降低会议次数标准
（1）对除例行各类会议召开必需性，需严格审查。
（2）严格限定出席会议人数。
2．严守时间标准
按通知时间按时开会，迟到罚款50元；无特殊原因不得请假，无故缺席罚款100元。如遇特殊情况需提前请假，并指定代表人参与。会议出席情况做好签到并记入出勤。
3．会议纪律
（1）开会期间手机调成振动，重大会议期间手机应关机。未调成振动或关机罚款50元/次。
（2）会前尽可能不安排会客和接打电话，以免影响会议进程。
（3）如有需要，各办公室应留有一人值班。
（4）款项直接交会议组织者或会后两个工作日内交办公室统一处理，过期不交加倍扣罚。
4．效率性标准
会议部署依据各会议要求实施，由组织部门整理会议统计，定好任务完成要求和时间及跟踪验证人，并跟踪落实会议决议实施情况。会议统计立即交办公室立案。参会人有责任统计会议内容（应使用固定统计本），传达会议精神，落实会议决议。会议完成情况会由办公室进行统计计入管理人员考评。
第四条 会议分类和要求
企业会议按类型可分为行政管理会议、销售统计会、生产调度会、部门会议及其它临时会议。会议按时间可分为定时和不定时。
1、 行政管理会议
（1） 会议目标：行政管理会议关键是为了落实企业发展战略，销售方向，对企业一周内工作进行安排并对上周工作进行总结，确保企业管理团体和企业发展整体意识一致，处理企业运行过程中出现问题。
（2） 组织和统计：会议由办公室组织，总经理主持，总经理不在时可指定专员主持。办公室负责签到及会议统计并当日整理出会议纪要。办公室做好会议决议落实情况跟踪。命名：行政管理会议-1021
（3） 出席人员：总经理、销售副总、销管科、生产技术副总、生产部、技术部、采购部、财务部、办公室、人力资源部、品牌策划和推广部等关键责任人；或临时指定参与人员。
（4） 会议频次：行政管理会议分为例会和临时会议两种；例会召开时间为每七天一下午6点；临时会议由办公室通知时间及参会人员。各部门需在要求时间前抵达会议现场。
（5） 会议内容：①公布企业决议、管理制度及人事调整；②各部门汇报本部门上周工作及实施情况，下周工作计划及需其它部门帮助工作；③针对各部门提出问题或事先议定议题展开讨论；④会议当场形成决议，确定完成时间、责任人；未能形成决议则需责成部门落实。
（6） 临时会议内容：依据召开会议具体议题发表意见。
第五条 其它

6.3企业打印机、复印机使用通告

世纪大厦各位行管人员：
打印机、复印机内不再放纸，全部再生纸和新领用纸均放在前台处，资料打印及复印人员依据需要领用，并做好登记。
要求：
1）资料打印人员在打印资料前应先预览打印版面，预防造成纸张浪费。
2）资料打印、复印人员应提前做好计划，设置好打印份数及复印机使用参数，避免造成浪费。
3） 电子档能够处理问题，如E-mail能够处理问题，或放入U盘能够处理问题，尽可能不要打印。
4）能够使用再生纸打印、复印资料应尽可能使用再生纸。
5）初稿，待定稿等和全部不带有彩色元素稿件，不要使用彩色打印机。

6.4考勤和休假管理要求

一、 目标及适用范围
1、为了确保出勤正确统计，维持企业正常工作秩序，特制订本制度。
2、本制度适适用于企业各职能部门。
二、考勤方法及对象
1、企业行管人员均使用指纹打卡机进行打卡考勤。
2、企业副总级以下职员天天打卡两次（早晨上班、下午下班各一次）。出差人员凭《职员出差审批单》统计考勤。
3、 销售人员考勤由销管部负责。
4、 工厂考勤由工厂考勤员负责。
三、工作时间
职员工作时间采取“标准工时制”，每七天工作不超出四十小时。
依据相关法律法规要求，对工作时间做以下要求：（依据季节适时调整）
1、一厂、二厂、三厂：晨点名：7：50 午点名：12：50
2、管理人员：每七天工作六天，周一至周五上班时间为8：30至12：00,13:30至17:00；周六上班时间为9:00:至11:30，13:30至16:00。
周日如需安排人员值班，值班时间为9：00至12：00，13：30至16：00。
3、销售人员：早晨8：30开始由销售部门组织点名。销售人员出差需遵从《出差管理制度》要求，非出差日期上班时间同管理人员。
4、周日如需安排人员值班，值班时间为9：00至12：00，13：30至16：00。
5、企业能够依据实际需要调整作息时间，具体以通知公告为准。
四、 考勤要求
1、 职员均应进行考勤，认真对待考勤卡/考勤统计，严禁替她人代考勤、代签到。职员因特殊情况未立即考勤或签到，需填写《考勤说明》，按要求审批后交部门考勤员留存。
2、 职员休假和加班，须填写相关表格《请假审批表》和《加班审批表》，按要求审批后交部门考勤员留存。
3、 职员出勤统计作为职员工作态度考评依据，也是工资、奖励及晋升审查标准之一。
4、 各部门需指定专门人员担任考勤员，负担以下职责：
1) 做到按要求认真、立即、正确地统计考勤。
2) 需要时监督部门职员填写《考勤说明》、《加班审批表》、《请假审批表》、《职员出差审批单》。周日如需安排人员值班，值班人员能够选择调休，填写《请假审批表》经部门主管同意后交人力资源部立案。
3) 次月5号前各部门将《考勤表》、《考勤说明》、《加班审批表》、《请假审批表》、《职员出差审批单》、驾驶员驾驶车辆公里数统计核实等一并转交至人力资源部，由人力资源部存档，作为职员工资核实依据。考勤表需由职员本人及部门主管签字确定。
4) 考勤员要掌握考勤范围内职员去向，并能立即正确将考勤信息上报人力资源部。
5) 考勤员要认真负责，严禁弄虚作假行为；假如存在考勤不真实情况，经证实，给考勤员每人次200元罚款。
5、值班要求
需安排人员值班部门，每个月25日前将下月值班安排发送至人力资源部。值班人员能够在本月安排调休。如值班人员不能按