行政管理制度汇编样本样本.doc
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1、行政管理制度(下篇)目 录第一章 办公室6S管理制度1第二章 会议室管理要求10第三章 会议组织管理要求11第四章 文书档案立卷归档要求13第五章 印章使用管理要求19第六章 办公用具管理要求23第七章 物资采购及领用要求26第八章 固定资产管理要求30第九章 驾驶员及车辆管理制度33第十章 企业电脑使用管理制度47第十一章 空调使用管理要求49第十二章 食堂管理要求52第一章 办公室6S管理制度一、实施目标为创建文明、整齐、规范办公环境,建立和维持一个有序、高效、安全工作环境,提升办公效率,实现办公场所规范化管理,特制订本管理措施。二、适用范围本管理措施适适用于企业总部办公楼区域全部办公室,
2、各分子企业参考实施。三、“6S”定义、内容及相互关系“6S”是指整理(SEIRI)、整理(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE),安全(SECURITY),因其日语罗马拼音均以“S”开头,所以简称为“6S”。1、整理:将办公场所物品区分成为有用和没用,除去没有用物品,留下有用。是为了把空间腾出来活用,降低误用、误报,营造清爽工作环境。2、整理:有用物品依据使用情况分门别类,按要求摆放整齐,并加以明确标识。是让物品摆放一目了然,合理利用空间同时,节省时间,提升工作效率。3、清扫:保持工作环境及办公工具清新、明洁。是为了工作期间有心旷神怡心情和工作节
3、奏,发明良好作业环境。在我们办公公共区域天天全部有专职卫生清洁人员负责打扫,个人办公区域由职员自己整理打扫。4、清洁:将前面三个“S”做法制度化、规范化并习惯实施及维持结果。充足利用上下班前时间来完成这项工作。只有这么,上班时,我们才能在清洁、整齐环境下进入工作状态,舒心工作。下班时,再梳理一天工作内容,有用资料和没用资料,整理一番,井然有序处理,轻松面对第二天工作任务。5、素养:养成遵守要求习惯。其目标是让大家遵守要求并营造良好团体协作、敬业进取精神。经过“6S”管理,培养职员良好职业习惯,全方面提升职员文明礼貌水准,根据规章制度做事,全方面提升职员个人素质和企业团体实力,也是主动稳定“6S
4、”管理所期望带来正面效果。6、安全:清除隐患,排除险情,预防事故发生,确保工作生产安全,关爱生命以人为本,严格根据规章步骤工作,确保人员及设备安全。目标在于建立起安全办公和生产环境,保障职员人身安全,确保工作连续安全正常进行,同时降低因安全事故而带来经济损失。 6S之间相辅相成,共存共生。整理是整理前提,整理、整理又是清扫前提,整理、整理、清扫又是清洁前提,素养是推进职员进行整理、整理、清扫、清洁前提和内在动因,而整理、整理、清扫、清洁长久作用目标又在于改善职场环境和人修养。开展6S轻易,但长时间维持必需靠素养提升;安全是基础,要尊重生命,杜绝违章。四、实施要求及目标1、行为1.1 提前5分钟
5、进入工作岗位,做好工作准备。目标:能立即进入工作状态。1.2 上下班按时签到,事假有请假条,工作外出有派遣单。 目标:不迟到、不早退、不无故缺岗。1.3 参与会议或培训不无故缺席,按时到会,不打瞌睡,认真听讲、统计,手机调到振动状态,不随意接听电话。因公务或工作不能出席需向部门责任人或主持人请假。目标:遵守会场纪律。1.4上班着装应洁净、大方、得体,不穿奇装异服、不穿拖鞋、办公期间不脱鞋。目标:保持职场个人仪表。1.5不在公共场所吸烟(如会议室、洽谈室),不抽流动烟(如楼梯、过道、洗手间或进入她人办公室),来客时,不在不吸烟客人面前吸烟。目标:降低公共环境污染,尊重她人健康。1.6上班时不看和
6、工作无关报纸、杂志,不浏览和工作无关网站或娱乐网站,了解政治、经济方面新闻应适时适度。目标:集中工作精力,提升工作效果。1.7不随地吐痰、不随地乱扔杂物或垃圾、不损坏或采摘花木。目标:环境卫生靠大家,共同维护职场环境。1.8尽可能不饮酒或不酗酒上班,陪客应以客人为主。目标:防上班时个人语言、行为失态,影响办公环境和企业形象。1.9上班不随意串岗,非因工作需要,不占用或使用她人办公桌椅和办公电脑,不聚众闲聊、大声喧哗。目标:纯净工作环境和秩序。1.10注意上下班途中交通安全目标:安全出行,避免事故。2、物品2.1 办公桌椅、文件柜(橱)、茶几、花卉等物品由企业统一计划放置,要计划有序,布局美观。
7、目标:对内:营造一个有序高效工作环境。对外:成为一个让用户信任企业。2.2 办公桌可放置办公设电脑、电话、茶杯、台历、文件夹、正在使用文件、资料等物品,要求分类放置、定位放置,整齐有序。不放置和工作无关私人物品(包含电器、手提包、快递品等)。目标:使自己工作面环境整齐、有序,提升办事效率。2.3 办公台抽屉内物品应清理出没用或和工作无需物品,一、二层放置办公物品,最低一层可放置个人需用物品。柜(厨)放置物品不零乱。目标:一眼所见并能立即取出所需要东西。2.4 将不常常使用文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。将常常使用文件资料进行分类整理,整齐放于办公台抽屉或台面文件架。将正在使用文件资料分
8、为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于办公台面或专用文件架。目标:能在一分钟内做到需要文件资料能快速找到。2.5 文件柜、空调等顶上不放置杂物,水壶(瓶),清洁工具放入固定位置。目标:保障公共工作区域内整齐、有序。2.6 工作中途离创办公室超出30分钟,应关闭电脑、电灯、空调等。下班应切断电源。目标:降低浪费,注意防火防电,消亡安全隐患。2.7 报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,不留台面,需留存要入柜或报架上。技术性资料应整理登记入柜。目标:克服工作杂乱无章现象。2.8 座椅靠背不搭挂毛巾等物品,离开工作位应将椅推入办公桌下,且紧挨办公桌平行放置。目标:养成良好工作紧凑感和个人涵养。2.9 正
9、确使用多种办公用具,尤其是带电工作设备,如复印机、打印机、碎纸机等。目标:避免无须要人身伤害,同时降低因误操作带来物品损坏。3、卫生3.1公共区域卫生有专门保洁人员,各自办公区域由各人负责打扫,对公共区域卫生负有维护责任。目标:优异办公条件,洁净办公职场,温馨办公环境。3.2 办公室内地面天天清擦一次,需要时,应随时。沙发、茶几下面应每个月“迁居式”清扫一次。目标:地面洁净清洁、明亮,无灰尘、水渍、污迹、纸屑等杂物。3.3墙面不得随意悬挂、张贴物品,不得乱画、乱钉。确需工作或宣传之用,应审批后,由企业统一计划设计、施工。目标:保持整体环境。3.4办公桌面、电脑、空调、文件柜(厨)、文件架(夹)
10、、复印机、点钞机、电话机、传真机等办公工具要常常清擦、做好保养。目标:无灰尘、无污迹、无锈迹,保障工作正常开展。3.5电水壶、热水瓶、清洁工具,要随时清擦,保持洁净。目标:无水垢、无锈迹、无污水迹,延长使用寿命。3.6就餐完成后应主动带走餐桌上饭菜残渣倒入垃圾桶,并将餐凳摆放回原位。目标:为她人营造良好就餐环境。4、素养4.1 努力提升本身修养,自觉养成严格遵守企业规章制度习惯和作风。4.2 工作安排科学有序,工作时精神饱满,时间观念强。4.3 言谈举止文明有礼,对客人、同事热情大方(如上下楼梯碰到客人应让行、遇见上级应主动问好等),不随易使用“不、不知道、不关我事”等拒绝性词汇。4.4 自觉
11、遵守社会公德和和树立正确人生价值观。4.5 努力发扬团体精神,主动参与企业义务劳动。4.6 同事间应团结友爱,乐于助人。目标:素养高低表现自己怎样对待自己,怎样对待她人,怎样对待环境,只有经过个人才智、能力和内在涵养,提升个人品质,最终达成全员“品质”提升。五、附加说明1.本要求未尽事宜以企业其它相关制度、要求为准。2.本要求解释、修订及废止权归综合办。3.本要求从8月1日起实施,条文解释和修订由综合办负责。第二章 会议室管理要求为加强对会议室管理,确保其规范、正常使用,特对会议室使用和管理作以下要求:一、会议室用于企业举行大型会议、培训、活动等,由综合办负责管理。二、各部门如因工作需要使用会
12、议室,必需提前向综合办申请,经同意后方可使用,由综合办安排人员监管。三、会议室内全部设备由综合办指定专员负责按说明规范操作,未经综合办准许,其它人员一律不得私自操作。四、使用过程中,发觉会议室设备出现严重或未知故障时,应立即停止使用,通知专管人员联络维修,任何人员未经综合办准许,不得私自拆卸,以免造成机器损坏;如有维修保养,应做好统计。五、因会议、活动需要悬挂横幅、口号等,必需先向综合办申请,装卸过程应注意力度,避免损坏现有装修。六、进入会议室,需主动将手机关机、调成震动或无声,以免影响会议、活动正常进行。七、进入会议室应珍惜桌椅等设施,严禁乱刻、乱画及其它破坏性动作。八、进入会议室应保持卫生
13、清洁,严禁随地吐痰、乱扔垃圾,参会结束后应主动带走各自垃圾。九、饮水时,茶包、咖啡袋应丢入垃圾桶,轻拿轻放水杯,预防茶水、咖啡等溅到地板上。十、进入会议室应服从专管人员管理,专管人员有权阻止一切违规违纪行为,并做出处理。十一、使用结束后,专管人员必需关闭全部电源、关好门窗,检验安全后方可离开。第三章 会议组织管理要求一、为了规范企业各类会议管理,使会议能够达成预期目标,制订本制度二、本制度适适用于企业级会议例会管理;各部门内部召开临时性会议参考本制度精神,结合实际需要明确管理要求。三、会议管理具体内容以下1.会议通知:由企业综合办和会议主持人确定时间后发出,已经有明确时间要求例会,不另发通知。
14、2.会议资料:主持人应事先确定会议议程,并布署各参会人员按要求准备讲话材料。3.会议统计:企业级会议由综合办负责统计,部门级会议由部门安排专员负责统计。四、会场纪律1.按时参与会议,不迟到、不早退;2.开会期间,全部些人员手机调成静音、振动或关机状态;如有来电,标准上不许可接听,确属紧急情况,应该向会议主持人示意后,到会议室外接听,而且不能干扰会议正常秩序;3.开会期间,其它参会人员讲话时,不能大声喧哗,交头接耳;4.不能做和会议内容无关事情;5.未得到会议主持人认可,不得随意出入会场。五、会议纪要1.综合办在会议开完后一个工作日内将会议纪要编写、审批,下发各参会人员(或关键组员);2.会议纪
15、要所确定各项会议任务,应明确责任人和完成期限等,会议任务纳入对各责任人考评。3.综合办负责督办各项会议任务完成进度,并在下一次例会时通报会议任务实施情况。六、罚则1.会议迟到、早退,随意出入会场,罚款20元/次。2.故缺席会议,按旷工处理。3.在会议现场接听手机,罚款50元/次。4.开会期间,手机未按要求调整为静音、震动或关机状态,罚款20元/次。5.会议纪要任务未完成,根据另出台考评措施实施。6.违反会议现场纪律其它情形,罚款20元-50元/次。第四章 文书档案立卷归档要求一、总则1、为加强本企业文书立卷工作,特制订本制度。2、归档文件材料必需按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成多种有
16、保留价值文件材料,全部要根据本制度要求,分别立卷归档。3、公文承接部门或承接人员应确保经办文件系统完整(公文上多种附件一律不准抽存)。结案后立即将原件交综合办专职人员归档。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚,不得私自带走或销毁。二、搜集管理1、坚持部门搜集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)人员,负责管理本部门文件材料,并保持相对稳定。人员变动应立即通知综合办。2、凡本企业下发公文一律由综合办统一归档管理。3、一项工作由多个部门参与办理,在工作活动中形成文件材料,由主办部门搜集归卷。会议文件由综合办搜集归卷。(1)企业工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开
17、会议等公务活动相关人员核报差旅费时,必需将会议关键文件资料向综合办办理归档手续、综合办签字认可后财务部门才给核报差旅费。(2)在商务场所召开企业会议,由会议主办部门指定专员将会议材料、声像档案等向综合办办理归档手续,综合办签字认可后财务部门才给核报会议费用。4、各部门立卷人员职责(1)了解本部门工作业务,掌握本部门文件材料归档范围,搜集管理本部门文件材料。(2)认真实施平时归档制度,对本部门承接文件材料立即搜集归卷,每十二个月三月份前应将上年度归档文件材料归档完成,并向综合办交接签收手续。(3)承接人员借用文件材料时,档案管理人员应主动地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
18、5、档案借阅/复印步骤: 需求部门提出申请,部门责任人审核,综合办主任审批,部分关键资料需总经理审批。三、归档范围1、关键会议材料,包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等。2、上级机关发来和本企业相关决定、决议、指示、命令、条例、要求、计划等文件材料。3、本企业对外正式发文和相关单位来往文书。4、本企业请示和上级机关批复。5、本企业反应关键职能活动汇报、总结。6、本企业多种工作计划、总结、汇报、请示、批复、会议统计、统计报表及简报。7、信访工作材料。8、本企业和相关单位签署协议、协议书等文件材料。9、本企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分文件材料。10、
19、本企业职员劳动、工资、福利方面文件材料。11、本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。四、平时归卷1、各部门全部要建立健全平时归卷制度。对处理完成或批存文件材料,由专(兼)人员集中统一保管。2、各部门应依据本部门业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用案卷类目。案卷类目条款必需简明确切,并编上条款号。3、公文承接人员应立即将办理完成或经领导人员批存文件材料,搜集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)人员归卷。4、专(兼)人员应立即将已归卷文件材料,根据案卷类目条款,放入平时保留文件卷夹内对号入座,并在收发文登记薄上注明。五、立卷(案卷质量要求)1、为统一立卷规范
20、,确保案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,综合办专员负责组卷、编目。2、案卷质量总要求是:遵照文件形成规律和特点,保持文件之间有机联络,区分不一样价值,便于保管和利用。3、归档文件材料种数、份数和每份文件页数均应齐全完整。4、在归档文件材料中,应将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件,分别立在一起,不得分开。5、卷内文件材料应区分不一样情况进行排列,密不可分文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间亲密联络并进行系统排列。6、卷内文件材料应按排列次序,
21、依次编写页号。装订案卷应统一在有文字每页材料正面右上角后面左上角打印页号。7、永久、长久和短期案卷必需按要求格式逐件填写卷内文件目录。填写字亦要工整。卷内目录放在卷首。8、相关卷内文件材料情况说明,全部应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检验人姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。9、案卷各部分排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保留。第五章 印章使用管理要求一 、总则为规范企业印章管理,确保企业资产安全运行,维护企业信誉,特制订本管理制度。 二、印章使用范围1.企业全部印章必需按要求范围使用,不得超范围使用。2
22、.企业行政公章使用范围关键为:(1)企业对外签发文件。(2)企业和相关单位联合签发文件。(3)由企业出具证实及相关材料。(4)企业对外提供财务汇报。(5)企业章程、协议。(6)职员调动。(7)职员任免聘用。(8)协议(协议)资金担保承诺书。三、企业协议专用章使用范围关键为1 、对外投资、合资、合作协议。2 、各类经济合相同。四、企业法人私章或总经理私章关键用于需加盖私章协议,财务及报表,人事任免等各类文件。五、 财务专用章,法人财务印章关键用于货币结算等相关业务。六、企业各职能部门专用章仅限于企业内部工作联络使用,不得对外。七、子企业公章由企业总部领导指定专员到综合办办理公章领用手续,负责公章
23、保管,子企业应参考本制度制订子企业公章使用要求,报总部同意后严格实施。八、印章管理1.企业印章按部门职责分工,由专员保管。印章保管人员必需切实负责,不得随意放置或转交她人。如因事离开岗位需移交她人,可由总经理指定专员替换,但必需办理移交手续,并填定移交记录表。2.印章损坏,由企业下文件申明停止使用,办公室将印章统一登记,收缴销毁。3.企业行政公章等关键公章被盗或丢失,需立即向当地公安部门报案,并登报申明作废。4.印章使用必需严格遵照印章使用审批程序,根据印章使用范围,经审批后方可用印章。使用企业行政公章必需经企业总经理审批后,由印章保管人盖戳。对外重大投资、合资、合作协议在盖协议专用章前,需经
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