生物科技公司行政管理制度汇编样本.doc
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1、上海百胜斯生物科技行政管理制度汇编目 录第一章 行政管理系统组织条例03第二章 行政管理制度总则05第三章印章管理06第四章办公自动化管理07第五章行文管理09第六章列册和书籍管理14第七章办公资产管理15第八章会议管理17第9章 提案管理18第10章 保密制度19第11章 考勤管理20第12章 值班管理21第13章 车辆管理22第14章 宿舍第15章 管理24第16章 办公环境管理和礼仪规范25第17章 附则27 第一章 行政组织条例一、总则(1) 为健全企业组织制度,(2) 确保企业合理运作,(3) 特制订本条例。(4) 企业将以市场需要为依据,(5) 以效率为目标,(6) 以全体职员为依
2、靠,(7) 不(8) 断完善管理。(9) 各职能部门和职员应该坚持相互服(10) 务。(11) 企业实施岗位责任制,(12) 坚持因事设岗,(13) 定岗定编责权对等,(14) 分工协作,(15) 统一指(16) 挥标准。二、组织机构(1) 董事会是最高权力机构,(2) 决定企业一切(3) 重大事宜。董事长为企业法定代表人。(4) 董事、经理及财务责任人不(5) 得兼任监事。监事会行使下列职权: 1、 检验企业财务; 2、 对董事、总经理实施企业职务时违反法律、法规或企业章程行为进行监督; 3、 当董事和经理行为损害企业利益时,4、 要求董事和经理给予纠正; 5、 提议召开临时股东会;监事列席
3、董事会会议。 (6) 总经理直接对董事会负责,(7) 实施董事会各项决定,(8) 组织和领导企业日常经营工作。 (9) 总经理助理帮助总经理处理企业经营组织、协调和平衡工作。督导各部门按期完成企业下达各项任务,(10) 完善工作制度,(11) 提升分管部门工作效率。(12) 企业管理机关设总经办、人力资源中心、财务管理中心、营销管中心、市场推广中心、监审中心六个部门。(13) 企业组织架构:见下页 三、岗位责任制(1) 各部门领导负责对部门各岗位制订具体岗位责任制,(2) 行为准则和细则和规章,(3) 以作为工作和考评依据。同(4) 时制订具体岗位职务说明书,(5) 作为职员培训依据。(6)
4、各岗位人选实施公开竞争、择优录用标正确定,(7) 通常经过笔试、面试、试用和签约录用四个阶段,(8) 由人力资源部统筹进行。(9) 依据工作量适宜标准,(10) 能够一岗多人,(11) 一人多岗,(12) 但会计和出纳不(13) 能一人兼任。(14) 各岗位人员外出或请假,(15) 其主管应指(16) 定她人暂時代理其岗位,(17) 代理岗位者上岗前应进行培训,(18) 临时离岗者应交待相关事宜及提供后续支援,(19) 主管应尤其帮助代理岗位者实施职务。各岗位不(20) 得因人员流动造成缺岗。第二章 行政管理制度总则行政管理依据来自正式下发中长久工作计划、计划,多种规章制度,组织政策要求及相关
5、权限,上级授权。行政管理必需做到有法可依、有法必依、令行严禁。(1) 行政管理标准:1、 服2、 从指3、 挥:对上级合乎法律和制度指4、 令全部要服5、 从,不6、 得无故拖延上级部署任务。7、 逐层管理:上级对下级指8、 挥和下级对上级请示全部要逐层进行,9、 不10、 得越级。上级可越级检验不11、 能够越级指12、 挥,13、 下级能够越级申诉不14、 能够越级请示。申诉用书面形式表示。15、 一人负责:不16、 论什么工作,17、 上级应使最终负责任人只有一个。18、 连续工作:任何人任何形式离岗,19、 全部要做好工作交接,20、 不21、 得使工作间断。22、 立即复23、 命:
6、任何指24、 令不25、 管能否完成,26、 必需在限定短时间内向下达指27、 令者回复28、 。29、 一致性:任何人无权改变企业制度规则,30、 制度改变必需按程序进行。31、 指32、 挥:在管理结构图或岗位设置图上有指33、 挥线直接连接上下级岗位之间有指34、 挥和被指35、 挥关系。36、 授权:包含常规性授权和临时性授权。授权时要把要求下级做什么,37、 达成什么效果,38、 给予下级什么权力,39、 必需清楚,同40、 时应该把这种授权通知相关人员。授权应避免权力交叉和重合。临时性授权是指,41、 任何管理者因为个人原因使自己工作职责不42、 能够亲自完成时,43、 可经过授权
7、方法让下属完成。44、 检验监督:任何管理者全部有检验监督职责,45、 关键是本部门负责范围内检验监督。(2) 本制度规范企业行政管理工作,(3) 是企业整体管理制度关键组分,(4) 企业及所属职能部门、地域分部等,(5) 不(6) 论地域,(7) 在行政作业事项中除国家相关要求外,(8) 皆按本制度办理。(9) 本制度意在规范企业各级管理机构行政管理,(10) 建立统一、科学、严格行政管理体制,(11) 为深入提升整体管理水平奠定基础。(12) 行政管理是为实现管理目标而(13) 进行动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为总和,(14) 是区分于业务管理企业基础管理。(15) 行政管理有责
8、任对企业上下、各部门之间管理活动进行协调。(16) 本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。(17) 行政效能管理五项行为要求“五定模式”:1、 定位“人”功效及角色饰演,2、 必需设定,3、 才能实施权责和职责机能。4、 定点内部实施和利用各式表格、资料、文件等,5、 必需设定固定“责任区”和“置放区”,6、 以确保操作步骤化,7、 做有条不8、 紊。多种文件资料必需分类列册管理。9、 定向依工作步骤方法运转,10、 在每一个步骤,11、 皆保持一定操作方向,12、 才不13、 致混乱。14、 定人将工作责任到人,15、 实施“个人责任制度”,16、 在每一个步骤步骤中,17
9、、 不管是表格、资料、文件等,18、 全部必需落实到个人负责范围,19、 方便实施查核、推进及督导。20、 定时将上述所列各式内容,21、 在日作业、周作业、月作业或季度作业中,22、 不管是由上往下或由下往上,23、 全部必需设定“时间管制”方便加强效率运转。(18) 职员必需以书面方法替换口头方法、以统计方法替换记忆方法,(19) 进行工作步骤,(20) 任何口头请示、承诺或同意均为无效;能够以表格反馈事项尽可能不(21) 以文字描述,(22) 能够以图表描述事项尽可能不(23) 用表格。第三章 印 信 管 理本制度要求了印章和介绍信保管及管理内容要求。一、印章种类:(1) 印鉴:指(2)
10、 企业向政府主管机关登记企业印章或指(3) 定业务专用企业印章。(4) 职衔章:刻有企业责任人职衔印章。(5) 部门章:刻有企业部门名(6) 称印章。(7) 职衔签字章:指(8) 刻有企业责任人职衔及署名(9) 印章。二、印章和介绍信保管(1) 企业印章和介绍信由总经办主任保管,(2) 通常情况下,(3) 总经理不(4) 可直接保管公章。(5) 协议(6) 专用章由总经办主任保管;协议(7) 专用章仅用于产品销售业务协议,(8) 企业其它关键协议(9) 必需使用公章。(10) 财务专用章及企业责任人名(11) 章等预留银行印鉴由企业财务责任人和总经办主任分别保管,(12) 和银行支票分开管理,
11、(13) 支票及其它有价证券由出纳保管。(14) 各职能部门部门章由部门责任人指(15) 定专员保管。(16) 印鉴为企业珍贵物品,(17) 各印章保管人须妥善保管好企业印章,(18) 不(19) 得私自用章,(20) 并把好用印关。有遗失印鉴或用印违规渎职者,(21) 企业将视情节严重程度给予处分。三、用印、用信要求及手续(1) 任何部门或任何人要盖公章,(2) 必需填写公章用印记录表,(3) 并经企业责任人同(4) 意后方可用印,(5) 并由总经办盖章。在公文上盖印是公文正当标(6) 志。所以,(7) 必需正确无误,(8) 认真对待。凡经领导签发公文,(9) 不(10) 得漏盖印章或模糊不
12、(11) 清。盖章位置放在公文年月日中间。(12) 任何部门或任何人要盖协议(13) 专用章,(14) 必需填写协议(15) 专用章用印记录表并经企业责任人审核同(16) 意后方可用印,(17) 并由总经办盖章。(18) 财务专用章及法人章必需依据已经由企业各级领导审核同意财务凭证用印。(19) 用部门章也须填写章用印记录表,(20) 并经部门责任人或其指(21) 定职务代理人签字同(22) 意后方可用印。(23) 凡因公事须介绍信,(24) 均由企业责任人签字同(25) 意,(26) 由总经办登记后,(27) 出具介绍信,(28) 并加盖公章。介绍信必需写明具体事由。(29) 企业职员因个人
13、私事要该公章,(30) 必需经企业责任人审核同(31) 意后,(32) 总经办给予登记,(33) 再行盖章。四、拒绝用印(1) 严禁在空白纸上盖印。(2) 非公事不(3) 能开具介绍信(4) 严禁开具空白介绍信。(5) 对事由含糊不(6) 清或模棱两可不(7) 予办理。第四章 办公自动化管理电话和传真已经成为现代信息沟通关键工具,本制度所指电话传真管理是从接收到最终处理全部步骤完整程序化管理。本制度适适用于总企业、分企业。一、电话、传真操作管理(1) 接听电话时,(2) 标(3) 准用语为:“您好,(4) 百胜斯企业”。(5) 接听电话要快速、正确,(6) 用语简练、清楚、耐心。应在铃响2(7
14、) 3声之间就拿起话筒。(8) 接听电话时要做好统计准备,(9) 关键是六大要素:何人、何地、何因、何事、何时、何果。(10) 各部门必需有电话统计本,(11) 并定时归档,(12) 作为信息传输关键基础资料。二、传真接收(1) 接收传真时注意多个要素:来电人姓名(2) 、单位、传真页数,(3) 关键程度,(4) 送交时间,(5) 送交部门,(6) 送交何人。(7) 传真不(8) 清楚时,(9) 必需立即要求重传,(10) 直至清楚为止,(11) 对于关键数字要进行核定。(12) 收到传真后要立即登记在传真统计簿,(13) 将相关要素统计清楚,(14) 作好签收工作。三、电话和传真传输和处理接
15、听电话、传真后应立即填写传真、电话处理单,将相关信息立即反馈到相关部门或相关领导,具体要求是:(1) 企业、部门责任人关键电话、传真,(2) 必需在电话结束后10分钟内和相关人员取得联络并立即正确地传达电话内容。(3) 当无法和相关人员取得联络时,(4) 必需依据事件急缓,(5) 在尽可能短时间内给来电者回复,(6) 并继续和相关人员联络。(7) 关键传真件必需复(8) 印后立册归档。(9) 任何有实质内容传真和电话全部必需统计在登记簿上。(10) 关键传真、和电话必需根据传输、送审、处理、反馈程序进行。四、电脑及网络管理:(1) 电脑设备(2) 作为我们工作必不(3) 可少关键工具,(4)
16、计算机网是指(5) 利用网络设备(6) 、通信介质和适宜组网技术和协议,(7) 和各类系统管理软件和应用软件,(8) 将企业计算机和多种终端设备(9) 有机地集成在一起,(10) 用于培训、企业管理、信息资源共享等方面工作计算机局域网络系统。各部门、各地域分部必需按本要求落实电脑及网络管理实施细则,(11) 并严格实施。(12) 企业全部计算机由办公室负责。未经办公室许可,(13) 任何人不(14) 得更换、损毁;不(15) 得改变其物理位置、性能;不(16) 得改变其连接关系、运行状态、系统配置。(17) 办公室负责电脑及外设、备(18) 件计划、采购,同(19) 一单位使用电脑尽可能购置同
17、(20) 一个品牌,(21) 方便于维护和硬件资源共享。各部门如确需配置电脑,(22) 需向企业责任人提出申请。(23) 各部门应该立即在局域网提供本部门制订规章制度、企业使用各类表格等(已经各部门确定)必需设定共享。(24) 办公室要切(25) 实加强对职员上网管理和引导。为避免网上不(26) 良信息对计算机侵袭和影响,(27) 使用者必需一星期最少进行3次电脑杀毒方法;为优化电脑内存,(28) 每个月进行一次内存空间整理。(29) 电脑如在操作过程中发觉异常情况,(30) 须立即报本部门责任人,(31) 仍不(32) 能处理,(33) 由办公室作对应处理。(34) 企业网全部使用者应在其上
18、网过程中应该遵守网络礼仪和道德规范,(35) 不(36) 得从事危害企业利益、影响企业形象、窃取或泄露她人秘密和其它不(37) 良行为。(38) 违反本措施及人为造成网络故障、系统异常使企业遭受经济损失,(39) 其责任由本人自负外,(40) 企业给对应处罚。五、电脑操作管理(1) 电脑操作本着一人负责标准,(2) 每台电脑必需确定一人负责。用户对系统和办公室所分配电脑在在职期内享受专用权,(3) 为了预防数据被盗、丢失、系统错乱等现象,(4) 须进行必需密码设置。任何人未经许可,(5) 不(6) 得使用。(7) 电脑操作者必需经过专业培训,(8) 未经培训者不(9) 得单独上机。(10) 操
19、作电脑时不(11) 准吸烟或进行其它和操作电脑无关事情。(12) 复(13) 制或安装软件必需经过电脑管理部门同(14) 意方可进行。(15) 电脑内信息资料复(16) 制必需经过本部主管领导同(17) 意方可进行。第五章 行文管理本制度要求另外公文处理基础标准和公文收、分、传、办和行文基础内容、要求、程序。本制度适适用于本企业及下属各分企业。一、文件种类:(1) 请示:请上级指(2) 示和同意,(3) 用“请示”。(4) 汇报:向上级汇报工作,(5) 反应情况,(6) 用“汇报”。(7) 批复(8) :回复(9) 请示事项,(10) 用“批复(11) ”。(12) 通知:传达上级指(13)
20、示,(14) 要求下级办理或需要知道事项,(15) 批转下级公文或转发上级、同(16) 级和不(17) 相隶属单位公文,(18) 用“通知”。(19) 通报:表彰好人好事,(20) 批评错误,(21) 传达关键情况和需要所属单位知道事项,(22) 用“通报”。(23) 决定:对一些问题或重大行动做出安排,(24) 用“决定”。(25) 函:平行或不(26) 相隶属单位之间相互商洽工作,(27) 向相关主管部门问询和回复(28) 问题,(29) 用“函”。(30) 会议纪要:传达会议议定事项和关键精神,(31) 要求相关单位共同(32) 遵守实施,(33) 用“会议纪要”。(34) 简报:上下左
21、右之间反应工作情况,(35) 交流工作经验,(36) 关键限于内部使用,(37) 用“简报”。(38) 调查汇报:为了处理实际问题,(39) 掌握客观规律,(40) 进行调查,(41) 取得对事物本质和规律性认识,(42) 用“调查汇报”。二、企业行政文件分为三类:(1) A类文件:制度、要求、规范、补充要求、规章制度解释说明等;(2) B类文件:公告、决定、通告、通函、通知、复(3) 函等;(4) C类文件:企业签呈、文件会签单、收发文确定单等表格单据类。三、企业行政文件编号规则:(1) A类文件编号规则:AAB(2) CCCC(3) DDD1、 AA:编文单位及部门。2、 B:文件类别码,
22、3、 A类文件类别码即为“A”。4、 CCCC:文件编制年份。比如,5、 6、 DDD:次序号,7、 是在前三项基础上大流水号。比如:企业通用标准编号为“中心办公室A002”(二) B、C类文件编号规则:AABCCCCDDEEFF1、 A:编文单位及部门。2、 B:文件类别码。3、 CCCC:文件编制年份。4、 DD:文件编制月份。5、 E:文件编制日。6、 FF:次序号,7、 是在前五项基础上大流水号。比如:7月22日公布人事通函,编号为“人力资源中心B072201”四、企业行政类表格单据类码:表格部门名称表格名比如:财务管理中心借款单,编码为:“表格财务部借款单”五、只有企业职能中心有权签
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