合同签订流程及管理办法(1).doc

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合同签订流程及管理办法

为规范公司合同签订、履行和付款程序，并最大限度的避免风险，起草以下管理和签订程序，本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
一、合同签订审核流程
1、公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同，参与合同谈判、招投标、组织会签；参加对合同履行的评价。
2、审计部负责审核工程合同的各项技术条款；
各承办部门负责合同的商务条款，确认待签合同与审批建议的一致性；
3、财务部审核合同付款，发票纳税等相关财务有关条款。
4、其他部门审核本专业所有合同的技术条款。
二、合同执行部门负责起草和谈判，招投标的组织和会签等。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：
1、合同名称；
2、甲、乙方名称及地址，经办人联系电话；
3、甲、乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或财务、合同专用章；
4、合同签订日期；
5、标的（内容）；
6、数量、质量；
7、价款或酬金（计价方法、款项支付方式）；
8、履约方式、地点、费用的承担；
9、违约责任（甲乙方权利和义务）；
10、生效、实效条件；
11、争议解决的方法（一般采用诉讼方式不建议采用仲裁方式）
12、合同的份数及附件；
13、保密条款（视合同性质需要）
14、合同负责或主办部门通过邮件方式送达各相关部门进行合同审查，并填写《当事人主体资格和资信情况调查表》、《合同会签审批表》等签批手续；
15、合同签批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
三、各部门合同审核的重点如下：
1、合同执行部门：合同文字格式（详见《合同文本格式要求》）和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；
2、采购、工程、设备、营销等承办部门，审核合同的相应必要和技术性条款；
3、各承办部门审核合同价款及价款调整（项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与成本有关的条款；
4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；
5、最后提交法务审核，分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
四、合同的签署和盖章
1、合同原则上由对方先签字盖章；合同按照规定审批顺序全部完成后，由承办部门按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司《印章使用审批权限规定》办理签字盖章审批手续；
2、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本交财务部一份、合同执行部门留存使用一份，其他合同正本原件及副本原件全部交档案管理部门存档；（原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外）
3、合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为EMS特快专递方式重发。（所有合同相关的传真件由承办部门复印，记录对方传真号码及传真时间，并由经办人签字后按以上程序存档待查）。
4、合同执行过程中，承办部门应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数；
5、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。
五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式：
1、变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；
2、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更；
3、变更、转让或解除后，合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。
六、本合同签订流程及管理办法自2016年 月 日实施。

附：1、《当事人主体资格和资信情况调查表》样表；
2、《合同会签审批表》样表；

合同会签审批表
合同编号： 送审部门：
合同
信息

合同名称

合同甲方

合同乙方

合同标的

大写：

小写：￥

合同概要：

职

能

部

门
采购部审核：
财务审核：
审计审核：
法务审核：
分管副总经理审核：
总经理审核：

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合同对方当事人主体资格和资信情况调查表
调查项目
调查情况
调查人
调查结果
名称或者姓名

核实
无误
住所地

核实
无误
企业注册号/公民身份证号

核实
无误
企业法人、股东(出资人)身份证号

核实
无误
主体资格
具有合法有效的营业执照

合法
有效
合同标的
符合当事人经营范围，涉及国家行政许可、专业资质要求的，应具备相应的许可、资质证书。

合规
履约能力
具有相应的支付/生产/运输等履约能力，必要时要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

具备
其他需要调查的情况

是否已经过询价或招投标

附件材料
三证合一的营业执照复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书（以上三项需盖公章）
委托代理人身份证复印件及其他资质材料。

合同承办人（签名）： （我承诺：已按公司合同签订流程进行了合同当事人及合同条款的合法性审查，保证以上调查内容的真实有效性，且不存在其他违法违规行为，否则自愿承担一切法律责任。）
时间： 年 月 日