大型超市公司员工档案管理规定模版).docx
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1、文档信息*文件名称xx员工档案管理规定*文件编号CRV-HR-053*文件所有者人力资源中心*文件属性人力资源、人员与文化、指引、技能知识*流程树路径综合性后台、人力资源管理、HR运营管理、档案管理*关联文件xx人力资源基础档案归档操作指引xx保密制度xx人力资源基础档案管理手册xx人力资源系统运维管理制度xx总部PeopleSoft系统数据录入管理规定*文件密级秘密文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明批准人xx-01-01庄严V2.0(xx)文件修改王宪亮2013-01-01胡信友V1.0(2013)新文件建立洪杰文件说明*目的为了规范员工档案的管理,依法维护员工档案的有效性与完整性,合
2、理利用档案信息资源,实现档案管理的规范化、制度化及科学化,根据中华人民共和国档案法及相关法律法规,结合公司实际情况,特制定本规定*适用范围业态:业务单元:职能:*流程结构xx员工档案管理规定一、 定义一级档案 (人事档案) :记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的各种文件材料,是个人身份、学历、资历等方面的证据,具有凭证、依据和参考作用 。二级档案 (工作档案或公司档案) :公司在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是全面考察员工工作表现的重要依据 。二、 适用范围一级档案管理参照中华人民
3、共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法及各地政府政策。本规定适用于xx总部、各业务单元及DC所有正式员工的二级档案保管工作。三、 原则1 保密性:员工档案管理严格执行保密制度,任何人员不得故意传播或泄露员工档案信息,未经允许不得复印、销毁档案资料,不得随意删改、伪造档案资料,不得倒卖牟利、擅自转移,违者将按公司相关规定予以处罚。2 完整性:员工档案资料必须完整,包括各类证明材料、经签名确认的表单等。3 真实性:员工档案资料必须真实、准确。4 及时性:员工的各类档案资料,应按本规定时限要求归入员工档案。5 属地存放、分级管理:员工档案按属地管理原则,如编制归属总部常驻业务单元工作的总部人员,
4、档案存放在常驻工作地,同时实行分级管理原则;其中常驻xx总部职能人员、业务单元负责人档案及DC负责人档案由总部保管, 业务单元总部职能人员、城市公司负责人档案、城市公司总部职能人员、大超门店负责人档案由业务单元保管;门店人员(除门店负责人外)档案由门店保管。四、 职责说明1 总部人力资源中心1.1 制定、修订公司员工档案管理规定;1.2 制定操作指引以及相关模板;1.3 指导、协调业务单元按规范操作;1.4 办理总部员工、业务单元负责人档案的保管、存档、转移、调阅手续等。2 城市平台人力资源部门2.1 组织设置:基于资源集中性原则,全国设定南京、西安、天津、杭州、沈阳、上海、深圳、北京八个人力
5、资源虚拟城市平台,简称“城市平台”。2.2 对象范围:包括编制归属总部常驻业务单元工作的人员; 2.3 组织承接载体:城市平台设立初期,由平台所在城市对应业务单元人力资源部负责承接,担任城市平台HR执行操作主体。2.4 制定本平台的档案管理操作细则;2.5 依据本规定及本平台管理操作细则,办理档案的保管、存档、转移、调阅手续等。3 业务单元人力资源部门3.1 制定本业务单元的档案管理操作细则;3.2 依据本规定及本业务单元管理操作细则,办理档案的保管、存档、转移、调阅手续等。4 档案管理职能岗4.1 对形成的档案资料进行收集、整理、归档等;4.2 办理档案的转移、调阅手续等;4.3 保持档案存
6、放处的清洁卫生,做好档案安全、防护工作;4.4 遵守公司保密制度,确保档案资料的完整、真实与保密。4.5 建立日常档案台账,保管相关扫描件、图片等数字化档案资料。五、 档案的建立1 新员工入职时即建立档案,资料由招聘配置职能部门依据新员工档案内容要求进行收集,劳动合同盖章后后一周内将上月完整的入职员工档案转至档案管理职能岗。2 档案管理职能岗需检查档案内容的完整性,并对档案进行编号,于每月15日前进行存档。3 档案的编号:所有员工档案均需进行档案编号,具体以人力资源系统中的员工ID号为档案编号,同时附上员工姓名,即“员工ID+员工姓名”,档案标签格式见档案编号模板。4 新入职员工档案内容包括:
7、序号资料名称原件/复印件备注1*岗位申请表(贴免冠近照)原件所有人员均须提供2*员工手册确认书原件3*身份证或相关证明复印件4*劳动合同/雇佣合约原件6*离职证明或相关证明原件/复印件7个人简历复印件职能部门全体员工、门店经理级(含)以上人员、门店M类/P类人员需提供(创业者、私营业主、应届毕业生等除外),其他人员有则提供;香港地区参照执行5保密协议原件职能部门全体员工、门店经理级(含)以上人员、门店M类/P类人员必须提供,其他人员有则提供8面试/复试评价表原件9录用审批表原件10学历证书/学历验证证明复印件11学位证书/学位验证证明复印件12体检证明原件13职称/技能证书复印件有则提供14入
8、职测试试卷原件15推荐表原件16测评报告原件/复印件17其它应归档资料原件/复印件5 档案管理职能岗需根据档案内容,建立日常档案台账,保管相关扫描件、图片等数字化档案资料。6 说明:6.1 档案内容请按此顺序叠放保存;续签的劳动合同/雇佣合约存放时与新入职的劳动合同/雇佣合约一起叠放(即所有新签、续签劳动合同/雇佣合约放置在一起)。6.2 以上资料标“*”的代表所有员工入职时必须提供;标“”的代表职能部门全体员工、门店经理级(含)以上人员、门店M类/P类人员入职时必须提供,其他人员有则提供;标“”的代表有则提供(下文出现的符号代表意义类同)。六、 档案的更新1 个人信息更新1.1 为保障员工档
9、案资料的准确,当员工的身份证信息、学历、职称/职业资格、通讯地址、联系电话、紧急联系人及其联系电话等发生变化时,员工应于个人信息变更后七个工作日内通过员工自助系统或到对应人力资源部门进行信息变更,以确保自身的各项权益。若员工未及时通知对应人力资源部门,因此而造成的一切后果,由员工本人承担。1.2 员工进行身份证信息、学历、职称/职业资格等信息变更时,需提供相应证书/证件的原件及复印件,人力资源部门查验原件后,于七个工作日内在人力资源系统中对相关信息进行变更,档案管理职能岗应于每月15日前将上月收到的资料复印件存入员工个人档案。2 工作资料更新2.1 由于目前公司人事信息系统及公文发布系统已全面
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