费用报销管理新规制度.doc
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1、费用报销管理办法及实行细则第一章 总则为规范公司各种开支费用报销及付款程序,加强公司财务管理,控制成本,切实保障公司利益,依照资金审批制度和费用预算制度,特制定公司费用报销制度及实行细则。第二章 关于报销审批流程及原则一、 报销流程1、普通报销流程(预算范畴之内或有经审批费用)经办人本部门经理(或上级主管)财务审核副总经理总经理审批出纳支付2、特殊报销流程(预算之外或没有经审批费用)原则上预算之外或没有经审批费用是不予以报销支付,如确属公司正常经营和发展需要而发生开支,可按如下流程报批:经办人填制单据并补申请报告本部门经理(或上级主管)复核财务审核副总经理审批总经理审核董事长审批出纳支付二、
2、审批原则1、 费用报销需经办人主管领导批准,不得自行批准自己报销费用。2、 不得逾越流程,不得未经直接领导审批,直接提交公司总经理审批,不得未经财务人员审核直接提交公司总经理审批。3、 出纳必要凭由经总经理、财务负责人均签名后报销单支付有关费用,一旦发现违规操作,对出纳通报批评,如导致经济损失,由出纳及有关人员承担连带责任。三、 报销、审批及审批责任经办人:因公办理业务时应向对方索取相应原始单据,经济业务发生后应及时精确填写报销单据,对经办经济业务及提供原始单据真实性负有直接责任,并有责任及时向财务人员提供其审核所需相应文献或资料。部门负责人:对本部门发生经济业务进行确认及对经办人提供原始单据
3、进行审核,对报销业务负有直接审核责任,并有责任协助财务人员审核工作。财务人员:审核报销经济业务与否符合相应规定,审核报销所提供原始单据与否符合相应规定审核报单据中与否按规定填写相应项目和内容。对不符合规定报销单据、原始单据及填写不规范行为提出相应解决意见。第三章 报销原则1、 预算内费用方可直接报销。2、 所有报销均遵循“谁支出、谁报销”原则,禁止假借她人名义报销自己费用行为。3、 禁止报销虚假费用行为。4、 无预算或预算外费用报销须经副总经理订立意见、总经理或董事长批准后方可列支。5、 每办一次业务,应当填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费无论金额大小,一律每发生一次填写一张。笼
4、统地在报销单上写上“月”费用,或多次业务单据分不清,财务部不予受理。6、 所有费用开支,应“先申请、后开支、再报销”流程,财务人员应依照预算来审核和支付。有关预算外费用在发生费用前,应当先书面请示副总经理、总经理得到批准后才可以发生有关费用,坚决杜绝“先斩后奏”现象,事先申请以总经理签名日期为准。总经理外出时,或本人出差在外遇紧急状况时,应电话或邮件告知总经理,得到允许后才可进行。事后应及时补充申请表,作为报销根据。7、 关于报帐时限,当月期间费用最迟在次月15日前报销,差旅费用必要在结束后五个工作日内报销。逾期单据,财务部不再受理,由此导致损失,由报销人自己承担。因单据不合规定,被退回按规定
5、可以重新报销,应在5个工作日内解决,并在报销单附件上阐明“上次退回重新填列”,以区别在正常报销时限内单据;被退回不得重新报销,下次拿回再报销,一经发现,将严肃解决。特殊延期(如外地出差时间较长),需提出书面报告,分公司由总经理订立意见后才可以报销。8、 跨年度费用必要在次年1月30日之前填单报销,年终结算后不论何种因素均不得报销上年度费用。9、 大额支付款项必要使用支票或其她银行结算方式,超过5000元而用钞票支付,报销时必要详细阐明因素,经财务部审核,无合法理由,一律退回。10、 对于报销款出纳一律转入报销人银行卡,如从出纳处领取报销现款时,需报销人签名确认。第四章 提供原始凭证和报销单填写
6、规定1、 因公发生经济业务时,经办人员必要向对方索取原始单据。未获得原始单据或虚假原始单据一律不予报销。2、 报销时提供原始单据必要是由税务部门监制发票或由财政部门监制收据,以及预算报告、专项申请等附件。原始单据必要真实、合法,与开支内容一致。对于标有“客户/顾客(单位)名称”发票务必由开票人填写相应公司名称,自己补充填写为无效发票,不予受理。无“客户/顾客名称”发票,不需填写。另报告、申请等附件必要是经权限人员签字批准纸质件。3、 各种类型发票应当分开粘贴,并在粘贴单上标出共张,金额元。票据粘贴混乱,不注明张数、金额单据一律退回。4、 原始单据遗失应尽量获得了出票单位原单据复印件并盖上出票单
7、位财务专用章,经财务部订立意见后方可报销。5、 报销单上所有内容均需完整填写,禁止用圆珠笔填写报销单、禁止涂改,报销单“经办人”务必由本人亲笔签名,单据填写不齐全和涂改,一律不予受理。第五章 重要费用管理规定费用管理把关人为财务人员,财务人员应遵循资金审批权限和费用预算制度中规定对每笔发生费用进行核查,并及时对某些费用进行归集汇总,提供精确财务数据。一、 会议费1. 此会议费仅指会议场地租用费、交通费、物品费、餐费等费用。2. 经办人在报销会议费用时必要遵循真实完整原则,在报销单中需注明如下信息:开会主题、会议地址、物品清单,会议费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿等分类汇总,直接写会议
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