公路工程局有限公司企业电子邮箱系统建设和管理办法.docx
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1、xx公路工程局有限公司企业电子邮箱系统建设管理办法第一章 目的和适用范围第一条 目的为了进一步提高公司信息化工作水平,便于全体员工对外联络和各部门间工作的交流与合作,提高工作效率;同时保证公司企业电子邮箱(简称“企邮”)系统的稳定、可靠、安全和正确使用,特制订本办法。第二条 适用范围本办法适用于公司及下属各单位电子邮箱系统的使用和管理。第二章 名词定义第三条 企邮系统:根据公司信息化发展规划,由公司向腾讯公司购买邮箱系统,其建设、运行和维护由企规部统一规划,它能够实现公司内部、外部的邮件收发,具备多种访问方式(原来的新浪企邮将在2014年内逐步过渡至腾讯企邮)。第四条 企邮系统账号类型:根据使
2、用用途不同,分为个人邮箱、公共邮箱、群组邮箱三种类型。第五条 个人邮箱:用于个人对内、外部办公邮件收发,默认个人邮箱加入其所属的部门。第六条 公共邮箱:用于单位(部门)的公共办公邮件收发,具有较大的容量和较高的群发权限。原则上涉及到部门公共邮件的都需要经过此邮箱进行发送。第七条 群组邮箱:用于公司内部对收件人较多并且收件人具有共同性质(一般以单位(部门)确定)的一组人员的邮件快捷发送,是虚拟邮箱,为便于对群组邮箱的识别和管理,采用有别于个人邮箱的统一命名规则。第三章 企邮账号管理随着公司业务发展,企邮系统的用户数量和各种需求不断增加,为更好地满足办公需要和规范企邮系统管理工作,需要对企邮账号的
3、管理和使用进行规范。第八条 管理员账号一、一级管理员账号:由企邮服务提供商直接开通,企规部信息中心工作人员专人管理着该账号,该工作人员主要职责有:1、负责制定和修改企邮建设管理办法和相关制度文件;2、负责企邮的运维:包括建立企邮一、二级组织机构,设定企邮二级管理员账号,指导监督二级管理员管理本单位员工的企邮账号,指导用户使用企邮,管理公司机关企邮账号等;3、负责企邮工作相关报送、总结等工作。二、二级管理员账号:由一级管理员根据下属相关单位的申请进行开通,申请单位信息工作人员专人管理着该账号,该工作人员主要职责有:1、负责制定和修改本单位企邮建设管理办法和相关制度文件;2、负责本单位企邮的运维:
4、包括建立企邮三、四级组织机构,指导本单位用户使用企邮等;3、负责本单位企邮工作相关报送、总结等工作。第九条 企邮账号申请:一、个人邮箱申请公司员工需按照企邮账号管理申请表(见附件3)要求申请企邮账号,此表由本单位(部门)信息管理(联络)员进行填写,单位(部门)负责人批准,报企邮管理员进行处理。邮箱开通数量说明:因邮箱账号数量的限制,暂不能完全覆盖公司全体人员,为促进业务发展,首先保证以下人员能分配到邮箱账号:公司机关全体人员、各公司机关中层及以上管理人员和外联较多的业务人员,各项目部下属部门负责人及以上管理人员等。下属各单位、直属各项目部开通邮箱总数不能超过人力资源部统计人数的36%(详见附件
5、1 公司拟分配企业邮箱数统计表),如需增加邮箱总数,需向企规部提出书面申请。二、公共邮箱申请各单位(部门)所辖各业务工作组根据工作需要,由该组按照企邮账号管理申请表(见附件3)要求申请开通公共邮箱。公共邮箱由各单位(部门)专人负责管理,使用单位(部门)可以根据需要安排多个管理人员,为了保证公共邮箱的使用安全,管理人员最好不超过3个。三、群组账号申请根据业务工作和组织类型需求,相关单位(部门)可申请相应的群组账号,每个群组账号中包含涉及该业务和组织类型的人员。有需要群组账号的单位(部门)按照企邮账号管理申请表(见附件3)要求申请新建群组,或申请将人员加入现有组。第十条 邮箱账号注销正式员工离职:
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