物业管理公司财务制度及财务会计管理样本.doc

物业管理企业财务制度

一、财务会计管理涵义
　　财务是指企业为达成既定目标所进行筹集资金和利用资金活动。在物业管理经营过程中，各类管理服务费、特约代办服务费、多种兼营性服务收入和对应开支等，就组成了物业管理企业资金运行。
　　物业财务管理就是物业管理企业资金运行管理，在资金运行过程中，包含整个物业经营出租、管理服务收费等资金筹集、使用、花费、收入和分配。要根据政府相关要求，规范物业管理企业财务行为，加强财务管理和经济核实。物业财务管理对象就是物业经营、管理、服务资金费用和利润。为了提升经济效益，扩大收入起源，使物业不停保值增值，很多物业管理企业实施“一业为主，多个经营”方针，企业下属现有商业贸易部门，也有工程维修机构，还有出租物业及其它提供有偿服务服务机构。
　　财务管理关键内容有：对资金筹集利用管理，固定资产和经租房产租金管理，租金收支管理，商品房资金管理，物业有偿服务管理费管理，流动资金和专用资金管理，资金分配管理，财务收支汇总平衡等等。
　　财务管理任务是：
　　(一)筹集、管理资金
　　这就是要确保物业经营需要，加紧资金周转，不停提升资金利用效能，尤其是提升自有资金收益率。物业管理企业关键经济起源是房租收入、物业有偿服务管理费收入，要大力组织租金收入，加强有偿服务管理费收费工作，做到应收尽受，提升回收率。另外，在资金使用上，对各项支出要妥善安排，严格控制，注意节省，预防浪费。充足发挥资金效果。
　　(二)经济核实
　　经过财务活动加强经济核实，改善经营管理，降低修缮、维修、养护成本，不停降低消耗，增加积累，提升投资效益和经济效益。
　　(三)多元经营
　　主动组织资金，开辟物业经营市场，“一业为主，多元经营”，不停寻求物业经营新生长点，不停拓展物业经营新领域，形成新优势。
　　(四)财务监督
　　实施财务监督，维护财经纪律。物业管理企业经营、管理、服务，必需依据国家方针、政策和财经法规和财务计划，对企业预算开支标准和各项经济指标进行监督，使资金筹集合理正当，资金利用效果不停提升，确保资金分配兼顾国家、集体和个人三者利益。同时，要在分配收益上严格遵守国家要求，立即上缴多种税金，填补以前年度亏损，提取法定公积金、公益金，并向投资者分配利润。
　　二、财务会计管理制度
　　财务管理制度是物业管理企业内部管理关键制度，是确保相关财务管理工作规范化、标准化一系列具体要求。可分为以下几类制度：
　　(一)会计核实方法及凭证账册制度
　　(1)管理部采取借贷复式计账法，会计科目和核实方法以企业单位预算会计为主，结合管理部实际，设置银行现金日志账、总分类账、各项明细分类账；
　　(2)原始凭证是计账依据，财会人员必需认真审核多种原始凭证，要求一切原始凭证必需手续完备、正当，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白条报账，不得有涂改。一切原始凭证经审核无误后，才能填制记账凭证，据以记账；
　　(3)财会记账员应对一切原始凭证记账负责，账簿记载不得挖补、涂改或用褪色药水消除字迹，记账应使用钢笔，不准用铅笔或圆珠笔，发生错误应依据性质，采取划线更正或红线更正。凭证、账册应依据专员列册登记，妥善保管，不得丢失。相关会计报表、账册、会计凭证保留年限按上级要求办理；
　　(4)指定专员保管一切未使用关键空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等，动用时由领用人办理领用手续。对误写收据或作废支票，应注销作废章，妥善保留，不得销毁废弃。
　　(二)货币资金管理制度
　　(1)严格根据国家相关现金管理制度要求，除抵补现金库存外，非经银行同意，不得将业务收入坐支留用，严格分清收支两条线；
　　(2)做好库存现金保管工作，相关证券和现金必需放在银箱内，确保安全。对指定使用备用金人员必需进行定时检验、查对，做好备用金管理，库存现金不得超出银行要求限额。
　　①建立健全现金账目，做到日清月结，钱账相符，杜绝白条抵库或账外现金，严禁私立“小金库”；
　　②对超出现金收付限额以上收付款项，必需经过银行结算。
　　(三)费用现金报销制度
　　为了加强现金报销管理，严格实施财政纪律，对各项现金报销确定以下制度：
　　(1)差旅费报销制度(具体内容略，下同)；
　　(2)加班费报销制度：
　　(3)医药费报销制度；
　　(4)客饭招待费报销制度。
　　(四)往来账目清理制度
　　做好结账收付款工作是确保管理正常运转关键步骤。财务人员要立即结账收款，摧收应收账款。过月未收账款，要上门催收。对月终还未清理债权债务，应查明原因，列出清册。财会人员不能处理事项应立即上报领导。
　　(五)会计报表制度
　　会计报表是经营收支实施情况关键组成部分，其书写汇报是领导和上级主管部门了解管理部经济情况和领导工作关键信息资料，也是编制下六个月收支计划关键依据。所以，要确保报表数据正确，内容完整，报送立即，手续完备。对年度结算报表，应附有分析收支计划实施情况说明。
　　(六)固定资产管理制度
　　1.固定资产涵义
　　固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，在使用过程中保持原有实物形态资产，是管理部门进行有偿服务所必需物质条件。为确保固定资产安全完整，提升使用效率，应管好用好这些资产，提升服务效益和经济效益。
　　2.固定资产范围和分类
　　(1)凡单价在200元以上通常设备，单价在500元以上专用设备，其耐用时间在十二个月以上，均列为固定资产；
　　(2)不满上述金额设备而耐用时间在十二个月以上大批量同类财产，也列为固定资产；
　　(3)固定资产分为房屋及建筑物，专用设备，家俱设备，电器设备，通常设备等大类。
　　3.固定资产账务处理
　　(1)固定资产实施分级管理，物资管理部门应建立分类明细账和固定资产登记卡，使用部门应掌握本部门物品情况，建立物品使用登记卡；
　　(2)购入、自制和馈赠固定资产，一律开具验收单，并填写登记卡，标明编号；
　　(3)固定资产领用时应填写领用单，并由使用人在登记卡上署名，表明其设备由其保管使用；调离岗位时应将物品缴回，并注销账卡；
　　(4)固定资产报废、报损，应由部门填写报废、报损单，经财产管理部门审核后，按同意权限逐层审批，方可核销；
　　(5)固定资金调拨，应严格按要求办理。调拨时，先由部门填写调拨申请单，经双方部门领导和上级主管部门签章后有效，使用部门不得自行处理。
　　4.固定资产管理职能
　　(1)固定资产管理员应负责管理部全部财产管理，办理固定资产购置、验收、领发、建卡、报废、报损处理及账务核实工作，做到账、卡、物相符，每十二个月末进行一次清点、核账，并立即调整账目；
　　(2)为确保固定资产账、卡、物正确性，管理部门和使用部门要相互配合，定时进行盘点，盈、亏要填表，经过财务部门调整账、卡。
　　三、财务管理机构及职责
　　(一)财务部门机构设置
　　物业管理企业财务会计和其它行业机构设置也大致相同，只是工作内容和方法有物业管理行业特点。依据物业管理企业具体情况、资质等级及规模大小、人员能够灵活配置。财会部门通常可设置下列人员：财务会计部经理、主管会计、出纳、电脑员、统计员、收费员。
　　(二)财会人员岗位职责
　　1.财会部经理
　　(1)向企业领导人负责，组织企业财会管理工作，当好企业责任人经营管理参谋；
　　(2)每个月、每季审核多种会计报表和统计报表，写出财务会计分析报表，送企业法人审阅；
　　(3)检验、监督物业管理各项费用立即收缴，确保企业资金正常运转；
　　(4)审核控制各项费用支出，杜绝浪费；
　　(5)合理有效地经营管理好企业金融资产，为企业发明利润；
　　(6)依据物业管理行业具体特点、依据财会管理相关法规、政策、文件，制订财会管理具体制度和操作程序；
　　(7)组织确定物业管理各项费用标准预算方案，送企业领导、业主委员会和相关主管部门审核、修定；
　　(8)研究熟悉和实施相关工商、财会及税务、物价等管理制度，运使用方法律、行政处分和经济手段保护企业正当权益。
　　2.主管会计
　　(1)向部门经理负责，具体组织好本部门日常管理工作；
　　(2)每日做好多种会计凭证和账务处理工作；
　　(3)每个月、每季按时做好多种会计报表，定时向业主委员会公布管理收缴及使用情况；
　　(4)负责检验、审核各经营管理部门及下属机构收支账目，向企业领导立即汇报工作情况；
　　(5)检验银行、库存现金和资产账目，做到账账相符，账实相符；
　　(6)根据物业管理行业特点和需要，分类计账；完成企业领导交办财会工作。
　　3.出纳
　　(1)遵守企业职员守则和财务管理制度；
　　(2)管理好企业现金收付、银行存款存取，保管现金、有价证券、银行支票等；
　　(3)立即追收企业多种应收款项，保护企业和业主利益不受损失；
　　(4)编制相关现金收付记账凭证、现金日志账、银行日志账工作；
　　(5)立即办理各项转账、现金支票，按月将银行存款余额和银行对账单查对相符，并交会计作账。
　　4.统计员(电脑员)
　　(1)立即统计、存放多种费用收付资料，供主管会计参考；
　　(2)维护好电脑设备，保管好全部资料，对变动资料数据应立即修改并存放；
　　(3)立即输入打印收费通知单，确保费用按时收缴。
　　5.收费员
　　物业管理企业所辖区业主(住户)较多时，可专门在各管理处配置收款员，其职责是：
　　(1)负责物业管理费等各项费用通知和收缴；
　　(2)对缴费情况随时进行统计，立即追讨欠缴费用；
　　(3)承接和物业管理相关经营服务收费，为业主办理各项公用事业费缴付；
　　(4)和业主(使用人)交好友，争取她们对物业管理工作了解和支持，帮助搞好“窗口”服务；
　　(5)完成企业和部门领导交办其它任务。
在物业行业，服务质量好坏直接影响着物业管理整体水平高低，其关键性不言而喻。伴随物业管理工作多种资料不停积累，服务质量综合测评措施不停严密，多种标准定性和定量化，管理部门（包含企业决议层、管理层、实施层）面临着全方面协调各项管理工作，并把在管理过程中发觉问题加以分析处理，不停改善工作、提升管理效果问题。
　　一、循环引入和建立循环可行性
　　我们做任何工作，通常全部是要事先有个设想，然后依据设想进行工作。在工作进行中或工作进行到某个阶段以后，还要把工作结果和原来设想进行对比，这一过程通常叫做检验。用检验结果再来改善工作或修改原来设想，这一过程在管理学中称为处理，这就是我们做工作通常规律。在国外，有些人把它总称为PDCA循环，它是英文Plan（计划）、Do（实施）、 Check（检验）、Action（处理）四个词第一字母组合。它反应出，做工作必需经过四个阶段：第一阶段就是计划，包含方针、目标、主导思想、专题、宣传计划、活动方案等；第二阶段就是实施，即按计划实际去干；第三阶段是检验，即活动完成了或活动过程中检验哪些错了，哪些对了。经过检验肯定效果，找出问题；第四个阶段就是处理，把成功经验加以肯定，形成标准，失败教训也要总结，以后克服。以后工作要按标准进行，没有处理问题转入下一循环。PDCA循环建立，基于两个方面：一是全员管理，即包含管理者被管理者全部参与管理，只是循环范围有差异；二是多种成绩、错误、问题等要素尽可能地量化，不能量化部分要标准化，即形成制度。服务质量综合测评方法使用，将服务质量问题量化。这在客观上为PDCA循环打下基础。
　　二、建立物业管理循环机制
　　物业管理工作在形式上属于条块结合。从全企业角度来讲是条条管理，企业董事会（总经理→职能部门→各管理处→个人）；从各物业小区角度出发又属于块块管理。
　　1、大环套小环，相互促进
　　PDCA循环做为管理中一个科学方法，含有规律性特点，适适用于物业管理工作各个方面、各个步骤。所以整个企业物业管理是一个大PDCA循环，依次类推，直到职员个人。
　　职能部门（工程部、综合部、保安部等）依据企业制订物业管理工作计划，制订本部门管理工作计划；相关部门依据企业及职能部门管理工作计划制订本工作部门管理工作计划，接着各管理处、各部门、楼层，直到落实到每个人计划（比如：个人工作目标计划）。
　　上一级PDCA循环是下一级PDCA循环依据，下一级PCDA循环又是上一级PDCA循环落实落实具体化，经过循环把物业企业各项管理工作有机地联络起来，相互协调，相互促进。
　　2、爬楼梯
　　P、D、C、A四个阶段周而复始地运转，而每一次动转全部有新内容和目标，所以也意味着前进了一步，如同爬楼梯逐步上升。在物业管理工作中，经过一次循环，处理一批问题，制订部分方法，水平就有了新提升。
　　3、处理是管理效果稳定提升关键
　　处理就是指总结经验、肯定成绩、纠正错误，“以利再战”。处理内容包含PDCA循环中各个阶段和PDCA循环实施者主观原因。在处理阶段中，必需对成绩和错误全部加以标准化（量化）、制度化（定性），方便在下一循环中巩固成绩，避免重犯错误。
　　对于PCDA循环，因为处理方法不一样，其效果也不一样。一个处理方法是总结经验、肯定成绩、纠正错误，经过开会总结，把这些经验和教训落实在一个统计本子上或是某个总结汇报上。现在，这种处理方法比较常见。另一个方法是：成绩和教训中关键东西加以标准化、制度化，落实在各相关部门规章制度、工作规程上，或以管理通报形式公布出来。
　　两种处理方法产生效果截然不一样，前者落实在小本子或总结汇报上，这是个没有约束力东西，能够落实也能够不落实。管理人员调动、小本子丢失或换上新手，一切全部得从头开始，过去存在问题会重新出现，管理效果不会出现大提升。后者因为成绩和错误全部落实在相关部门规章制度、工作规程或通报上，对相关人员有较强约束力，即使新来人员，也可避免重犯原来错误。这么就能够从点滴各累经验，效果能够稳步提升。
　　三、处理问题，改善物业管理工作八个步骤
　　为了处理问题，改善物业管理工作，我们把PDCA循环具体化为八个步骤：
　　1、分析现实状况，把影响管理效果优、劣势找出来
　　2、分析影响效果多种原因或原因
　　3、找出影响管理效果关键原因
　　4、针对关键原因，制订方法，提出行动计划，并估计效果。方法和计划应具体明确。通常要达成：为何要制订这一方法和计划，由谁实施，什么时候开始实施，何时完成和怎样实施。
　　以上四个步骤也就是计划阶段具体化。
　　5、实施方法和计划。按计划实施，严格落实方法。
　　6、检验。也就是调查采取方法效果，这是检验阶段。这一阶段是很关键。
　　7、总结经验。也就是巩固成绩，把成功经验和失败教训全部要求到对应标准和制度中，预防再发生过去已发生过问题。
　　8、提出还未处理问题
　　以上7、8两个步骤是处理阶段。
　　上面八个步骤是一环扣一环，不能有丝毫脱扣现象发生，而且需要利用大量数据和资料，才能做出科学判定，然后对症下药。
　　四、利用统计学原了处理问题。
　　（一）用排列图处理三中：1、3、6三个问题。
　　1、依据“关键少数，次要多数”这个管理学原理，把影响物业管理服务效果多种问题或原因按其不一样类型整理出数据，然后按问题多少排列做图。以直观柱条形长短及其累计频率（百分比），用曲线来表明影响效果关键所在。
　　2、按部门排列
　　从排列中不难看出，因为车位纠纷、外来人员出入和水、电维修质量引发投诉事件占到总投诉事件55.07%，加上保安人员礼貌和礼宾服务问题，投诉事件达成76.80%，其中因为待人接物（车位纠纷、外来人员出入、保安人员礼貌、礼宾服务）占68.86%，已相当可观。综合以上指标，因为待人接物、水电维修、卫生三项占到投诉85%以上。
　　从排列中可看出，被投诉服务质量事件中，保安和事务占到81.15%。
　　结论：
　　A、在全部投诉事件中，关键原因是待人接物，关键分布在保安和事务部门。此次PDCA循环中，必需找出原因，制订切实可行方法，改善工作。
　　B、水电维修、卫生、信报收发属关键防范原因；工程部门首先加强教育，首先加入下一个PDCA循环。
　　C、开水送达等问题属少数，放入下一个循环中处理。
　　结论A中需要找出原因。我们把这个原因看作因为一些原因而促成结果。
　　（二）用因果图处理三一2问题：分析产生问题原因（原因）。
　　1、明确问题（“结果”出了什么问题）
　　使用排列图找出了服务质量投诉关键原因。关键是因为接物上占60.86%，问题多发生在保安和事务部门中。
　　2、画因果图：（图三）
　　以结果（车位纠纷）为主干，定出造成纠纷原因为中枝、小枝、细枝。一直分析到能够采取方法为止。对尤其关键原因附以标识。
　　因果图做出后，对找到原因要加以处理，确定是改善，还是维持。从图三中可看出，产生原因有四项十三条，其中影响最大有6条：a、态度不好；b、脱岗；c、缺乏业务知识；d、泊位设计不合理；e、矫横；f、车辆过大。其a、b、c是做为服务主体保安造成；d是因为物业服务场所设计不合理造成；e是服务对象原因造成；f 是车辆原因造成。服务质量综合测评方法使用，竞争机制被引入，分配制度被量化，a、b、c三条情况会得到相当改观；d则应采取对应方法，和开发商（或业主）协商改善泊位设计；f属社会原因，物业企业权限内无法处理，e为服务主体一定要教育保安对用户做耐心、细致工作，“晓之以理，动之以情”，避免纠纷发生。关键原因处理后，次要原因能当初处理就处理，处理不了能够做为一个问题转入下一个循环。
　　经过分析、处理后因果图，所得出结论就是我们通常好经验、教训。我们把结论加以标准化、制度化，形成约束力东西，并加以推广，就起到“结果”转入“生产”作用。
　　五、循环机制和服务质量综合测评关系
　　循环机制和服务质量综合测评是相辅相承，是一个有机统一体，服务质量综合测评把工作人员工作态度，工作业绩，服务质量诸方面情况以量化形式表现出来，在这个过程中，从工作人员到各相关部门全部是管理者，在客观上为循环机制实施奠定了基础；循环机制把“服务质量综合测评”量化后反应出来问题，经过分析、处理，对需要处理问题采取方法，加以标准化、制度化，同时又反应到了服务质量综合测评上，随时可检验服务质量综合测评措施制订是否合理。
　　服务质量综合测评能否实事求是地、顺利地实施，归根到底取决于管理者。循环机制如同一个由大大小小圆圈组成链条，把全部管理者全部联络起来，哪一个步骤工作者缺乏主动性，就会发生循环障碍，如同把链条一部分断开，循环机制就无法运转，这个步骤所属循环其它部门就明确了责任者。和此同时，更大或更小循环圈机制也会发生障碍，一样能够明确责任者。总而言之，循环机制是一个同时运行整体，只要开始运行，每个管理者就必需为自己所担负责任负责。循环机制为服务质量综合测评实施提供了必需组织管理保障。