存货核算管理操作知识手册模板.doc

北京英斯泰克视频技术
操 作 手 册

手册名称：
存货核实操作手册
适用部门：
库房记账、财务部、多媒体
编写人员：

版本号
1.0
编写日期
5月20日
对口支持
业务
财 务 部
敖伟新
业务问题、操作问题

财 务 部
马 雪
业务问题、操作问题

财 务 部
孙 力
业务问题、操作问题

多 媒 体
董 欣
业务问题

技术
财 务 部
白小宇
软件问题、错误提醒

计 算 机

网络、硬件、系统故障

目 录

一、部门职责： 2
二、部门岗位划分： 2
三、系统业务处理步骤： 3
四、部门日常业务系统处理： 3
1、存货核实系统设置： 3
2、存货核实业务日常处理： 5
3、特殊业务： 9
4、月末结帐： 11

一、部门职责：
库房记账日常工作在ERP系统处理中关键工作有：
1、 在库存管理模块进行日常材料出库、销售出库、其它出入库单据录入工作。
2、 在库存管理模块进行日常产成品入库、采购入库、其它入库单据录入工作。
3、 进行日常外协加工、备品管理、借入、借出管理工作。
4、 对单据录入正确性进行负责。
5、 进行库存管理模块结账工作。
财务部门：
1、 查对库存单据正确性。
2、 进行采购结算、暂估处理核实采购入库、材料领用成本。
3、 进行成本核实计算半成品、产成品出入库、销售成本。
4、 进行发出商品记账、分期结转销售成本。
5、 编制多种材料出入库业务凭证。
6、 各库房登账和期末处理工作。
7、 存货核实模块月底结账工作。
二、部门岗位划分：
库管记账：依据库存材料日常出入库业务在库存管理模块进行单据录入。
材料成本会计：对库房传输过来得单据，核实产成品入库单、材料出库、销售出库等单据核实成本，进行登记存货总账、存货明细账，进行制单，传输到总账会计进行科目账登记。
总账会计：对材料成本会计编制材料出入库凭证进行登账、记账处理。
三、系统业务处理步骤：
1、 库房人员在库存管理模块录入多种日常出入库单据。
2、 材料成本核实会计对采购入库单进行记账，核实材料入库成本；假如没有来发票进行采购结算采购入库单需要进行暂估处理，方便对材料领用提供比较正确成本。
3、 材料成本核实会计对本月各部门材料领用进行单据记账，核实当月材料消耗成本。
4、 进行原材料仓库期末处理、制单工作。
5、 成本核实会计从成本管理模块取数各部门当月原材料消耗数据，和其它成本资料进行成本计算，得出半成品成本。
6、 材料成本核实会计在存货核实模块进行产成品成本分配 ，读取半成品仓库半成品加工成本。
7、 材料成本核实会计在存货核实模块进行单据记账（关键是半成品仓库半成品入库、出库成本）。
8、 进行半成品仓库期末处理、制单工作。
9、 成本核实会计从成本管理模块重新数各部门当月原材料消耗数据，和其它成本资料进行成本计算，得出产成品成本。
10、 材料成本核实会计在存货核实模块进行产成品成本分配 ，读取产成品仓库产成品加工成本。
11、 依据半成品加工层次不一样，反复7~10步序
12、最终产品成本成本取出后，进行产成品仓库出入库单据进行记账，核实出产品销售成本，为决议层提供正确销售毛利数据。
四、部门日常业务系统处理：
1、 存货核实系统设置：
² 1）存货科目设置：
n 存货对应科目：
操作路径：【存货核实】—【初始设置】—【存货科目】
仓库名称
存货分类
会计科目
分期收款发出科目

原材料
原材料

半成品
自制半成品

机加产品
产成品—机加产品
分期收款发出商品

转播车
产成品—转播车产品
分期收款发出商品

系统集成
产成品—转播车产品
分期收款发出商品

电子产品
产成品—电子产品
分期收款发出商品

商品
库存商品
分期收款发出商品

多媒体产品
库存商品
分期收款发出商品
XX喷塑厂仓库

委外加工物资

借出物资仓库

借出物资

注意：
每类物资根据会计核实要求对应一个会计核实科目。对于现在设定已经假如以后是增加大类下具体档案则无须进行修改增加；假如增加了一级存货大类需要在此进行维护，方便在制单时能自动带出会计科目。
对于委外加工物资而言在全部权上仍然为企业全部，我们把委外加工厂做为我们库房管理，所以只要是调到委外加工厂物资应用会计科目“委外加工物资”，以后每增加一个委外加工厂仓库，全部需要在此进行维护，方便制单时能自动带出会计科目。
对于借出物资在管理上同委外加工厂处理，只要借出物资全部在借出物资进行管理，所以对应会计科目为借出物资。
n 对方科目设置：
操作路径：【存货核实】—【初始设置】—【对方科目】
此功效用于设置本系统中生成凭证所需要存货对方科目（即收发类别）所对应会计科目，所以用户在制单之前应先在此模块中将存货对方科目设置正确、完整，不然无法生成科目完整凭证。
收发类别
部门
存货分类
对应会计科目
暂估科目
采购入库

物资采购
应付暂估款
销售出库

机加产品
产品销售成本-机加产品

销售出库

转播车产品
产品销售成本-机加产品

销售出库

系统集成
产品销售成本-机加产品

销售出库

商品
商品销售成本-商品

销售出库

多媒体商品
商品销售成本-多媒体

钢板领用
机加车间

生产成本---钢板费用

铝型材领用
机加车间

生产成本---铝型材费用

材料领用
机加车间

制造费用—机物料

材料领用
转播车

生产成本—直接材料

材料领用
系统

生产成本—直接材料

半成品领用

生产成本—自制半成品

产品入库

生产成本—成本结转

委外加工出库

调拨中转科目

委外加工入库

调拨中转科目

借出出库

调拨中转科目

借出归还

调拨中转科目

借入物资

调拨中转科目

借入归还

调拨中转科目

盘亏出库

待处理财产损益

盘盈出库

待处理财产损益

调拨出库

调拨中转科目

调拨入库

调拨中转科目

因为现行科目设置对于销售出库情况安装产品分开，所以假如增加新商品需要进行维护对应科目。
材料领用科目设置以部门设置不一样，所以以后假如进行组织结构变动增加新生产部门则需要维护科目。
2、存货核实业务日常处理：
² 日常业务：
n 录入采购入库单金额
Ø 单击【单据】，选择【入库单据】中【采购入库单】，进入单据列表界面。
Ø 在采购入库单列表界面查找到要修改采购入库单，双击，进入单据卡片界面。
Ø 也能够在单据卡片界面，单击工具条上〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需修改采购入库单。或单击鼠标右键，弹出右键菜单，利用定位功效，将光标定位在需要修改采购入库单上。
Ø 单击工具条上〖修改〗，进入输入状态，采购入库单金额，录入完成后再找下一张需录入采购入库单，反复第四步，如此直至修改结束。
n 录入其它入库单金额
Ø 进入其它入库单，可输入单据过滤条件，进入其它入库单列表界面。
Ø 可在单据列表界面，查找到要修改其它入库单，双击，进入单据卡片界面。
Ø 也能够在单据卡片界面，单击工具条上〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需修改其它入库单。或单击鼠标右键，弹出右键菜单，利用定位功效，将光标定位在需要修改其它入库单上。
Ø 单击工具条上〖修改〗，进入修改状态，加入单价和金额，修改完成后，单击[保留]，再找下一张需修改其它入库单，反复第四步，如此直至修改结束。
n 其它单据
Ø 对于产成品入库单单价是从成本管理计算完成后读取，不需要手工录入。
Ø 对于材料出库单、销售出库单、其它出库单是存货核实模块依据记价方法进行计算得出，也无须手工录入。
n 调整单
出入库单据记账后，发觉单据金额错误，假如是录入错误，通常采取修改方法进行调整。但有时碰到因为暂估入库后发生零出库业务等原因所造成出库成本不正确或库存数量为零而仍有库存金额情况时，只能使用入库调整单或出库调整单进行调整。
Ø 入库调整单：入库调整单是对存货入库成本进行调整单据，它只调整存货金额，不调整存货数量；它用来调整当月入库金额，并对应调整存货结存金额；可针对单据进行调整，也可针对存货进行调整。
【操作步骤】
ü 用鼠标单击【日常业务】，选择【调整单据】中【入库调整单】，进入单据卡片。进入入库调整单，系统自动新增一张空白入库调整单，显示录入状态。
ü 输入单据头各项内容，参见【表头栏目说明】；用鼠标单击工具条上〖增行〗按钮或使用快捷键[Ctrl+I]，系统自动在单据体新增一条空白统计，输入单据体各项内容，存货：存货必需输入。
ü 被调整单据号：可输可不输；假如用户想针对某一单据存货调整金额，应输入对应单据号，假如不输入单据号，则直接调整存货，即在明细账中统计一笔只有金额没有数量统计；假如输入单据号在本月单据中未找到，则所输被调整单据号无效，系统自动清空，并按调整存货方法记账。部分计价方法核实存货，不能输入被调整单号，即不能对入库单成本进行调整。
ü 金额：必需输入，金额可为正数，也可为负数；不许可为零。
ü 如入库调整单填制完成，发觉有错，可直接进行修改。
ü 假如入库调整单中有填写了对应单据号统计，系统只显示〖记账〗按钮，用户直接记账。
ü 假如入库调整单中没有填写对应单据号统计，则用户可将单据保留记账，也可在【单据记账】处进行记账。
ü 用户若在单据卡片选项选择“是否调整对应出库单”为是，则在入库调整单记账时，则将调整金额加到对应出库单上。
Ø 出库调整单：出库调整单是对存货出库成本进行调整单据，它只调整存货金额，不调整存货数量；它用来调整当月出库金额，并对应调整存货结存金额；只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。
【操作步骤】
ü 用鼠标单击【日常业务】，选择【调整单据】中【出库调整单】，进入单据卡片。在新增出库调整单时，点击其它则代表该出库调整单属性为其它属性；点击销售则代表该出库调整单属性为销售属性出库调整单。
ü 进入出库调整单，系统自动新增一张空白出库调整单，显示录入状态。
ü 输入单据头各项内容。用鼠标单击工具条上〖增行〗按钮或使用快捷键[Ctrl+I]，系统自动在单据体新增一条空白统计，输入单据体各项内容。
ü 如出库调整单填制完成，发觉有错，可直接进行修改。保留后，点击〖记账〗按钮，用户能够直接记账。
ü 用户也可将单据保留，然后在【单据记账】处进行记账。
² 业务核实：
存货系统业务核实关键功效是对单据进行出入库成本计算、结算成本处理、产成品成本分配、期末处理。
n 单据记账：按实际成本核实入库成本核实、出库成本核实。
【操作步骤】
ü 用鼠标单击【业务核实】-【正常单据记账】进入此功效。
ü 输入查询条件并确定。（仓库、单据类型、日期过滤或收发日期）
ü 屏幕显示"未记账单据一览表"界面，用户在所要记账单据前选择打勾或在工具栏单击〖全选〗，再单击〖记账〗，系统自动记账。
n 恢复记账：恢复记账用于将用户已登记明细账单据恢复到未记账状态。
【操作步骤】
ü 用鼠标单击【业务核实】菜单，并单击【恢复单据记账】进入此功效。
ü 用户依据需要输入“仓库”、“单据类型”“恢复记账日期”等查询条件，单击“确定”铵钮。
ü 屏幕显示“取消单据记账”界面，用户在所要记账单据前打勾选择或在工具栏单击“全选”，再单击“恢复”，系统自动取消记账。
ü 提醒：如在取消记账前想查询具体单据明细可点击“具体”，列示单据具体信息。
ü 对于全月平均、计划价/售价、部分计价核实方法下，可选择一张单据进行恢复。
ü 对于移动平均、优异先出、后进先出核实方法下，因为核实方法和记账单据前后次序相关，所以不能单独恢复中间某张单据，应按记账次序从后向前恢复。
n 暂估业务：
Ø 暂估入库成本录入：对于没有成本采购入库单，在这里进行暂估成本成批录入。
对于没有成本采购入库单，在这里进行暂估成本成批录入。 
【操作步骤】
ü 点击【业务核实】菜单，并单击【暂估成本录入】进入此功效。
ü 录入查询条件后，单击确定进入采购入库单成本成批录入界面，系统显示满足条件采购入库单。
ü 单击右上角下拉框选择成本单价，系统提供计划成本、参考成本、上次入库成本、上次出库成本、结存成本供选择。
ü 单击〖录入〗按钮，系统自动按所选成本进行录入，能够修改单价和金额，单击〖保留〗按钮即可。
注意：
ü 录入暂估成本时，假如存货、供给商、用户档案已录入停用日期，则不能再显示此存货、供给商、用户统计信息，不许可再做任何业务处理。
Ø 结算成本处理：实施方案采取单到回冲是指报销处理时，系统自动生成红字回冲单，并生成采购报销入库单。
采购部门进行正常业务处理，假如出现结算以前会计月份入库单情况，需要进行结算成本处理进行单据回冲。
ü 用鼠标单击【业务核实】菜单，并单击【结算成本处理】进入此功效。
ü 输入暂估处理查询条件，可选择显示未全部结算完单据，输入后，点击〖确定〗按钮，进入暂估结算表。
ü 选择需进行暂估入库成本处理统计，可按〖全选〗按钮，选择完成按〖暂估〗按钮进行成本处理。
n 产成品成本分配：
ü 可随时对产成品入库单提供批量分配成本。
ü 可从"成本核实系统"取得成本，填入入库单，同时提供清除已分配数据功效。
【操作步骤】
ü 用鼠标单击【业务核实】菜单，并单击【产成品成本分配表】进入此功效。
ü 选择〖查询〗按钮，进入查询界面。
ü 输入查询条件并确定返回，表中将显示符合条件存货。
ü 输入需要分配总成本，或经过〖全取〗、〖取价〗按钮从成本核实系统取产成品成本。
ü 选择进行〖分配〗按钮，把成本分配到产成品入库单据上。
ü 用户若需要清除已分配成本数据，则能够在产成品成本表中点击〖恢复〗按钮，即可清除已分配数据。
² 财务核实：系统在进行出入库核实后，下一步就要生成记账凭证。相关凭证生成、修改、查询操作在此完成。存货核实管理系统生成记账凭证自动会传输到总账系统，实现财务和业务一体化操作。
【操作步骤】
ü 用鼠标单击【财务核实】菜单，并单击【生成凭证】进入，屏幕显示"生成凭证"界面，选择所需生成"凭证类别"，单击工具栏"选择"铵钮，在"查询条件"中用户依据需要选择需生成凭证单据类别，可单选，可复选，和输入对应条件，单击〖确定〗。
ü 选择要生成凭证统计，单击〖生成〗按钮或〖合成〗按钮。
ü 显示所生成凭证，用户可修改凭证类别、凭证摘要、借方科目、贷方科目、金额，能够增加或删除借贷方统计，但应确保借贷方金额相平，并等于所选统计金额。
ü 生成完凭证，选择〖确定〗按钮保留此凭证。
产成品入库：
借：产成品---机加产品
---系统集成
---转播车
自制半成品
贷：生产成本—成本结转-机加车间
-转播车车间
材料出库：
借：生产成本—钢板费用
—铝型材费用
—直接材料—转播车
—自制半成品
制造费用—机物料消耗
贷：原材料
自制半成品

销售出库：
借：产品销售成本—转播车—XX项目
—机加产品
商品销售成本—多媒体
贷：库存商品—多媒体
产成品—转播车
采购入库：
（报销）借：原材料
贷：物资采购
（暂估）借：原材料
贷：应付暂估款
借：原材料
贷：应付暂估款
借：原材料
贷：物资采购
调拨单：（能够合并制单、降低中间步骤）
委外 借：委外加工物资
贷：自制半成品
借出 借：借出物资
贷：原材料
借入 借：原材料
贷：借出物资
组装单：
借：产成品
贷：自制半成品
3、特殊业务：
² 特殊单据记账：
特殊单据记账关键功效是提供用户对组装单装指将多个散件组装成一个配套件过程。组装单相当于两张单据，一个是散件出库单，一个是配套件入库单。配套件和散件之间是一对多关系。配套件和散件之间关系，在产品结构中设置。用户在组装之前应优异行产品结构定义，不然无法进行组装。调拨单用于仓库之间存货转库业务或部门之间存货调拨业务。同一张调拨单上，假如转出部门和转入部门不一样，表示部门之间调拨业务；假如转出部门和转入部门相同，但转出仓库和转入仓库不一样，表示仓库之间转库业务。进行成本计算，记入存货明细账功效。
【操作步骤】
ü 用鼠标单击【业务核实】菜单，并单击【特殊单据记账】进入此功效。
ü 用户依据需要在“单据类型”、“单据号”、“单据日期”等选择输入，单击“确定”铵钮。
ü 屏幕显示“特殊单据记账”界面，用户在所要记账单据前“选择”打上标识或在工具栏单击“全选”，再单击“记账”，系统自动记账。
提醒：
假如调拨单、组装单、形态转换单等单据在【特殊单据记账】功效处已记账，则由其生成其它出入库单不许可再记账了。
如在记账前想查询具体单据明细可点击“具体”，列示单据具体信息。
记账时，假如存货、供给商、用户档案已录入停用日期，则不能再显示此存货、供给商、用户统计信息，不许可再做任何业务处理。
² 直运发票记账：

² 分期收款发出商品记账：
对分期收款商品发货单记账，发货单记账，降低库存商品，增加分期收款商品。
对分期收款商品发票记账，发票记账，则降低分期收款商品，并结转销售成本。
【操作步骤】
ü 点击【发出商品记账】，进入发出商品核实查询条件界面。
ü 选择记账业务类型和单据类型，输入其它查询条件。
ü 屏幕显示"未记账发出商品一览表"界面，用户在所要记账单据前选择打勾或在工具栏单击〖全选〗，再单击〖记账〗，系统自动记账。
ü 在【恢复单据记账】处，用户也能够经过恢复单据记账，取消记账操作。
【业务规则】
分期收款发出商品记账规则：
分期收款发出商品发货单记账时，核实成本方法即依据发货单中各存货或仓库、部门计价方法，计算发货单成本。发货单记账，降低库存商品，增加分期收款商品。
制单时选择“发出商品记账-发货单”
借：分期收款发出商品
贷：产成品-转播车
-机加产品
库存商品
分期收款发出商品发票记账：
取发票对应发货单出库成本单价计算发票销售成本。假如发货单是计划价或全月平均计价时，发票可记账，但必需在发货单期末处理后有实际单价时，才能回写发票金额。发票记账时，假如发票对应发货单未记账，则发票不能记账。恢复记账时，发货单对应发票必需全部恢复记账后，才能恢复发货单。恢复记账全部单据一起恢复。
发货单制单时，借方科目取分期收款发出商品对应科目，贷方取存货对应科目。
发票制单时，借方科目取收发类别对应科目，贷方取分期收款发出商品对应科目。
发出商品业务类型销售出库单不能记账。
在应收账款 借：应收账款
贷：产品销售收入—转播车—项目
在存货核实 借：产品销售成本—转播车—项目
贷：分期收款发出商品

采购管理
库存管理
固定资产
工资
管理
应付账款

总
账
存货核实
销售管理
应收账款
成本核实
4、月末结帐：
n 期末处理：当日常业务全部完成后，对已完成日常业务仓库/部门/存货做处理标志。
ü 用鼠标单击【业务核实】菜单，并单击【期末处理】进入此功效。
ü 选择要处理仓库、部门或存货，系统自动显示应期末处理会计月份。
ü 假如要对期末处理后结存数量为零结存金额不为零存货，自动生成出库调整单，则能够选择“结存数量为零金额不为零自动生成出库调整单”选项，选择该选项，期末处理后则显示零数量/成本一览表
ü 选择〖确定〗按钮，即可对所选对象进行期末处理。
ü 系统提供恢复期末处理功效，不过在总账结账后将不可恢复。
n 月末结帐
当月月底结束时，于每个月自然月最终一天，存货核实模块月末结账是将每个月库存处入库单据逐月封存，并将当月库存数据记入相关账表中。进行系统内业务结帐，再有新业务则为下月单据。结账后本月不能再处理业务。
【存货核实】—【业务核实】—【月末结账】
ü 进行月末结帐：
ü 进行月末恢复结帐：
B【注意事项】
Ø 假如《存货核实》和《库存管理》、《采购管理》、《销售管理》集成使用，只有在《采购管理》、《销售管理》、《库存管理》结账后，《存货核实》才能进行结账。