物业公司档案管理规定制度样本.doc
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1、广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-02版本号B档案管理要求修订状态号0页 码1/51. 目标为全方面加强物业集团系统档案管理工作,确保物业集团各类档案资料(材料)充足、有效利用,特制订本制度。2. 范围 本要求适适用于物业系统全部档案管理。3. 职责物业集团行政管理总部是物业系统档案管理职能部门,所属各单位及各部门是档案管理实施部门。4. 工作内容4.1 定义:物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成含有查阅利用价值、多种形式(纸质、电子、声像、实物等)行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料和音像图表等档案资料(材料)。4.2 机构设置4.2.1 物业集团本部设置专
2、门档案室,隶属于行政管理总部。4.2.2 物业集团所属各物业企业(管理处)经报批可设置自己档案室,隶属于行政管理部。4.2.3 物业集团本部各部(室)不设置专门档案室。4.3 管理体制4.3.1 物业集团本部档案室接收恒大集团档案管理中心业务指导;负责指导所属各物业企业(管理处)档案室工作;负责物业集团本部档案具体管理工作。4.3.2 各物业企业(管理处)档案室接收所在单位行政管理部行政领导和管理,业务上接收档案管理部门监督和指导。4.3.3 物业集团全质办为档案管理督察机构。4.3.4 为确保档案管理实效性,物业集团依据实际需要,可成立档案判定小组。4.4 人员配置及要求:4.4.1 各级档
3、案管理机构依据档案数量、工作量,本着精简、高效标准,配置对应档案管理人员。物业集团档案室专职1人,所属物业企业(管理处)档案室为兼职1人。4.4.2 档案管理(兼职)人员要由工作认真、责任心强、含有本专业知识和对应工作经验大专以上人员担任。4.4.3各级档案管理人员应保持相对稳定。如因工作变动或离职,必需在对应行政管理部门责任人监督下做好交接手续办理工作。广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-02版本号B档案管理要求修订状态号0页 码2/54.5 物业集团档案室工作职责4.5.1 参考国家相关标准和要求,结合集团企业相关要求,制订物业集团档案管理措施,制订物业集团本部档案管理实
4、施细则,并组织实施;4.5.2 搜集、整理、保管物业集团本部档案,并做好档案判定、统计和利用工作;4.5.3 监督和指导所属各单位档案室档案管理工作;4.5.4 依据需要组织开展业务知识培训,开展经验交流;4.5.5 承接相关档案管理工作其它事宜。4.6 下属单位档案室职责4.6.1 认真落实和实施物业集团档案室和本单位相关档案管理要求和措施,制订本单位档案管理实施细则,并组织实施;4.6.2 搜集、整理、保管本单位档案,并做好档案判定、统计和利用工作;4.6.3 依据需要组织相关人员业务培训;4.6.4 承接相关档案管理工作其它事宜。4.7 归档范围:凡物业系统在生产经营活动中产生有备查和连
5、续利用档案资料(见定义)均应归档。4.8档案管理4.8.1 归档要求:1) 档案管理人员应立即督促文秘人员,对已办理完成、有留存价值、使用频率趋低档案资料(材料)向档案室移交;2) 各类档案标准上要求在办理完成后两个月内立即组织归档。部分档案已办理完成而使用频率较高者,可合适延期归档,但必需由所在(使用)部门知会档案室,并严加保管。3) 归档文件材料应该完整、正确,根据实际情况进行科学分类,组成保管单位(卷、册、袋、夹等),填写保管单位封面和目录;4) 归档文件材料应该质地优良,字迹工整,规格统一。填写归档文件材料应该使用毛笔或不褪色钢笔,使用标准简化字。5) 归档文件以“件”为单位,正文和原
6、稿、正件和附件、请示和批复、来函和复函要同时存档;文件前附有领导及相关人员批办意见、署名公文处理单,要正确装订后,随同文件一同存档。6) 行政文书归档数量为一式三份,其它档案材料依据实际情况确定留存份数。7) 收归档案要确保原件归档。部分确实难以追回原件档案资料(材料),要立即保留广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-02版本号B档案管理要求修订状态号0页 码3/5复印(制)件;对于十分关键、珍贵、奇缺档案 资料(材料)要立即备份,将复印件或复制品一同归档。4.8.2管理要求:1) 档案室根据规范,并提出初步意见,将移交档案资料(材料)或需要判定现有档案交由行政管理部门、档案移
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