公司档案管理核心制度实施新版细则.doc
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1、 企业档案管理制度管理细则为深入完善企业管理体系,建立有效档案管理制度,实现档案管理工作制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效为企业管理工作服务,促进企业可连续健康发展,依据相关法律法规及要求,并结合我企业实际情况,制订本细则。一、总则(一)企业档案是在各项活动中形成全部档案总和,是完整地、系统地反应企业各项经营活动真实统计,是考察和研究企业历史及现实状况关键依据。(二)档案管理工作是企业管理基础工作组成部分,是维护企业正当权益关键工作。企业档案管理工作坚持集中统一标准,由企业行政和人力资源总监统一负责,统一管理。(三)企业档案具体工作由档案部进行日常管理,其它各部门在工作和业务经营活动中形
2、成装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由企业档案部管理,各部门不得分散保留。二、档案部门设置及其职责 (一)企业设置档案部并配置专职档案人员,企业档案部基础职责为: 1、组织实施党和国家相关档案工作相关方针、政策、法规和档案管理部门制订相关要求、措施、细则。 2、 制订本企业档案工作要求、管理措施和工作计划等。 3、 在统一领导、分级管理标准下依据本专业管理要求对档案材料积累、搜集、立卷、归档工作进行监督和指导。 4、负责对本企业形成各门类档案实施综合管理,主动提供利用。 5、办理领导交办其它相关档案业务工作。 (二)各部门设置兼职档案员,其关键职责是:1、认真实施本企
3、业档案工作规章制度主动向档案部反应档案工作情况,主动配合其开展工作并接收综合档案室监督、指导和检验。 2、依据本企业各部门归档范围负责做好本部门档案材料搜集整理工作并在要求期限内向档案部移交,确保本企业档案完整、真实和安全。三、档案接收和整理(一)企业编制文件材料归档范围,依据各部门职责不一样,关键有以下多个方面:1、行政部:(1)企业各项规章制度、介绍、执照、资质证书、经营计划、管理决议等;(2)和总部及其它单位往来发文;(3)行政管理方面,包含:1)办公用具管理、采购、出车及维修统计等;2)日常管理方面职员考勤,前台外出登记、钥匙登记、来客统计、电话统计、维修登记、材料收发、设计师排单,企
4、业会议统计、关键谈话、多种总结、汇报、请示批复,职员民主生活会方面统计等;2、 人资部:人事方面劳动协议、各项协议、职员奖惩、晋升、培训、入职手续、职员资料等。3、 企划部:企业企划方面宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等;媒体合作通路正常询价报价、合作协议协议;年度季度月度或重大节假日宣传费用预算、决算等;市场调研方案、搜集用户资料等。 4、仓管部:仓库管理方面材料进出登记、核实、保管等内容 5、客服部:关键包含用户考评评分、用户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等;用户投诉统计、用户增值服务统计、用户回访统计、用户意见调查统计 6、设计部:关键包含效果图、施工图、报价表、工程施
5、工协议及附件、设计师谈单统计表等。 7、工程部:关键为施工管理手册所包含内容 8、财务部:关键包含财务管理中多种账册、报表、凭证、工资发放,后勤方面固定资产核实、费用申请等9、法务和档案部:关键包含日常经营中多种协议、司法文书,档案方面管理指导、档案保管、核实、借阅、销毁等内容。10、市场部:相关营销促销活动方案、小区物业及用户资料、市场调研资料、和用户签署协议等。 以上各部门归档材料范围有所变更时应立即通知档案管理部门,方便档案管理立即作出调整。各部门应归档材料形式包含纸质、音像及实物文件。 (二)归档文件等级划分及保管期限需归档文字、音像及实物材料分级、保管期限以下: 文件等级 文件类型保
6、管期限 一级 秘密文件企业各项规章制度、介绍、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决议,和总部及其它单位往来发文,人事方面多种文件,财务报表、账册、资产核实,协议及司法文书等 永久 二级 关键文件会议统计、关键谈话、多种总结、汇报、请示批复、企划方面宣传方案、形象展示、包含工程项目标文件等 5年以上 三级 一般文件职员考勤,前台外出登记、钥匙登记、来客统计、电话统计、维修登记、材料收发、设计师排单,仓库管理方面材料进出登记、核实、保管,档案方面管理指导、档案保管、核实、借阅、销毁,后勤方面费用申请、办公用具管理、采购、出车及维修统计等 3年(三) 档案编号方法1、以一个立档单位所形成全部档案为
7、对象,依据企业部门及业务划分,结合档案内容和档案载体形式制订编号方法,便于科学管理和开发利用。2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为: 行政部:XZ 人资部:RZ 客服部:KF 设计部:SJ 市场部:SC 工程部:GC 财务部:CW 法务和档案部:FD 企划部:QH 仓管部:CG3、 工程项目命名。以上七部门(关键是设计部、工程部、客服部三部门)凡包含工程项目标档案材料均以项目名缩写为大类别,以南华康城小区3号楼1单元2号为例,其项目大类编号为:NHKC-3-1-2。各部门包含工程项目标档案材料具体命名以下: 06.NHKC.3-1-2 日期 用户地址具体信息4、非工程项目档案命
8、名。因为公文编号受长度,美观等各方面制约,鉴于企业正逐步组建发展,现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一,对内制度/规范性文件页眉文字为靠左企业VI规范标识图形,靠右为公务编码,通常制度/规范性文件均需要编号。不管对内对外文件,页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗,带格式线。以财务部为例:编制方法:06.CW01.XXX(6月份财务报表)其中06为日期,CW为财务部编号,01为财务部制订代表财务报表内容(02为财务凭证等等类推),XXX为其它编号。(四) 归档方法及要求1、归档文件材料必需完整,层次分明,符合其形成规律,能够正确反应企业生产经营各项活动真实内容和历
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