大型超市公司员工档案管理规定模版).docx

文档信息

*文件名称
xx员工档案管理规定
*文件编号
CRV-HR-053
*文件所有者
人力资源中心
*文件属性
人力资源、人员与文化、指引、技能知识
*流程树路径
综合性后台、人力资源管理、HR运营管理、档案管理
*关联文件
《xx人力资源基础档案归档操作指引》
《xx保密制度》
《xx人力资源基础档案管理手册》
《xx人力资源系统运维管理制度》
《xx总部PeopleSoft系统数据录入管理规定》
*文件密级
秘密

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明
批准人
xx-01-01
庄严
V2.0（xx）
文件修改
王宪亮
2013-01-01
胡信友
V1.0（2013）
新文件建立
洪杰

文件说明

*目的
为了规范员工档案的管理，依法维护员工档案的有效性与完整性，合理利用档案信息资源，实现档案管理的规范化、制度化及科学化，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本规定
*适用范围
业态：

业务单元：

职能：

*流程结构

xx员工档案管理规定
一、 定义
一级档案 （人事档案） ：记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的各种文件材料，是个人身份、学历、资历等方面的证据，具有凭证、依据和参考作用 。
二级档案 （工作档案或公司档案） ：公司在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面考察员工工作表现的重要依据 。
二、 适用范围
一级档案管理参照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及各地政府政策。
本规定适用于xx总部、各业务单元及DC所有正式员工的二级档案保管工作。
三、 原则
1 保密性：员工档案管理严格执行保密制度，任何人员不得故意传播或泄露员工档案信息，未经允许不得复印、销毁档案资料，不得随意删改、伪造档案资料，不得倒卖牟利、擅自转移，违者将按公司相关规定予以处罚。
2 完整性：员工档案资料必须完整，包括各类证明材料、经签名确认的表单等。
3 真实性：员工档案资料必须真实、准确。
4 及时性：员工的各类档案资料，应按本规定时限要求归入员工档案。
5 属地存放、分级管理：员工档案按属地管理原则，如编制归属总部常驻业务单元工作的总部人员，档案存放在常驻工作地，同时实行分级管理原则；其中常驻xx总部职能人员、业务单元负责人档案及DC负责人档案由总部保管, 业务单元总部职能人员、城市公司负责人档案、城市公司总部职能人员、大超门店负责人档案由业务单元保管；门店人员（除门店负责人外）档案由门店保管。
四、 职责说明
1 总部人力资源中心
1.1 制定、修订公司员工档案管理规定；
1.2 制定操作指引以及相关模板；
1.3 指导、协调业务单元按规范操作；
1.4 办理总部员工、业务单元负责人档案的保管、存档、转移、调阅手续等。
2 城市平台人力资源部门
2.1 组织设置：基于资源集中性原则，全国设定南京、西安、天津、杭州、沈阳、上海、深圳、北京八个人力资源虚拟城市平台，简称“城市平台”。
2.2 对象范围：包括编制归属总部常驻业务单元工作的人员；
2.3 组织承接载体：城市平台设立初期，由平台所在城市对应业务单元人力资源部负责承接，担任城市平台HR执行操作主体。
2.4 制定本平台的档案管理操作细则；
2.5 依据本规定及本平台管理操作细则，办理档案的保管、存档、转移、调阅手续等。
3 业务单元人力资源部门
3.1 制定本业务单元的档案管理操作细则；
3.2 依据本规定及本业务单元管理操作细则，办理档案的保管、存档、转移、调阅手续等。
4 档案管理职能岗
4.1 对形成的档案资料进行收集、整理、归档等；
4.2 办理档案的转移、调阅手续等；
4.3 保持档案存放处的清洁卫生，做好档案安全、防护工作；
4.4 遵守公司保密制度，确保档案资料的完整、真实与保密。
4.5 建立日常档案台账，保管相关扫描件、图片等数字化档案资料。
五、 档案的建立
1 新员工入职时即建立档案，资料由招聘配置职能部门依据新员工档案内容要求进行收集，劳动合同盖章后后一周内将上月完整的入职员工档案转至档案管理职能岗。
2 档案管理职能岗需检查档案内容的完整性，并对档案进行编号，于每月15日前进行存档。
3 档案的编号：所有员工档案均需进行档案编号，具体以人力资源系统中的员工ID号为档案编号，同时附上员工姓名，即“员工ID+员工姓名”，档案标签格式见《档案编号模板》。
4 新入职员工档案内容包括：
序号
资料名称
原件/复印件
备注
1
*岗位申请表（贴免冠近照）
原件
所有人员均须提供
2
*员工手册确认书
原件
3
*身份证或相关证明
复印件
4
*劳动合同/雇佣合约
原件
6
*离职证明或相关证明
原件/复印件
7
♦个人简历
复印件
职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店M类/P类人员需提供（创业者、私营业主、应届毕业生等除外），其他人员有则提供；香港地区参照执行
5
♦保密协议
原件
职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店M类/P类人员必须提供，其他人员有则提供
8
♦面试/复试评价表
原件
9
♦录用审批表
原件
10
♦学历证书/学历验证证明
复印件
11
♦学位证书/学位验证证明
复印件
12
♦体检证明
原件
13
⊙职称/技能证书
复印件
有则提供
14
⊙入职测试试卷
原件
15
⊙推荐表
原件
16
⊙测评报告
原件/复印件
17
⊙其它应归档资料
原件/复印件
5 档案管理职能岗需根据档案内容，建立日常档案台账，保管相关扫描件、图片等数字化档案资料。
6 说明：
6.1 档案内容请按此顺序叠放保存；续签的劳动合同/雇佣合约存放时与新入职的劳动合同/雇佣合约一起叠放（即所有新签、续签劳动合同/雇佣合约放置在一起）。
6.2 以上资料标“*”的代表所有员工入职时必须提供；标“♦”的代表职能部门全体员工、门店经理级（含）以上人员、门店M类/P类人员入职时必须提供，其他人员有则提供；标“⊙”的代表有则提供（下文出现的符号代表意义类同）。
六、 档案的更新
1 个人信息更新
1.1 为保障员工档案资料的准确，当员工的身份证信息、学历、职称/职业资格、通讯地址、联系电话、紧急联系人及其联系电话等发生变化时，员工应于个人信息变更后七个工作日内通过员工自助系统或到对应人力资源部门进行信息变更，以确保自身的各项权益。若员工未及时通知对应人力资源部门，因此而造成的一切后果，由员工本人承担。
1.2 员工进行身份证信息、学历、职称/职业资格等信息变更时，需提供相应证书/证件的原件及复印件，人力资源部门查验原件后，于七个工作日内在人力资源系统中对相关信息进行变更，档案管理职能岗应于每月15日前将上月收到的资料复印件存入员工个人档案。
2 工作资料更新
2.1 由于目前公司人事信息系统及公文发布系统已全面使用并普遍认可，后期档案更新将采用系统更新为主，纸质存档为辅的原则。 如奖惩、异动、任免、绩效评估等纸质存档文件，人事信息系统更新相应信息后，相应纸质存档资料由各职能岗位保管一年（以最后签批时间为起始点）并按月保存清晰的扫描件备查，责任部门和员工本人一年内对系统信息有确认、核实的责任和权力。期满一年后，各职能岗位将按月保存的纸档资料转交给档案管理岗统一存档。
2.2 协议类文件（劳动合同、保密协议及其他类型协议），仍必须纸质存档。
2.3 特殊情况和特殊地区，档案更新标准经总部人力资源中心确认后，可进行针对性相应调整。
3 离职资料
3.1 档案管理职能岗应于每月15日前将上月离职人员的档案资料进行存档。
3.2 自动离职员工及解除劳动合同人员，将《解除/终止劳动合同通知书》及其他证明资料（邮寄快递单复印件）作为离职资料进行存档。
3.3 离职人员档案内容除上述入职资料、在职期间更新的资料外，还包括以下内容：
序号
资料名称
原件/复印件
备注
1
*辞职申请书
原件
所有离职人员均须提供
2
*离职审批表
原件
3
*交接清单
原件
4
⊙离职问卷
原件
有则提供
5
⊙离职面谈表
原件
6
⊙《解除/终止劳动合同通知书》
原件
7
⊙《解除/终止劳动合同协议书》
原件
8
⊙审计报告（离职）
复印件
9
⊙其它应归档的档案资料
原件/复印件
七、 档案的保管
1 档案的存放与安全
1.1 档案的存放应将在职人员档案与离职人员档案分开存放
1.1.1 在职员工档案：原则上要求所有在职员工档案按员工ID号由小至大依次排列存放；考虑到个别业务单元门店特点，门店也可按部门排列、在同部门内再按员工ID号由小至大依次排列存放。
1.1.2 离职员工档案：档案管理职能岗应于每月15日前将上月离职人员的档案资料转至离职人员档案类；离职员工档案的存放以月为单位，原则上要求同月离职人员档案归入同一档案袋/盒，并在档案袋/盒正面贴上离职人员清单，包括离职人员姓名、人员ID、部门、离职原因、离职日期、离职手续完备日期等；若当月离职人员较多，可使用多个档案袋/盒存放。
1.2 员工档案应安排专人管理，设置专门的档案室或档案柜，保存在安全、干燥、通风的独立存放处，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作；
1.3 非档案管理职能岗不得随意进出档案存放室；
1.4 档案管理职能岗、档案借阅人员不得随意将员工档案带离工作场所；
1.5 档案的转移、调阅/归还均需进行登记。
1.6 扫描件、图片等电子资料，需按要求，妥善保管。
2 检查
上级人力资源部门应对所管辖单位的员工档案进行不定期检查，发现问题应及时采取措施进行修正。
3 离职人员档案自员工离职之日起至少保存三年（香港地区按当地法律规定执行），执委、一级部门负责人的离职档案，如保管期限满后，档案销毁前需扫描存档（图片需清晰可辨识）。
八、 档案的调阅
1 调阅范围
1.1 执委会成员、职能部门负责人、门店负责人、人力资源内部各模块人员根据工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅所管辖组织范围内员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息、纸质档案复印件或查阅原件。
1.2 审计防损监察部门根据工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅所管辖组织范围内被审计或被调查员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息、纸质档案复印件。
1.3 公安机关或检察机构等政府部门工作人员因工作需要，经对应的人力资源部门负责人审批同意后，可按本规定调阅公函所示员工的档案信息资料，但仅限于调阅档案资料个人电子信息。
1.4 员工本人不得调阅员工自己的档案。
2 调阅要求
2.1 所有调阅申请人员需填写《档案调阅申请表》，并经相关人员审批同意后方可调阅：
2.1.1 人力资源内部各模块人员需调阅员工档案的，需调阅申请人所属模块负责人和档案管理职能岗所属模块负责人审批同意；
2.1.2 公司其他职能部门/门店负责人需调阅员工档案的，需部门/门店负责人、对应人力资源部门负责人审批同意；
2.2.2 如公安机关或检察机构等政府部门工作人员因工作需要，向公司调阅员工档案个人信息资料的，需调阅申请部门出具正式公函，并由对应的人力资源部门负责人审批同意。
2.2 档案管理职能岗凭审批同意后的《档案调阅申请表》中所列资料清单，由调阅申请人签字后，将相关资料给到调阅申请人。
2.3 调阅人员应严格遵守公司保密制度，不得传播、复印资料信息，不得传阅给他人；同时应切实保证所借阅资料的安全、保密与完整，若有遗失、缺页、损坏等情况，应立即采取补救措施，并按公司相关规定对调阅申请人予以相应处罚。
2.4 所有借出并需归还的档案资料，需在当天下班前归还。
2.5 档案资料归还时，档案管理职能岗应仔细核实所归还档案资料是否与《档案调阅申请表》中所列资料清单一致，无误后由档案管理职能岗、调阅申请人签字确认后将档案资料归档。
九、 档案的转移
1 当员工发生跨业务单元、城市/区域或门店异动后，异动前档案管理职能岗应于员工异动后一个月内将员工档案原件（香港地区按当地法律规定执行）转移至异动后档案管理职能岗；
2 档案管理职能岗在办理员工档案转移时，应当对档案资料进行保密，并保持档案的完整性和真实性，档案不完整的，原则上要求在员工异动前补齐；
3 档案转移时，异动前档案管理职能岗应完备《档案转移记录表》并签字确认，同时将档案密封好并加盖档案密封章或人事章后传递至异动后档案管理职能岗；
4 异动后档案管理职能岗收到员工档案后，应根据《档案转移记录表》核对档案资料的完整性，资料完整的，异动后档案管理职能岗应在《档案转移记录表》签字确认，并于收到档案后二个工作日内将《档案转移记录表》原件或扫描件传至异动前档案管理职能岗存档。
5 奖惩、异动、任免、绩效评估等纸质存档文件，人事信息系统更新相应信息后，档案转移时，以系统履历信息为准，相应奖惩、异动、绩效评估等纸质文件可不做转移，历史档案中如已保管有相应文件， 则仍需转移。
十、 档案的销毁
1 离职人员档案保管期限届满后，可按以下方式对档案进行销毁：
1.1 机械粉碎：采用粉碎机械进行粉碎，纸质文档变成小纸条或者小碎片；
1.2 焚烧处理：采用专业的焚烧炉对资料进行焚烧处理；
1.3 其它处理方式，如填埋处理等。
2 在职人员档案、保管期限内的离职档案不得销毁。
十一、 档案的检核
1 总部档案管理职能岗至少每年对各业务单元员工的档案保管及资料完整情况进行检核；业务单元档案管理职能岗至少每半年依据对本业务单元内各城市/区域公司、门店员工的档案保管及资料完整情况进行检核。
2 对不符合公司档案管理规定的部门/门店，应根据检核结果进行下一步的优化调整；对档案管理特别混乱或档案资料严重不全的，按公司相关规定给予相应处罚。
十二、 附则
本规定由总部人力资源中心负责解释和修订，自xx年1月1日起生效施行。本规定自生效起，原2013年1月1日生效的《xx员工档案管理规定》停止使用。
十三、 附件
1 《附件1-档案调阅申请表》
2 《附件2-档案转移记录表》
3 《附件3-档案封条》
4 《附件4-档案编号模板》
5 《附件5-档案管理流程》
6 《附件6-档案销毁台账》
7 《附件7-档案花名册模板》