上市集团公司采购管理核心制度.docx
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1、xx集团采购管理制度及步骤(试行)目录1目标22适用范围23采购管理23.1 采购责任范围23.2 申请部门责任范围23.3 采购管控规则33.4 采购步骤控制43.5 采购申请OA步骤53.6 采购审批OA步骤54采购步骤操作指导54.1采购项目开发54.2确定项目进度时间64.3采购项目管理64.4确定潜在供给商64.5比价或招投标64.6确定采购标规格及技术指标74.7采购订单/协议84.8验收和付款84.9供给商产品质量追踪85文件管控106附件107附则11降成本 保质量 建体系 提效益1 目标为了提升企业采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,确保及提升产品质量,满足企业对优质资
2、源需求,深入规范物资采购步骤,加强和各部门间配合,特制订本制度。2 适用范围 企业全部采购项目(物品或服务)。3 采购管理3.1采购员责任范围- 依据本企业申请部门需求,制订采购计划及策略;- 依据本企业及集团采购管理制度负责对本企业全部采购事项实施,包含但不限于对供给商选择、资质审核、比价议价、招投标组织、订单跟进等;- 控制采购成本,确保产品质量,确保产品质量可追踪;- 依据采购交易方法,负责申请采购项目中全部费用,包含但不限于预算内、预算外、提前垫付、预付款、尾款及全款报销等;- 建立及维护本企业供给商数据库,开发关键及后备供给商,对供给商进行定时评定和管理,促进供给商优胜劣汰;- 每三
3、个月出具本企业采购分析汇报,在每三个月第1周内完成上季度采购分析,并提报给分管总监及、总裁及集团企管部。 3.2申请部门责任范围- 制订需求计划,包含项目名称、产品及服务基础要求、估计需求时间及费用,并将估计费用归口到采购员进行采购费用预算编制,报集团进行费用预算审批;- 提出采购申请,项目需求应明确,采购申请需要预留采购周期;- 协同采购员参与采购事项办理:评选供给商,关注产品及服务是否能够满足需求;- 对申请采购物资和服务负责进行验收及反馈;- 对产品质量、交期及售后服务提出反馈意见。3.3采购管控规则企业全部采购事项均需经过“先申请及审批,后实施”步骤进行管控,具体规则以下:1)采购申请
4、步骤各部门对有需求采购项目均需提报采购申请步骤,采购申请步骤必需经过分管总监及总裁审批同意后,方可转至运行部采购员负责采购。 注:a、行政办公类类物品由行政部统一搜集各部门需求,并提议采购申请步骤。 b、向已签有年度合作协议供给商反复采购特定产品采购项目无需提报采购申请步骤,可直接提议采购审批(订单)审批步骤c、包含需进行招标采购项目,采购申请步骤除经过分管总监及总裁审批同意后,还需知会集团企管部相关岗位同事,并和集团企管部相关同事进行协同办理。2)采购审批步骤 由运行部采购员负责提议采购审批步骤,如有需要,可要求需求部门责任人进行采购协同:- 单次采购金额小于KKKK元采购项目(含KKKK元
5、),无须提报采购审批步骤,接到各部门提议经总裁同意同意采购申请步骤后,即可采购,无需签定采购协议,经过付款步骤或费用报销方法进行结算。- 单次采购金额大于KKKK元但小于20万采购项目,则须提报采购审批步骤,签定采购协议,经企业及集团各级领导(采购审批步骤及采购协议盖章审批步骤可合并提议,并参考集团财务权限要求设置各级领导审批节点)审批同意后,方可进行采购。- 年度采购金额大于100万、且需反复性采购特定采购项目,则须签定年度采购协议,并经集团企管部相关岗位同事协同办理,XX及集团各级领导(参考集团财务权限实施)审批同意后(采购审批步骤及采购协议盖章审批步骤可合并提议,并参考集团财务权限要求设
6、置各级领导审批节点),方可进行进行采购。 备注:特定采购项目为指:1)含有唯一性物品采购(如:享受中国独家经销权酒品采购、供给商享受专利物品采购等);2)虽非唯一性,但有较高技术或质量要求物品采购(如:需先打样并经验收或需第三合作方共同验收合格后才能进入采购步骤物品等);3)提供长久服务第三方服务采购;- 已签有年度采购协议特定采购项目,后续只需提报采购订单,并经企业及集团各级领导(采购审批步骤及采购订单盖章审批步骤可合并提议,并参考集团财务权限要求设置各级领导审批节点)审批同意后,方可进行采购。- 单次采购金额大于20万元采购项目标准上需经过招投标进行采购(向签有年度采购协议特定产品采购除外
7、),或依集团招投标采购制度要求需经过招投标方法进行采购采购项目,采购审批步骤需经集团企管部相关岗位同事协同办理,XX及集团各级领导(参考集团财务权限实施)审批同意后,方可进行采购协议盖章审批,即,采购审批及采购协议盖章审批需分开申请。采购类型类别或范围是否需要采购申请是否需要采购审批是否需集团企管部协同单次采购金额KKKK元小额、常规采购项目是否否KKKK元单次采购金额20万元全部采购项目是是否年度采购协议年度估计采购金额100万特定物品或服务采购项目否是是采购订单特定物品或服务否是否招投标项目单次采购金额在20万元以上采购项目(签有年度采购协议特定产品除外);或依集团招投标采购制度要求招投标
8、采购项目是是是3.4 采购步骤控制图说明1:1、参考采购申请OA步骤2、附件:采购申请表、产品参数采购申请2制订采购计划1采购申请(说明1)采购审批步骤控制 申请部门 运行部采购员备注说明明3(说明2)确定潜在供给商4(说明3) 产品信息确定说明2:1、优先选择合格供给商2、新供给商需调查及提交资料否6(说明5)相关部门和领导审批采购审批说明3:1、样品确定2、包装方法、标识3、交期和质量标准5(说明4)比价议价步骤是7确定供给商8签协议/下订单/付预付款说明4:1、常规采购项目比价标准:三千至两万元(含两万)最少两家供给商比价;两万至万二十万元最少三家供给商比价;二十万元以上最少三家供给商比
9、价或招标2、 特定采购项目年度比价标准: 含有唯一性采购项目:经过参考物横向性价比对比,关注性价比评定非唯一性采购项目:提前寻求及确定2家以上(含)质量或技术合格供给商,并进行性价比对比产品订购跟单9(说明6) 跟单15(说明7)付尾款/数据整理归档13是否处理说明7:1、 采购申请、审批OA2、 采购协议/订单、验收凭证3、 供给商资料说明5:1、参考采购审批OA步骤2、附件:供给商选择表、报价单、协议/订单、供给商及产品相关资料说明6:接到申请部门下单通知且确定需求后一个工作日内下单否是验收及付款是否12是否有异常情况11验收货物14收货10通知到货3.5采购申请OA步骤: a)非招投标
10、申请人部门责任人分管总监总裁采购员3.6 采购审批OA步骤 a、非招投标常规采购项目审批及协议审批OA步骤(含在已签有特定采购项目年度协议前提下反复性采购订单)采购员 集团法务总监(KK)、财务总监(KK)、运行总监(KK)【并发,协同】总裁(KK)【审批】集团总裁(KK)【审批】集团董事长(KK)、集团财务副总裁(KK)、集团财务总监(KK)、集团副总裁(KK)【并发,知会】KK(广州章)/ KK(南京章)、采购员【并发,知会】 b、特定采购项目标年度采购审批及协议审批步骤 采购员 集团法务总监(KK)、财务总监(KK)、运行总监(KK)、集团企管部采购员、集团企管部经理(KK)、集团企管部
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