电线实业公司管理规章-费用管理制度样本.doc

东莞市华坤电线实业管理规章-费用管理制度

东莞市华坤电线实业管理规章
文件编号：HK-04
版 本 号：1
费 用 管 理 制 度
修 订 号：0
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1.目标　
为明确费用报销管理，堵住费用开支上漏洞，合理编制企业财务预算并实施，以期有效降低企业运行成本提升企业竞争力。
2.适用范围
本制度适适用于华坤企业管理费用：职员薪资、职员培训费、福利费、办公费、通讯费、会议费、咨询顾问费、差旅费、招待费、车辆使用费、房屋租赁费、基建机修费等。
3.权责
总 经 理：①负责本制度核准。
②负责企业财务预算案审核及相关单据核准。
③对违反本制度要求行为处罚核准。
财 务 部：①负责本制度制订和修订。
②负责编制各项费用或各部门财务预算。
③费用开支统计分析。
④报销单据查对、监督。
其它部门：①实施本制度及经总经理核准部门或各类费用预算。
②在权限内审批本部门发生费用报销单据。
4.内容
4.1费用报销要求
4.1.1报销费用必需以真实、正当原始凭证为依据。
1.正当原始凭证关键是指：套印有税务部门监制章发票或行政部门统一印制收费收据、专用发票等；
2.取得正当原始凭证时，应要求对方单位具体填写经济业务内容、数量、单价、金额，大小写必需相符且不得涂改，并正确填写付款单位全称（东莞市华坤电线实业）；
3.因特殊情况未能取得正当原始凭证报销，应由总经理核准不然不予报销。
4.1.2发生差旅费、业务招待费用必需按要求分类填写企业统一报销单据，不得随意填写，并将相关单据排列整齐粘贴在报销单据后面右上角。
4.1.3报销单据上应注明以下内容，不然一律退回不予报销。
1.所属部门；
2.差旅费用应具体填写费用发生日期及业务内容；
3.交通费要写明出差地点、时间、乘坐路线及车票金额；
4.业务招待费应写明招待用户、人数、陪客人员姓名、地点、时间。
4.1.4不需填写报销单据费用，应注明经办人、用途。
4.1.5费用报销最迟应在5个工作日内到财务部办理。
4.2费用报销审批
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4.2.1开支各项管理费用时，属各部门正常开支且在各部门主管要求审批权限范围内，由各部门主管签字后报财务部审核报销；部门主管审批权限为单价在100元以下总金额不超出200元，司机送货费用或正常发货费用不受此限制。
4.2.2超出审批权限费用开支，部门主管审核后报总经理核准。
4.2.3各部门报销有签字权为各部门主管正职，因部门主管请假、出差，报销暂缓，需急办报请总经理审批。
4.2.4部门主管费用报销由副总经理审核总经理审批，差旅费、招待费须经财务部校对副总经理审核后由总经理审批。
4.3差旅费用报销
4.3.1职员出差分“长途”和“短途”两种，当日能往返为“短途”，出差时间在一天以上为“长途”。
4.3.2短途出差
1.伙食费补助标准（人民币），早餐7：00前出差5元/人，中餐13：00后返厂10元/人，晚餐20：00后返厂5元/人。注：出差至长安、虎门标准上不予报销伙食补助。
2.职员短途出差只能乘坐公交汽车，无特殊情况不能乘坐摩托车或出租车。
4.3.3长途出差
1.长途出差地分为：一类区，特区、上海、北京、广州等地域；二类区，除一类区以外地域；港澳台地域三种。
2.住宿、伙食补助标准：（元/人/天）
项

目

标

准

职

别

住宿标准
伙食补助
一类区
二类区
港澳台
一类区
二类区
港澳台
通常人员
100
80
300
50
40
100
部门主管
150
120
400
60
50
150
注：参展期间，住宿由企业统一安排除外；通常两人住一间房。
3.交通费用报销标准：
出差乘坐交通工具按路线长短：部门主管可乘汽车、飞机、软、硬卧，乘坐飞机、软卧须报总经理同意。通常职员乘座汽车、火车硬座、硬卧等，软卧须总经理同意。
4.3.4住宿费、交通费、伙食费，在要求标准内报销，超标准自付（如有特殊情况需总经理同意方可报销）。
4.3.5出租车费报销：职员因公出差标准上不得乘坐出租车，但下列情况除外
1.携有巨款或关键文件须确保安全；
2.部门主管出差长途一人抵达目标城市，短途两人以上同时；
3.因公办事所到目标地较远，没有公共交通工具；
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4.其它特殊情况或紧急情况需乘坐出租车（报销时须细说明原因）。
4.4招待费用报销
各部门因工作需要必需宴请客人，按以下要求实施：
4.4.1必需事先填写招待费审批单，并经总经理同意，如有特殊原因，应事先电话请示。
4.4.2限制陪餐人数，标准上1-2人陪同。
4.4.3严格实施宴请标准，通常标准40元/人/餐，客人为部门主管标准为60元/人/餐，超标自付，特殊情况由总经理签批。
4.4.4职员外地出差发生宴请费，应于出差前申请，特殊情况应电话请示，回企业后补办手续；出差发生宴请应扣除陪宴人员当日出差补助。
4.4.5员工发生宴请标准上不予报销，关键用户由业务经理、总经理陪宴除外。
4.5通讯费用报销
4.5.1享受企业移动通讯费补助职员，报销时应取得电信部门专用发票，按企业要求标准报销。
4.5.2享受企业移动通讯费补助职员必需保持随叫随通
4.6车辆费用报销
4.6.1车辆费用系指路桥费、燃料费、检测费、修理费、保险费等。
4.6.2送货或公事出差，应按经济合理路线行驶；人力资源部每个月考评行车里程、燃料消耗、修理费等指标。
4.6.3企业配置专车，因私事使用发生车辆费用不予报销。
4.6.4桥路费用单据须按发生前后次序排列整齐，并粘贴在差旅费报销单后面。
4.7借款
4.7.1借款包含暂借支和职员借支，需填写借款单。暂借支即短期借款，为各部门需采购物品或出差等零星借支；职员借支即为职员因一些困难以私人名义向企业借支，借支金额不超出其30天薪资20%，借支人须入职30天以上。
4.7.2核准权限：借支金额在元以下，由副总经理核准；借支在元以上，由总经理核准。
4.7.3还款期通常为1个月内，还款期超出1个月者，需扣发借支人工资作抵押。
4.8费用统计分析
4.8.1企业费用统计期间为当月1日至当月31日。
4.8.2统计由财务部负责，统计时按部门、类别进行。
4.8.3财务部每三个月将统计结果汇总分析，形成各部门费用管理分析汇报提交副总经理、总经理。
4.8.4各部门主管应该参考分析汇报采取方法降低部门管理运行成本。
4.9年度费用预算
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4.9.1企业年度费用管理预算由财务部负责编制。
4.9.2财务部编制预算时依据上年度各部门各类费用实际支出情况、企业上年度赢利情况、本年度企业整体计划。
4.9.3编制预算副总经理审核经总经理核准后严格实施。
4.10本制度由财务部负责解释。

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（第1版）

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生效日期：__________