行政部岗位职责样本样本.doc

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第一部分 行政部
第一章 行政部组织机构
第二章 岗位职责、权限
一、行政主管岗位职责、权限
二、行政副主管岗位、权限
三、行政助理岗位职责、权限
四、办公室
（一）行政文员岗位职责
（二）采购员岗位职责
五、财务室
（一）财务会计岗位职责
（二）出纳员岗位职责
（三）记账员岗位职责
（四）库管员岗位职责
六、康乐中心
（一）康乐中心领班岗位职责
（二）康乐中心管理员岗位职责
七、车队
（一）车队队长岗位职责
（二）司机岗位职责
八、餐厅
（一）餐厅领班岗位职责
（二）厨师岗位职责
（三）餐厅管理员岗位职责
（四）餐厅采购员岗位职责
（五）餐厅工作人员行为规范
第三章 行政部管理制度
一、办公室工作管理要求
（一）公文处理措施
（二）档案管理要求
（三）印章使用管理要求
（四）保密工作制度
（五）物品采购管理要求
（六）办公物品使用管理要求
二、财务室工作管理要求
（一）【独立项目 物管中心财务管理要求
（二）物业收费员财务制度
（三）报销程序
（四）预付款程序
（五）常见工作表格
三、康乐中心工作管理要求
（一）、活动室管理要求
（二）康乐管理员服务标准
（三）工作常见表格
四、车队工作管理要求
（一）出车登记制度
（二）车辆维保要求
（三）工作常见表格
五、餐厅工作管理要求
（一）餐厅工作管理要求
（二）工作常见表格
第四章 行政部职员考评量化制度
一、行政部奖罚制度
二、考评措施
第二部分 商管部
第一章 商管部组织机构
一、商管部组织机构图
第二章 商管部岗位职责及工作制度
一、商管部主管岗位职责、权限
二、商官助理岗位职责、权限
三、各班组工作职责
（一）办公室
1、商管部内勤（收费）管理员岗位职责
2、商管部外勤管理员岗位职责
（二）游乐场
1、游乐场领班岗位职责
2、游乐场管理员岗位职责
（三）商管部环境班
1、环境班班长岗位职责
2、环境管理员岗位职责
（四）工程技工岗位职责
四、商管部工作制度
（一）商管部各岗位职员行为规范
（二）商管部日常巡视、巡查制度
1、商管部外勤工作人员巡视、巡查范围
2、物业巡查要求
3、物业巡视巡查工作制度
4、工作表格（略）
（三）游乐场工作管理要求
1、游乐场管理要求
2、商场营业时间及管理员每日标准工作步骤
（四）商管部内勤文件档案、钥匙管理制度
1、商管部文件档案管理及借阅制度
2、商管部钥匙管理制度
（五）商场消防安全管理条例
第三章 商场投诉处理程序
一、商场管理人员处理投诉处事八条
二、对用户投诉处理步骤立即间要求
三、处理商户（用户）投诉注意事项
四、处理投诉问题通常方法
五、处理投诉及在困难情况下技巧
六、处理投诉及在困难情况下避讳
第四章 商管部职员考评管理制度
一、商管部职员考评管理措施
二、商管部奖罚制度
三、网内电话及座机使用、管理制度

第一章 行政部组织机构

1、行政部组织机构图
行政主管
行政副主管
行政助理
财务会计
康乐班长
车队队长
餐厅领班
物品采购员
行政文员
出纳员
记账员
库管员
康乐管理员
司机
厨师
餐厅采购员
餐厅管理员

第二章 岗位职责、权限
一、行政主管岗位职责、权限
1、直接向总经理负责，主持行政部全方面工作，严格实施总经理各项指令。
2、负责安排企业相关文稿草拟、审核工作，有权检验、督促岗位职责制在操作层实施情况，立即发觉问题并提出整改意见，落实奖惩制度。
3、将强和各部门联络和沟通，对工作中具体问题不扯皮、推诿，有权帮助各部门工作运作和人际关系。
4、加强业务学习，提升管理能力，根据培训计划、工作规程促进各部门工作标准化、科学化、现代化。有责任向企业领导提出创新改革意见和提议。
5、恪守保密标准，督促相关部门及行政部人员加强文件管理，严格会议制度。
6、负责日常行政接待，帮助总经理处理对内、对外协调关系，落实上传下达任务。
7、按企业人事管理制度，负责职员招聘、考评、录用、解聘、职员调配等人事管理手续和职员培训、年度综合考评工作。
8、企业车辆调度使用及维保工作。
9、管理各部门物品采购、库存盘点等实施情况。
10、监督财务人员严格按财务管理制度等工作步骤开展工作。
11、按期向总经理提交工作汇报吗，参与工作例会。
12、负责安排企业品牌策划、对外形象宣传、企业文化营造及小区文化活动组建等工作。
13、完成企业领导交办其它工作。
二、行政副主管岗位职责、权限
1、帮助主管向总经理负责，负责做好行政部分管工作，严格实施总经理各项指令。
2、负责做好企业相关文稿草拟、审核工作，帮助主管做好岗位职责制在操作层实施情况检验和督促工作，立即发觉问题并提出整改意见，落实奖惩制度。
3、加强和各部门联络和沟通，对工作具体问题不扯皮、推诿，有权协调各部门工作运作和人际关系。
4、加强业务学习，提升管理能力，根据培训计划、工作规程做好部门岗位职员培训工作和品质管理工作。有责任向企业领导提出创新改革意见和提议。
5、按企业人事管理制度，帮助主管完成职员招聘、考评、录用、解聘、职员调配等人事管理手续和职员培训、年度综合考评工作。
6、完成企业领导交办其它工作。
三、行政助理岗位职责、权限
1、帮助主管做好行政部门各项工作，服从上级领导安排并协调各岗位日常工作。
2、加强业务学习，提升组织协调能力，善于立即发觉、处理问题。
3、依据部门工作安排，有责任督促、检验各岗位人员工作质量，并落实到位。，
4、安排好企业各类会务工作，做好会议统计，按要求编写会议纪要或决议。
5、组织、参与部门例会，并做出会议纪要。
6、完成行政相关岗位具体工作内容。
7、完成上级领导安排其它工作。
四、办公室
（一）行政文员岗位职责
1、努力学习、主动工作，自觉遵守企业各项规章制度。
2、遵照物业企业人事管理制度，具体负责做好职员聘用、解聘等手续办理工作。
3、负责总经办各类文件、资料、档案整理保管，并按保密标准查阅管理。
4、恪守保密标准，增强保密观念，严格按工程办事，不散布、传输在工作中属于保密事项企业资料、决议等。
5、按相关要求保管、使用企业行政印鉴和专用印鉴。
6、按相关要求开具企业对内、对外各类介绍、证实公文，参与企业相关活动。
7、负责对外来公文签收、登记，并按总经理签署处理意见分送相关领导和相关部门指示和传阅。
8、认真、仔细、不出差错，按时完成打印任务。
9、严格按操作规程使用电脑、传真机、打印机，保持电脑清洁，发觉问题立即安排维修。
10、做好报刊、书籍、资料征订安排共工作。
11、负责企业接待工作，做到仪表端庄，态度和蔼，热情 大方，反应灵敏，处事稳健。
12、按月立即办理企业水电费、电话费等填写申请及其它临时性交费项目。
13、负责企业品牌树立、企业文化营造及小区文化活动方案策划和部署等。
14、各类节日庆典气氛渲染及饰品悬挂。
15、对企业各部门联络方法、职员流动立即掌握、更新，方便于各岗位工作开展。
16、完成上级领导安排其它工作。
（二）采购员岗位职责
1、在行政主管领导下负责企业各部门、中心物品、物资采购任务；认真实施企业相关规章制度，遵纪遵法，努力钻研业务，熟悉多种材料，立即正确、保质保量完成各项采购任务。
2、发扬主人翁精神，增强主动服务意识，和库管员立即沟通，了解需求，帮助库管员提醒各部门制订采购计划。不买劣质产品、超期或不用物品，既要满足需要又不造成积压浪费。
3、工作主动主动，常常了解市场行情，广开渠道，四处精打细算，货比三家，努力降低材料成本，本着确保供给及确保质量前提下，就近购货，以节省运输费用。
4、立即开票转账，不得拖拉，立即向库管员提供物品价格。采购物资必需立即入库，交库管员验质、检数，办理验收入库手续，并立即和供货单位进行结算。
5、采购物品必需确保批发价格，并需有供货人出据，采购过程必需严格实施财务制度，必需2人同行购货，并给予签字报账，杜绝先开票后进货现象。
6、领用支票及借用现金需妥善保管，不得转借她人或挪用，如有得失，除本人申明挂失外，并应负担一定经济责任。
7、严格遵守企业相关制度进行采购，要廉洁奉公，严禁和货主私下进行非法交易，不得损害集体利益。
8、对所购材料，要和库管员一起依据原始凭证和质量合格证，实地验收后办理材料入库等手续，方便把好材料质量、数量关。
9、对送货上门，标准上要求对方货到付款，由送货人带发票完成审批程序后到财务结款。
10、如需申请支票，采购物品后，两天之内须将发票返到财务；如未使用支票，当日必需返回财务。严禁发票或支票在个人手中存放，支票申请应在每七天五前转到财务，周六、周日不作支票付款。
五、财务室
（一）财务会计岗位职责
1、工作概要：
负责物业企业财务核实工作，制作放映物业企业资金运转情况账目及报表，确保账证相符。
2、岗位职责：
1）建立、健全各项财务管理工作，负责企业全方面经济核实工作，根据管理需要建立完善财务管理体系。
3）严格内部，管理制度，建立健全现金及各项存款管理，负责企业全方面资产管理工作。
4）不定时对各部门备用金、台账等进行盘点、抽查。跟进企业各项费用追讨工作，立即清理应收、应付来账款，预防拖欠款项。
5）严格控制费用开支，认真实施费用报销制度，本着勤俭节省精神监督各部门物品采购及费用开支情况。
6）遵守国家相关财务制度、法规，按时交纳各项税费。
7）依据出纳做出工资表，进行复核，并报总经理审批。
8）保守企业商业机密，确保企业财务资料不详无关人员泄露。
9）协调银行、会计事务所、税务等各职能部门合作关系。
11）按要求使用财务印鉴，超出使用范围，须经总经理同意。
12）每个月做出转账凭证，并依据出纳作完收付凭证，进行审核、修改。
13）依据审核后凭证完成各分类明细账、总账记账工作。
14）每个月依据银行对账单编制银行余额调整表，做到账实相符。
15）妥善保管记账凭证，立即整理装订、归档，做到有条不紊。
16）按月核实餐厅经营情况。
17）年末核实各中心收费公告。
18）年末将全部账目进行合理调整。
19）上级所派其它工作。
（二）出纳岗位职责
1、工作概要：
负责物业企业各项费用收支和银行账户管理及结算工作。
2、岗位职责：
1）严格根据国家相关现金管理及结算制度，认真办理款项收付业务，依据审核无误预算原始凭证收付款项，如不符合相关要求，出纳员有责任不予办理。
2）认真做好各项费用报销工作，杜绝假发票，空白条，杜绝不合理，不正当费用支出。
3）每日逐笔登记现金日志账，银行存款出款日志账，做到账证相符，每日结出当日余额，并和库存现金查对，确保资金正确无误，做到账实相符。
4）每日所收取支票必需立即送存银行，对于支付款项已签批支票应事先填写好付款日期、收款单位名称、金额或限额，并由领用人签字，退回支票存根及支票应立即办理核销手续。
5）负责银行账号管理，按要求和银行办理各项结算。不准出租、出借银行账户。
6）在财务会计监督下，每个月盘点库存资金，并按现金管理要求立即补充备用金，以确保企业现金正常运转。
7）按已审批考勤考评算职员工资（奖金），经会计审核，领导同意后按时发放。
8) 当日收取营业款、代理款一律当日送存银行，不得坐支现金。
9）对于费用支出发票额在1000元以下零星支出可按要求用现金支付外，其它一律用支票支付，现金支付数额大，须报总经理同意。
10）每日将收费员上交单据复核、汇总，并填制记账凭证。
11）按既定时段将各物管中心所缴款项及单据复核、验收填制记账凭证。
12）每个月定时到银行领取银行余额对账单。
13）每七天编报资金收支情况报表，方便领导立即掌握资金使用情况，合理统筹资金。
14）根据餐厅每日采购单据内容和数量，做好餐厅原材料核实工作。
15）上级指派其它工作。
（三）记账员岗位职责
1、工作概要：
负责和收费员查对业主各项收费明细，录入相关凭证，做银行对账单，盘点固定资产，低值易耗品。
2、岗位职责：
1）天天依据收费员传过来收据，经出纳查对后，录入软件，作出相关凭证，并核查所开数据正确性。
2）每季将明细账和收费员台账查对，做到横向、纵向全部能账账相符。
3）定时将入户通知单、特殊情况处理表、优惠单等相关资料进行整理、分类，方便被查。
4）每个月依据银行对账单做银行余额调整表，并列出未达账项及说明。
5）做好停车小票收发工作，依据票号进行登记，由安管部专员专领，天天安管员缴款时，将所用票号进行复核登记。
6）妥善保管凭证，立即整理装订、归档。
7）定时整理己用收据，做好存放保管工作。
8）每个月配合餐厅做好盘点工作，定时和库管对低值易耗品、固定资产进行盘点，做到账实相符。
9）负责财务室办公用具发放。
10）年未将所用明细账打印并装订、存档，方便备查。
11）做好上级指派其它工作。
（四）库管员岗位职责
1、对物品出入、入库、发放要有严格手续，建立健全各部门用具保管账，日清月结，账物相符，每季未和各部门查对账目检验工作。
2、每个月要对各部门申报物品进行汇总，经总经理同意后立即购入并发放，绝不耽搁各部门使用，以免影响工作。
3、每个月未配合财务点库一次，确保账物相符，帮助领导做好其它工作。
4、严格实施物品领用制度，本着“勤俭节省”标准，监督各部门物品使用情况。
5、每三个月初对【独立项目】物管中心周转库材料发放情况进行盘点一次。
六、康乐中心
（一）康乐中心领班岗位职责
1、负责对康乐场所设施、设备进行管理。
2、负责对活动场所有偿服务项目，按标准开票收费，按程序上交营业款项。
3、负责对每日服务项目标营业情况做好登记。
4、负责完成企业安排接待检验、参观、来访等工作，圆满解答相关康乐中心全部问题。
5、负责督导、检验活动场所和相关设施、器具维修、保养、清洁等工作。
6、检验康乐中心管理人员工作态度、服务质量和各项职责落实情况。
7、定时会同行政部对类设施、器材进行盘点、落实责任人。
8、负责完成企业交办其它工作。
（二）康乐中心管理员岗位职责
1、遵纪遵法，遵守企业各项规章制度。
2、上班着工作服，佩带工作牌，仪表整齐，精神饱满，文明服务，礼貌待人。
3、对所管理场所、器材、设施负责，熟练掌握多种器材使用方法，耐心解答活动者提出问题，出现特殊情况立即汇报。
4、按工作程序、工作时间、按时进入岗位，服从管理，团结同事。
5、负责所管理场所、器材、设施卫生保洁工作。
6、不做有损企业形象之事，严禁收取业主钱、物或其它遗赠。
7、完成企业交办其它工作。
七、车队
（一）车队队长岗位职责
1、在部门主管领导下，全方面负责企业车辆、司机管理工作。
2、按企业要求，合理安排车辆，确保企业各项业务顺利开展。
3、按车辆使用情况，提交车辆维修、保养计划、同意后，组织实施。
4、按交通、驾驶规程，严格管理驾驶人员遵章行驶，安全、正点、文明驾车，杜绝事故发生。
5、按月提交物料采购申请单。
6、按企业要求提交周、月、年工作汇报，参与部门工作例会。
7、做好周四普法日材料学习及人员安全思想工作。
8、上级指派其它工作。
（二）司机岗位职责
1、敬业守业、服从分配、尽职尽责，作好本职员作。
2、树立良好职业道德，严格遵守交通规则，严禁酒后驾车。
3、严守纪律，认真填写出车统计并按时抵达预定开车地点。
4、熟悉车辆性能，按时清洗车辆，确保所用车辆处于良好状态。
5、按要求维修保养车辆，确保正常出车，发觉不安全原因立即排除，提前呈报维修计划，方便企业统筹安排。
6、认真遵守企业规则制度，严禁公车私用，以车谋私，向外借出车辆应推行正规程序，办理必备手续。
7、上级指派其它工作。
八、餐厅
（一）餐厅领班岗位职责
1、在行政主管领导下，对职员餐厅工作进行全方面负责，对业务进行指导，对工作质量把关，并对食品及物品采购进行监督。同时要做好职员思想工作。
2、指导餐厅职员工作质量情况，负责制订每日、每七天、月、季、年餐单、菜谱印制工作。督促厨师认真落实“餐饮五四制”，杜绝食物中毒现象。
3、督导和巡视关键来宾送餐服务工作。并在送餐前检验送餐用具看，确保一切工作就绪。
4、控制营业所需餐具，定时参与盘点，立即补充。
5、编制职员编制职员排班表，负责做好日常考勤、考评工作，并提出奖惩意见。抓好职员思想和岗位技能学习，做好职员培训工作，处理各方面服务问题，并处理客人投诉。
6、负青年、节期间聚会工作组织和安排，并负责对工作人员培训工作，使之不停提升业务水平和工作能力。
7、服从领导分配，立即完成领导交给各各项任务。
（二）厨师岗位职责
1、厨师必需严格遵守企业各项规章制度，遵守作息时间，服从领导，听从分配，主动完成工作任务，努力专研业务，熟练掌握主、副食品加工技术。
2、严格实施饮食卫生“五四制”，工作时间严禁吸烟并统一工服、佩带工帽；注意仪容仪表及个人卫生日常清洁，工作时严禁戴戒指等金银首饰，不涂指甲油。
3、立即跟进餐饮具消毒情况、使用情况。珍惜餐厅设施、设备；节省用水、用电、用料，做好“开源节流”具体设施。
4、养成良好工作习惯，随时对厨房工作环境进行清理，食品要摆放整齐，保持卫生清洁，做好防虫、防鼠、防潮防霉、防污染工作。下班后应对厨房设施一一检验管好门窗，方可离开。
5、提升烹饪技术，讲究色、香、味、行，做到质优、量足、物美，价格合理，营养丰富；对厨房设备、器皿及食品、调味品、损耗情况进行管理。
6、广泛听取就餐人员意见，不停改善伙食及管理方法，并做到饭菜品种科学搭配，并立即提出整改意见。
7、热情为就餐人员服务，果断严禁刁难就餐人员现象。文明服务，热情周到，正确对待就餐人员意见，自觉使用文明服务用语，努力提升服务质量。
8、未经领导同意，不得私自安排她人就餐。
9、随时完成领导交办其它工作任务。
（三）餐厅管理员岗位职责
1、按时到岗，接收餐厅领班分配任务。做好开餐前各项准备工作，立即按要求补充多种物品。
2、负责做好餐厅日常卫生清洁（包含餐桌、地面、食品用具等）、餐后清理、登记日物品消耗量、现金收款售卖及餐厅采购物品、库管等日常工作。
3、负责物品设备、餐具卫生清洁工作。餐具必需每日消毒，做到不消毒不使用，消毒后放入专用保洁柜。
4、现金售卖严格根据就餐标准认真实施，确保款项清楚、正确，并做到款项日结日清。
5、食品、蔬菜必需经验收合格后，方可进入餐厅仓库。
6、主动咨询客人对菜肴和服务意见，接收和处理客人投诉并立即向餐厅领班汇报。不停提升服务技能、技巧，提升本身综合素质。
7、做好和其它岗位配合工作；完成上级部署其它各项任务。
（四）餐厅采购员岗位职责
1、负责各类食品、蔬菜采买工作，确保食物新鲜程度，并货比三家降低采购成本；进菜价格合理，成本核实正确，每日凭原始进料单进账，日结日清。
2、严格进货渠道，确保食品在进货、储藏、烹制、分发等各个步骤符合《食品卫生法》相关要求，严格控制各类安全事故发生。
3、负责餐厅设施、设备日常维修保养，做好设备正确使用监管工作。
4、餐厅日常所需采购办公物品核实、上报工作。
（五）餐厅工作人员行为规范：
1、工作人员上班不准戴戒指、手表等，不准留长头发、长指甲，要保持良好仪容仪表。
2、在餐厅中不准大声讲话，不准有不雅之举，如用手触摸头脸或置于口袋中等。
3、在服务中不准背对客人，不准斜触靠墙或服务台，不准跑步或行动迟缓，不准忽然转身或停顿。
4、搞好工作场所清洁，避免在客人面前做清洁工作；严禁将工作服当抹布，保持制服整齐；勿置任何东西在洁净餐桌上，以免造成污损，溢泼出来食物、饮料应立即清理；不可用手接触任何食物。
5、不准堆积过多盘碟在服务台上，不准空手离开餐厅到厨房，不准拿超负荷餐具；在服务台时避免靠在客人身上。
6、在服务台时尽可能避免和客人讲话，假如不得不谈话，则将脸转移，避免正对食物；除非是不可避免，不然是可触碰客人。
7、在最终一位客人用完餐以后，不要立即清理杯盘，除非是客人要求才进行处理。
8、全部掉在地上餐具均需更换，但需先送上洁净餐具，然后再拿走弄脏餐具。
9、在餐厅中严禁和同事说笑打闹。
10、有礼貌接待客人，口袋中随时携带开罐器、打火机及笔；清除全部没有须要餐皿，但如有需要则需补齐；确定全部玻璃器皿和陶瓷器皿没有缺口。
11、不可在工作区域内抽烟；不得嚼口香糖等零食；不得照镜子或梳头发、化妆。
12、工作时、不得双手交叉抱胸或瘙痒；不得在客人面前打呵欠；忍不住打喷嚏或咳嗽时要用手帕或面纸，并事后马山洗手。
13、不得和客人争吵，不得批评客人或强迫推销。
14、工作人员严禁从餐厅带出食品、用具、调料，一经发觉，一律按偷窃论处。
15、发觉蔬菜、肉类或其它副食品有异常，如有异味、变质、霉烂或变色等，应立即汇报餐厅领班，在未得到领导明确意见前不准私自处理。
16、下班前必需严格检验各个用火点，确保油、气、电、水、火各个部位关闭，拴好门窗通道后方可下班。
第三章 行政部管理制度
一、办公室工作管理要求
（一）公文处理措施
为使公文处理规范化、制度化、科学化、提升公文处理效率和质量，依据企业实际制订本措施。
1、公文处理
1）公文处理注意包含：公文形成、办理、立卷、归档和销毁。
2）公文处理基础标准：立即、正确、规范、保密。
3）公文种类：物业企业公文是在企业管理过程中形成现有法律效力和规范格式文书，是企业行使职能关键手段和依据。依据实际工作需要，根据公文使用范围和作用有以下多个。
●汇报（总结、计划）
●请示（申请）
●备忘录
●函
●会议纪要
2、公文格式应遵守常见格式，规范行文。
3、公文起草和审批、签发
1）公文起草基础要求：
●关键要突出，见解要鲜明，理论要清楚，文字要简练，用词要正确，篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明。
●文稿应按公文文种格式行文，用钢笔或签字笔书写，不得使用圆柱笔或红笔。
●文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿人员对公文进行认真查对。
2)公文审批签发程序：
文稿打印、修改、查对完成后，由部门主管或行政人员呈报总经理审批签发。
4、公文办理
公文办理关键包含公文登记、分发、承接、印制、传输等步骤。
1）登记公文应将公文标题、密级、发文时字号、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚。
2）分发公文
l 一切外来公函，统一由行政文员签收，登记并立即 分送。
l 依据公文性质和内容，由行政文员送领导审阅或根 据需要交相关业务部门办理。
l 凡经各部门办理公文，由部门关键负责催办，并将落实结果汇报分管领导。
l 工作表格（略）
A． ＿部＿月份（第＿周）工作总结（计划）
B． 日樱物业各类公文签批表
C． 备忘录
D． 函
E． 会议纪要
5、文书档案管理要求
1）凡记叙和反应物业企业经营管理活动，含有立案价值多种自制文件和已办理完成有保留价值文件，均由行政文员负责管理。
2）各部门代表企业参与多种会议带回文件，均不得自行保管和销毁，必需向行政文员移交，实施统一管理。
3）行政文员归档文件进行分类、编号，按要求填写保管期限。
4）对五年以上物业管理日常工作资料及无保留价值文件，要逐一填写清单，经总经理签字，统一进行销毁。
5）借阅文件等其它事宜参见“档案管理要求”。
（二）、档案管理要求
1、企业档案按人事档案、函件档案、考评档案分类，由行政人员负责管理。
2、档案文件必需设专柜存放保管，存放必需分类编号，清楚书写文件目录，方便查阅。
3、凡经领导指示、传阅关键文件，必需随文将领导指示和传阅人员签字表格一并归档。
4、借阅档案需认真办理借阅登记手续，确保按时归档。
5、凡借阅关键函件，必需经总经理同意后，方可借阅，所借阅档案资料未经同意不得摘抄或复印。
6、档案管理人员要定时检验专柜，查对件数，做好防虫、防潮、防遗失工作，发觉异常、被盗、丢失等情况立即向领导反应，妥善处理。如系人为造成，要追究相关人员责任。
7、档案管理人员要负责各部门自管档案归档立卷指导工作。
8、年未根据档案分类明细表做好各类档案分类、整理及封存工作。
9、档案分类明细

日樱物业档案分类明细表
第 年度（ 年）
序号
档案号
档案名称
基础内容
档案立卷时间
备注
1
BG×××-001
会议纪要
周例会工作安排、各类协调会及地产企业纪要

2
BG×××-002
行政管理
尤其事件汇报、离职人员档案、考勤资料、车队出车统计、印章使用记录表、物品领用单、物品出入库明细、电话费统计表、物品报废申请单、采购申请单、库存盘点明细表、各部门工作汇报及批复等

3
BG×××-003
收发传真件
传真来件、传真去件（备忘录）

4
BG×××-004
工作汇报
各部门周、月工作总结及计划入户明细呈报表、物业费及水电费缴纳情况汇报表

5
BG×××-005
年底考评
部门整年绩效考评及部门年底总结、考评结果等资料

6
BG×××-006
财务资料
月度物品盘点、账目收支情况

7
BG×××-007
物业巡视 记 录
各中心物业巡视统计

10、文件借阅记录表（略）
（三）、印章使用管理要求
1、种类：部门章；管理中心印章；企业协议章、公章。
2、管理人：行政文员。
3、管理要求：
1）凡使用印章须先到行政部填写用章记录表，公章（协议章）需经总经办同意后方可能使用；使用部门印章应由
部门主管签批。
2）凡经总经办签署文件、制度、合相同由行政文员登记后可直接盖章。
3）企业各类印章标准上不许可携带外出，如因特殊公务需携带外出时，须经企业总经办同意，且有二人同行，相互监督、担保，并办理借用手续，准期归还行政文员。
4）因业务需要持空白介绍信或公文纸加盖企业印章时，须经总经办同意，行政文员登记后发出，如未使用或未用完应如数交回办公室，适时核销。
5）企业各类印章不能为企业以外人员出具证实、介绍信等，违者应追究使用人、管理人地责任。
4、工作表格（略）
1）文件借阅记录表
2）企业公章（协议章）使用记录表
3）部门印章使用记录表
（四）保密工作制度
1、人员配置
企业设保密员（由行政文员兼任）负责企业秘密文件、资料，和涉密业务管理工作。各管理中心、安管部、行政部对应确定兼职保密员一人。
2、保密种类
1）企业人事档案，职员考察资料等。
2）本企业相关调查案件、检举揭发材料。
3）企业办公会议统计。
4）财务室会计凭证、会计报表、统计报表等。
5）企业管理制度、要求等资料。
3、秘密文件、资料管理
1）全部秘密文件未经制发机构同意或授权不得私自翻印。如需复制，需按要求申请审批。
2）凡收发企业秘密文件，相关调查、检举、揭发材料，均由保密员专员负责。
3）凡署名企业领导亲启件，由企业领导拆封。
4）秘密文件收发、分送、传阅、移交、归档等步骤全部要登记、推行签字手续，严禁将秘密文件、资料放在不安全之处。
5）企业秘密文件、资料必需放入保密柜中，由保密员管理，个人不得保留。定时清查、清退，如发觉丢失，应立即汇报并追查处理。
6）ISO9002质量认证体系文件及相关标准保密工作另行发文。
4、通讯、保密要求
1）各部门电脑、打印机、复印机由专员管理，非本机使用人员未经许可不得私自使用。
2）电脑工作人员应严守保密制度，避免关键业务资料和档案资料外泄、更改或丢失。
3）任何人全部不准在通信、通话中包含企业秘密或本企业在业务活动中关键信息；个人不得偷看秘密文件或探询企业秘密会议内容。
4）发生遗失文件、资料或泄露文件时，应立即向保密员和总经理汇报，并立即采取很快设施，发生窃密案件，应立即向当地公安部门汇报。
(五)、品采购管理要求
1、采购申请要求
1）每个月21日前，各部门将下个月需购置物品打采购申请，交至库管员处审核。
2）库管员审核各部门申请计划，依据现有库存做好统筹计划，确需申请物品，则打采购申请报总经办审批。
2、采购要求
物品采购暂定为四类：办公用具、五金类、工程材料、日杂品，采购员依据物品情况，实施定点采购，按物品分类，需到指定单位备料、购置。
入库时库管员对照采购明细单清点无误后，方可办理入库手续。
3、仓库管理要求
为加强成本核实，提升企业基础管理工作水平，深入规范物资流通、保管和控制程序，维护企业资产安全完整，加速资金周转，特制订本制度。
1) 仓库管理
l 仓库保管员必需合理设置各类物资和产品明细账薄、 台账。
l 必需严格按仓库管理规程进行日常操作，仓库保管员对当日发生业务必需立即逐笔登记入账，做到日清日结，确保物料及结存数据正确无误。立即登记手工明细账并和电脑系统中数据进行查对，确保二者一致性。
l 做好各类物料日常查对工作，仓库保管员必需对各类库存物资定时进行检验盘点，并做到账、物一致。
l 库房必需依据配置计划及仓库库存情况合理确定采购数量，并依据月消耗情况确定库存定额，定时进行各类存货分类整理。对存放期限较长，逾期失效等不良存货，要按月编制报表，报送部门领导及财务人员。
l 做好仓库物品安全保护工作。依据材料性能合放置各类材料，配置对应防虫、防鼠、防潮用具，预防物品材料变形、变质、受潮、损坏等现象发生。
l 2）入库管理
l 物料进库时，仓库管理员必需凭采购申请单、购置物品发票办理入库手续，拒绝不合格或手续不全物资入库。
l 入库时，仓库管理员必需查验物资数量、和样品比较有否差异情况，规格型号、合格证件（或）等项目，如发觉物质数量、质量、单据等不符时，不得办理入库手续。同时必需通知采购经办人员立即处理。
l 一切材料购入全部必需开具专用发票方可入库报销。同时要帮助财务人员审查发票正确性和有效性。
l 入库材料在未收到对应发票前，库房员必需建立货到票未到材料明细账，在收到发票后，在进行具体登记注销。
l 入库单填写必需正确、完整，供给单位名称应填写全称并和发票单位一致，应在备注栏中注明原入库时间，出库单上必需有库管员及经办人签字。每批材料入库累计金额必需和发票上金额一致。
l 出库管理
l 各类材料发出，标准上采取优异先出法。物品（包含原材料、辅助材料）出库时必需办理出库手续，并做到限额领用（按消耗定额），各部门领用物品必需由部门主管、中心主任（或各部门指定人员）统一领取。库管员应开具出库单，经领用人签字，登记入账。
l 报表及其它管理
l 库管员在月末结账前要和各相关部门做好物品及材料进出衔接工作，和各相关单位计算机应保持一致，以确保成本核实正确性。
l 必需正确立即报送要求各类报表，收付存报表、材料消耗汇总表、三个月以上积压物质报表、货到票未到材料明细表，每个月26日前上报财务及相关部门，并确保对账正确无误。
l 库存物质清查盘点中发觉问题和差错，应立即查明原因，并进行对应处理。如属短缺急需报废处理，必需按审批程序经领导审核同意后才能够进行处理，一律不准自行调整。发觉物品材料缺失或质量问题（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等），应立即采取书面形式向主管汇报。
l 废旧物质管理
废旧物质要立账登记管理，可分为报废固定资产、报损棉织类、其它报损财产和修建进程中拆除下来尚能使用旧材料等四类。各部门一切废旧物质及包装应立即交库房保管，其它部门不准自行处理。
库房对废旧物质或成批废旧物品，要定时制表上报，按要求权限得到同意后，统一处理。
l 物品领用登记
l 库管员要建立物品发放记录表，按部门、类别进行具体统计，做到帐物相符。企业各部门应本着节省标准领取和使用办公用具。
l 对公用办公用具，如沙发、公共家俱、茶具、挂钟、电话、空调等不能指定专员使用公用物品，由企业按统一标准配发，各部门指定专员领钱，并做好账目统计，物品落实到个人，每三个月由库管员统一按账目进行盘点。签领人调离原部门或岗位时，由行政部门清点核实，办理移交手续。
l 对个人办公用具，如办公桌。椅及配套物品，使用人填写物品领用单，由库管员按采购申请单发放。
l 对消耗性办公用具及职员劳保用具；纸、笔、墨、文件夹、信封、信笺、清洁卫生用具等。实施定额管理，领用人填写物品领用单，由库管员发放并登记。
l 耐用办公用具如非正常损坏或丢失（剪刀、直尺、打孔机、计算器、印泥、订书机等），管理品移交如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人赔偿或自购。文具严禁带回自家私用。
l 消耗品（笔、刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、笔记本、复写纸、文件袋、便条纸、橡皮擦、修正液、钉书钉等）应限定个人使用，自第二次领用起，必需以旧换新，但纯消耗品如橡皮擦除外。
l 公用设施用具：指公共场所内供众人使用物品（如洗手液、香皂、毛巾、抹布等）、对应部门经办人填写物品领用单，所在部门领导签具意见后，由库管员发放。
l 特殊办公用具：指企业提供给专员使用办公计算机、电视、对讲、割草机、工程用大中型疏通机等设备。
l 各部门文员（内勤）负责收回调离或离职人员办公物品和劳保物品。
l 职员对所领用文具应做到物尽其用，不得浪费材料。如职员离职时，应将所领用文具一并交回所属部门文员处。
l 报废物品要加以区分，对不正常损坏要找出原因，人为损坏要酌情赔偿。报废物品由库管员统一登记。报废物品处理后回收资金，要统一纳入收购基金科目。
l 各部门若需领用旧物资使用时，按库房领用手续办理。
4、采购工作步骤
l 采购计划申报程序
l 由部门责任人按月填写《物品采购申请单》送物资管理员初审。
l 初审人核查、申报程序：
l 物品计划和实际用量是否相符。
l 计划购置物品有库存，先使用库存物品、
l 初审后呈交总经理审批。
l 审批后，交采购员按单采购。
l 采购程序：
l 采购员持总经理同意《借款单》到财务室领取采购 资金或支票。
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