蓝澳新闻发布会执行手册模板.doc

蓝澳活动实施手册

专题：蓝澳,让梦翱翔地方

时间：年月日
地点：

活动实施框架
实施期
会后事务
欢送嘉宾、撤展、感情沟通、会议总结、会后报销
新闻公布会、酒会及比赛演出、会后及休闲活动
会议期间实施事务
月日——月日
月日——月日
会前实施事务
前期传输、会场部署及调试、演练
筹备期
月日——月日
前期传输、车辆、酒会及比赛演出、会后休闲活动、其它物料、操作细节、分工
实施前沟通会
月日——月日
会前筹备
会议传输物料设计及制作、车辆、新闻公布会、晚酒会、比赛节目
月日——月日
会议专题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用

策划方案确定
策划方案撰写
会议专题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用
月日——月日
活动实施细案
会前筹备
时间
工作项目
内容
备注
责任人

会议传输、物料制作
（关键步骤以外其它细项）
物料详见物料清单

前期传输内容、媒体、排期表

车辆安排
设置接送计划
经过前期邀请步骤确定后再行定夺

后备计划确实定

活动开启仪式
新闻公布会
邀请媒体

选择活动结束后赠予礼品
待定

场内设计
详见物料清单

场外设计
详见物料清单

公布会所需音视频文件及设备形象包装
需带有会议专题视觉

讲话稿等
详见物料清单

嘉宾、记者进入会场路线及秩序设计

会议音响方案设计
音乐曲目、长短、强弱

会场气氛部署
以红酒文化为设计元素

场内部署设计
具体部署及要求参见物料清单

场外部署设计
具体部署及要求参见物料清单

会议音响方案设计
音乐曲目、长短、强弱

红酒自助餐会及媒体见面会
由行政部确定菜单要求

餐饮承包商制订菜单

靠近前台数桌为领导区、后排为其它和会嘉宾区

领导区根据关键程度、饮食要求再次划分为数个区域
待用户数据上报后再行定夺

她嘉宾区根据区域、性别、特殊要求砸此划分为数个区域

比赛演出
和航协，设计比赛项目

比赛气氛营造方案设计

实施前沟通
时间
工作项目
内容

前期传输内容及操作
内容及媒体

车辆接送
迎接方法

新闻公布会
邀请媒体

活动内容和形式

活动所需物料

餐会及
比赛演出
菜单内容及数量

划分区域位置及形态

桌子摆放形态和数量

活动所需物料

配套方案

会务管理操作细节

分工职责

其它临时提及

会前实施事务
时间
工作项目
内容
备注
责任人

前期传输
企业形象专题片

企业品牌小说

企业品牌传输

综合或筛选上述部分内容

会场部署及调试
会场部署及调试
新闻公布会

会场搭建部署、监控
按确定设计稿部署

铺设并调试音视频设备

验收设计效果

宴会桌椅形象造型部署
圆桌式

验收设计效果及安全性

铺设并调试比赛节目所需物料

会议期间实施事务

新闻公布会
09:10 迎接嘉宾

09:10-09:30 茶歇/看宣传篇/备用1个会议接待室

09:30-09:40 引导嘉宾就座
从指定路线进入会场

09:40-10:40 公布会开始-领导讲话-仪式举行-记者拍照

10:42-10:50 会议结束,主持人宣告酒会开始

10:50-12:30 红酒自助西餐会

12:30 主持人及嘉宾邀请媒体记者共同观赏比赛节目

酒会及
比赛演出
12:35 主持介绍比赛背景,规则

12:40 航模比赛

14:00 比赛结束,礼仪引导嘉宾上台颁奖

14:10 全程结束.全体答谢和会贵宾,经销商

会后事务
时间
工作项目
内容
备注
责任人

欢送嘉宾
依据以前获知离哈方法立即间时段用以前确定车辆送走嘉宾

等候及途中安排饮料等细节服务

物料整理
整理物料,保留完好,归类入仓

感情沟通
把嘉宾各自照片整理给嘉宾

对关键贵宾进行感谢

会后总结
提供物料照片总结

提供媒体报道等照片及文字总结

会后报销

实施组织划分
职务划分
职位划分
职责划分
姓名
总监
会务策划总监
责任人员、事物决议、执导及部分事务实施
李生
会务实施总监
责任人员、物料统筹、调度、协调、执导、实施，使会议事宜正常运转，媒介传输

实施管理
物料管理部
负责会务事宜物料、道具筹备、实施及管理

礼仪服务部
负责礼仪人员统筹、安排

卫生安全部
负责饮食安排和饮食卫生、意外防护

后勤车辆调度员
负责接送车辆统筹安排

实施职责描述
职务
职责
物料管理部
听从会务（副）总监分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责监控活动中各项物料设计
负责监控活动中各项物料制作
负责监控活动中各项物料安装、调试
负责监控活动中各项物料维护、管理
负责活动中所需电力等资源协调和管理
严格遵照会务（副）总监工作安排
仪表端庄，举止大方杜绝同和会人员发生任何不愉快事件（争吵，投诉等）
礼仪服务管理部
听从会务（副）总监分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责招募礼仪人员
负责讲解礼仪服务进出路线及会议步骤
负责监督礼仪服务过程，确保步骤顺利进行
仪表端庄，举止大方杜绝同和会人员发生任何不愉快事件（争吵，投诉等）
卫生安全管理部
听从会务（副）总监分工安排，明确职责范围并了解会议程序
负责安排会议饮食事宜
负责安排活动安全保险事宜，准备常规备用药品
立即发觉潜在威胁安全情况并向会务（副）总监反馈，并提出处理方案
阻止陌生人或以找人为借口外来人员在会议期间控寻和会人员，另外留心有没有冒充和会人员闲杂人员混入会场
仪表端庄，举止大方杜绝同和会人员发生任何不愉快事件（争吵，投诉等）
后勤车辆调度部
听从会务（副）总监分工安排，明确职责范围并了解会议程序
安排、调度接送车辆，登记用车情况.调度人手支援它部工作
仪表端庄，举止大方杜绝同和会人员发生任何不愉快事件（争吵，投诉等）
活动物料
序号
责任人
所属区域
名称
材料
规格
数量
费用
使用要求
备注

嘉宾邀请
邀请函

物料管理部

公园外部署物料
入口活动欢迎拱门

物料管理部

横幅

物料管理部

停车指示牌

物料管理部

会场入口指示牌

物料管理部

会场外彩旗(待定)

物料管理部

签四处物料
签到背景板

物料管理部

签到台

物料管理部

签到台卡

物料管理部

签到本

物料管理部

签到笔

物料管理部

胸花

物料管理部

胸卡

物料管理部

签到台花

物料管理部

笔

物料管理部

水（小瓶）

物料管理部

会议会场
部署物料
背景板

物料管理部

宣传牌

物料管理部

座位分区指示牌

物料管理部

嘉宾座位台卡

物料管理部

场内提醒牌（关闭手机等贴牌）

物料管理部

讲台台花

物料管理部

讲台标识

物料管理部

活动分区指示牌

物料管理部

关键嘉宾座位台卡

物料管理部

餐厅
部署物料
背景板

活动宣传牌

红酒酒架屏风

红酒餐饮知识宣传展板

宣传片、VCD音乐

灯光
音响
视频
设备
调音台

低频音箱

高频音箱

无线麦克

CD或DVD

茶点
茶点

茶水

桌椅

纸巾

会议礼品
待定

视频及音频文件
序号
文件种类
所用步骤
文件类型

Music
会场接待签到入场
喜庆

退场
恢弘、振奋

Video
会场开场前热场、线上传输
蓝澳广告形象片

主持人开场

Audio
线上传输——广播

Word
新闻公布会
新闻稿