上市集团公司采购管理核心制度.docx

xx集团
采购管理制度及步骤（试行）

目录
1 目标 2
2 适用范围 2
3 采购管理 2
3.1 采购责任范围 2
3.2 申请部门责任范围 2
3.3 采购管控规则 3
3.4 采购步骤控制 4
3.5 采购申请OA步骤 5
3.6 采购审批OA步骤 5
4 采购步骤操作指导 5
4.1 采购项目开发 5
4.2 确定项目进度时间 6
4.3 采购项目管理 6
4.4 确定潜在供给商 6
4.5 比价或招投标 6
4.6 确定采购标规格及技术指标 7
4.7 采购订单/协议 8
4.8 验收和付款 8
4.9 供给商产品质量追踪 8
5 文件管控 10
6 附件 10
7 附则 11

降成本 保质量 建体系 提效益

1 目标
为了提升企业采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，确保及提升产品质量，满足企业对优质资源需求，深入规范物资采购步骤，加强和各部门间配合，特制订本制度。
2 适用范围
企业全部采购项目（物品或服务）。
3 采购管理
3.1采购员责任范围
- 依据本企业申请部门需求，制订采购计划及策略；
- 依据本企业及集团采购管理制度负责对本企业全部采购事项实施，包含但不限于对供给商选择、资质审核、比价议价、招投标组织、订单跟进等；
- 控制采购成本，确保产品质量，确保产品质量可追踪；
- 依据采购交易方法，负责申请采购项目中全部费用，包含但不限于预算内、预算外、提前垫付、预付款、尾款及全款报销等；
- 建立及维护本企业供给商数据库，开发关键及后备供给商，对供给商进行定时评定和管理，促进供给商优胜劣汰；
- 每三个月出具本企业采购分析汇报，在每三个月第1周内完成上季度采购分析，并提报给分管总监及、总裁及集团企管部。
3.2申请部门责任范围
- 制订需求计划，包含项目名称、产品及服务基础要求、估计需求时间及费用，并将估计费用归口到采购员进行采购费用预算编制，报集团进行费用预算审批；
- 提出采购申请，项目需求应明确，采购申请需要预留采购周期；
- 协同采购员参与采购事项办理：评选供给商，关注产品及服务是否能够满足需求；
- 对申请采购物资和服务负责进行验收及反馈；
- 对产品质量、交期及售后服务提出反馈意见。
3.3采购管控规则
企业全部采购事项均需经过“先申请及审批，后实施”步骤进行管控，具体规则以下：
1）采购申请步骤
各部门对有需求采购项目均需提报采购申请步骤，采购申请步骤必需经过分管总监及总裁审批同意后，方可转至运行部采购员负责采购。
注：a、行政办公类类物品由行政部统一搜集各部门需求，并提议采购申请步骤。
b、向已签有年度合作协议供给商反复采购特定产品采购项目无需提报采购申请步骤，可直接提议采购审批（订单）审批步骤
c、包含需进行招标采购项目，采购申请步骤除经过分管总监及总裁审批同意后，还需知会集团企管部相关岗位同事，并和集团企管部相关同事进行协同办理。
2）采购审批步骤
由运行部采购员负责提议采购审批步骤，如有需要，可要求需求部门责任人进行采购协同：
- 单次采购金额小于KKKK元采购项目（含KKKK元），无须提报采购审批步骤，接到各部门提议经总裁同意同意采购申请步骤后，即可采购，无需签定采购协议，经过付款步骤或费用报销方法进行结算。
- 单次采购金额大于KKKK元但小于20万采购项目，则须提报采购审批步骤，签定采购协议，经企业及集团各级领导（采购审批步骤及采购协议盖章审批步骤可合并提议，并参考集团财务权限要求设置各级领导审批节点）审批同意后，方可进行采购。
- 年度采购金额大于100万、且需反复性采购特定采购项目，则须签定年度采购协议，并经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参考集团财务权限实施）审批同意后（采购审批步骤及采购协议盖章审批步骤可合并提议，并参考集团财务权限要求设置各级领导审批节点），方可进行进行采购。
备注：特定采购项目为指：1）含有唯一性物品采购（如：享受中国独家经销权酒品采购、供给商享受专利物品采购等）；2）虽非唯一性，但有较高技术或质量要求物品采购（如：需先打样并经验收或需第三合作方共同验收合格后才能进入采购步骤物品等）；3）提供长久服务第三方服务采购；
- 已签有年度采购协议特定采购项目，后续只需提报采购订单，并经企业及集团各级领导（采购审批步骤及采购订单盖章审批步骤可合并提议，并参考集团财务权限要求设置各级领导审批节点）审批同意后，方可进行采购。
- 单次采购金额大于20万元采购项目标准上需经过招投标进行采购（向签有年度采购协议特定产品采购除外），或依集团招投标采购制度要求需经过招投标方法进行采购采购项目，采购审批步骤需经集团企管部相关岗位同事协同办理，XX及集团各级领导（参考集团财务权限实施）审批同意后，方可进行采购协议盖章审批，即，采购审批及采购协议盖章审批需分开申请。

采购类型
类别或范围
是否需要采购申请
是否需要采购审批
是否需集团企管部协同
单次采购金额
≤KKKK元
小额、常规采购项目
是
否
否
KKKK元＜单次采购金额
＜20万元
全部采购项目
是
是
否
年度采购协议
年度估计采购金额＞100万特定物品或服务采购项目
否
是
是
采购订单
特定物品或服务
否
是
否
招投标项目
单次采购金额在20万元以上采购项目（签有年度采购协议特定产品除外）；或依集团招投标采购制度要求招投标采购项目
是
是
是

3.4 采购步骤控制图
说明1：
1、参考采购申请OA步骤
2、附件：采购申请表、产品参数
采购申请
2制订采购计划
1采购申请（说明1）
采购审批
步骤控制 申请部门 运行部采购员备注说明明

3（说明2）
确定潜在供给商
4(说明3) 产品信息确定

说明2:
1、优先选择合格供给商
2、新供给商需调查及提交资料

否
6（说明5）
相关部门和领导审批
采购审批

说明3：
1、样品确定
2、包装方法、标识
3、交期和质量标准
5（说明4）
比价议价步骤

是
7确定供给商

8签协议/下订单/付预付款
说明4：
1、常规采购项目比价标准：
三千至两万元（含两万）最少两家供给商比价；两万至万二十万元最少三家供给商比价；二十万元以上最少三家供给商比价或招标
2、 特定采购项目年度比价标准：
含有唯一性采购项目：经过参考物横向性价比对比，关注性价比评定
非唯一性采购项目：提前寻求及确定2家以上（含）质量或技术合格供给商，并进行性价比对比

产品订购跟单

9（说明6）
跟单

15（说明7）
付尾款/数据整理归档
13是否处理

说明7：
1、 采购申请、审批OA
2、 采购协议/订单、验收凭证
3、 供给商资料
说明5：
1、参考采购审批OA步骤
2、附件：供给商选择表、报价单、协议/订单、供给商及产品相关资料
说明6：接到申请部门下单通知且确定需求后一个工作日内下单
否
是
验收及付款
是

否
12是否有
异常情况
11验收货物
14收货
10通知到货

3.5采购申请OA步骤：
a)非招投标
申请人→部门责任人→分管总监→总裁→采购员
3.6 采购审批OA步骤
a、非招投标常规采购项目审批及协议审批OA步骤（含在已签有特定采购项目年度协议前提下反复性采购订单）
采购员 →集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运行总监（KK）【并发，协同】→总裁（KK）【审批】→集团总裁（KK）【审批】→集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】→KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】
b、特定采购项目标年度采购审批及协议审批步骤
采购员 →集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运行总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】→总裁（KK）【审批】→集团总裁（KK）【审批】→集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】→KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】
c、招投标采购审批OA步骤
采购员 →财务总监（KK）、运行总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】→总裁（KK）【审批】→集团总裁（KK）【审批】→采购员
c、招投标协议审批OA步骤
采购员 →集团法务总监（KK）、财务总监（KK）、运行总监（KK）、集团企管部采购员、集团企管部经理（KK）、集团企管部总监（KK）【并发，协同】→总裁（KK）【审批】→集团总裁（KK）【审批】→集团董事长（KK）、集团财务副总裁（KK）、集团财务总监（KK）、集团副总裁（KK）【并发，知会】→KK（广州章）/ KK（南京章）、采购员【并发，知会】

注：
‚
说明：
a) 具体需加签集团领导要求请参考附件《XX集团财务审批权限表》。
b) 只有包含到需集团高管审批、且为广告或媒体资源采购业务，才需加签集团副总裁（KK）。
c) 单次采购金额KKKK元及以下采购项目无须提报以上采购审批步骤。
d) 在进行OA采购审批步骤前，采购员需把采购项目相关信息发给申请部门确定，在进行采购审批OA步骤时，要把采购申请OA步骤和审批相关资料（协议、比价报价等）作为附件添加。
4 采购步骤操作指导
4.1采购项目开发
a) 运行部采购员依据申请部门提供采购需求或计划立项方案描述进行采购跟进；
b) 开发产品或服务方案可优先从现有供给商数据库（含集团提供供给商数据库）中选择，也可依据采购需求类别和方案描述，邀请相关供给商参与开发设计方案；
c) 项目方案开发，应结合需求部门意见，并充足考虑后续生产正当性，合理性和品质确保能力；
d) 提交具体项目方案，并和申请部门一起确定最终产品及方案。
4.2确定项目进度时间
a) 确定产品及方案后，必需和申请部门确定该项目标具体时间。
b) 项目时间进度确定应该包含并不限于：
1) 项目最终上市时间及上市方法;
2) 项目最早及最晚交付时间；
3) 订单最晚确定时间；
4) 最终包装，标识及运输方法最晚确定时间（如适用）；
5) 最少生产保障时间；
c) 采购岗应依据该项目标实际发展情况，立即跟进项目进度。
4.3采购项目管理
a) 为确保采购项目按时保质完成，采购员应该制订具体项目管理计划，跟踪项目实施情况，并定时向上级领导汇报进度；
b) 项目实施中，包含到有可能影响项目产品及服务情况，如：交付时间，数量，价格，产品设计变更，品质标准或服务要求等，采购岗需立即和申请部门协调处理，必需时汇报到运行总监进行协调处理。
1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
4.4确定潜在供给商
1) 新供给商选择由采购员申请，经分管总监及总裁审批同意使用，标准上应首先考虑供给商数据库内合格供给商。
2) 非唯一性，且年采购额超100万元人民币采购项目应最少有一家以上经验收合格后备供给商；
3) 全部供货供给商均应填报附件2:《潜在供给商调查表》，并提供营业执照及税务登记证复件，依据上述标准初步筛选；
4.5比价或招投标
a． 比价标准
采购单笔采购项目
单笔购置金额
比价方法
人民币KKKK元及以下
直接采购不需要比价
人民币KKKK元以上X0,000元以下(含2万元)
最少选择2家供给商进行比价
人民币X0,000元以上、X,000,00元及以下
最少选择3家供给商进行比价
人民币X,000,00元以上
最少选择3家或以上供给商进行比价或招标
‚特定采购项目标年度反复性采购
性质
比价方法
唯一性采购项目
采取参考物进行性价比对比
非唯一性采购项目
最少选择2家经验收合格后供给商进行比价

b． 优先在现有合格供给商（含集团提供合格供给商数据库）中挑选业务范围匹配供给商，反复采购项目应每十二个月进行价格审核或成本分析；
c． 包含生产供给安全或重大活动保障等特殊情况项目，应该考虑使用2家或以上合格供给商供给同一产品或服务；
d． 需要进行招标项目，应和集团企管部相关同事及领导协同开展，向3家或以上经审核含有资质供给商发出统一招标书；
e． 标书或询价单应依据需要包含但不限于以下内容：
- 招标内容和要求；
- 招投标时间表；
- 投标文件格式及（或）报价模板；
- 签署协议关键条款，如：交货地点，交货时间，运输方法，转包限制，风险转移，安装，验收，付款条件，保修，更改条款，提供服务人员要求，违约责任，保密协议等；
- 废标条件，比如：截标时间后收到标书、技术参数不符合要求等，废标应得到总裁同意；
f． 标书应密封或经过电子招标系统上传至总裁，同时开标；若标书以邮寄方法送达，应请第3方部门见证开标；要有开标统计，统计价格，文件情况，需要开标参与人署名，招标文件由运行总监保管；
g． 供给商评定结果必需由总裁同意。
h． 其它招标行为依集团后续补充招投标相关制度要求实施；
4.6确定采购标规格及技术指标；
a. 采购员应在同意发出采购订单前确定产品或服务关键采购标及技术指标；
b. 项目技术指标制订应该参考对应国际，国家，行业或企业标准，并结合申请部门在《采购申请单》上注明基础规格，指标或需求，和供给商确定具体技术要求内容；
c. 技术具体指标及细节，采购员应和申请部门和验收部门沟通确定；
d. 需进行招投标项目，招投标之前应和集团企管部相关同事共同成立专题招标小组，由招标小组统一制订多种技术标准和招标书要求，采购产品或服务关键规格及技术指标或其范围，方便供给商依据统一要求报价；
e. 产品规格及技术指标必需反应在订单/协议或其附件中。
4.7采购订单/协议；
a. 申请部门《采购申请》需符合企业相关要求，需填写采购申请单，格式详见附件3：《采购申请单模板》；
b. 采购订单由采购员提交，经企业及集团各级领导（参考集团财务权限要求）审批同意同意并盖章后，才能发出采购订单,订单格式详见附件4：《采购订单模版》；
c. 采购项目在生产或实施过程中需要用到工具，器械设备，如：生产模具等；应该在采购订单或协议中清楚表明该工具或设备权属关系和处理条款；
d. 订单签署后，采购员应在生产期间定时和供给商确定生产进度，确保按时交货。
4.8验收和付款；
验收工作由采购员和采购需求部门共同实施，并以需求部门验收为准。
a) 产品交付前，采购员应该和供给商沟通，制订具体交付计划并通知相关部门收货；
b) 采购员应立即跟进相关部门验收情况，若出现因品责问题而造成拒绝收货，应协调供给商、申请部门、品质部门等相关方面，对问题作全方面分析，研究处理或改善方案；
c) 需要供给商返工改善品质情况，应该立即和申请或使用部门沟通，确定需要时间和影响；
d) 产品/服务验收合格入库或项目完成后，依据协议标，采购员需准备相关财务单据及审批文件，按财务程序交相关领导署名后上交财务部；
e) 财务部审验相关采购单据及文件（包含但不限于协议或采购订单、发票、收货凭证、OA审批单等）无误后依据付款条件付款。
4.9供给商产品质量追踪
a) 申请部门在采购申请时要明确注明所需产品质量要求，方便采购员在潜在供给商选择时能够找到符合需求供给商和产品，并把质量要求写进采购订单或协议；
b) 供给商质量问题由申请部门提出后，并由采购员及产品使用部门再次确定；
c) 采购员将和需求部门及供给商一起对产品质量作出原因分析，并提供处理方案；
f) 供给商质量问题将统计在案并影响供给商年度评定分数，不合格供给商将暂停供货资格，待整改后重新评定；
g) 严重不合格产品供给商一经认定，暂停供货资格，待整改后重新评定；
d) 采购员定时向申请部门了解产品使用情况。
1.
2.
3.
4.
5.
6.

说明：本步骤中“产业企业内部步骤”，须在各子企业制度步骤中规范。
5 文件管控
采购员负责保留全部采购项目相关全部资料，文档正常情况下保留五年，保留期限过后，由采购员提出申请，经分管总监及总裁同意后，方可销毁资料。
6 附件
- 附件1：《潜在供给商调查表》
- 附件2：《采购申请单模版》
- 附件3：《采购订单模版》
- 附件4：《供给商选择表》
7 附则
- 本制度未尽事宜，按国家相关法律、法规和企业章程要求实施。
- 本制度由XX集团总经办负责解释和修订。
- 本制度自公布之日起实施。

附件1：《潜在供给商调查表》

附件2：《采购申请单模版》

附件3：《采购订单模版》

附件4：《供给商选择表》