万帝华销售部出差管理新规制度.doc

万帝华销售部出差管理制度
一、 目标
为了既节省开支，又方便职员出差，确保职员能顺利完成企业安排公务出差任务，企业职员出差按职务等级不一样及城市等级不一样，依据下列标准报销费用。
二、 基础标准：
1、 职员出差前需向部门责任人提出书面申请，部门经理以上等级职员出差需经总经理同意（附公务出差申请表），出差任务完成后，5个工作日内，出具“公务出差申请表”和“出差汇报书”逐层审批到财务报销费用。未出示“出差汇报书”出差人员不予报销。
2、 食宿、市内交通补助、电话费补助实施标准控制。
3、 企业派车出差，不再享受交通费补助。当日回企业不报住宿费。
4、 两位同性职员(含夫妻)共同出差，只许可合住一间标准房。
5、 等级不一样职员共同出差，交通工具和住宿费可享受高级她人员标准。
6、 遇特殊情况住宿费超标准，应说明理由，并经带队责任人证实，报总经理审批后，财务部方可给予报销。
7、 职员出差必需选择最便捷路径，行程不得绕道，中转城市当日无交通工具，只好逗留一宿，第二天必需出行。
8、 出差人员在出差地招待客人，应提前报总经理同意，并严格控制成本和实效。同时交际应酬费计入部门控制标准内。
9、 出差人员需乘坐火车，若途中不过夜只许可乘硬座；途中过夜，仅按膳食补助标准补助
10、到家庭所在城市出差，借住出差地亲戚、好友、同学家，按住宿标准50％补助费用，无须附单报销。
11、标准上部门经理级以下（含）职员出差，不得乘坐飞机。特殊情况需提出书面申请，经系统总监同意后，报总经理同意。
12、出差人员食宿、市内交通补助、电话费补助一律凭发票报销，凡在标准控制范围内节省部分企业给予节省部分金额50%奖励并纳入当月绩效考评。
三、 出差审批权限
出差人等级
审核
审批
差旅费限额(元)
备注
总监级
总经理

经理级
总监
总经理

课长级
经理级
总监级

职员级
课长级
经理级

组长级
课长级
经理级

一般职员
组长级
课长级

备注:全部报销费用均须经总经理同意方可报销.

四、借款要求
1.凡事先需要预支款项，应填写正式借支单据申请借款。
2.申请借款需要正当理由，如出差、零星采购等。
3.申请借款需要以下人员签章：部门主管 系统总监 会计审核
总经理 董事长（限超额
4.申请借款，需注明还款方法，还款方法如工资中扣除，或费用报销时财务领款中扣除。
5.办妥以上手续后到企业财务部会计处，会计填制相关单据通知出纳支取款项。
五、差旅费报销标准及方法
1 、出差人员交通费只报销办理和业务相关单位直线交通费，严禁以出差为由旅游观光，绕道而行，不然企业有权拒绝不合理部分费用。
2、特殊情况产生业务长途电话费，需由企业责任人同意后，凭电信局电话费单经管理部审核后到财务报销。企业提倡尽可能用传真或手机发短信息，详见企业《通讯管理制度》。
3、出差人员返回企业5天内必需报销。
4、目标城市住宿费、生活费、市内交通费自行控制，超支自付。
1、某一目标市场出差时间在一周以内（单位：元/天）
职 务
交通工具
住宿控制标准
伙食限额
市内交通限额

省外
省内
直辖市经济特区
省会城市
地、（市）县
出差地
出差地
副总、
总助、
总监
飞 机
经济舱
火车软卧

火车
软卧
汽车
260
200
150
30
30
经理、
副理
大区
经理
火车
软卧
火车
软卧
汽车
200
150
100
20
20
课长、
副课
片区
经理、
助理
火车
硬卧

火车
硬卧
汽车
150
130
100
20
20
一般
职员
火车
硬卧
火车
硬卧
汽车
100
80
70
20

10

备：东莞市地域出差不享受相关补助。
2、到某地开发市场出差连住15天以上，就地租房，实施月租加餐费补助加市交通补助报销方案。
3、由对方用户安排出差人员食宿情况下，企业不予补助相关补助。如发觉用户请客而私自拿回企业报销一经发觉第一次处严重警告并罚款该金额十倍罚款；第二次无薪立即解聘处理。
4、12：00以前启程外地出差（以长途乘坐工具发车时刻为准）可按1天计，反之按半天计；18：00以后启程外地出差不享当日膳食、电话补助；返回当地亦同。
5、乘坐长途车上（如时间超出12小时）其间不享当日市内交通出差补助。6小时---12小时其间享当日市内1/2交通费工补助。

6、出差人员视和企业保持信息互动量合理给电话补助。无和企业保持信息互动不予电话补助。备注 ： A、相关片区经理具体要求：
1、 片区经理到代理商服务，标准上除享受30元生活、市内交通补助外，其它住宿电话补助
均由代理商负担。
2、如是因工作需要不需要代理商负担相关费用。将享受企业要求相关补助。
3、因工外出须完成和企业保持最低信息量互动方可享用电话补助。不然企业有全减免或取消电话补助。
4、本市地域话费每个月予30元补帖，省外按10元每日计补帖，当日返回不享食宿补助。
5、片区经理未出差话费按30元/月计。
6、出差途中因其它公务、疾病或意外灾难需延长时间，应向主管汇报，由部门替其补《出差
申请单》，立即回复人力部，不然以旷工处理；如因疾病过期，事后应补回医院（须县级以人民医院）出具证实，未经同意或借故延长差期，不予报销差旅费，并依情节轻重予
以纪律处分。
B、跟单员费用管理
1、 QC员在外跟单，没有取得领导同意私自回企业，费用不予报销。
2、 QC员在外跟单，为便于联络；手机自购，通讯费依据实际情况作合适补助。市内跟单员30元/月补帖；市外跟单3元/天补帖。
3、 加工厂有安排住宿、伙食，QC员不能报支住宿、伙食补助。若有提供住宿，但无安排伙食，QC员伙食费天天补助10元；因特殊情况不能在加工厂住宿，应事先和生产主管联络，然后安排住宿。
六、费用报销要求
1费用审批程序
部门经理 审核 系统总监 审核 财务会计审核 财务总监 总经理 董事长
费用报销审批实施相关职能部门逐层审批责任负责制，相关签字人员须严格审核
把关，严禁把问题留给下一步骤签字人。一旦查出按渎职处理。
2费用报销单据粘贴：
费用报销按费用性质不一样粘贴在不一样单据后面，如差旅费粘贴在差旅费用报销单以后，差旅费用以外粘贴在费用报销单以后。粘贴时应按单据分类，票据面额大小分类等整齐有序粘贴在报销单据后面。
3费用报销单据管理：
3.1 费用报销单据粘贴妥当，在报销单据上具体注明费用发生情况，如差旅费报销具体注明往返区间（出差地点步骤图）、日期及区间车船、机票、过途经桥费、住宿费等费用项目。其它费用报销，须注明承接事项及该项开支情况，采购材料报帐需要发票或相关单据、入库单、请购单等票据齐全。报销发票内容必需含有有开出发票单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价和金额.。
3.2 尽可能索取税务正式发票，未能取得正式税务发票也要收款收据，从外单位取得
发票，必需加盖有填制单位印章，从个人取得发票有填制人员签章。
3.3原始发票不得涂改、挖补。发觉原始发票有错误应该由开出单位重开或更正，更正处应加盖开出单位印章。
3.4凡填有大写和小写发票，大写和小写金额必需相同，大小写不一致，以金额小为准。
3.5发票上要有出差人署名，出差因公购置实物发票，必需还有部门主管责任人证实。
3.6出差前暂借出差备用金必需在出差回企业后五天内以报销费用到财务消账，不得

拖延。总企业出差人员到分企业借钱，须事先把“款项申请表”传真给企业部门主管近程序审批后，分企业才可借给，出差人员要在回企业后报账。
3.7财务部凭出差审批单、实际出差天数、费用票据和要求出差补助标准进行审核，差旅费报销需要有效车费、住宿费、电话费发票，没能取得票据要有证实单，出差交际费开支和标准需事先取得总经理同意，总经理外出时可授权她人临时代理。总经理回企业后，被授权人应向总经理汇报经济活动情况。
3.8 费用报销单据填写完成按本款第1项审批程序逐层报批，相关人员报批后送企业财务部会计处审核。会计在审核单据时有权将费用报销单据中不正当或不合单据抽出，或要求报销人员重新粘贴，重新审批。
3.9 会计在审核单据后填制凭证，通知出纳支付款项。
公务出差工作总结表 申请日期： 年 月 日
部 门

出差人

出差城市

计划出行
时间
月 日 时至 月 日 时
累计___天
拟乘交通工具

实际出行
时间

实际回司时间

实际天数

任务
完成
情况
出差人： 年 月 日
部门
经理/总监
意 见

总经理
同意

人事
统计

任 务
完成情况

出差人： 年 月 日
部门经理
/总监评定

总经理点评

年 月 日

第一联：人事 第二联：部门留底 第三联：财务
备注：以上表格内容可另附件说明

出差申请单
申请日期： 年 月 日
姓 名

工 号

部 门

职 务

一式三联申请部门、人力部、财务部
事 由

出差日期
月 日 时 分至 月 日 时 分，累计 天 时 分
核 准

总监/经理

人力部

报销审批单
部门
经办人
报销日期
年 月 日
费用项目
类 别
金 额
单据（张）
部门经理审查
财务总监审核

总监/副总
总经理董事长

报销金额累计

核实金额（大写） 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥
报销审批单
部门
经办人
报销日期
年 月 日
费用项目
类 别
金 额
单据（张）
部门经理审查
财务总监审核

总监/副总
总经理/董事长

报销金额累计

核实金额（大写） 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分￥

报销审批单
部门
经办人
报销日期
年 月 日
费用项目
类 别
金 额
单据（张）
部门经理审查
财务总监审核

总监/副总
总经理/董事长

报销金额累计

核实金额（大写） 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分￥
会计： 出纳：