IT固定资产管理新规制度.doc

IT固定资产管理制度
网络运维部 .4

目录

目录 1
一、目标 2
二、IT固定资产定义 2
三、管理分工 2
四、管理事项 2
4.1 主管部门职责 2
4.2 使用部门职责 2
五、IT固定资产采购 3
六、IT固定资产验收及入库 3
七、IT固定资产领用及变更 3
八、IT固定资产使用和保管 4
九、IT固定资产维修 4
十、IT固定资产报废 4
十一、IT固定资产清查 5
十二、奖惩 5
十三、附则 5
十四、附件 6

一、目标
为了更高效地利用IT固定资产,实施IT固定资产统一管理,加强对IT固定资产维修和保养,建立岗位责任制和操作规范,根据集中领导、统一管理标准以IT固定资产类别确定分工管理,特制订本管理制度.
² 本制度由网络运维部制订,总裁办审核并公布.
² 本制度条款由网络运维部及财务部共同负责解释.

二、IT固定资产定义
IT固定资产为采购价格高于元人民币IT设备（含全套附件）；或采购价格不足元人民币,但其高度依附于于另一IT固定资产IT设备.
常见IT固定资产包含但不限于：
² 服务器
² 网络设备网络安全设备
² 打印机
² 投影仪
² 电视机
² 台式电脑（含显示器）
² 笔记本电脑
² 测试移动设备
² 摄影器材及其附件

三、管理分工
3.1 网络运维部作为IT固定资产管理主管部门,负有IT固定资产统一管理及购置权.网络运维部负责建立健全IT固定资产明细数据.
3.2 财务部作为IT固定资产管理协作部门,负责IT固定资产盘点监盘工作.IT固定资产盘点工作应每三个月末盘点一次,特殊情况不能确保每三个月盘点,应确保每十二个月最少盘点一次.
3.3 其它部门负责IT设备日常使用管理.

四、管理事项
4.1 主管部门职责
4.1.1 随时掌握IT固定资产使用情况.
4.1.2 负责监督配合使用单位做好设备使用和维护,确保设备完好提升利用率,并定时组织设备清点,确保实物和IT明细数据相符.
4.1.3 负责IT固定资产管理,做好IT固定资产分类,并建立IT固定资产档案,粘贴标签,负责审批并办理验收、调拨、报废、封存、启用等事项.
4.1.4 依据使用部门使用情况,组织编制IT设备维修计划,并按计划实施.
4.1.5 严厉财经纪律,对违反IT固定资产管理制度,私自赠予、变卖、拆解和破坏IT固定资产现象,要严格追查责任,视情节给处罚.
4.2 使用部门职责
4.2.1 各IT固定资产使用部门负责本单位设备管理工作,应设置专职或兼职设备管理员,每台设备要明确使用、保管、维护责任者.
4.2.2 严格实施技术操作规程和维护保养制度,确保设备完好、清洁和安全使用.
4.2.3 建立IT固定资产明细数据,IT固定资产领用、调出、报废必需经主管部门及总经理同意,未经同意,不得私自调动、报废,更不能自行外借和变卖.
4.2.4 依据主管部门要求定时组织IT固定资产盘点,做到实物和IT明细数据相符.

五、IT固定资产采购
5.1 企业由网络运维部统一负责IT固定资产采购.一般IT固定资产采购指定供给商为京东商城、亚马逊.网站服务器采购指定供给商为DELL（中国）.特殊情况下需从非指定供给商处采购IT固定资产,由需求人自行根据企业采购步骤采购,网络运维部提供技术咨询.
5.2 企业全部IT固定资产严格依据上十二个月度所制订预算进行采购,标准上采购金额及范围不能超出预算.
5.3 特殊情况下需要新增采购或超标采购,需由申请人提出书面申请,申请人所在一级部门责任人同意,并经网络运维部确定需求及财务部确定金额后交由企业CEO进行特批.网络运维部依据特批后金额及型号安排采购.
5.4 IT固定资产采购需统一填写《IT设备申请表》并经过相关审批.

六、IT固定资产验收及入库
6.1 IT固定资产采购后由网络运维部负责验收,并办理入库（IT库房）手续.
6.2 IT固定资产验收后需在30天（30个自然日）内由网络运维部监督财务部进行入账处理.
6.3 IT固定资产领用必需在相关资产办理完入库手续以后进行.

七、 IT固定资产领用及变更
7.1 职员需在网络运维部办理IT固定资产领用手续,填写《固定资产领用表》（需职员本人及一级部门责任人签字）.
7.2 当职员因工作原因需要变更IT设备配置时（比如升级内存等）,需先由IT管理员对变更需求进行评定,优先采购软件调优方法满足职员需求.如确实需要变更配置才能满足需求,需职员在网络运维部办理IT固定资产变更手续.变更手续仍需填写《IT设备申请表》并经过相关审批,网络运维部依次进行采购.审批经过后需重新填写《固定资产领用表》（需职员本人及一级部门责任人签字）.
7.3 当职员因工作原因需要更换IT设备时,需在网络运维部办理IT固定资产变更手续.变更手续仍需填写《IT设备申请表》并经过相关审批,网络运维部依次进行采购.审批经过后需重新填写《固定资产领用表》（需职员本人及一级部门责任人签字）.
7.4 职员办理离职手续时需先退还所领用IT固定资产,IT管理员在对相关资产情况进行确定,确定IT固定资产状态正常后职员需在原《固定资产领用表》上签字注销设备领用状态.如IT固定资产出现人为损坏或故障,职员需根据企业相关要求进行赔偿.完成赔偿手续后仍由职员在原《固定资产领用表》上签字立案.职员办理完IT固定资产退还手续后,由网络运维部在职员离职单相关区域签字确定.
7.5 职员未经资产管理部门同意,并未按要求填写《固定资产领用表》办理变更手续,职员无权对设备进行借出等操作.职员私自处理管理IT固定资产,一经发觉将追求职员、经办人及职员所在一级部门责任人责任.造成IT固定资产损失,将根据企业要求进行赔偿.
7.6 《固定资产领用表》由网络运维部编写并负责维护和立案.

7.7 职员办公IT设备配置标准以下：
分类
办公电脑
显示器
CPU
RAM
HDD
Graphic Card
适用职员岗位
备注
技术I类
台式机
23寸全高清
I7
32GB
1TB
独立
视频编辑

技术II类
台式机
23寸全高清
I5
16GB
500GB
集成
设计、制作

技术III类
台式机
23寸全高清
I3
8GB
500GB
集成
开发、测试、运维（DBA）

技术IV类
笔记本
14寸
I5
8GB
500GB
集成
运维（系统、安全）

非技术I类
台式机
23寸全高清
I3
4G
500GB
集成
非技术岗位（不包含销售）

非技术II类
笔记本
14寸
I3
4G
500GB
集成
销售、BD、创意

管理类
笔记本
14寸
I5
4G
500GB
集成
一级部门管理岗位

7.8 企业办公电脑管理细则详见附件三：《摇篮网办公电脑管理制度》.

八、IT固定资产使用和保管
8.1 职员为IT固定资产最小管理单位.职员领用IT固定资产/设备后,须对领用及使用期间IT固定资产负责（即责任到人）.
8.2 职员在IT固定资产使用过程中应严格根据设备使用说明使用,并避免出现人为损坏IT固定资产情况.如确定为IT固定资产被人为损坏并造成企业资产损失,职员应根据企业相关制度进行赔偿.
8.3 标准上IT固定资产仅限于企业办公区域使用,特殊情况下职员需在企业以外区域使用IT固定资产,职员除严格根据设备使用说明使用外,还应对设备进行妥善保管.当出现设备被盗或遗失情况,职员应立即拨打110报警并将相关情况上报给一级部门责任人及IT管理员.
8.4 职员有义务配合网络运维部IT管理员进行IT固定资产盘点、检验、维修工作.

九、IT固定资产维修
9.1 当正常使用状态下IT固定资产出现故障时,职员应第一时间通知到IT管理员,IT管理员在确定故障情况后将做深入处理.如故障因职员人为损伤造成,职员需根据企业相关制度进行赔偿.
9.2 IT固定资产维修期间,IT管理员将依据设备库存情况优先会为职员提供备用设备,以确保职员正常工作.职员需配合IT管理员填写《固定资产领用表》申请备用设备.设备维修后,IT管理员会将设备返还给职员使用,同时在原《固定资产领用表》做维修统计,职员给予签字确定.

十、IT固定资产报废
10.1 企业IT固定资产报废处理时,须由使用部门提出申请,填写《IT设备报废单》,帮助财务部门办理报废相关手续.
10.2 凡符合下列条件之一IT固定资产可申请报废：
² 服务器使用年限超出5年
² 服务器使用年限超出3年不足5年,经过一次维修,而且不能作为测试设备利用
² 办公设备使用年限超出3年
² 办公设备使用年限超出1年不足3年,出现故障但无维修价值
² 性能低,耗能高,而且不能作为IT测试设备利用
² 耗材或配件采购价格超出IT固定资产当月残值50%
² 出现漏电、存在火灾隐患等危害人身安全、企业资产安全
² 因事故或其它自然灾难,使设备遭受损坏无修复价值
10.3 《IT设备报废单》由财务部编写并负责维护和立案.

十一、IT固定资产盘点
11.1 为了保护IT固定资产安全和完整,各部门必需对IT固定资产进行定时盘点,以掌握固定资产实有数量,查明有没有丢失、 毁损或未列入数据明细IT固定资产,确保实物和数据相符.
11.2 IT固定资产每十二个月最少盘点一次.遇有下列情况,应该对相关IT固定资产进行全部或部分临时盘点：
² 直接经管IT固定资产人员调动工作；
² 因机构、业务变动,办理财产交接；
² IT固定资产发生很损失事故；
² 企业责任人依据工作需要决定进行临时抽查.
11.3 依据IT固定资产清查范围和任务,成立由资产管理部门、财务部门、使用部门、技术人员和实物保管人员参与盘点小组.组长由主管IT固定资产企业领导担任.

十二、奖惩
12.1 在IT固定资产管理工作中成绩突出者,可由企业给一定物质奖励.
12.2 IT固定资产保管人、使用人违反相关IT固定资产管理要求及操作规程,造成IT固定资产损失者,应予赔偿.赔偿数额依据损失大小和责任大小确定,同时追究其相关领导责任.

十三、附则
² 本措施由网络运维部会同财务部负责解释. 　
² 本措施自下发之日起实施.

十四、附件
14.1 附件一：《IT设备申请表》
14.2 附件二：《IT设备报废单》
14.3 附件三：《自带笔记本电脑补助申请表》
14.4 附件四：《企业办公电脑管理制度》
14.5 附件五：《自带笔记本电脑管理制度》
14.6 附件六：《自带笔记本协议书》

附件四：
摇篮网办公电脑管理制度
一、  目标:为加强企业固定资产管理,提升工作质量和效率,特制订本要求. 
二、  适用范围：本制度适适用于企业全部正式职员及试用期职员. 
三、 配置条件、步骤及标准： 
1、 步骤
企业为全部已正式办理入职手续职员配置用于办公电脑设备（以下简称办公电脑）.
办公电脑配置步骤以下：

2.注意事项：

2.1.HR部门需提前一个工作日以上将已正式办理入职手续职员信息通知到网络运维部,网络运维部将在职员入职前准备好办公电脑
2.2.如HR部门未提前一个工作日以上将已正式办理入职手续职员信息通知到网络运维部,网络运维部将在收到消息下一个工作日为入职者提供办公电脑
2.3.特殊情况下网络运维部没有适宜库存,网络运维部将立即开启采购步骤.网络运维部将为入职者提供临时办公电脑
2.4.需求部门假如对标配办公电脑有要求,网络运维部将和其协商处理.网络运维部将为入职者提供临时办公电脑
2.5.标准上每位职员只配置一套办公电脑设备（笔记本电脑或台式电脑）

3.办公电脑配置标准
3.1网络运维部依据目前主流软硬件规格及岗位需要制订办公电脑标准配置单
办公电脑标准配置单每十二个月更新一次
办公电脑标准配置单以下：
分类
办公电脑
显示器
CPU
RAM
HDD
Graphic Card
适用职员岗位
备注
技术I类
台式机
23寸全高清
I7
32GB
1TB
独立
视频编辑

技术II类
台式机
23寸全高清
I5
16GB
500GB
集成
设计、制作

技术III类
台式机
23寸全高清
I3
8GB
500GB
集成
开发、测试、运维（DBA）

技术IV类
笔记本
14寸
I5
8GB
500GB
集成
运维（系统、安全）

非技术I类
台式机
23寸全高清
I3
4G
500GB
集成
非技术岗位（不包含销售）

非技术II类
笔记本
14寸
I3
4G
500GB
集成
销售、BD、创意

管理类
笔记本
14寸
I5
4G
500GB
集成
一级部门管理岗位

3.2笔记本电脑申请
特殊情况下,职员确因工作需要需配置笔记本电脑时,职员能够申请特批
申请条件及申请步骤以下：
(1)企业正式全职职员
(2)有移动办公需求并说明原因
(3)其它特殊使用需求
(4)符合IT预算
申请步骤：
填写附件一：《IT设备申请表》---IT走采购步骤
审批层级：一级部门责任人---网络运维部责任人---CTO---CFO---CEO

3.3职员自带电脑
企业许可职员自购笔记本电脑用于办公目标,对于职员使用自购符合要求笔记本电脑办公,企业给予一定经济补助....
笔记本电脑需满足办公需求,并不低于网络运维部推荐标准
(1)CPU:不低于I5
(2)RAM:不低于4GB
(3)HDD:不低于500GB 7200rpm
如需申请自带笔记本请填写附件四：《自带笔记本电脑补助申请表》,经相关领导审批后方可取得对应电脑补助.
职员自带笔记本须遵守《自带笔记本管理制度》

四、 日常管理： 
1、 企业对所购置办公电脑作为企业固定资产管理,交个人使用时必需办理领用登记手续,并将管理责任落实到使用者个人.  
2、 职员离职后应首先将办公电脑交至运维部判定机器是否完好,配件是否齐全
3、 职员办公电脑配件丢失或不全,由个人填写《丢失申明》,按配件市价赔偿,并由财务部从工资中扣除.
4、 办公电脑维修和赔偿 
（1） 运维部负责对企业职员办公电脑损坏进行判定. 
（2） 办公电脑使用者负担管理和维护职责.在使用期间电脑出现故障时,应立即报修,有运维部负责判定及维修事宜. 
（3） 维修时须认真填写维修统计. 
（4） 当办公电脑配件更换或升级时,确保台账内容和办公电脑最新同时. 
（5） 电脑在4年使用期内,可由企业统一维修,非人为原因造成维修费,在保修期内由供给厂商负担,超出保修期由企业负担.属于操作不妥或管理不善等个人原因造成故障或损坏,有使用者负担责任及维修费用. 
5、 使用者必需正确使用并妥善保管办公电脑,若在四年内因使用原因造成电脑损毁、丢失、被盗等,使用者补足电脑余值（电脑原值-已提折旧金额）,企业另购电脑给使用者使用. 
6、 办公电脑更换 
（1）企业配置办公电脑更新年限为4年,超出此年限电脑将被列入更换计划.
（2）因工作需求需要更换笔记本职员请填写《IT设备申请单》,经相关领导审批后方可更换
（3） 办公电脑整机丢失,须填写《丢失申明》,并依据当初折旧情况按价赔偿. 
（4) 《丢失申明》有财务部存档,财务部依据《丢失申明》从使用者工资内扣除对应赔偿金额.  

五、 数据保密和安全管理 
1、 电脑使用者必需采取加密等方法,自觉保守企业商业机密,未经许可,不得将企业经营数据、经营政策、管理制度、财务数据、技术设计等企业经营管理数据向外界泄露,不然企业将根据相关要求追究对应责任,造成严重后果及触犯法律根据国家相关法律法规要求进行处理. 
2、 企业关键资料、经营数据和管理文件应该立即备份,办公电脑内保留资料应该定时进行清理,立即删除不再使用企业资料
3、 个人电脑发生丢失或损毁应立即向企业汇报,并采取必需方法进行应急处理,以降低损失.企业保留追究因为使用者遗失电脑造成企业资料泄密对应责任.

六、 其它事项要求 
办公电脑标准上只确保厂家提供配置,新增其它设备需正常申请.   
职员使用办公电脑须遵守《IT固定资产管理制度》

附件五：
自带笔记本电脑管理制度
一、 总则
第一条 为加紧企业信息化建设,加强笔记本电脑管理,提升笔记本电脑使用和维护效率,降低企业固定资产成本,职员可申请自带笔记本电脑办公（职员自带电脑,是指职员自有笔记本电脑自愿用于企业办公行为）,特制订本制度.
第二条 适用范围：本企业正式职员,具体要求按要求进行审批(财务法务部、部门经理以上职位（含部门经理）人员不适用本制度).
二、 配置要求及补助标准
类别
限购品牌
要求
购机价格
购置年限
协议期限
补助发放措施
补助金额
自备笔记本电脑
推荐联想Thinkpad,可选择惠普、戴尔、IBM、宏基、MAC（其它品牌电脑可依据实际审批确定）
在充足满足岗位工作需求基础上,自带笔记本电脑配置不低于：CPU i5、内存4G、硬盘500G
3000-8000元
新电脑购机时间六个月内
参考职员《劳动协议》期限确定

按月在工资中兑现

150元/月
3000-8000元
购机时间六个月至三年（含三年）
100元/月
特殊岗位需要
因工作需要符合高端配置要求
依据实际需要定制
8000以上

会议讨论
第三条 职员申请自带笔记本电脑办公,符合条件并经审批后,企业给补助,具体要求及补助标准以下：
1. 职员自带笔记本电脑因为多种原因不用用于正常工作,在条件许可下可借用企业备用电脑临时办公,备机使用时间超出7个工作日,15天以内,当月补助核减50%,累计超出15天以上,当月补助费用全部核减；
2. 申请自带电脑职员需提供正规电脑购置发票,标准上同一台笔记本补助年限不超出四年.
3. 申请自带笔记本职员需遵守企业管理制度并签署相关协议书
三、 权利和义务
第四条 申请人自带笔记本电脑经同意后,可根据补助标准进行补助.
第五条 职员提供笔记本电脑购置发票必需是正规发票,不然不予补助.
第六条 申报笔记本电脑必需和以后工作中使用电脑一致,如企业发觉申报电脑和使用电脑不一致,企业有权终止协议,并要求职员返还前期享受电脑贴.
第七条 试用期职员可向企业申领笔记本电脑备机,用于试用期间学习和工作；职员转正后需自备笔记本电脑,30天内签署笔记本电脑补助协议,原笔记本备机退还企业；试用期已自备笔记本电脑职员,转正后可办理补助协议,经部门确定补助时间能够从入职起计算；
第八条 享受补助电脑需用于企业业务,依据企业要求安装操作系统、安全及应用软件、不得随意更改删除,并随时接收企业监管.对于自带笔记本出现故障,企业IT人员处理办公软件,操作系统（自带正版操作系统无法恢复为出厂状态）等软件故障,硬件问题自己联络客服处理.
第九条 职员对自己工作所需电脑有明确认识,因自带电脑达不到工作要求带来一切后果自负（比如：工作失误,加班等等）
第十条 享受补助电脑在使用过程中产生维修、增加配置费用和因损毁或丢失多产生损失均由职员个人负担,企业仅提供相关维修提议.
第十一条 笔记本电脑淘汰期限为4年,使用超出4年笔记本电脑,不得用于企业办公使用；
第十二条 职员在本企业服务期间购置笔记本电脑,期限超出4年,经过IT部门判定并经企业相关领导审批,在不影响工作需要情况下,淘汰期可合适延长.
第十三条 笔记本使用期限超出四年,职员另购置符合补助标准电脑,可重新签署协议
第十四条 职员电脑丢失、损坏或离职等原因所致使得协议无法继续实施时,本协议终止；
第十五条 享受补助电脑中存放和企业相关文档资料、计算机软件、技术秘密、经营秘密或其它商业秘密等,其全部权均归企业全部,申请人应严格遵守企业相关保密制度和协议要求,对企业相关秘密应严格保密,不得向任何第三方泄露；
第十六条 职员自备笔记本电脑使用情况由部门负责监控,无法正常使用电脑需立即通知行政和IT,经判定后方便立即终止补助协议；
第十七条 自带电脑应配合企业相关网络管理制度,使用企业设置固定IP,并做好电脑安全防范方法.
第十八条 申请人应定时将笔记本电脑上企业数据进行备份,企业要求进行笔记本电脑中和企业相关数据备份时,申请人必需主动配合；
第十九条 申请人离职时,必需把和企业全部相关文件等资料备份给企业,备份完成后必需全部清除,申请人不得进行未经许可任何备份,同时本协议终止.
四、 审批步骤
第十七条 自带笔记本电脑办公申请步骤：
1. 申请人提交《职员自带笔记本电脑办公申请单》并附购置笔记本发票
2. 申请人部门经理审核；
3. IT审核
4. 运维经理审核；
五、 管理职责
第十八条 各部门审批人管理职责：
1. 申请人所在部门经理：审核确定申请人岗位是否需要配置笔记本电脑；
2. IT审核申请人自带笔记本电脑配置是否能够满足工作需求；
3. 运维经理审批经过后,行政立案,并报财务部根据本制度对申请人电脑补助管理.
第十九条 若申请人违反本制度及企业其它相关制度,经核实后企业将追回相关电脑补助,取消补助资格,并依据情况给警告、通报批评,严重者解除劳动关系.
第二十条 此制度自公布之日起开始实施.

附件六：
协 议 书
甲方：
乙方（企业）：
为了保障双方利益,避免纠纷,在双方自愿平等基础上,协商一致,签订以下协议：
一、协议期限
自________年_____月 _____日起至______年_____月____日止,协议期限为 年,甲方自带笔记本电脑一台,用于企业办公使用,电脑品牌及配置以下：
序号
项目
说明
发票复印件
1
品牌型号

2
购机时间

3
配置

二、补助金额： 元/月,每个月补助费用随工资一起支付；
三、其它约定事项
1、享受补助电脑中存放和企业相关文档资料、计算机软件、技术秘密、经营秘密或其它商业秘密等,其全部权均归企业全部,甲方应严格遵守企业相关保密制度和协议要求,对企业相关秘密应严格保密,不得向任何第三方泄露；
2、甲方应定时将笔记本电脑上企业数据在企业备份,企业要求进行笔记本电脑中和企业相关数据备份时,甲方必需主动配合；
3、如补助金额已达成购机价格将停止补助,同一台笔记本补助年限不超出三年.
4、协议期间,甲方笔记本电脑所发生更换、升级和维护费用甲方自负；
4、协议期间,甲方笔记本电脑损坏、丢失或职员辞职、解聘等,协议自动终止；
5、未尽事宜,双方友好协商；
四、本协议一式二份,双方各持一份,含有相同法律效力

甲方签字：                         乙方章：
日期：                              日期：