企业核心技术档案管理核心制度.doc

《企业技术档案管理制度》
为规范档案管理工作并确保档案完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本制度。
第一章 企业技术档案及立卷
1、档案资料是企业行政办公、商务活动、技术管理中不可缺乏要素。凡企业总部及各分企业在工作活动中形成，含有查考利用价值文件材料，必需按要求定时向档案管理人员提交备份，从而确保档案资料完整性、延续性、真实性。
企业技术档案是指咨询单位从接收委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具汇报书全过程中形成含有查考和保留价值文件和材料。
2、档案管理人员负责企业及分企业档案管理、文书立卷等工作，并对各分企业档案管理工作进行监督、指导。各分企业责任人应重视业务往来汉字件资料管理和文书立卷工作，配合档案责任人员进行文件归档工作。
3、档案立卷管理实施谁咨询谁立卷责任制。
各分企业项目经理在咨询服务过程中负责搜集、整理和分类归档材料，咨询终止后根据它们在形成过程中联络和规律立卷。项目经理对项目档案完整性、真实性、系统性和规范性负责。
第二章 管理标准
1、遵照工程造价咨询文件材料形成规律，保持卷内文件材料系统联络；
2、正确分析和判别文件材料保留价值；
3、按委托项目分别立卷（即“一个项目一卷”）；
4、卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；
5、卷内文件材料制作和书写必需规范、清淅，益于长久保留和利用。
第三章 归档范围
1、通常反应企业工作活动、含有查考利用价值文件材料，如：公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等，均属归档范围。
2、商务档案包含企业进行商务活动、制度变更、资质变更、升级等资料文件。
3、企业技术档案内容。
工程造价技术档案可分为过程文件和结果文件两类。
过程文件应根据造价咨询项目标类别各自制订文件目录。关键包含：委托服务协议，工程施工协议或协议书，补充协议或补充协议书，中标通知书，投标文件及其附件，招标文件及招标补遗文件，完工验收汇报及完整完工验收资料，工程结算书及完整结算资料，图纸会审统计，工程洽商、变更、会议纪要等书面协议或文件，施工过程中甲方确定材料、设备价款、甲供材料、设备清单、承包人营业执照及资质等级证书等。
结果文件包含：投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计量支付文件、工程索赔处理汇报、工程结算等。
工程档案需要填写表格包含：《造价咨询项目结果咨询意见表》、《造价咨询项目结果文件盖章申请表》、《造价咨询项目基础情况表》、《委托方提供资料清单》、《项目操作人员配置一览表》、《汇报签发单》、《签收单》、《归还给委托方文件资料签收单》、《委托单位评价表》。
4、法律事务档案（企业签署多种协议）。
5、企业技术档案归档要求。
关键由咨询结果汇报、咨询依据文件、其它文件三部分组成。
1）、咨询结果汇报关键内容
（1）咨询汇报书正本（需加盖企业公章、企业资质章、造价师注册章和委托方公章）；
（2）咨询项目各阶段结果文件底稿文件及审核意见；
（3）技术文件，包含各类分析计算书、统计汇总表、工程造价审定单、工作底稿等；
2）、咨询依据文件关键内容
（1）委托方提供关键文件：
a)《委托方提供资料清单》；
b)工程承包协议；
c)工程预（结）算书；
d)设计变更单（或清单）；
e)施工签证（或清单）；
f)甲供料明细单等。
（2）咨询过程中形成关键文件：
a)多种调查材料；
b)采集数据；
c)取证资料；
d)会议纪要；
e)往来文函。
3）、其它相关文件关键内容：
（1） 工程造价咨询协议、司法判定委托书；
（2） 咨询单位作业计划书；
（3） 《工程造价咨询任务单》原件；
（4） 《价格信息》；
4）、 工程施工图和完工图通常不纳入归档范围。
如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保留。
第四章 案卷编目和立卷要求
1、 案卷封面编制
（1）立卷咨询部门全称。
（2）咨询业务类别：指建设项目可行性研究编制、投资估算编制（审核）、设计概算编制（审核）、工程量清单编制、工程标底编制；施工图预算编制；工程报价编制；工程结算编制（审核）；司法判定、项目投资控制等。
（3） 案卷标题：指咨询项目标全称。
（4） 时间：指卷内文件材料所属起止年月。
（5） 保管期限：分为短期（3年）、长久（5年）、永久三类。企业技术档案通常定为短期。有特殊要求可定为长久或永久。
(6) 页数：页数”指卷内文件材料总页数。
(7) 归档号：按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。
（8） 立卷人：由立卷者署名。
2、卷内文件目录
（1） 序号：以卷内文件排列前后顺次填写序号。
（2） 文件名称：即文件标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容，可自拟标题，但需外加“〈 〉”号。
（3） 作者：文件编制人。
（4） 日期：文件形成年、月、日。
（5） 备注：留待对卷内文件改变时作说明之用。
3、归档文件材料搜集齐全、完整、查对正确，按上述五种分类进行立卷，使案卷便于保管和利用。
4、归档文件材料通常一式一份。关键或利用频繁，可酌情增加归档份数。
5、凡归档文件材料，其制作材料必需利于长久保留，同时要确保图样清楚，字迹工整耐久，签署完备。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
6、归档案卷要按一定次序系统排列，根据不一样门类、载体和不一样保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。
7、归档文件材料留存一份电子文档，留存电脑设秘密保护。
第五章 档案管理人员岗位职责
1、认真实施企业档案管理制度，对各部门及分企业提交档案进行分类、立卷、保管工作，确保卷宗质量，维护文件材料完整、正确、系统。
2、保守机密，忠于职守，不将机密档案材料私自带离工作岗位或给无关人员传阅。
3、为查档者提供方便，提供档案做到立即、正确。规范档案查阅或借阅工作，做好借阅工作登记，预防档案流失。
4、认真做好档案判定工作，对已超出保管期限确无利用价值档案材料提出编造销毁清册申请，经主管领导审核后，按要求程序进行销毁。
5、接收主管领导指导和其它人员监督，不停改善工作方法，提升工作效率。
6、档案管理责任人应妥善保管档案，防虫蛀、防霉、防丢失，确保档案安全。
7、全部档案应有专柜存放，加锁，定时清理通风，防湿。
8、全部档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
第六章 档案借阅要求
1、企业档案依据密级程度分为：秘密档案、非秘密档案。
2、借阅档案应填写《档案借阅登记统计》，借阅秘密档案，需主管领导签字，借阅只能在企业进行；如需将秘密档案带出企业，依据需要将档案进行复印，在主管领导同意后，可将复印件带出企业，借出档案安全由借阅人员负责。
3、借阅人员应做到：不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、扫描、撕毁等，自觉保护好档案完整性和保密性。
4、档案借阅或借出时间全部不得超出十天，要妥善保管档案，不得转借她人，不得私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案，不应在公共场所随意翻阅，不得遗失。借阅期满后如需继续使用，须到档案室重新办理借阅手续。
5、借阅档案必需严格推行登记手续，归还档案要进行检验、清点，并在登记薄上注销。
6、全部企业职员应该严格根据本要求借阅和保管企业档案。
第七章 档案销毁
1、档案管理人员定时对所保留档案进行判定，对于保留期限已满档案材料，按要求进行销毁。行政、商务通常档案保留期应符合相关要求，部分技术档案保留期应符合相关要求。工程造价技术档案过程文件自归档之日起，保留期应为5年；结果文件自归档之日起保留期应为。
2、档案判定工作由主管责任人主持，相关部门参与，组成档案判定小组，对被判定档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料判定小组审定，并总经理同意后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
第八章 附则
1、本制度自11月11日生效。
2、本制度由企业主管领导负责解释。
3、以往相关要求和本措施不一致，以本制度为准。