费用报销管理新规制度.doc

——费用报销管理办法及实行细则

第一章 总则
为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，依照《资金审批制度》和《费用预算制度》，特制定公司费用报销制度及实行细则。
第二章 关于报销审批流程及原则
一、 报销流程
1、普通报销流程（预算范畴之内或有经审批费用）
经办人――本部门经理（或上级主管）——财务审核――副总经理——总经理审批——出纳支付
2、特殊报销流程（预算之外或没有经审批费用）
原则上预算之外或没有经审批费用是不予以报销支付，如确属公司正常经营和发展需要而发生开支，可按如下流程报批：
经办人填制单据并补申请报告――本部门经理（或上级主管）复核――财务审核——副总经理审批——总经理审核——董事长审批――出纳支付
二、 审批原则
1、 费用报销需经办人主管领导批准，不得自行批准自己报销费用。
2、 不得逾越流程，不得未经直接领导审批，直接提交公司总经理审批，不得未经财务人员审核直接提交公司总经理审批。
3、 出纳必要凭由经总经理、财务负责人均签名后报销单支付有关费用，一旦发现违规操作，对
出纳通报批评，如导致经济损失，由出纳及有关人员承担连带责任。
三、 报销、审批及审批责任
经办人：因公办理业务时应向对方索取相应原始单据，经济业务发生后应及时精确填写报销单
据，对经办经济业务及提供原始单据真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需相应文献或资料。
部门负责人：对本部门发生经济业务进行确认及对经办人提供原始单据进行审核，对报销业
务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员审核工作。
财务人员：审核报销经济业务与否符合相应规定，审核报销所提供原始单据与否符合相应规定审核报单据中与否按规定填写相应项目和内容。对不符合规定报销单据、原始单据及填写不规范行为提出相应解决意见。

第三章 报销原则
1、 预算内费用方可直接报销。
2、 所有报销均遵循“谁支出、谁报销”原则，禁止假借她人名义报销自己费用行为。
3、 禁止报销虚假费用行为。
4、 无预算或预算外费用报销须经副总经理订立意见、总经理或董事长批准后方可列支。
5、 每办一次业务，应当填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费无论金额大小，一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“×月”费用，或多次业务单据分不清，财务部不予受理。
6、 所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”流程，财务人员应依照预算来审核和支付。
有关预算外费用在发生费用前，应当先书面请示副总经理、总经理得到批准后才可以发生有关费用，坚决杜绝“先斩后奏”现象，事先申请以总经理签名日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急状况时，应电话或邮件告知总经理，得到允许后才可进行。事后应及时补充申请表，作为报销根据。
7、 关于报帐时限，当月期间费用最迟在次月15日前报销，差旅费用必要在结束后五个工作日
内报销。逾期单据，财务部不再受理，由此导致损失，由报销人自己承担。因单据不合规定，被退回按规定可以重新报销，应在5个工作日内解决，并在报销单附件上阐明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内单据；被退回不得重新报销，下次拿回再报销，一经发现，将严肃解决。特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面报告，分公司由总经理订立意见后才可以报销。
8、 跨年度费用必要在次年1月30日之前填单报销，年终结算后不论何种因素均不得报销上年
度费用。
9、 大额支付款项必要使用支票或其她银行结算方式，超过5000元而用钞票支付，报销时必要
详细阐明因素，经财务部审核，无合法理由，一律退回。
10、 对于报销款出纳一律转入报销人银行卡，如从出纳处领取报销现款时，需报销人签名确认。

第四章 提供原始凭证和报销单填写规定
1、 因公发生经济业务时，经办人员必要向对方索取原始单据。未获得原始单据或虚假原始单据
一律不予报销。
2、 报销时提供原始单据必要是由税务部门监制发票或由财政部门监制收据，以及预算报
告、专项申请等附件。原始单据必要真实、合法，与开支内容一致。对于标有“客户/顾客（单位）名称”发票务必由开票人填写相应公司名称，自己补充填写为无效发票，不予受理。无“客户/顾客名称”发票，不需填写。另报告、申请等附件必要是经权限人员签字批准纸质件。
3、 各种类型发票应当分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。票据粘贴混乱，不
注明张数、金额单据一律退回。
4、 原始单据遗失应尽量获得了出票单位原单据复印件并盖上出票单位财务专用章，经财务部
订立意见后方可报销。
5、 报销单上所有内容均需完整填写，禁止用圆珠笔填写报销单、禁止涂改，报销单“经办人”
务必由本人亲笔签名，单据填写不齐全和涂改，一律不予受理。

第五章 重要费用管理规定
费用管理把关人为财务人员，财务人员应遵循《资金审批权限》和《费用预算制度》中规定对每笔发生费用进行核查，并及时对某些费用进行归集汇总，提供精确财务数据。
一、 会议费
1. 此会议费仅指会议场地租用费、交通费、物品费、餐费等费用。
2. 经办人在报销会议费用时必要遵循真实完整原则，在报销单中需注明如下信息：开会主题、
会议地址、物品清单，会议费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿等分类汇总，直接写会议费用××元不予报销。
3. 在会议同步发生活动费，奖励费用应单独填写报销单，按活动费用和奖励费用规定报销。
4. 超预算或无预算举办会议，一律不予报销。
5. 会议结束后一周内，会议主办方应及时办理报销手续并办理相应还款手续。
二、 招待费
1、 经办人在报销招待费用时应附注明如下信息：招待时间，招待目，招待人员，陪伴人员，招
待地点阐明。
2、 招待费用发生一周内，经办人应及时办理报销手续并办理相应还款手续。
三、 市内交通费（不含四县一市）
1、 倡导节俭，外出办事，应尽量乘坐公司车辆、公交车或地铁，严格控制出租车费，如有特殊情
况需乘坐士，应事先获得主管领导批准。
2、 发生费用后，应填写月度市内交通费汇总表（见附件1）并附车票，填写报销单后于次月15
日前履行报销程序。
3、 对于出租车票，原则上必要获得税控出租车票，实在获得不了可以用手撕票代替，但坚决杜绝
多张连号或不是发生月份日期发票。
4、 项目经理/助理承担我市内项目实行期间，市内交通费按每人每日20元内限额报销。
5、 已享有公司车辆补贴人员市内办事不再报销交通费。
6、 对于长距离（如跨都市）出租车票，比照长途车票价予以报销，多余不报。
四、 差旅费
1、 差旅费指因公必要出差到合肥市区以解决工作事宜而发生交通费、生活费、住宿费等。
2、 因公出差必要填写公司统一格式《出差申请单》（见附件2）一式二份，经主管领导批准后方
可出差及报销，经主管领导审批批准后《出差申请单》作为考勤根据，交综合管理部备案（其中一份综合管理部签字确认作为报销根据）。
3、 各项费用补贴限额原则
分地区、分级别出差补贴限额表

单位：元
地区
住宿费（人/夜）
伙食补贴费（人/天）
市内交通费（人/天）
总监/部门经理
主管
员工
省会、直辖市
240
210
180
60
50
江、淅、粤地市及如下
210
180
160
50
40
其她地级市
180
150
130
40
30
县级及如下
150
120
100
30
20
备注：公司副总经理、总经理等高管人员出差期间可依照工作需要据实报销。
凡出差参加培训、会议,由主办方统一安排食宿，按实报销，培训、会议期间不享有伙食补贴
4．员工同一地点出差时间超过15日，或月合计出差（同一地点间隔3天以内）时间超过15日，应在本地租住房屋住宿，由出差人依照本地市场状况提出书面申请，交财务审核，经分管领导批准后，连同《租房合同》、房产证复印件、房主身份证复印件等材料交财务审核备案。租赁期满或合同商定阶段性房租到期，出差人持有关发票办理租房费用报销，发生市内交通费按限额20元/天内据实报销。
5．两位同性员工同行出差，应统一安排住宿，并按照单人原则150%报销住宿费用。
6.住宿费应在限额内据实报销，超过原则，无合法理由，超过某些由出差人员自理；确因工作需要，由出差人提出书面申请，经公司总经理审批批准后，予以报销。
7.住宿必要安排在有正规发票旅馆住宿，且必要开据注明单位昂首发票，发票开据日期必要与出差时间相符，获得机打发票困难，手写或定额发票必要加盖印章并注明旅馆电话号以便核算。
8.出差期间产生各项费用应填写出差行程及费用明细表(见附件3),经主管领导审核后填制费用报销单据报销。
9．公司经理及如下人员出差原则上必要乘坐长途汽车或硬坐火车，特殊状况乘坐飞机或软席火车应经分管副总经理或总经理批准。

五、 文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费
文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由综合管理部门统一采购，其她员工不得擅自采购。报销时应附填写完整采购清单、电脑小票、供应商送货单，详细列明所购商品明细，仓管、结算部门验收证明才可报销。并做好各部门领用存登记。如不能按规定提供附件一律不予报销！
六、 工程项目零星采购
1、 工程项目发生预算内零星配件、辅材确需现场采购，由项目经理提出书面申请（必要注明名称、数量、单价）经采购商务部审核后、分管领导审批后方可购买。
2、 报销时应附审批后申请单及符合规范货品发票方可办理报销手续。
四、 工程劳务费、搬运费等支出
1、 对于已订立劳务合同应按合同规定办理付款手续。
2、 对于暂时发生劳务费、搬运费应附部门经理批准申请报告方可办理报销支付手续
第六章 附则
七、 本制度由公司财务部负责制定、修订及解释。
八、 本制度自公司审议通过之日起执行。

附件1：市内交通费汇总表
年 月市内交通费汇总表
部门： 报销人：
序号
日期、时间
起点
终点
金额（元）
乘坐事由
1

2

3

4

5

6

9

10

主管领导：

附件2
员工出差申请表
填表日期： 年 月 日
申请部门

申请人

出差地点

出差人数

出差时间
月 日 时
至 月 日 时
交通工具

所需费用

出差事由

主管领导签字

综合管理部签字

附件3
出差行程及费用明细表
部门： 出差日期： 年 月 日--- 月 日 单位：元
日期
时间
摘要
起点
终点
长途车费
（元）
市内交通费
住宿费
生活补贴费原则
实际发生
限额原则
实际发生
限额原则

小计

小计计　

共计　

主管领导：

出差人：
备注：长途车费及市内交通费应按日期、时间顺序分别填写在长途车费栏及市内交通费实际发生栏；每日填写完应在下面一行，填入本日小计，在本日小计行相应栏目分别填上市内交通费限额原则、本日住宿费限额及实际发生数、生活补贴费原则；最后一行填上相应栏目共计数。