深圳食品公司报销及付款管理制度样本.doc

深圳市XXX食品
报销及付款管理制度

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报销及付款步骤
规范填写费用报销单，下面附上原始凭证：发票、入库单、采购申请单、询价单等,发票和收据分开填写报销单；规范填写付款申请单，下面附上发票、入库单或对帐单、异常单及扣款说明等。

报销人（付款申请人）

对报销人报销事实负责，对多报、重报和其它舞弊行为负连带责任
部 门 经 理

依据企业报销制度、预算管理制度对报销单据、付款申请单进行审核，对它正当性、合规性、合理性进行审核，复核报销单和原始单据金额是否相符，复核付款金额是否正确

会 计

财 务 经 理

复核会计在审核过程中对企业制度实施情况，协调报销及付款业务过程中出现纠纷

财 务 总 监

审批、审核超越财务经理审批权限费用及付款事项

审批、审核超越财务总监审批权限费用报销及付款事项
总 经 理

最终审批
董事长

费用报销及付款细则
一、 快递费报销
1. 快递申请，目标地为国外快递,申请人须填写《国际快递申请表》，由部门责任人审核后，再填写快递企业快递单，然后把《国际快递申请表》、快递单和需快递物品交前台。
2. 快递经办，企业全部快递工作由行政部前台文员统一办理，前台文员参考企业《合格供给商名目》指定快递企业进行快递，并认真填写《快递登记明细表》,每七天五把《快递登记明细表》打印出来报财务总监、总经理和董事长。
3. 报销审核，前台文员进行零星快递费报销时，需填写费用报销单，注明申请快递部门，附上快递费发票或收据，发票后面附上快递单发件人联原件。部门经理签字审核，并对审核结果负责。
4. 月结付款，采取月结付款方法快递企业，付款前须和我企业对帐，无误后才能办理付款，填写付款单，附上发票、对帐单及本月《快递登记明细表》，付款手续由前台文员办理，部门经理要签字审核，并对审核结果负责。
5. 到付约定，快递给供给商样品或其它物品,尽可能采取到付方法结算。
6. 其它，企业和工厂间物品尽可能不要快递，必需优先考虑使用企业往来车辆进行捎带,在无车辆往来且又时间紧急情况下能够使用快递。
二、 差旅费报销
1．标准
项目
职员级
主管级
经理级
副总级
总经理级
交通工具

其中：火车
硬座
硬座
硬卧
硬卧
软卧
轮船
四等舱
四等舱
三等舱
二等舱
头等舱
飞机

经济舱
头等舱
汽车
豪华冷巴
豪华冷巴
豪华冷巴
豪华冷巴
豪华冷巴
市内交通费
实报实销
实报实销
实报实销
实报实销
实报实销
士费

30元/天
50元/天
实报实销
实报实销
通讯费
实报实销
实报实销
实报实销
实报实销
实报实销
住宿费

沿海、省会城市
100/天
120/天
180/天
260/天
实报实销
内地非省会市
80/天
100/天
140/天
180/天
实报实销
伙食补助

沿海、省会城市
45/天
60/天
90/天
120/天
实报实销
内地非省会市
35/天
45/天
75/天
100/天
实报实销
2．相关说明：
①沿海、省会城市指：各省省会城市，广东（东莞、佛山、中山、汕头、惠州、珠海）、浙江（温州、台州、绍兴）、福建（厦门）、海南、上海、江苏（苏州）、北京、天津、辽宁（大连）、山东（青岛）、重庆。
② 市内交通费指出差期乘坐公交车所发生费用，报销时在车票后面写上时间和起止地点、事由。
③ 士费车票后面写上时间和起止地点、事由、证实人签字，职员级人员如遇紧急情况需要打士，必需请示其经理同意后才可打，回来后经理须在票据后面署名证实。
④ 通讯费指出差期间使用公用电话所发生费用（不含手机话费），报销必需取得正当票据，票据后面注明时间、事由、通话对象。
⑤ 全部差旅费报销必需取得相关票据，没有票据标准上不予报销。
⑥ 参与各类培训，且培训期间培训单位安排食宿，统一遵照会议和培训通知，报销会务费。不得另行报销市内交通费、士费、住宿费和伙食补助。
⑦ 在深圳市范围之内，因公不能在就餐时间（12：30）返回企业，可按每人每餐15元标准报销误餐费，附上相关餐票，餐票后面注明时间和事由。
⑧ 出差途中碰到国家法定节假日，按企业轮休、换休制度处理，不予计算加班工资。
三、 业务招待费报销
① 业务招待费开支前必需填写《业务招待审批单》，外销部全部业务招待费用由外销部责任人同意，其它部门招待费须由董事长同意，各部门经理在进行业务招待费申请时一定要参考本部门预算。
② 招待费发票后面需注明时间、事由，证实人签字。进行报帐时一定要附上《业务招待审批单》，不然财务部不得报销。
四、 办公用具及其它采购报销
① 办公用具采购统一由人事行政部实施。各部门每个月定时把采购申请交到人事行政部。
② 报销时必需附上《采购申请单》、发票及购货清单，验收手续齐全，使用人领用时在对应物品清单上签收，方便财务部进行费用按部门归集。
③ 零星材料采购和工具采购，必需附上《采购申请单》；非定点供给商处购置，须如实填写《询价单》；报销时必需附上《采购申请单》和《询价单》，发票及购货清单，验收手续齐全，使用人领用时在对应物品清单上签收，方便财务部进行费用按部门归集。不然，财务部不得报销。
④ 名片和喷绘等包含到平面设计方面采购事项，可由设计部具体实施。
五、 运费及报关费用
① 中国、国际货物运输统一由物流部办理，其它部门不得私自办理。
② 物流部在企业《合格供给商名目》中择优进行合作，不得私自更改供给商和其合作。
③ 申请支付运费和报关费用时，须填写《付款审批单》，附上发票、对帐单，对帐单必需正确无误，尤其是协议号码要一一列清，各项费用不得超出行业标准，如有异常，须文字注明，物流部责任人要签字审核，并对审核结果负责。
六、 原材料货款支付
① 原材料采购指定采购部进行，采购人员在企业《合格供给商名目》中择优进行采购，采购人员不得私自更改供给商和其合作。
② 每次下采购订单,事前须由采购部责任人审核，再交财务部复核并备查。
③ 申请支付货款时，经办人须填写《付款审批单》，附上《入库单》或对帐单、发票、异常单及扣款说明，采购部责任人审核，工厂财务责任人审核，财务经理审核，财务总监审核，董事长审批。没有董事长审批，财务出纳人员不得私自付款。
④ 董事长出国或出差期间,她审批权由其授权代理人行使。
七、 外购成品及半成品货款支付
① 成品及半成品外购需结合实际情况，可由业务部门或采购部门办理。
② 采购前须进行三家比价,填写完整《询价单》，由部门责任人审核后，交财务部复核并备查，董事长审批后方可采购。
③申请支付货款时，经办人须填写《付款审批单》，附上《入库单》、发票,异常单及扣款说明，部门责任人审核，工厂财务责任人审核，财务经理审核，财务总监审核，董事长审批。
④ 董事长出国或出差期间,她审批权由其授权代理人行使。
八、 借款
1． 坚持“前款不清，后款不借”基础标准。
2． 标准上“非业务需要不得借款，个人开支不得借款”。
3． 借款人因工作需要确要借款，先填写借款申请单，注明具体用途，部门经理审核，财务经理审核，财务总监或董事长审批。
4． 工作完成后三天内，必需填写报销单，进行借款冲销。逾期不还，月底财务部能够不需通知其本人，直接从其工资中扣除。如有特殊情况，经财务总监同意后能够不从当月工资扣除，假如继续跨月，每个月全部须财务总监同意。
九、报销时间：
① 业务发生后一个星期内必需报帐，且不得跨月，逾期不予报销。
② 报销及付款时间为：每七天星期二和星期五。
十、工厂报销及付款 也参考本制度，步骤不变，在审批权限方面作以下要求：单笔报销或付款金额在5000元及以下由工厂总经理同意，工厂出纳人员每七天将报销或付款明细报送总部董事长阅示；超出5000元须报总部董事长同意。
十一、本制度自12月1日起开始施行。

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深圳市XXX食品
业务招待审批单
年 月 日 №
部门

接待人姓名

拟接待金额

被接待人资料（姓名： ）
单位

职位

到访事由

部门经理

董事长

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业务招待审批单
年 月 日 №
部门

接待人姓名

拟接待金额

被接待人资料（姓名： ）
单位

职位

到访事由

部门经理

董事长

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采购申请单
年 月 日 №
预算类别
预算内 □ 预算外 □
物品类别
办公用具□ 生产设备□ 其它□
品名及规格
数量
单价
金额
用 途

部门责任人

财务经理

财务总监

董事长

经办人：
（注：预算内采购由财务总监同意，预算外须由董事长同意。材料及成品半成品采购不需填写此表）

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采 购 询 价 单
年 月 日 №
物品名称及规格
供给商及报价
备 注

价格

价格

价格

发票
种类

发票
种类

发票
种类

联络
电话

联络
电话

联络
电话

价格

价格

价格

发票
种类

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种类

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种类

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电话

联络
电话

联络
电话

价格

价格

价格

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种类

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种类

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电话

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电话

联络
电话

价格

价格

价格

发票
种类

发票
种类

发票
种类

联络
电话

联络
电话

联络
电话

价格

价格

价格

发票
种类

发票
种类

发票
种类

联络
电话

联络
电话

联络
电话

询价人：

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国际快递申请表
年 月 日 №
部门名称及经办人

收件企业
及收件人姓名

物品名称及重量

用 途

部门责任人
审核意见

深圳市XXX食品
国际快递申请表
年 月 日 №
部门名称及经办人

收件企业
及收件人姓名

物品名称及重量

用 途

部门责任人
审核意见