公司日常帐务处理流程手册模板.doc
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1、日常帐务处理步骤手册编制人:授权人:版本:生效日期:目录第一部分概述11定义和范围12职能说明23日常帐务处理运作分类4第二部分业务步骤61会计准备61.1步骤图61.2管理方法71.3步骤描述82会计统计152.1步骤图152.2管理方法182.3步骤描述193会计档案管理323.1步骤图323.2管理方法333.3步骤描述34第三部分附件40附件1 内部制度索引40科目设置一览表41附件2 新增/改善单据索引48会计档案调阅申请单49附件3 内部管理汇报50会计档案调阅登记簿51附件4 关键业绩考评指标样本汇总52第一部分 概述1 定义和范围定义 会计科目表是企业使用包含归属所用会计科目标
2、清单; 会计政策,指企业在会计核实时所遵照具体标准和企业所采纳具体会计处理方法。 会计档案是指在经济业务活动中形成会计凭证(传票)、会计账簿和财务汇报等会计核实专业材料(包含纸制和电子材料),是统计和反应经济业务关键史料和证据,具体包含:- 会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其它会计凭证;- 会计账簿类:总账,明细账,日志账,固定资产卡片,辅助账簿,其它会计账簿;- 财务汇报类:月度、季度、年度财务汇报,包含会计报表、附表、附注及文字说明,其它财务汇报;- 交易凭证类:比价单、协议书、订单、检验单等在业务步骤中流转使用相关管理文件;- 其它类:银行存款余额调整表,银行对账单,其它依据会
3、计制度应该保留会计核实专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。范围 本步骤手册仅包含帐务管理基础步骤。具体帐务处理方法、科目使用和档案材料制作和管理等,参见管理层制订会计政策、会计科目表和会计档案管理制度。2 职能说明职能责任人员职责共同职责共享服务财务中心全体职员 遵守财务管理制度,遵照企业会计政策 对企业会计政策和会计科目表编制提供意见和提议,并有效完成相关培训 立即,正确,完整地进行帐务处理,提供会计信息 确保企业会计凭证和资料档案安全和完整特殊职责共享服务财务中心财务总监 审核企业统一会计政策和会计科目表 编制财务中心预算,合理控制财务中心费用,对财务中心人员进
4、行考评、培训并安排职业发展计划 负责对财务中心财务人员进行业务指导和监督共享服务财务中心会计核实经理 负责制订和更新会计政策及会计制度 审定会计科目表 管理会计核实事项:帐套设置、日常会计核实复核、合并报表编制、系统数据维护等 审核财务中心各级企业会计报表 审核共享服务中心费用分摊明细共享服务财务中心总账会计 编制月末调整分录和相关凭证 登记总账和明细账 维护总账 总账和明细账调整 分摊共享服务中心费用 编制会计报表 帮助共享服务财务中心财务经理草拟会计科目表共享服务财务中心其它会计 为其负责业务编制会计分录和相关凭证 统计和维护其负责科目标明细帐 和总账会计定时对帐共享服务财务中心会计档案管
5、理员 保管会计档案各级企业财务经理 负责对企业本级财务人员进行业务指导和监督 协调企业本级管理层和财务中心关系 复核企业当地业务原始凭证各级企业出纳 录入凭证信息 输入初始凭证 办理收付款手续3 日常帐务处理运作分类日常帐务处理运作可分为:控制环境运作分类具体工作控制程序 经营管理观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务会计准备 会计科目表 合规性管理 会计凭证 文件设计和统计 合规性管理 资料管理和接触控制 独立复核 授权 记帐权限 资料管理和接触控制 授权会计统计 业务记帐 文件设计和统计 合规性管理 会计系统 职责分工 独立复核 资金划拨 文件设计和
6、统计 合规性管理 会计系统 职责分工 独立复核 集中采购 文件设计和统计 合规性管理 会计系统 职责分工 独立复核 费用及零星采购 文件设计和统计 合规性管理 会计系统 职责分工 独立复核 当地凭证保管 文件设计和统计 合规性管理 会计系统 职责分工 独立复核 共享服务中心费用分摊 文件设计和统计 合规性管理 会计系统 职责分工 独立复核会计档案管理 立卷归档 资料管理和接触控制 独立复核 档案保管 资料管理和接触控制 授权 档案调阅 资料管理和接触控制 授权 档案销毁 资料管理和接触控制 授权第二部分 业务步骤1 会计准备1.1 步骤图共享服务财务中心信息技术部门各级企业财务总监会计核实经理
7、总账会计技术人员相关管理人员会计科目表审核10审核5合规性研究2更新会计科目表9定时复核特殊项目8草拟会计科目表3形成会计科目表6更新财务系统11财务系统设定7意见反馈4财务需求1会计凭证审核2颁布编码一览表5编码分配3凭证分类编码方案1系统设定4记账权限审核2设定财务人员记账权限1定时更新4系统设定31.2 管理方法管理标准 会计政策必需符合国家法规和监管部门相关要求,和企业本身管理需求; 各级企业会计核实利用统一核实标准,具体会计政策,如坏账计提标准、固定资产折旧及减值准备计提等,必需由高级管理层决议经过; 企业依据管理核实需求结合国家相关法规和监管部门相关要求设置账套; 会计科目表科目由
8、集团共享服务财务中心依据国家相关保险企业会计准则、管理层需要和实际业务情况统一设置和定时更新;各区域财务中心不得另行设计更改科目设置,统一选择集团会计科目表中正确科目记账; 财务系统中记账权限有明确设置,各级财务人员取得对应系统登陆权限。管理职能共享服务财务中心财务总监、总账会计、会计核实经理信息技术部门技术人员、各级企业相关管理人员文件名称相关步骤填制人复核人参考编号科目设置一览表形成会计科目表总账会计财务总监附件1.11.3 步骤描述1.3.1 会计科目表关键步骤描述风险初步评级职能财务需求1 各级企业相关管理人员依据企业业务发展和管理需求,提出对会计核实、数据统计和汇报披露等方面要求,经
9、过书面汇报形式在各级管理层会议上汇总讨论; 经管理层会议讨论并经过,确定所需要财务数据、指标和基础会计核实及控制标准,汇报共享服务财务中心总账会计。高各级企业相关管理人员 合规性研究2 总账会计针对各级企业管理层汇总上报财务需求作合规性分析研究,形成会计科目表意见; 会计核实经理和总账会计经过学习研究保监会、财政部、税务局和其它监督部门下达对企业会计准则和制度新要求,分析相关政策对企业会计核实和财务控制影响,对各级企业需求意见提出对应处理方案。高共享服务财务中心总账会计草拟会计科目表3 共享服务财务中心总账会计依据对各级企业财务需求汇总意见对应方案,设计集团会计政策和三级以下会计科目,形成会计
10、科目表初稿; 会计科目表必需符合国家法规和监管部门要求,而且满足管理具体情况和需求,能够统计足够具体、足够正确会计信息,以满足管理层数据统计、分析和管理决议要求; 总账会计草拟会计科目表应充足结合产、寿险业务不一样情况,而且满足预算管理需求。中共享服务财务中心总账会计 意见反馈4 集团共享服务财务中心会计核实经理将会计科目表初稿下发区域共享服务财务中心,和各级企业业务部门和其它相关管理部门; 区域共享服务财务中心会计核实经理负责搜集、跟进各级企业相关部门意见反馈; 各级企业相关部门管理人员经过书面汇报、电子邮件或讨论形式进行广泛意见征集汇总,对集团会计科目表进行补充或提出修改意见,并反馈给集团
11、共享服务财务中心总账会计; 集团共享服务财务中心总账会计依据各级企业反馈,修改、补充会计科目表。中各级企业相关管理人员审核5 集团分管共享服务财务中心财务总监和财务中心会计核实经理复核审议会计科目表,确保其合规性和合理性,假如发觉不足之处,说明理由,并立即退回总账会计修改,假如审批经过,则签字确定。高共享服务财务中心财务总监、会计核实经理形成会计科目表6 会计科目表经共享服务财务中心财务总监和会计核实经理审批经过后,由总账会计负责形成最终会计科目表,下发财务中心全部财务人员; 会计科目表必需包含以下信息:- 一级、二级科目:法定会计科目,一级科目依据保险企业会计制度要求设置,二级科目依据保险企
12、业会计制度和企业具体情况设置;- 三、四级以下科目设置代码:分支机构、部门、险种、销售渠道、用户、职员等;- 费用类科目设置参见预算管理汇报;- 尤其科目:共享服务中心费用分摊科目,不在报表揭示,经过设置分入/分出等中间科目,用于处理共享服务中心费用分摊和归结,在内部管理汇报财务报表核实;科目设置一览表 附件1.1- 以上描述应整理为科目设置一览表; 共享服务财务中心会计核实经理负责组织对各级财务人员进行会计科目表培训,总账会计负责编制会计科目使用说明书供各级财务人员在实际工作中作为指导文件。高2.2共享服务财务中心总账会计财务系统设定7 依据共享服务财务中心制订会计科目表,集团信息技术部门负
13、责,财务人员帮助,开发和设置相关财务信息系统和参数,并编写相关系统使用手册。高信息技术部门技术人员定时复核特殊项目8 总账会计定时检验会计科目表使用情况,依据财务报表,复核其它应付款、其它应收款、其它业务收入/支出、营业外收入/支出等其它类科目,不常常使用科目和待处理财产损益、汇兑损益等异常科目; 对于超出一定百分比其它类科目、不常常使用科目进行跟进分析,确保各级财务人员正确使用会计科目,必需时对会计科目表进行补充和完善。高共享服务财务中心总账会计更新会计科目表9 国家法规和监管部门对保险企业会计制度发生改变时候,或依据定时特殊项目复核结果,总账会计立即更新会计科目表,确保会计科目表正当合规,
14、并适应企业使用管理需求。高共享服务财务中心总账会计审核10 共享服务财务中心分管财务总监和会计核实经理复核审议总账会计对会计科目表所作更新修改; 经财务中心主管审批经过后,总账会计下发科目表修订事项,并帮助信息技术部门更新财务系统。中共享服务财务中心财务总监、会计核实经理更新财务系统11 信息技术部门依据共享服务财务中心对会计科目表修改意见进行更新财务系统; 若对系统更新包含操作步骤,同时更新系统操作手册。中信息技术部门技术人员1.3.2 会计凭证关键步骤描述风险初步评级职能凭证分类编码方案1 总账会计依据企业会计制度、会计科目表等,制订会计凭证分类编码方案; 会计凭证分类关键有三种:- 系统
15、自动生成凭证,比如保费收入;- 手工编制凭证,比如行政费用报销;- 循环生成凭证,比如摊销,折旧等凭证,通常只需要首次手工录入首期金额和期数,系统能够在以后每期自动生成这类凭证; 凭证编码必需包含以下信息:- 日期编码;- 机构编码;- 类型编码,现金、银行或转账;- 原始凭证保管地编码;- 流水号。高共享服务财务中心总账会计审核2 共享服务财务中心分管财务总监和会计核实经理复核审议总账会计编制凭证分类和编码方案,核定方案合规性、完整性和可行性,出具书面审核意见; 审核经过后,由总账会计落实方案实施,进行编码分配。中共享服务财务中心财务总监、会计核实经理编码分配3 总账会计依据财务中心主管审核
16、意见,进行编码分配; 依据各机构账套设置统一机构编码; 编码分配表现唯一性、实用性。中共享服务财务中心总账会计系统设定4 信息技术部门依据财务中心制订会计凭证分类和编码,对财务系统进行设定:- 系统自动生成凭证,建立对应系统数据链接;- 手工编制凭证,设定录入凭证信息界面;- 循环生成凭证,首次录入界面及以后系统数据链接。中信息技术部门技术人员颁布编码一览表5 总账会计依据设定凭证编码,下发编码一览表,以方便各级财务人员记账使用查询。中共享服务财务中心总账会计1.3.3 记账权限关键步骤描述风险初步评级职能设定财务人员记账权限1 集团共享服务财务中心应对全辖内全部分支企业财务权限设置总体标准:
17、- 设置系统记帐权限类型,如查询、录入、复核、审批等权限;- 集团财务中心对全辖内全部分支企业财务系统拥有全部接触权限;- 区域财务中心仅对辖区内分支机构财务系统拥有全部接触权限;- 各级分支企业仅对企业内部财务系统拥有全部接触权限;- 具体会计人员仅对其负责科目含有录入功效;- 会计管理人员对其负责科目含有查询、复核、审批功效; 区域财务中心依据企业财务权限设置标准,对辖区内会计人员设定对应权限;高共享服务财务中心会计核实经理审核2 共享服务财务中心分管财务总监会同会计核实经理对总账会计所作财务人员系统记账权限设定进行审核,确保各级财务人员对财务系统接触有严格限定,确保财务系统、信息安全性。
18、中共享服务财务中心财务总监系统设定3 信息技术部门依据财务中心对各级财务人员权限设定,在财务系统中作对应设置; 不一样岗位财务人员依据自己用户名、密码登陆财务系统,并取得对应权限。高信息技术部门技术人员定时更新4 财务人员发生变动或是区域范围发生改变时,共享服务财务中心总账会计立即负责更新财务人员记账权限统计,并负责督促信息技术部门对财务系统设置进行对应更新。高共享服务财务中心总账会计2 会计统计2.1 步骤图各级企业区域共享服务财务中心集团共享服务财务中心 业务部门出纳财务经理出纳明细账会计总账会计出纳明细账会计总账会计业务记账取得业务单据并处理1导入数据生成凭证4复核过账5复核原始凭证3收
19、付款2A资金划拨取得银行划款凭证1取得银行划款通知1编制记账凭证2编制记账凭证3复核过账4复核原始凭证3A复核过账4集中采购A区域集中采购参见集团集中采购账务处理步骤。编制记账凭证5复核过账6到期付款4复核过账3统计应付款2“三单”查对1费用及零星采购复核过账4复核过账7付款申请1统计应付款2付款5编制记账凭证6审核3当地凭证保管A档案保管3复核装订2打印凭证1共享服务中心费用分摊分支机构集团共享服务财务中心总经理财务经理总账会计财务总监共享服务中心费用分摊查询和查对5查询和查对5内部管理汇报(参见“内部管理汇报步骤”)公布费用分摊结果4审核3费用分摊2归总共享服务中心费用12.2 管理方法管
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