外贸单证员岗位基础职责新版说明书.docx

外贸单证员岗位职责说明书
岗位名称：单证员 所在部门：业务部
直接上级：业务部经理 业务代理人：无
直接下级：无 代理权限：无
职位描述
负责企业进出口协议核销归档工作及外汇核销归档工作，帮助企业进出口协议申报工作，负责企业进出口商品出货对账工作。
职责和内容
1、负责企业进出口商品相关协议核销归档工作及外汇核销归档工作
（1）负责企业商品相关协议、外汇台帐建立及统计。
（2）负责相关单据及海关单证保管及文书处理
（3）负责相关协议平衡测算及业务处理
（4）负责依据业务要求制作、审核多种外贸单证
（5）负责外贸进出口货物运输、报送等物流工作
2、帮助企业进出口协议申报工作
（1）配合相关部门进出口协议申报资料提供
（2）帮助财务部门相关协议实施税务处理
（3）配合相关部门对境外政府机构工作关系协调
3、负责企业进出口商品出货对账工作
（1）负责企业商品出货手续办理及商品工作安排
（2）配合业务人员涉外事务处理
（3）负责广化寺商品出货运输安排及跟进
工作权限
1、外贸工作计划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、选择货代、船务企业提议权
4、其它经经理同意给予权限
协作关系
内部协作关系：本部门及相关部门
外部协作关系：各政府机关、海关、运输等部门
单证员职责：
1. 做好基础资料归档工作，要求对用户资料、报价单、订单协议（包含出口协议下一切单据备份）进行清楚分类，作为以后做用户跟踪、查询、统计有效资料；
2. 配合业务组缮制和准备相关出口单据：出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证实、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据；
3. 立即跟踪已完成订单银行结汇情况，反馈给业务组；已结汇订单，立即取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作，如有支付国外佣金订单，还要进行佣金支付工作；
4. 帮助业务组处理相关办公室工作，如：业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作。
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岗位名称 单证储运 岗位编号
所在部门 国贸部 岗位分析日期 10月 8 G% q. u9 P1 a9 n. U. X7 u# P
直接上级 国贸部经理 职务代理人 无 ( v6 V8 j! {8 q/ i& y0 w
直接下级 无 代理权限 无 ' g& n2 [) ^: Y/ O
职 位 描 述
负责企业进出口协议核销归档工作及外汇核销归档工作，帮助企业进出口协议申报工作，负责企业进出口商品出货对帐工作。
职责和任务
一、职责表述： 负责企业进出口协议核销归档工作及外汇核销归档工作
工作任务： 1、负责企业商品相关协议、外汇台帐建立及统计。 2、负责相关单据及海关单证保管及文书处理。 3、负责相关协议平衡测算及关务处理。 4、负责依据业务要求制作、审核多种外贸单证。 5、负责外贸进出口货物运输、报送等物流工作。
二、职责表述：帮助企业进出口协议申报工作
工作任务：1、配合相关部门进出口协议申报资料提供。 2、帮助财务部门相关协议实施税务处理。 3、配合相关部门对外政府机构工作关系协调。
三、职责表述：负责企业进出口商品出货对帐工作
工作任务： 1、负责企业商品出货手续办理及商控工作安排。 2、配合业务人员涉外事务处理。 3、负责企业商品出货运输安排及跟进。
五、职责表述： 其它
工作任务：其它国贸部经理交办事项
工 作 权 限
1、外贸工作计划参与权 2、市场推广方案、调研方案参与权
3、选择货运、船务企业提议权 4、其它经部门经理同意给予权限
协 作 关 系
内部协调关系： 本部门及相关各部门
外部协调关系： 各政府机关、海关、运输等部门
任 职 资 格
教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易、管理和其它相关专业经验：5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历：单证员培训、公共关系培训知识：精通海关事务处理步骤，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。 技能技巧：熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，含有基础网络知识，含有熟练英语应用及对话能力个人素质：含有判定和决议能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划和实施能力
考 核 指 标
KPI指标：协议申报及资料正确立即性、协议用料核销平衡、商检合格率及货运协调性。 边际指标：预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：判定和决议能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划和实施能力、专业知识及技能
备 注
岗位名称 外贸内勤 岗位编号
所在部门 国贸部 岗位分析日期 10月
直接上级 国贸部经理 职务代理人 无
直接下级 无 代理权限 无 : O3 D) c N( y
职 位 描 述
负责日常办公室事务处理，帮助业务人员完成销售任务,负责统计业务人员销售情况。 职责和任务
一、职责表述：负责日常办公室事务处理
工作任务：1、安排工作会谈、负责本部门来访人员接待及安排工作。2、负责本部门电话接听工作，并向电话问询者提供信息。3、负责本部门日常邮件收发，及一般文档管理。 4、负责本部门相关文件打印、复印等。
二、职责表述：帮助业务人员完成销售任务
工作任务：1、帮助业务人员完成用户各项咨询事宜。 2、负责用户档案建立及更新，并帮助业务人员完成用户信用调研及市场调查工作。 3、帮助业务人员完成用户询价、报价工作。 4、帮助业务人员完成招标、投标工作各项事务性工作处理。 5、搜集到用户信息，立即通知业务人员，确保信息立即有效性。
三、职责表述：负责统计业务人员销售情况
工作任务： 1、立即对业务人员销售情况进行统计。 2、每个月定时向财务及国贸部经理提交业务人员销售统计表。
四、职责表述： 其它
工作任务：其它国贸部经理交办事项
工 作 权 限
1、外贸工作计划提议权 2、市场推广方案、调研方案提议权
3、其它经部门经理同意给予权限
协 作 关 系
内部协调关系： 本部门及企业各相关部门
外部协调关系： 用户
任 职 资 格
教育水平：中专及以上学历专业：国际贸易或相关专业经验：2年以上相关工作经验培训经历：行政管理培训、办公礼仪培训知识：含有对应企业管理知识技能技巧：熟练使用自动化办公软件，含有较强网络知识，能熟练应运英语写作及对话。个人素质：含有较强沟通能力、计划和实施能力、判定和决议能力、人际能力
考 核 指 标
KPI指标：表单处理工作有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标：预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：判定和决议能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划和实施能力、专业知识及技能
备 注
岗位名称 用户服务 岗位编号
所在部门 国贸部 岗位分析日期 10月
直接上级 国贸部经理 职务代理人 无
直接下级 无 代理权限 无
职 位 描 述
负责为本部门提供专业技术支持，负责和企业生产技术及研发部门沟通工作，负责出口产品售后服务和跟踪。
职责和任务
一、职责表述：负责为本部门提供专业技术支持
工作任务： 1、负责为业务人员提供专业技术咨询服务。 2、负责为全部用户提供专业技术咨询服务。 3、帮助业务人员完成相关产品海外市场调研活动，并立即提供相关数据及提议。
二、职责表述：负责出口产品售后服务和跟踪
工作任务：1、负责立即为现有用户提供产品售后服务，及技术支持。 2、负责建立用户产品信息跟踪卡，并立即对用户投诉做出统计。 3、立即对用户投诉进行处理，并进行登记，直至用户满意。 4、深入完善用户售前、售中、售后服务质量，确保企业和用户利益。
三、职责表述：负责和企业生产技术及研发部门沟通工作
工作任务：1、负责和企业生产技术部门及研发部门沟通工作，立即了解企业产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面知识。 2、负责为业务人员提供最新产品数据及新产品研发情况，以确保企业产品市场拥有率，为业务人员市场推广提供快捷服务及强有力产品信息。
四、职责描述：其它
工作任务： 其它国贸部经理交办事项
工 作 权 限
1、外贸工作计划提议权 2、市场推广方案、调研方案提议权
3、其它经部门经理同意给予权限
协 作 关 系
内部协调关系： 本部门及企业各相关部门
外部协调关系： 用户
任 职 资 格
教育水平：中专及以上学历专业：机械专业和其它相关专业经验：3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业技术服务经历培训经历：用户服务、公共关系培训知识：精通机械专业知识，通晓用户管理、公共关系等知识，了解相关企业产品专业知识技能技巧：熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，含有基础网络知识，含有熟练英语应用及对话能力个人素质：含有判定和决议能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划和实施能力
考 核 指 标
KPI指标：用户满意度、用户信息反馈正确性、客诉处理立即性、重大任务完成情况
边际指标：预算控制情况、部门合作满意度
能力指标：判定和决议能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划和实施能力、专业知识及技能