备品备件管理新规制度及外委修理管理新规制度.doc

备品备件管理制度

为进一步规范公司备品配件管理，实现备品配件管理精细化，协助备品配件业务人员和新进人员熟悉备品配件工作内容和工作流程，尽快适应工作岗位，提高业务技能和管理水平，满足公司备品配件管理需要。在系统总结近几年备品配件管理经验基本上，优化分级采购方案和管理流程，增强信息管理，完善监督考核机制，提高备品配件管理规范性，重新修订编写了《备品配件管理业务指引书》，用于指引公司备品配件管理工作。
第一章 备品配件范畴
第二章 备品配件定额管理
1、定额含义
2、定额编制
3、定额审核
4、定额分解、考核与优化
第三章 备品配件筹划管理
1、筹划重要性
2、筹划编制
3、筹划评审
4、筹划实行
5、筹划申报质量考核和追究
第四章 备品配件采购权限管理
1、采购权限划分
2、分级采购方案
3、一厂一策式分级采购管理
4、浙江区域分级采购管理
第五章 事故和交叉备件管理
1、事故备件范畴
2、事故备件采购、储备和领用
3、交叉储备备件范畴、采购、储备和领用
第六章 进口备品配件管理
1、筹划申报
2、筹划审核
3、入、出库及付款流程
第七章 备品配件采购管理
1、备品配件采购方式
2、招（议）标采购程序
3、比质比价采购程序
4、采购合同订立
5、合同履行及管理
6、采购渠道和供应商管理
第八章 备品配件验收及仓储
1、备品配件验收
2、备品配件入库及付款流程
3、备品配件仓储管理
4、备品配件账务管理
第九章 备品配件领用及消耗
1、备品配件领用管理
2、备品配件领用流程
3、备品配件消耗管理
第十章 备品配件调剂管理
1、废旧备件管理
2、调剂管理
3、调剂流程
第十一章 备品配件基本管理
1、备品配件目录编制
2、技术资料管理
第十二章 备品配件监督管理
第十三章 备品配件管理报表及信息披露管理
1、备品配件管理报表
2、备品配件信息披露内容
第十四章 备品配件信息化管理
1、信息化管理规定
2、备品配件编码
一 备品配件范畴
生产性维修用备品配件和辅助材料属股份公司机电保所有、供应部两个部门管理，为便于归口管理和记录，机电保所有、供应某些别按如下范畴进行归口管理：
1.1　由机电保所有归口管理范畴
1.1.1粉磨设备备件：重要是指球磨机隔仓板、衬板、护板；选粉机叶片及粉磨设备用其他备件；
1.1.2破碎设备备件：重要是指破碎机锤头、锤轴、衬板、篦子板及破碎设备用其他备件；
1.1.3输送设备备件：重要是皮带机托辊、滚筒；提高机、板喂机、螺旋输送机链条、斗子、槽板、吊瓦及输送设备用其他备件；
1.1.4计量设备备件：重要是指各种皮带称、喂料称、配料称、地中衡用备件；
1.1.5装卸设备备件：重要是指各种包装机、门机用各种备件等；
1.1.6环保、工艺阀门、各类风机、水泵设备备件：重要是指各种袋收尘、工艺阀门、膨胀节、各类风机、空压机、水泵、冷却塔等设备用各种备件；
1.1.7机电设备用各种液压、润滑元件及气动元件；
1.1.8机电设备用滑动轴承、滑动轴承座、非标轴承及轴承座；
1.1.9非国标密封件、机械传动用专用链条、链轮；
1.1.10特殊紧固件，如耐热不锈钢紧固件、高强度及特殊用途紧固件；
1.1.11传动装置中减速机及部件、制动器、联轴器、液力偶合器、电动滚筒备件；
1.1.12化验室各类专用设备备件；
1.1.13电机、变压器、变频器、软启动器、供配电设备、200A及以上容量断路器、接触器；
1.1.14 DCS、PLC控制系统备件、计量设备、料位计、电动执行器、UPS电源、热电偶、热电阻，各种变送器和控制仪表、光缆及特殊电缆；
1.2　由供应部归口管理范畴
1.2.1机动运送车辆；
1.2.2各类工程机械备件，如各种装载机、推耙机、叉车等备件；
1.2.3各种三角带及“V”形带、输送皮带、环形皮带，斜槽帆布；
1.2.4各种滚动轴承及原则轴承座；
1.2.5各种原则紧固件；
1.2.6各种原则橡胶密封件、各种盘根；
1.2.7各种二类电气产品、电线、电缆；
1.2.8各类钢材；
1.2.9球磨机耐磨钢球；
1.2.10各类润滑油、脂；
1.2.11蓬布、收尘袋；
1.2.12原则砂；
1.3公司在申报筹划、记录和分析时应按归口管理范畴进行，具备委托采购权公司（如生技处、供应处分别承担采购职责时），也应按上述范畴归口管理进行采购。
1.4　下列属固定资产范畴，由股份公司归口统一管理，不属于备品配件范畴，按股份公司固定资产管理有关制度进行管理。
有效期限超过一年，单位价值在元以上，在生产经营活动中独立发挥作用，并且保持原有物质形态劳动资料和其他物质资料，涉及土地、房屋及建筑物、机器机械设备、运送设备、电气电子设备、通讯设备、办公设备，以及其他与生产经营关于设备、器具、工具等。不属于生产经营重要设备物品，单位价值在元以上，并且有效期限超过两年，也应作为固定资产。
二　备品配件定额管理
公司对备品配件管理实行定额制管理，定额分吨产品消耗定额、储备定额。储备定额依照生产线规模、数量、既有库存金额拟定；公司要从定额指标管理入手，抓营运质量；认真贯彻“二项定额”编制、分解和考核工作，实行月度控制、季度分析。定额实际执行状况要与有关负责人和管理负责人员薪酬考核挂钩。
2.1　年度定额筹划
备品配件年度定额筹划由吨产品消耗定额筹划、储备定额筹划构成。
2.1.1　编制根据
2.1.1.1年度生产经营综共筹划；
2.1.1.2各项单耗定额；
2.1.1.3公司设备运营现状及设备管理年度筹划；
2.1.1.4公司历年来吨产品消耗历史记录数据或股份公司内同类生产线吨产品消耗历史记录数据。
2.2　编制办法
2.2.1定额编制重点编制吨产品消耗和储备筹划；
2.2.2吨产品消耗定额编制：依照上述各项筹划及关于记录数据,按备件分类原则及生产线或生产区域拟定生产线或生产区域年度备件消耗量，汇总拟定公司年度备件消耗总量；按公司生产经营综共筹划拟定总产量计算出吨产品消耗额度；
2.2.3储备定额编制：公司根据年度备品配件消耗总额、上年度备件储备总额及新增产能规模仿定储备总额；
2.2.5每年12月份公司机、电专业依照本专业实际状况编制本专业年度定额筹划编制公司备品配件管理定额筹划，报公司办公会审核后报股份公司机电保所有。
2.2.6备件消耗定额编制格式如下：
公司 年备品备件分区域消耗定额筹划

生产区域
备件类别
月度小计
年度小计
月消耗
（元）
月产量
（吨）
月消耗（元/吨）
年消耗
（元）
年产量
（吨）
年消耗（元/吨）
水泥
粉磨
（ * ）
衬板

链条

其他

小计

发运

合 计

2.3　定额审核
各子公司按上述规定编制备品配件管理二个定额筹划报机电保所有，机电保所有组织初审并召集专业委员会进行评审，报股份公司审定后报集团公司审批。
2.4　定额分解、考核与优化
2.4.1　消耗定额分解：
备品配件消耗定额经集团公司审批下发后，在实际生产和备品配件供应中必要认真贯彻执行，公司应建立健全寻常管理制度，加强定额基本管理，并按我司实际管理状况按管理区域对定额进行分解，贯彻到各二级单位和管理负责人；公司也可依照实际状况按月度对定额进行分解，但分解后整个公司年度消耗必要控制在股份公司审批下发定额之内。
定额普通按发运、水泥粉磨系统二个区域进行分解，同步要细化分解到每条生产线，以便实际考核工作可操作性。工程机械由供应部门管理，指标由供应部门拟定。码头到熟料库顶及放散系统属发运区域。
年度定额指标可以按月度均指标分解，也可依照实际生产筹划检修状况，按月指标不均分解。
2.4.2　定额考核
2.4.2.1公司对定额分解后与我司二级单位及管理负责人月度考核挂钩，年终与二级单位领导及管理负责人考核挂钩，同步须建立健全一整套适合我司管理特点定额管理制度，如备品配件领用分级审批制度、超定额使用审批制度、交旧领新制度、修旧利废和废旧备品配件解决制度等。
2.4.2.2股份公司根据生产经营筹划拟定定额指标，按公司实际执行状况对公司领导班子年薪挂钩考核。
2.4.2.3备品配件超过定额原则，由公司申报筹划，报集团公司特批后，方可使用超定额指标。
3　备品配件采购筹划管理
备品配件采购筹划是公司生产经营筹划重要构成某些，是装备管理工作中心环节,有了精确严密筹划，才干据以有效进行组织、实行把握装备运营状态。精确编制备品配件月度采购筹划，是公司贯彻“二项定额”管理前提，也是在低储备状态下满足生产运营核心。
3.1　月度采购筹划编制与申报
3.1.1公司机、电专业管理部门依照下月生产、设备维修实际状况，结合库存储备，合理考虑采购周期及储备量，经研讨后每月25日前向生技处申报下月备品配件采购筹划。
3.1.2月度备品配件筹划应列出明确备件名称、规格型号、数量、库存数量、到货时间、供货单位建议等，对有特殊规定备品配件必要时需提供样品、图纸、生产厂家、材质等资料。
3.1.3生技处依照申报备品配件筹划，编制下月备品配件采购筹划。
3.1.4公司要注重并加强筹划编制工作，努力提高配件筹划编制质量，应指定熟悉现场、有经验且工作责任心强专人负责。
3.2　月度采购筹划评审
3.2.1生技处组织各生产单位召开月度备品配件评审会，公司分管领导参加，对上月备品配件执行状况进行通报，对下一月备件筹划进行评审。
3.2.2审核根据：
3.2.2.1下月实际需用量
3.2.2.2各类备品配件合理储备量（生产消耗状况、采购周期）
3.2.2.3当前实际库存状况
3.2.2.4公司可供调剂库存资源
3.2.2.5市场因素（市场价格变动、资源状况）
3.2.2.6 供应商批量价格优惠状况
3.2.2.7公司资金状况
3.2.2.8全年备品配件定额
3.2.3经公司评审后统购备件筹划于每月4日前报报区域装备小组，由区域装备小组报机电保所有对公司上报统购采购筹划进行汇总、评审并编制公司月度统购备件采购筹划报公司分管领导审核后，于每月10日前反馈给公司设备管理部门。
3.2.4机电保所有评审时重要是结合公司生产线维修、既有储备状况，兼顾事故备件、交叉备件区域储备和工程项目可调剂状况，对消耗量大、制造周期长耐磨件及价值较高传动减速机等备件规格型号、技术参数、采购数量和采购时间进行审核。
3.3　月度采购筹划实行：
3.3.1统购采购备件筹划由机电保所有负责实行采购或机电保所有委托公司实行采购；
3.3.2委购备件由公司负责组织实行采购。
3.3.3对机电保所有评审并经股份公司领导审批筹划中需公司修改和确认完善内容，公司必要认真执行保证筹划严肃性。
3.3.4属统购备件机电保所有书面委托公司采购，公司需将其实际执行状况于下月3日前与月度备件筹划一起反馈、上报机电保所有，详细格式见下表：
公司 月份委托采购备件执行状况反馈表
序号
备件名称
规格、型号
单位
筹划采购
实际采购
执行状况阐明

3.4　紧急备品配件采购筹划申报和执行：
紧急备品配件采购筹划需经公司生技处分管领导签字，公司分管领导审批后，公司可先行采购，后补充到下月采购筹划中，其中统一采购备件需上报机电保所有，经机电保所有（书面委托后）后可自行采购。
公司评审并经分管领导审核后报股份公司机电保所有
3.5　统购备件筹划审核流程如下：
公司设备管理部门依照各生产单位申报状况初步评审并编制我司采购筹划

审批成果反馈给公司设备管理部门
机电保所有组织评审并报股份公司领导审批后执行

3.6　月度备品配件采购筹划申报格式：
公司 月份采购备件筹划申报表
序号
备件名称
规格与图号
单位
装机
数量
库存数量
申报数量
用途
建议厂家
备注

公司领导： 部门领导： 编制：
装机数量指同一公司内有互换性备件总数，装机数量、库存数量精确是审核筹划核心；规格、图号精确性直接决定采购效率和差错。
3.7经常记录分析逐渐理解备品配件正常寿命周期，为科学编制备品配件筹划，需熟悉某些备品配件使用寿命。
在寻常设备管理中要对各类备件使用状况进行状态检测，掌握各类备件使用规律。
3.8　备品配件筹划申报质量考核和追究
3.8.1筹划有效期：月度备件筹划有效期为三个月，三个月内仍未采购备件筹划，如需采购须重新申报采购筹划。对未采购备件筹划一方面应分析因素，如属筹划不科学、现场实际状况有变更或规格型号错误等应作废或调剂到新筹划中，以不断提高筹划编制水平和体现筹划有效性。
3.8.2筹划审核：统购备件筹划审核采用公司和机电保所有二级评审制，筹划经公司审核申报后需机电保所有组织评审，筹划审核要贯彻问责制，杜绝盲目采购导致积压和挥霍。
3.8.3责任追究：因筹划不精确导致备件积压或储备超定额，应对有关人员进行责任追究和经济补偿。
3.8.4 备件超储和积压界定
备件超储是指公司备件库存总额超过了股份公司所规定储备定额某些。
备件积压是指因筹划不精确、规格、型号错误或因工作责任心不强而导致多购、误购，且一定期期内不需使用或不能使用备件；不含因现场设备技改或撤除后导致积压备件。
4　备品配件采购权限管理
按照“集团有优势集团做、子公司有优势子公司做”原则，为充分发挥股份公司统一采购和供应成本和规模效应，进一步规范备品配件管理，减少运营成本，兼顾各子公司管理水平不一，考虑各子公司地区差别性，对备品配件进行分级采购管理。
4.1　采购权限划分
4.1.1　进口配件
由国际业务部负责采购，国产化进口备件由机电保所有负责采购或书面委托白马厂采购；
4.1.2　事故备件
事故备件中进口备件由国际业务部负责采购，国产事故备件由机电保所有负责采购，事故备件修复由机电保所有负责或书面委托子公司办理；
4.1.3　统购备件
由机电保所有负责采购或书面委托公司采购；
4.1.4　委购备件
由公司自行采购；
4.1.5　原配备没有，生产需增长或改进部件
由机电保所有负责采购或书面委托子公司采购。
4.2　事故备件范畴
事故备件重要指生产线主机设备核心部件，其范畴由公司专业委员会讨论拟定。事故备件重要指：
4.2.1破碎机转子等核心部件；
4.2.2大型风机转子等核心部件；
4.2.3粉磨系统大型斗提机、选粉机、磨机传动减速机及瓦、磨机球面瓦等核心部件；
4.2.4主机设备用高压电机。
4.3　统购备件范畴
4.5.1耐磨件：球磨机隔仓板、衬板、护板；破碎机锤头、转子、推力板、篦子板；
4.5.2输送链：提高机、板喂机等输送链条；
4.5.3皮带机各类托辊；
4.5.4传动设备备件： 15kw及以上减速机、电动滚筒总成件；
4.5.5电气自动化设备备件：高压电机和90kw及以上低压电机总成件；15kw及以上变频器、软启动器总成件； DCS和PLC控制系统备件；
4.5.6单价在2万元以上备品配件。
4.4　委购件范畴
4.6.1铆焊件、非标加工件；
4.6.2备件修复；
4.6.3包装、收尘、风机、泵类、空压机、液压、气动备件；
4.6.4输送设备备件；
4.6.5起重设备备件；
4.6.6装（卸）车（船）机备件；
4.6.7制动器、联轴器、液力偶合器；
4.6.8电机集电环、碳刷、风叶等备件；
4.6.9 200A及以上容量接触器、断路器和现场仪表；
4.6.10机电保所有书面委托采购备品配件；
注：上述1至9项委购备件范畴均不含事故备件、统购备件。
4.5　统购备件合同：
4.5.1统购备件合同是指股份公司经招（议）标与有关供应商订立合同，重要是指球磨机耐磨件、皮带机托辊、输送设备链条、破碎机锤头、热电阻（偶）年度合同；
4.5.2统购备件合同重要由机电保所有负责执行，由机电保所有负责下达备件送货筹划、催货、办理委托付款函；公司按合同规定负责怪件到货验收及使用跟踪，浮现异常状况及时与机电保所有联系，并按机电保所有书面委托函规定办理合同付款；
4.6　渠道备件合同：
4.6.1渠道备件合同是指股份公司为发挥集团规模采购优势、减少备件采购成本与有关供应商订立合同，重要为空压机、液压气动元件、铆焊件、非标加工件、袋收尘、卸料器、液偶、各种专用螺栓、包装机、皮带机清扫器、电气自动化元器件备件合同；机电保所有要随时跟踪、掌握、理解渠道合同执行状况，如发现备件性价比优于上述渠道备件合同所规定供应商，要及时对原有供应渠道进行调节和优化。
4.6.2渠道备件合同由公司自行下达筹划采购，属于渠道合同范畴内月度备件筹划不需上报机电保所有。
4.6.3渠道备件合同实行动态管理，如公司可以采购到性价比优于渠道备件合同规定备件，公司可以另行选取供货渠道采购，其采购价格不得高于渠道价，如高于渠道价，责令有关负责人进行补偿。
4.7　一厂一策式分级采购管理
4.7.1备品配件分级管理依照公司特点，在上述分级基本上，逐渐扩大分级采购比例，依照公司阶段性设备管理特点及生产线实际配备状况，按“一厂一策”定期进一步细化分级内容，逐渐建立成本最低、速度最快、质量最优备件保供体系，并形成区域内备件保供网络。
4.7.2 为执行好分级采购工作，机电 保所有要定期对公司备件采购范畴及状况进行检查，也可组织各子公司之间进行互查，保证备件采购在授权范畴内执行。
4.7.3公司备品配件详细分级采购内容见机电保所有下发给公司《台州海螺备品配件采购分级管理实行方案》。
5　事故与交叉备件管理
事故备件是充分发挥集团公司规模优势进行集中购买、统一和交叉储备、统一调配使用。事故备件储备方案在各子公司上报基本上，经专业委员会认真研讨后由机电保所有编制报公司审批后执行，对事故备件储备方案，依照实际使用状况，定期优化。
5.1　事故备件范畴
5.1.1当前针对粉磨站事故备件重要是指：
5.1.1.1进口和国产大型斗提机传动减速机等核心部件；
5.1.1.2选粉机传动减速机等核心部件；
5.1.1.3磨机主减速机高速轴及瓦等核心部件；
5.1.1.4高压电机。
5.2　事故备件采购、储备和领用
5.2.1事故备件由机电保所有统一管理，集中采购，统一和交叉相结合方式储备，储备事故备件不占用公司储备定额。
5.2.2公司领用事故备件前需向机电保所有提出申报，办理有关手续，经机电保所有初审并经股份公司分管领导批准后方可领用。
5.2.3事故备件领用后即进入公司当期备品配件消耗；事故备件领用后机电保所有负责修复或补充，并对事故备件库存动态状况及时向专业委员会和公司报告。
5.2.4事故备件付款流程
机电保所有办理付款结算告知
白马财务开发票并提交公司财务处
白马财务审核

生技处办理入、出库手续提交财务处和仓库保管员并办理付款手续
公司财务处向生技处提供需办理入、出库事故备件清单及价格

公司财务处将付款状况反馈给机电保所有
财务处付款

公司仓库保管员建立出、入库账

5.3　交叉储备备件
为了进一步提高备品配件运用率，防止少数价值较大，运用率不高备品配件重复采购和储备，对某些重要备品配件实行交叉储备。
5.3.1　交叉储备备件范畴：
5.3.1.1传动用减速机类：如重板喂料机减速机、大型电动滚筒、各种7.5KW以上DCY、ZSY传动减速机等；
5.3.1.2液偶总成类：粉磨站设备用500以上液偶总成件；
5.3.1.3电器备件类：75KW以上交流电机、45KW以上变频电机、30KW以上变频器、45KW以上软启动器、计量秤控制器等；
5.3.1.4交叉储备备品配件储备方案，在公司上报基本上经机电保所有研讨评审报批后执行。
5.4　交叉备件采购、储备和领用
5.4.1交叉备件由机电保所有统一管理，集中采购，采用交叉方式储备，储备交叉备件占用各子公司储备定额；
5.4.2公司领用交叉备件前需向机电保所有提出申报，办理有关手续，经机电保所有批准后方可领用。
5.4.3交叉备件领用后即进入公司当期备品配件消耗；交叉备件领用后机电保所有负责修复或补充，并对交叉备件库存动态状况及时向专业委员会和各子公司报告。
5.4.4交叉备件付款流程
公司财务开发票并提交相应公司财务处
公司生技处
机电保所有办理付款结算告知

生技处办理入、出库手续提交财务处和仓库保管员并办理付款手续
公司财务处向生技处提供需办理入、出库交叉备件清单及价格

财务处付款
公司财务处将付款状况反馈给机电保所有

公司仓库保管员建立出、入库账

6　进口备品配件管理
进口备品配件技术管理和筹划审核由机电保所有负责，采购由国际业务部办理，详细按《安徽海螺集团有限责任公司进出口业务管理办法》办理。
6.1　进口备品配采购筹划申报
6.1.1公司设备管理部门依照年度工厂生产、设备维修状况，合理考虑进口备品配件采购周期及储备量，编制进口备品配件采购筹划，进口配件采购筹划每半年申报一次，经公司分管领导审批后于每年5月25日、11月25日前上报机电保所有；
6.1.2进口配件采购筹划应注明备件名称（中文、英文）规格型号、数量、所属主机名称及出厂编号、主机制造厂家等，对某些总成类部件，应单独注明规格型号、出厂编号、主机制造厂家等，对有特殊规定备品配件必要时需提供样品、图纸等资料。
6.1.3进口备品配件筹划申报表格式：
公司 年进口备件筹划申报表
序号
备 件
名 称
（中文）
备 件
名 称
（英文）
规格
型号
出厂
编号
单位
数量
制造厂家
主机
名称
备注

公司领导： 部门领导： 编制：
6.2　进口备品配件筹划审核
6.2.1　进口备品配件采购筹划审核根据：
6.2.1.1　公司半年度内实际需用量
6.2.1.2　进口备品配件合理储备量（生产消耗状况、采购周期）
6.2.1.3　当前实际库存状况
6.2.1.4 公司可供调剂进口库存资源
6.2.1.5　市场因素（市场价格变动、资源状况）
6.2.1.6　公司资金状况
6.2.1.7　全年备品配件定额
6.2.2　机电保所有筹划主管依照上述内容进行审核，编制机电保所有进口配件采购筹划，报分管领导和部长双签后，上报公司领导及董事长批准，将批准后采购筹划送交进出口业务部门执行采购，并将筹划审批成果反馈给公司。
6.2.3　暂时急需进口备品配件采购,由公司重要负责人签字确认报机电保所有审核,经股份公司总经理批准后由进出口部办理。
6.3　进口备件有关业务流程
6.3.1　进口备品配件采购筹划审核流程如下：
公司采购筹划
机电保所有

（公司领导审核） （审核、部门领导、股份公司分管副总和总经理审批）　

询价 反馈
国际业务部

6.3.2　白马厂中心库进口备品配件入库流程
国际业务部安排送货到白马厂中心库并向机电保所有提供装箱清单及备件合同
国际业务部组织供货商、机电保所有、白马厂中心库开箱验收

白马厂财务处和财务部审核并向机电保所有提供备件合同实际发生净值总额（人民币）
国际业务部向财务部提供备件合同实际发生付款清单

机电保所有办理备件入库验收单并提交财务部和白马厂机动处
白马厂中心库建立入库账

6.3.3　直接为公司订购进口备品配件入库流程（入公司仓库）
国际业务部向财务部提供备件合同实际发生付款清单
公司财务处和财务部审核并向生技处提供备件合同实际发生净值总额（人民币）

生技处办理备件入库验收单并提交财务处和仓库保管员
仓库保管员建立入库账

6.3.4　白马厂中心库进口备件出库流程
白马厂中心库存发货
机电保所有审批
机电保所有办理出库单提交白马厂财务处和机动处
公司申报领用筹划

仓库保管员建出库账

6.3.5　直接为公司订购进口备件出库流程
同公司备品配件出库流程一致
6.3.6　白马厂中心库进口备件付款流程
机电保所有办理付款结算告知
白马财务开发票并提交相应子公司财务处
财务部审核

生技处办理入、出库手续提交财务处和仓库保管员并办理付款手续
公司财务处向生技处提供需办理入、出库进口备件清单及价格

白马财务处定期将付款状况反馈给机电保所有
财务处
付款

仓库保管员建立出、入库账

7　备品配件采购管理
备品配件采购管理应本着“公开、公正、公平、透明”原则，按照“行为制度化，工作透明化，效益最大化”工作思路，根据备品配件采购筹划，以不断优化、稳定供应渠道入手来开展备品配件采购工作。
7.1　备品配件采购方式
7.1.1招标采购。凡我司设备运营所用备件其需求量较大备件采购行为都应进行招标，招标须有三家或三家以上备选渠道，特殊状况下也可觉得两家（如只有两个合格备选渠道）。
7.1.2议标采购。对某些备件规格、型号与前期采购时同样，且前期所采购备件使用质量比较正常，价格合理，经批准后可以进行议标采购，议标采购重点是对供应商所供产品进行分项报价，对成本进行细化，以进一步减少采购费用。
7.1.3比质比价采购。对于批量少零星采购，采购时可通过传真等方式进行比质比价采购。
7.1.4下列状况不需招（议）标及比质比价，采购时与供应商（供应商需提供资质材料）直接商谈：
7.1.4.1集团部室推荐供应商。
7.1.4.2采购设备备件只能从唯一渠道获得。
7.1.4.3采购备件由公司改制。
7.1.4.4国家政策规定定点采购备件。
7.2　招（议）标采购程序
7.2.1编写招（议）标请示，起草招（议）标文献，成立招（议）标领导组和工作组。
7.2.2招（议）标请示经招（议）标领导组组长审核后执行。招（议）标请示应包括如下内容：
a、招（议）标采购备件名称、规格、筹划采购数量和用途；
b、明确招（议）标目和招（议）标方案；
c、明确所选取招（议）标渠道；
d、明确招（议）标地点和时间；
7.2.3招（议）标：按招（议）标请示批准状况发出投标邀请，商务投标前应与投标单位进行技术交流和确认，并形成书面确认材料。投标文献应在规定投标截止时间之前，按统一格式密封送达或邮寄到投标地点，过期不予受理。对招（议）标文献没有做出实质性回答投标文献无效。
7.2.4开标与评标：招（议）标工作组人员依照需要决定与否参加开标、评标，招标领导组应综合比较投标单位备件性能、质量、价格、交货期和投标方资信状况等因素，本着公正、科学、严谨原则和招（议）标文献规定进行评标，综合评价出中标侯选单位，不保证最低报价投标最后中标。
7.2.5定标：评标结束后，编写招（议）标成果报告，招（议）标成果报告公司领导审批后方可生效，招（议）标成果通过审批后，发出《中标告知书》。与中标方订立合同。合同内容应与投标文献内容一致。
7.2.6招（议）标采购工作必要公开、公平、公正、透明，遵循竞争、择优原则。同步必要在法律事务室、纪检等部门指引与监督下进行。工作人员不得向投标人透露已获取招（议）标文献潜在投标人名称、数量和投标方案以及也许影响公平竞争关于招（议）标投标其她状况。
7.2.7招（议）标采购重要工作流程如下：
成立领导和工作组，编制招（议）标文献
记录招标材料：年需求量,原采购渠道、原采购价格，拟定新渠道
招标请示 　　 组织招标

技术谈判通过后，进行商务谈判、交流，生成商务文本
技术谈判、交流，生成技术文本

通过谈判投标资格单位进行密封报价
招标领导组集体评标，初步议定中标单位
投标

订立供货合同
合同
招标成果报股份公司分管副总经理和总经理批准后执行

招标报告
会签
7.3　比质比价采购程序
7.3.1比质比价采购时，需对各供应商资质进行论证，并尽量做到货比三家，对于的确无法做到两家以上相比，也应与同期采购同类备品配件进行比质比价。
7.3.2对供应商所报价格等信息应保密，不得向其她供应商透露，供应商拟定期部门负责人和公司分管领导应参加谈判共同决定。
7.3.3比质比价内容要形成书面评审意见、报批后方可订立合同。
7.4　采购合同订立：
7.4.1合同订立
7.4.1.1备品配件合同订立严格按《合同法》及《经济合同评审管理办法》执行.合同条款上要明确地规定产品规格型号、数量、技术规定，交货期、合同金额，付款方式，发货地点，违约责任等。对于整机备件、主机设备重要配件，以及单件价值超过1万元备品配件原则上须拟订供货技术文本，对供货范畴和技术参数，使用条件等进行必要描述，保持合同完整性。
7.4.1.2经有关部门及公司领导审批后，与中标单位订立合同。合同起草原则上由我方订立合同部门谈判人员或谈判组负责，力求合同起草权，以掌握积极。
7.4.1.3备品配件合同订立要有合同会签单，经有关部门会签，报公司总经理审批，经公司委托代理人签字后，方可盖章。
7.4.1.4备品配件合同应单独编号并应保持编号持续性。
7.4.1.5禁止无合同采购。
7.4.2统一采购备品配件比质比价采购合同订立流程
机电保全某些管领导
机电保全某些管人员填写合同评审表
附合同文本 审核

合同管理部门

股份公司分管领导
股份公司总经理
会签 审定

其他有关部门

执行
合同管理部门
机电保所有经办人员
审批 合同评审表 合同盖章
　合同文本 存档
公司备件管理人员填写合同评审表
3、委托采购备品配件比质比价采购合同订立流程：
设备管理部门分管领导
附合同文本 审核

公司总经理
公司分管领导
合同管理及财务部门
会签 审定

其他有关部门

设备管理部门业务员
执行
合同管理及财务部门
审批 　 合同评审表 盖合同章
合同文本　　　 存档
7.5　合同履行及管理
7.5.1合同履行：
7.5.1.1依照买卖双方订立合同条款监督卖方对合同履行。告知卖方按规定供货，告知使用单位参于验收、办理入库。根据验收状况和合同有关条款等进行付款结算。负责解决合同执行过程中发生其他有关事宜，合同经办人员为合同第一负责人，对合同执行状况负重要责任；
7.5.1.2由机电保所有订立统购合同由机电保所有负责下备件送货筹划、催货、办理委托付款函；公司按合同规定负责怪件到货验收及使用跟踪，浮现异常状况及时与机电保所有联系，并安机电保所有书面委托函规定办理合同付款；
7.5.1.3由机电保所有订立渠道合同，公司按渠道合同采购备件，送货筹划、催货、付款等合同执行均由公司负责；
7.5.1.4由公司自行订立备件合同由公司负责合同执行；
7.5.2合同管理
7.5.2.1合同应有专人管理且需对合同进行登记，以便及时掌握合同执行状况，合同执行状况登记表格式如下：
年度 公司备品备件合同登记表
截止 月 日 单位：万元
合同号
合同重要内容
订立厂家
总 价
交货期
到货状况
付款状况
备注

7.5.2.2公司每季度应将合同执行状况登记表反馈给机电保所有，以便机电保所有及时、精确理解掌握合同执行状况。
7.6　备品配件采购渠道管理
7.6.1潜在供应商管理：采购管理人员依照各子公司备品配件需求筹划，对需求各类备品配件市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性调查、分析、论证，充分做好采购前准备工作。
7.6.2潜在供应商资信检查：对经市场调查后选定各供应厂商进行资信审查（如民事资格、经营范畴、注册资本、生产和技术水平、履约能力和公司信誉、产品质量等），以拟定与否具备合同履约能力和独立承担民事责任能力。
7.6.3供应商评审工作流程：
备件采购部门

备件管理人员填制供应商评审表
合同审计部门
　　　　 　　　 评审意见汇总

使用部门