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企业电子邮箱系统建设管理办法

第一章 目的和适用范围
第一条 目的
为了进一步提高公司信息化工作水平，便于全体员工对外联络和各部门间工作的交流与合作，提高工作效率；同时保证公司企业电子邮箱（简称“企邮”）系统的稳定、可靠、安全和正确使用，特制订本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于公司及下属各单位电子邮箱系统的使用和管理。

第二章 名词定义
第三条 企邮系统：根据公司信息化发展规划，由公司向腾讯公司购买邮箱系统，其建设、运行和维护由企规部统一规划，它能够实现公司内部、外部的邮件收发，具备多种访问方式（原来的新浪企邮将在2014年内逐步过渡至腾讯企邮）。
第四条 企邮系统账号类型：根据使用用途不同，分为个人邮箱、公共邮箱、群组邮箱三种类型。
第五条 个人邮箱：用于个人对内、外部办公邮件收发，默认个人邮箱加入其所属的部门。
第六条 公共邮箱：用于单位（部门）的公共办公邮件收发，具有较大的容量和较高的群发权限。原则上涉及到部门公共邮件的都需要经过此邮箱进行发送。
第七条 群组邮箱：用于公司内部对收件人较多并且收件人具有共同性质（一般以单位（部门）确定）的一组人员的邮件快捷发送，是虚拟邮箱，为便于对群组邮箱的识别和管理，采用有别于个人邮箱的统一命名规则。
第三章 企邮账号管理
随着公司业务发展，企邮系统的用户数量和各种需求不断增加，为更好地满足办公需要和规范企邮系统管理工作，需要对企邮账号的管理和使用进行规范。
第八条 管理员账号
一、一级管理员账号：由企邮服务提供商直接开通，企规部信息中心工作人员专人管理着该账号，该工作人员主要职责有：
1、负责制定和修改企邮建设管理办法和相关制度文件；
2、负责企邮的运维：包括建立企邮一、二级组织机构，设定企邮二级管理员账号，指导监督二级管理员管理本单位员工的企邮账号，指导用户使用企邮，管理公司机关企邮账号等；
3、负责企邮工作相关报送、总结等工作。
二、二级管理员账号：由一级管理员根据下属相关单位的申请进行开通，申请单位信息工作人员专人管理着该账号，该工作人员主要职责有：
1、负责制定和修改本单位企邮建设管理办法和相关制度文件；
2、负责本单位企邮的运维：包括建立企邮三、四级组织机构，指导本单位用户使用企邮等；
3、负责本单位企邮工作相关报送、总结等工作。
第九条 企邮账号申请：
一、个人邮箱申请
公司员工需按照《企邮账号管理申请表》（见附件3）要求申请企邮账号，此表由本单位（部门）信息管理（联络）员进行填写，单位（部门）负责人批准，报企邮管理员进行处理。
邮箱开通数量说明：因邮箱账号数量的限制，暂不能完全覆盖公司全体人员，为促进业务发展，首先保证以下人员能分配到邮箱账号：公司机关全体人员、各公司机关中层及以上管理人员和外联较多的业务人员，各项目部下属部门负责人及以上管理人员等。下属各单位、直属各项目部开通邮箱总数不能超过人力资源部统计人数的36%（详见附件1 公司拟分配企业邮箱数统计表），如需增加邮箱总数，需向企规部提出书面申请。
二、公共邮箱申请
各单位（部门）所辖各业务工作组根据工作需要，由该组按照《企邮账号管理申请表》（见附件3）要求申请开通公共邮箱。
公共邮箱由各单位（部门）专人负责管理，使用单位（部门）可以根据需要安排多个管理人员，为了保证公共邮箱的使用安全，管理人员最好不超过3个。
三、群组账号申请
根据业务工作和组织类型需求，相关单位（部门）可申请相应的群组账号，每个群组账号中包含涉及该业务和组织类型的人员。有需要群组账号的单位（部门）按照《企邮账号管理申请表》（见附件3）要求申请新建群组，或申请将人员加入现有组。
第十条 邮箱账号注销
正式员工离职：根据员工离职会签单进行个人账号登记，离职手续办理后，保留一个月的过渡期，过渡期结束予以删除。
非正式员工离职（包括外聘、返聘、借调）：每季度进行一次人员核对，处理流程与正式员工一致。
对严重违反邮箱系统使用规定的邮箱账号，特别是对存在发送大量的垃圾邮件、恶意传播不良信息或病毒等违规（或违法）行为的邮箱进行立即注销。
第十一条 企邮账号命名规则
企邮账号全称为xxxx@，其中的xxxx为邮箱账号名，它具有唯一性，其命名规则如下：
一、所有个人用户采用姓名全拼（小写字母）作为邮箱账号（例：张小龙为zhangxiaolong）；如有重名，采用用户名名全拼的方式加后缀“_单位（部门）首字母”进行区分（例：x司张小龙为zhangxiaolong_1gs，二公司张小龙为zhangxiaolong_2gs，企规部张小龙为zhangxiaolong_jqgb）,同一单位下同名的，在姓名后加阿拉伯数字进行区分（例：x司有两个张小龙，则为zhangxiaolong_1gs、zhangxiaolong1_1gs）。
2、公共邮箱采用单位（部门）名称拼音首字母大写作为邮箱账号（例：x司为1GS，企规部为JQYGHB）。
3、群组账号采用QZ_+“单位（部门）名称拼音首字母大写” 作为邮箱账号（例：局属各单位为QZ_JSGDW，公司机关各部门为QZ_GSJGGBM）。
第十二条 个人邮箱管理
一、二级管理员账号管理
根据企业邮箱数量限制（见附件1 公司拟分配企业邮箱数统计表），如本单位拟分配的邮箱数超过20个，可填写表格（附件2：企邮二级管理员账号管理申请表）申请企业邮箱二级管理员账号，对本单位的邮箱进行管理。关于对企邮二级管理员账号的其他管理工作参照下面的“用户账号管理”。
二、用户账号管理
原则上个人邮箱设置按照默认设置进行，有特殊需要的应提出申请，由于邮箱相关功能受限于系统功能和系统资源，最终由企规部确定。
1、个人邮箱开通、配置、密码变更
除管理人员默认开通的邮箱外，信息化管理部门根据《企邮账号管理申请表》（见附件3）为申请用户开通、配置个人邮箱和进行个人邮箱账号密码变更，并将相关信息反馈给申请人员。
2、密码设置原则
为保证邮箱信息安全，原则上给予用户的密码时效时间为6个月，同时邮箱系统密码设置的要求为：任选英文字母大写、英文字母小写、数字、字符中的三种，长度为6位以上。
3、密码过期
密码到期后系统提示用户更改密码，此时用户可对密码进行相应修改。
4、密码丢失
用户密码丢失，需由邮箱使用人告知企邮管理员进行重置密码处理。
5、特殊限制变更
（1）转发功能
用户在特殊情况（如出差或无法联网）下，可以提出申请，信息化管理部门会利用转发功能，将该用户的邮箱设置为转发到其他人的邮箱代收。
（2）邮件传递限制
这项功能只针对于离职人员的邮箱，通过添加特定的发件人，限制其他人往该离职人员的邮箱里发送邮件。
6、个人邮箱安全
用户收到个人邮箱账号和密码后，需尽快登陆公司企业邮箱系统网址更改密码，并妥善保管自己的账号和密码，禁止使用企业邮箱发送与工作无关的邮件，如由于个人原因导致个人邮箱被盗或造成损失，信息化管理部门有权追究邮箱使用人员的责任。
第十三条 公共邮箱管理
一、管理员变更
如监管公共邮箱的管理员离职的，该单位（部门）应及时指定其他相关人员对公共邮箱进行监管，并按照《企邮账号管理申请表》（见附件3）向信息化管理部门申请办理管理员变更，并及时修改账号密码。
二、密码变更
1、密码过期
密码到期后系统提示用户更改密码，此时必须由公共邮箱责任监管人（管理员）对密码进行相应修改。
2、密码丢失
如公共邮箱的密码丢失，必须由公共邮箱责任监管人（管理员）联系信息化管理部门相关人员进行重置密码。
第十四条 群组邮箱管理
若发生人事变动，在接到人力资源管理部门通知后，信息化管理部门将会对相关邮箱账号进行群组调整。

第四章 邮件使用说明
第十五条 邮件群发规则
企业邮箱系统是公司信息化应用的重要组成系统之一，为保证邮箱系统安全、降低服务器负担，满足员工日常办公，特确定如下邮件群发规则：
一、个人邮箱群发
1、发送邮件时收件人的数目最多为100个；
2、个人邮箱只允许对自己所属的同级（或下一级）单位（部门）的群组邮箱进行邮件群发。
二、公共邮箱群发
1、发送邮件时收件人的数目最多为100个；
2、公共邮箱能对所有群组邮箱进行群发。
三、群组邮箱群发
对多个群组邮箱群发只能由单位（部门）领导个人邮箱或公共邮箱进行发送。

第五章 其他
第十六条 对违反本办法规定的单位、部门和个人，公司及下属各单位的信息化管理部门将视情节轻重给予警告、通报批评、关闭邮箱等处理。
第十七条 本办法自印发之日起施行。本办法由企规部负责制订、修订和解释。

附件：
1.x公局拟分配企业邮箱数统计表；
2.x公局企邮二级管理员账号管理申请表；
3.x公局企邮账号管理申请表；
4.x公局企业邮箱管理工作流程图。