费用报销新规制度及作业流程.doc
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1、费用报销制度及流程(试行)第一章 总则第一条 为加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,特制定本制度。第二条 本制度依照公司实际状况,将财务报销分为寻常办公费用、薪酬福利及有关费用、税费支出、工程有关支出及专项支出等,如下分别阐明有关借款流程及各项支出详细财务报销制度和报销流程。第三条 本制度合用公司全体员工。第二章 借支管理规定及借支流程 第四条 借款管理规定(一)出差借款:出差人员凭审批后出差申请单按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(二)其她暂时借款:如业务费、周转金等,借款人员应及时报账,除周转金外其她借款原则上不容许跨月借支。(三)各项借款金额
2、超过5000元,应至少提前一天告知财务部备款。原则上单笔支出超过元不适当采用钞票支付。(四)借款销账规定:(1)借款销账时应以借款申请单据为根据,据实报销,超过申请单范畴使用,须经主管领导批准,否则财务人员有权回绝销账;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。(五)借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从个人工资中扣回。第五条 借款流程(一)借款人或费用申请人按规定填写付款审批单(附件2,注明借款或费用申请事由、金额(大小写须完全一致,不得涂改、支付方式。(二)普通审批流程:申请人行政人事部审核分管领导确认总经理审批。(三)财务付款:凭审批后付款审批单到财务部办理
3、领款手续。(四)财务从收到己由分管领导签字付款申请起,正常3个工作日内办结(含申请当天;对于紧急、暂时付款申请,员工可使用邮件方式进行申请,财务以有关领导回答为根据,经财务总监确认,1个工作日内进行及时打款。(五)无法办理书面申请借款,以邮件方式走完所有审批流程,财务以打印邮 件内容作为付款附件。第三章 寻常费用报销制度及流程第六条 寻常费用重要涉及差旅费、电话费、市内交通费、办公费、低值易耗品 及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一种预算期间内,各项费用合计 支出原则上不得超过预算。第七条 报销费用普通规定:(一)报销人必要获得相应、合法有效报销单据,且发票背面有经办人签名(原则上规
4、定应获得机打发票并规定对方提供明细清单。如下凭证视为合法、有效据,准予报销:1.有全国统一发票监制章税务发票;2.财政机关批准并统一监制行政事业性收据;3.邮政、银行、铁路系统各类带印戳收据、支出证明单;4.机打发票上必要开具公司全称、纳税人辨认号,开户行及账号,公司地址等,定额发票除外。(二)费用报销单填写及票据粘贴规定:1.报销单据填写应力求整洁美观,不得随意涂改;2.封面和托纸之 外(票据过大时应按封面大小折叠好;3.各票据应均匀贴在报销单封面后托纸上,整份报销单各某些厚度应尽量保 持一致;4.若报销票据面积大小相似或相似(如车票等,需有层顺序列张贴;5.报销单据金额、类型相似(如车票等
5、,应尽量张贴在一块,并按发生时 间顺序排列;6.报销票据在粘贴时,保证审核人可以完全清晰地审视到报销金额;7.报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写;8.报销单各项目应填写完整,大小写金额一致,并经部门领导有效批准;9.有实物报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认,需入库实物单 据应附入库单;10.依照费用性质填写相应单据,简述费用内容。(三)按规定审批程序报批第八条 在一种预算期内,各项费用累积支出原则上不得超过预算,超过预算 纳入对部门负责人考核,特殊状况需公司负贵人审批并执行追加预算程序。第九条 费用报销普通流程(1)普通流程:报销人整顿报销单据并填写相应费用报销单一须办理申请或出入库手
6、续应附批准后申请单或出入库单一部门负责人审核签字一分管领导确认签字一财务部门复核一总经理审批一到出纳处报销。2市场服务部流程:报销人整顿报销单据并填写相应费用报销单行政人事部审核签字分管领导确认签字总经理审批一到出纳处报销。(3)不在公司木部上班员工申请费用报销,一律通过邮件方式将电子版费用报销单(附件7发给有关部门领导审核并抄送财务部,部门领导审核批准并经 财务部门确认后将纸质版费用报销单寄到公司本部财务部报账。(4)财务部从收到员工审批手续齐全、票据符合规范报销单据起,7个工作曰内予以报销。第十条 差旅费报销制度及流程(详细详见差旅费报销制度(一)因公出差办理程序1.因公出差员工必要事先填
7、写出差申请单,注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、预测费用,经部门负责人、分管领导、公司总经理审批签字。2.出差人员无法提交书面出差申请单,一律以电子邮件方式走审批流程并抄送行政人事部,出差人员返回后1个工作日内凭回程发票到行政人事部确认实际 出差天数;无法当面确认回程日期,应以电+邮件方式回答主管领导确认回程日期并抄送行政人事部,以便行政人事部记录考勤。3.出差人员借款需持批准后出差申请单填写付款审批单由部门负责人批准分管领导确认财务负责人核准公司总经理审批后方可借款,原则上前 次出差没有报销,本次出差不予借款。4.凡与原出差申请单规定地点、天数、人数、交通工具不符差旅费不予报销,因特
8、殊因素或状况变化需变化路线、增长天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、分管领导订立意见后方可报销。5.出差期间发生共同费用报销,报销单需有同行人员签名确认。6.出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜,依照差旅费原则填写差旅费用报销单,后附出差申请单、出差支出明细表,执行费用报销流程。(二)差旅费阐明1.住宿费报销时必要提供住宿发票,原则上规定机打发票并附住宿清单及收费原则,实际发生额未达到住宿原则金额,差额不予补偿,超过住宿原则某些由出差人自行承担。2.报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算,12点之前出发及12点之后返回按一天计算,反之则按半天计算。3.出差期间招待客户需要事先按
9、业务招待费管理办法规定走流程,批准后方可报销招待费,回来后补办招待申请手续。4.出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等,将不再报销有关费用。5.不同级别人员一同出差,所乘交通工具可享有高档别所使用工具(即依照实际状况,就高或就低均可。6.部门负责人如下(含部门负责人)出差确需乘坐飞机,一律先申请,经公司总经理批准后方可乘坐飞机。(三)差旅费报销流程1.出差申请:拟出差人员一方面填写出差申请单,详细注明出差地点、目、行程安排、交通工具及预测出差费用等,由部门负责人及分管领导签字确认后,由总经理审批。2.借支差旅费:出差人员将审批过出差申请单交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付
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