公司人事行政部工作手册模板.doc

北京高力国际
人事行政部
工作手册

二零一五年

管理文件目录
序号
文件编号
文 件 名 称
文件性质
01
xxxx-HR-XZ-01
人事行政部岗位设置图

02
xxxx-HR-XZ-02
办公室安全规范

03
xxxx-HR-XZ-03
工作餐管理要求

04
xxxx-HR-XZ-04
会议室管理要求

05
xxxx-HR-XZ-05
资料室管理要求

06
xxxx-HR-XZ-06
遗失物品管理要求

07
xxxx-HR-XZ-07
库房管理要求

08
xxxx-HR-XZ-08
物品报废管理要求

09
xxxx-HR-XZ-09
职员工服管理要求

10
xxxx-HR-XZ-10
对讲机使用要求

11
xxxx-HR-XZ-11
宿舍管理要求

12
xxxx-HR-XZ-12
电话使用管理要求

13
xxxx-HR-XZ-13
采购管理要求

14
xxxx-HR-XZ-14
职员考勤要求

15
xxxx-HR-XZ-15
职员请假管理措施

16
xxxx-HR-XZ-16
职员加班及倒休管理措施

17
xxxx-HR-XZ-17
职员招聘及录用要求

18
xxxx-HR-XZ-18
职员工资管理要求

19
xxxx-HR-XZ-19
职员个人档案管理要求

20
xxxx-HR-XZ-20
职员培训管理要求

21
xxxx-HR-XZ-21
职员培训费用管理要求

22
xxxx-HR-XZ-22
职员行为规范

23
xxxx-HR-XZ-23
职员过失处理要求

24
xxxx-HR-XZ-24
新职员培训制度

25
xxxx-HR-XZ-25
培训工作步骤和管理

人事行政表格目录
序号
表格编号
名 称
备 注
1
xxxx-HR-XZB-001
珍贵物品签收明细

2
xxxx-HR-XZB-002
文件签收明细

3
xxxx-HR-XZB-003
接收文件统计

4
xxxx-HR-XZB-004
传真收文统计

5
xxxx-HR-XZB-005
传真发文统计

6
xxxx-HR-XZB-006
协作厂商评定表

7
xxxx-HR-XZB-007
项目印章管制表

8
xxxx-HR-XZB-008
公务用车审批单

9
xxxx-HR-XZB-009
公用车行驶里程统计表

10
xxxx-HR-XZB-010
公务车行驶周费用明细表

11
xxxx-HR-XZB-011
库房工具物品发放明细表

12
xxxx-HR-XZB-012
项目工具登记卡

13
xxxx-HR-XZB-013
领料单

14
xxxx-HR-XZB-014
项目职员工服卡

15
xxxx-HR-XZB-015
项目工服领取明细表

16
xxxx-HR-XZB-016
项目职员联络明细表

17
xxxx-HR-XZB-017
招聘职员申请表

18
xxxx-HR-XZB-018
面试评定表

19
xxxx-HR-XZB-019
项目职员请假申请表

20
xxxx-HR-XZB-020
职员处分/撤消处分通知

21
xxxx-HR-XZB-021
职员嘉奖申请表

22
xxxx-HR-XZB-022
职员离职申请表

23
xxxx-HR-XZB-023
倒休单

24
xxxx-HR-XZB-024
月费用结算明细表

25
xxxx-HR-XZB-025
工具物品领用明细表

26
xxxx-HR-XZB-026
项目每日采购农副产品明细表

27
xxxx-HR-XZB-027
协作厂商不合格服务通知单

28
xxxx-HR-XZB-028
项目工服月盘点明细表

29
xxxx-HR-XZB-029
项目办公用具及耗材月消耗统计表

质量统计表格目录
序号
表格编号
名 称
备 注
30
xxxx-HR-XZB-030
职员领用办公用具台帐

31
xxxx-HR-XZB-031
项目工具/物料/办公用具入库单

32
xxxx-HR-XZB-032
项目培训统计表

33
xxxx-HR-XZB-033
工作表现考评表

34
xxxx-HR-XZB-034
聘用职员申请表

35
xxxx-HR-XZB-035
入职调查函

36
xxxx-HR-XZB-036
职员培训申请表

37
xxxx-HR-XZB-037
职员职位调动表

38
xxxx-HR-XZB-038
新聘职员工作表现考评统计

39
xxxx-HR-XZB-039
培训需求及计划申报表

40
xxxx-HR-XZB-040
培训协议

41
xxxx-HR-XZB-041
薪金、职位调整通知

42
xxxx-HR-XZB-042
职位申请表

43
xxxx-HR-XZB-043
面试记录表

44
xxxx-HR-XZB-044
聘用通知书

45
xxxx-HR-XZB-045
项目部门管理工作日志

46
xxxx-HR-XZB-046
督导周报表

47
xxxx-HR-XZB-047
职员加班申请表

48
xxxx-HR-XZB-048
人事变动申请表

49
xxxx-HR-XZB-049
项目费用结算明细表

50
xxxx-HR-XZB-050
程序文件修改审批表

51
xxxx-HR-XZB-051
项目工作日志

52
xxxx-HR-XZB-052
项目工具物品入库单

53
xxxx-HR-XZB-053
职员每个月考评表

54
xxxx-HR-XZB-054
请购单

55
xxxx-HR-XZB-055
采购单

56
xxxx-HR-XZB-056
物料验收单

57
xxxx-HR-XZB-057
工程验收单

58
xxxx-HR-XZB-058
职员外出登记簿

质量统计表格目录
序号
表格编号
名 称
备 注
59
xxxx-HR-XZB-059
项目管理中心工作日志

60
xxxx-HR-XZB-060
项目工作月报表

61
xxxx-HR-XZB-061
尤其事件汇报

62
xxxx-HR-XZB-062
项目合约厂商明细表

63
xxxx-HR-XZB-063
项目协力厂商联络表

64
xxxx-HR-XZB-064
项目人员花名册/通讯录

65
xxxx-HR-XZB-065
项目架构表模板

66
xxxx-HR-XZB-066
项目资产明细表（月）

67
xxxx-HR-XZB-067
项目材料（件）库存盘点清册（月）

68
xxxx-HR-XZB-068
项目租户设备移交（缴回）清册

69
xxxx-HR-XZB-069
项目各项设备借出记录表

70
xxxx-HR-XZB-070
项目关键物件签收明细

71
xxxx-HR-XZB-071
房地产管理部督检统计表

72
xxxx-HR-XZB-072
项目邮件寄发统计

73
xxxx-HR-XZB-073
项目驻点督导统计簿

74
xxxx-HR-XZB-074
培训签到表

75
xxxx-HR-XZB-075
设备借出登記表

76
xxxx-HR-XZB-076
关键物件簽收明細

77
xxxx-HR-XZB-077
督檢記錄表

78
xxxx-HR-XZB-078
培训评定表

79
xxxx-HR-XZB-079
邮件寄发统计

80
xxxx-HR-XZB-080
驻点督导纪录簿

81
xxxx-HR-XZB-081
協力廠商督導評鑑

82
xxxx-HR-XZB-082
公共區域使用申請表

83
xxxx-HR-XZB-083
驻点督巡计划书

84
xxxx-HR-XZB-084
印章管制表

85
xxxx-HR-XZB-085
交接手冊

86
xxxx-HR-XZB-086
值班表

87
xxxx-HR-XZB-087
职员手册签收单-2

质量统计表格目录

序号
表格编号
名 称
备 注
88
xxxx-HR-XZB-088
人事变动表动表

89
xxxx-HR-XZB-089
入职调查函

90
xxxx-HR-XZB-090
月培训计划表

91
xxxx-HR-XZB-091
月培训结课评测表

92
xxxx-HR-XZB-092
年度培训计划表

93
xxxx-HR-XZB-093
听课抽查统计表

94
xxxx-HR-XZB-094
假期申请表

95
xxxx-HR-XZB-095
职员犯规和警告通知

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-01
人事行政部岗位设置图
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-02
办公室安全规范
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

一、 办公时间办公室应设有专员值班，值班人员对办公室内物品负全责，发生丢失、损坏由值班人员及相关人员赔偿。
二、 当班人员要坚守岗位，不准私自调班，外出应有些人替班。
三、 不准将个人珍贵物品及易燃易爆物品带入办公室，发生问题，后果自付。
四、 不准在办公室内会客或从事和工作无关事，发觉办公室内陌生人，要随时问询。
五、 保持电话通畅，按要求接听。不准利用工作之便打私人电话。
六、 值班人员要保持全部设备正常运行，发生故障，要负责向相关部门报修。
七、 值班人员要熟悉本部门业务，遇有尤其事件立即向本部门经理汇报，本班未完成事宜要转交下一班专员负责办理。
八、 办公室物品摆放要符合消防要求，不准私自拉接电线，对检验中发觉不安全隐患限期更正。
九、 办公室内人员要保管好各自钥匙，不准随意放置，要将钥匙随身携带，下班时将灯、空调等关好，将门、窗、柜等锁好后，方可离去。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-03
工作餐管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

一、 各部门每个月于《排班及餐费统计表》中表现职员餐数，经人事行政部审核后，企业统一将餐券发放。
二、 离职职员在办理离职手续时须退回剩下工作餐券。
三、 休多种假期职员，休假期间产生餐券将和申请单一并附上（倒休除外）。
四、 加班职员凭加班申请表上尤其注明，可申请餐费。
五、 餐券遗失概不补发。
六、 各部门实施轮番就餐制，确保就餐时间工作正常进行。
七、 遵守餐厅就餐要求；珍惜餐厅设备；保持清洁。
八、 遵守就餐时间要求，过时未就餐者，企业不作赔偿。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-04
会议室管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

一、 各部门使用会议室前，须提前打电话至前台预约。各部门需遵守先来后到之标准。
二、 会议开始前，使用部门需到前台登记领取钥匙，填写使用时间、使用部门、借用人姓名。
三、 会议室使用完成，最终离开者需随手关灯、关空调、锁门。
四、 会议室使用完成，借钥匙者应立即归还钥匙，以面影响其它部门使用。
五、 请自觉维护会议室清洁，珍惜会议室内各项设施。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-05
资料室管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

一、各部门资料室由部门专员负责，严禁其它部门人员进入。如遇特殊情况需进入资料室人员必需经本部门同意后有些人携同进入。
二、资料室门钥匙要专员负责，天天下班后有专员把门锁好。
三、本部门人如需查找资料，查完后要放回原处。严禁乱放和带出办公室。
四、如因工作需要需把资料带出办公室则必需得到本部门经理同意后方可带出。
五、对关键资料要严格保密，不准私自拷贝。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-06
遗失物品管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

一、全部遗失物品应立即送交保安部并登记，不得私自隐匿。
二、失主认领遗失物品时，须和保安部核实物品丢失时间、地点、及具体情况，经确定后，再进行领取并签收。
三、无人认领物品，保留期满三个月做最终处理，具体要求以下：
1、现金等珍贵物品，上交物业总经理，做处理决定。
2、制服等企业物品，根据该物品所属部门进行返还。
3、其它低价值物品，交至遗失当事人自行处理。
四、对遗失不报者，按《职员手册》要求处理。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-07
库房管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共5页
签发日期

编制

一、安全管理：
1、库房内外严禁明火、严禁吸烟。
2、非库房人员未经许可，不得入内。
3、库房内外工作时要穿戴整齐。身着要求统一服装上岗。
4、装卸、运输、整理、码放物品时，要依据具体情况采取安全方法，确保人身安全。
5、库房设施要规范，要常常检验，发觉不安全隐患要立即处理。
6、管理人员要会使用消防器材，库内有足够消防设施，定时检验，码放位置要利于灭火。
7、出入库房各级人员要亲笔正楷登记，不得代人填写。
8、节假日要尤其加强安全管理力度。
9、保安部应主动将各库房列为巡查点，并于各点设保安人员签到本。
10、钥匙限由两处分别持有，分别在库房管理员本人和保安部二十四小时警卫室保管。除库房管理员本人外，后者只限于应急时使用，以后要补做一切相关手续。
二、危险品管理
各项目管理处危险品关键包含：汽油、柴油、酒精、稀料、油漆、氧气瓶、乙炔瓶、酸碱等腐蚀性物质。搬运危险品必需按以下要求实施，以确保安全：
1． 搬运危险品必需确保物品不会再搬运过程中摔碰、外溢、泄露。
2． 在搬运易燃易爆危险品过程中，搬运人员严禁吸烟，易燃易爆危险品运输中必需远离明火。
3． 不许可危险品同其它物品同车运输，更不许可两种及以上危险品同车运输。
4． 在氧气瓶搬运过程中，严禁接触油脂。
5． 危险品搬运必需有专员负责安全监护。
6． 库房内外或周围地方严禁存放任何杂物。
7． 库房内外或周围地方，绝对严禁无证施工，动用明火，持烟或吸烟等。
8． 库房内应有透视处，使巡查人员能从外向内用肉眼观察库内表面情况。
9． 库房内机电设备和照明系统要常常维修和检验，避免使用会爆碎灯泡和预防地面有助燃可能废品杂物。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-07
库房管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第2页 共5页
签发日期

编制

10、库房内外或周围长久备存有效和足够数量防火和救火设备。
三、物品发放管理：
1、各部门领用物品需填写物品出库单，经本部门经理签字。
2、领用物品出库单，项目、数量不得涂改，经理签字后出库单，不得增加项目，应在“品名”空白处填写“以下空白”。
3、领用办公用具时，需经人事行政部经理签字同意，部分物品以旧换新，如新入职人员领用物品，应在物品出库单上注明。
4、 各部门有特殊需求物品，应直接填写采购单，报采购部采购。物品到货后到库房办理直拨领用手续。
5、工程人员领用个人工具时，需填写个人工具帐，公用工具需专业主管填写。
6、文具一律按月定时补充库存，额外大批需求部门，一律自行填写采购申请。
7、一物换一物，旧物销毁手续要有足够人员公证。
8、每七天固定时间发放办公用具，其它时间内不予发放。
9、 发放物品时应根据出库单内容发放，如没有此项物品则取消此次出库单。
10、物品领用后，领用人应在收货人一栏中签字，写明发货日期。
11、对已出库商品，领用后库房不予更换。
12、离职人员须将出库或余额物品当日归还，不然按企业相关要求照价赔偿后方可办理离职手续。
13、节省为主、服务为主，服务水平提升而资源不浪费，余额于当日归还库房再办入库手续。
14、职员盗取库房物品作严重违反纪律论。
四、物品入库管理：
1、收货单由库房管理员填写，分别由使用部门、供给商、采购人员、库房四方签字确定。
2、填写收货单时先确定货物是否已送齐，如供给商未能一次将所购商品送齐，由库房管理员将已送货物点清后填写到货统计。待月底时如采购单上物品还未到齐库房管理员将按实际到货量盘点、结算，并由采购人员根据实际到货量请款结帐。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-07
库房管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第3页 共5页
签发日期

编制

3、对供给商所送物品规格进行检验，包含物品检验合格证、生产日期、生产厂家和产品使用说明书。
4、材料验收合格后，管理员依据采购单所开列名称、规格型号、数量验收到位，收货单各栏内容填写清楚，并随同收货单汇总表、采购单交财务部记帐。
5、 各部门自行申购物品需使用部门对货物进行检验，检验合格后由库房管理员办理直拨手续。
6、 填写收货单时，送货数量高于采购单数量为准，低于采购单数量以实际数量为准。高于采购单数量之外物品供货商如不取回，将按赠品登记入库。
7、 遇部门急需采购物品时，没有任何采购手续前提下，需有企业高层领导同意或口头指示，部门方可在采购组人员陪同下直接采购后补办采购手续，待采购单审批后，由库房管理员补办收货单。
8、 送货中如发觉不合格商品或规格、品牌、大小和申请人填写采购单要求不符，则立即和供给商说明，限期将商品退还，并填写企业内部不合格物品统计单，如同一供货商数次出现类似问题统计入供货商评定表。
9、天天将填写完整收货单汇总，填写收货单时应写明收货单编号、物品摘要、类别，如是固定资产需在备注中说明。
10、没有更换任何部件维修费用，可拿发票直接到出纳请款，无须办理收货手续。
11、直拨物品应先送到库房查对，库房通知使用部门进行确定、验收、合格后由库房管理员填写收货单，申请人在收货单上签字，不经库房核正确商品，库房不予办理收货。
1． 入库物品将按序分类编号。
比如：（1）：电料（2）： 五金（3）：水暖件( 4 )：化杂( 5 ):工具
( 6 ):机具( 7 ):仪器仪表
(8.1):劳保用具(8.2):办公用具
(8.3):卫生用具(8.4):印刷品
（9):木工材料

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-07
库房管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第4页 共5页
签发日期

编制

五、物品码放管理：
1、人事行政部库房物品码放应严格将危险品和其它物品分开存放，不许可共存于同一个库房。
2、库房物品码放时，悬挂物品分类标识，以进行识别。
3、在电气设备或开关箱下部周围不能码放易燃易爆物品，预防电气设备高温或溶渣引发火灾。
4、 通常物品码放不超出2米（有专用台架除外），但距离照明灯具不少于1米。
5、 防潮物品必需放置在专用木托盘上，和墙距离不少于1米。
6、对易碎物品不许可在上部重合压放重物，对有特殊存放要求物品应严格按要求实施。
7、留心有效日期，要主动妥为调度使用。
8、有清楚入库和出库统计，如有失误作严重过失处理。
9、有清楚处理废品待续和程序。
10、尊重财政独立，不设小金库储蓄废品所得来收益。
11、慎防内部盗取，余物还库，重新统计。
六、物品紧急领用要求：
1、人事行政部库房“紧急备用钥匙包”存放于保安部消防中控室。
2、节假日和夜晚库房管理员不在时，遇有急需领用物品情况时，应由保安部值班主任和领物人共同前往保安部消防中控室签字、借领人事行政部库房“紧急备用钥匙包”。
3、领物人在保安部值班主任陪同下进入人事行政部库房，按需领用物品。
4、领用物品同时在物品借用本上进行登记，记清领用物品品名、数量、规格，而且领用人及陪同人共同签字。
5、在物品借用后，需在正常上班后半天内填写物品出库单进行补领手续。“紧急备用钥匙包”每次交接均须认定是否开封，每次均须由值班主任和领物人同时确定，同时拆封，使用后同时封好，并由双方签字确定。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-07
库房管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第5页 共5页
签发日期

编制

七、物品验收管理要求：
1、检验采购单签字是否完整。
2、对供给商所送物品规格进行检验，包含物品检验合格证、生产日期、生产厂家和产品使用说明书。
3、依据采购单所列名称、规格型号、数量验收到位（各部门自行申购物品需使用部门对货物进行检验，检验合格后由库房管理员办理直拨手续）；
4、送货中如发觉不合格商品或规格、品牌、大小和申请人填写采购单要求不符，则立即和供给商说明，限期将商品退换。
5、工程物料由工程专业人员进行验收核查。
6、材料验收合格后，管理员依据采购单所开列名称、规格型号、数量及金额填写收货单，收货单，收货单分别由使用部门、采购人员、供给商、库房四方签字确定。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-08
物品报废要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

一、因物品无法使用，影响正常工作必需申请报废更换时，填写物品报废记录表。
二、交库房报废物品应属在库房统计物品，其它物品库房将不予受理。
三、在填写物品报废记录表后应交库房进行审核，工程物料和工程部个人工具报废需由工程部经理签字确定；办公用具报废需人事行政部经理签字确定。
四、最终上报财务审核签字、物业总经理签字，并把报废记录表交回库房。
五、库房依据报废单对报废物进行验收，销帐，检验单据是否填写完整，对报废物品进行单独摆放，并做显著标识。
六、如需对已同意报废物品进行回收处理，人事行政部将上报获准后进行处理，产生费用将上交财务部。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-09
职员工服管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共2页
签发日期

编制

依据企业职员手册相关要求，职员在本岗工作时需穿着统一工服，以给用户（业主）以良好形象。为深入加强对职员工服管理，特制订此制度。望各部门严格实施。
一、着装要求
1、 全部职员上岗时必需穿着工服，工服应保持清洁、无褶皱；纽扣不得有缺损并按要求扣好；女职员穿裙装时应穿长筒袜；其上端不得漏和裙外(全部职员一律不能穿白袜子)；工服如有破损需立即修补。
2、 工服只能上班时穿着，（上班时间如需穿工服外出者必需请示上级领导）,如有违反按职员守则处理；下班后锁入更衣柜，不得穿出企业各部门职员必需配带胸卡（如有破损立即更换）。
3、 衬衫要勤洗、勤换，保持平整；领口、袖口处不得有污渍及破痕；下摆按要求扎在裤腰或裙内。
4、 领带、领结要整齐。
5、 皮鞋要保持整齐、光亮（一律穿黑皮鞋）。
6、 胸卡要保持洁净，无破损。
二、服装配置
1、部门经理以上人员（含部门经理）服装配置
男经理：制服（西服）套装、衬衣、领带、胸卡。
女经理：制服（西服）套装、裙子、衬衣、领结、胸卡。
2、部门主管、领班及办公室人员服装配置
男：制服（西服）套装、衬衣、领带、胸卡。
女：制服（西服）套装、裙子、衬衣、领结、胸卡。
3、部门职员工服装配置
物业部：

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-09
职员工服管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第2页 共2页
签发日期

编制

男：制服（西服）套服、衬衣、领带、胸卡。
女：制服（西服）套服、裙子、衬衣、领结、胸卡。
女保洁员：长袖上衣和裤子、半袖立领上衣。
工程部：
制服（夹克上衣和裤子）、半袖立领上衣、胸卡。
保安部：
制服：夹克式上衣、裤子、保安员半袖衬衫、帽子、银色穗带、领带、胸卡。
三、工服折旧
1、 职员离职时需将工服归还，因个人原因造成丢失或破损需照价赔偿。
2、 工服以两年为折旧期限，在企业工作未满两年职员离职时扣除对应费用（适用平均折旧法）。
3、 全部职员发放工服时全部需填写《职员工服卡》，写明发放日期、服装名称及数量等。
四、工服换洗周期
西服上衣
西裤（裙）
衬衣
工程上衣
工程衬衣
工程裤
1次/月
1次/周
2次/周
1次/月
2次/周
1次/周

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-10
对讲机使用要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

一、 对讲机专岗专用，使用人妥善保管对讲机（包含相关配件及电池等）。不得私自外借（包含其它部门及外单位人员）。如有发觉，违反者罚款100元。
二、 要按正确方法使用对讲机，包含按正确方法为对讲机充电。
三、 如因使用人原因造成对讲机（及配件等）损坏或丢失，由责任人负担赔偿责任。具体赔偿额度按实际情况确定。
四、 规范用语
1、 对讲机语言应简明扼要。
2、 依据对讲机编号呼叫对应位置，如呼叫2频门岗时应讲：“01，01，收到请讲。”
3、 收到呼叫时应说：“收到，请讲。”
4、 若未听请对方所讲内容，应说：“请反复。”
5、 结束呼叫时应说：“明白。”
6、 如通话内容较多，应调至5频进行沟通，切忌长时间占用专用频道。
7、 如遇紧急事件应直接呼叫相关人员到现场处理，切忌在对讲机内讲述具体情况，以免造成周围人员恐慌。
8、 呼叫经理级以上人员时可直接呼叫姓名。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-11
宿舍管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

1、 要保持职员宿舍内卫生环境。不得乱扔垃圾。
2、 珍惜职员宿舍内一切设施设备及电器。如因人为原因损坏，责任人照价赔偿。
3、 职员宿舍内严禁饮酒，不得开展赌博等违法活动。一经发觉，给予解聘处理。
4、 每日22点按时熄灯，不得大声喧哗扰乱其它职员正常休息。
5、 严禁外来人员留宿过夜。
6、 妥善安置个人珍贵物品。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-12
电话使用管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共1页
签发日期

编制

一、企业职员应珍惜企业财物，使用电话机时应轻拿轻放，按键时应稳健而轻。
二、各位职员在拨打、接听电话时，需使用礼貌用语，不得粗暴无礼。
三、拨打电话碰到占线或无人接听时，请稍后再拨或耐心等候，且勿粗暴对待电话机。
四、企业职员应避免使用企业电话讲和工作无关事。如遇紧急事件需接听或拨打私人电话时，要缩短通话时间，以免影响工作。
五、全部职员严禁拨打娱乐声讯及相关电话。
六、企业各部门二十四小时热线电话和前台电话严禁值班人员挪为她用，以至长时间因私占用，或所以引致投诉。
七、各部门需严格控制部门内可拨打长途电话，长话只能用于工作相关事宜，并尽可能简练陈说，说明其辞。
八、电话机不得私自挪位，随意拆卸。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-13
采购管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共3页
签发日期

编制

一、采购管理目标：
1． 加强采购计划性
（1） 各部门制订采购计划需配合物业管理经营目标，依据本部门实际情况及往年常规采购数据统计，制订出年度采购计划或季度采购计划。降低紧急采购数量，若有工程项目、维修计划应单独预算、申购。
（2） 在各部门制订采购计划同时，应控制在资金预算范围内。
（3） 加强材料控制。
2． 库存管理配合采购工作
（1） 提升库存周转率，降低采购储存成本。
（2） 适时适量供料。
（3） 在确保日常消耗前提下，尽可能降低库存，降低积压，严格控制库存物品数量。
（4） 提升库房（库位）使用率。
（5） 以旧换新物尽其用。
（6） 确保帐、物相符。
（7） 适量补充库存，确保供给。
3． 强化采购管理
（1） 控制申购物品数量、质量。
（2） 合理价格及交货时间。
（3） 了解市场行情、发展。
（4） 和供给商保持良好关系。
4． 确保质量
（1） 强化验收管理，不合格物品要分类，存放要有标识。
（2） 增加材料使用性，修旧利废。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-13
采购管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第2页 共3页
签发日期

编制

5． 发挥库房储运能力
（1） 保质、保量、注意安全、防火，保持环境卫生。
（2） 正确出入库作业、提升工作效率。
6． 材料分类编号，存量控制
（1） 物品类别划分、存放
（2） 常见、很用物品划分清楚。
（3） 实施编号标准，做到物品按类编号，先入先出。
二、管理系统：
1． 供给商选择，以供给商资质、经营场所、代理经营范围、服务承诺为标准，将资料建立供给商评价评定。
2． 询价、议价、订购作业。
3． 验收要求：检验规范，结果处理，退货处理。
4． 领用材料要求，以旧换新要求，出货控制。
5． 报废及积压物品管理。
三、采购作业程序中关键点：
1． 采购单
（1） 采购单各栏填写清楚、完整
（2） 急购物品采购措施、采购制度
（3） 请购单撤销，作废
2． 相关询价
（1） 充足了解物品名称、规格型号品牌质量要求
（2） 和厂商具体说明物品名称、规格型号、品牌及质量要求、交货期、交货地点、付款及扣款方法。
（3） 同规格产品应多家供给商询价；同规格不一样品牌比较。
（4） 是否有代用具。
（5） 是否必需办理售后服务、保修年限。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-13
采购管理要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第3页 共3页
签发日期

编制

3． 比价、议价
（1） 供给商能否按期交货、确保质量。
（2） 供给商是否信誉好、可靠，其它厂家价格是否较低。
（3） 样品、品牌比较。
（4） 价格涨跌有何原因。
（5） 要求金额超出几万元采购申请，由总经理议价或其制订人议价。
4． 订购
（1） 定金预付，或大宗申购单（如两万元以上），有附加条件等应订协议。
（2） 和厂商确定交货期、质量、条件。
（3） 分批交货期限、质量相同。
（4） 已逾约交货日期还未到货加紧催办。
5． 相关付款
（1） 检验发票抬头、内容是否相符。
（2） 发票金额和申购单价格相符。
（3） 是否有预付款、暂借款、应处理。
（4） 是否扣款。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-14
职员考勤要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第1页 共2页
签发日期

编制

为健全项目考勤管理制度，以达成提升管理绩效之目标，特制订本规范以下：
一、适用对象
各项目物业管理处职员
二、考勤标准：真实，正确，完整。
三、考勤管理责任
1、考勤员：驻场人事行政主管，负责考勤查对。
2、考勤监督员：项目经理、各部门经理负责下属考勤监督。
3、考勤抽查员：物业部人事经理负责定时抽查。
四、考勤
1、 职员上下班必需亲自打卡。
2、 职员在工作时间内因公外出前后或因私请假外出前后必需打卡；假如上班进企业前直接外出者，回到企业后也必需打卡。
3、 任何未打卡工作时间必需得到项目经理签字认可，不然视为旷工处理。
4、 职员如发生缺勤，除推行请假程序外，应在复工当日，由考勤员依据假单在考勤卡上简单标注缺勤理由，如事假，病假等，方便考勤查对。
5、 严禁代人打卡或委托她人代打卡，严禁私自涂改或有意损坏考勤卡，严禁伪造考勤卡，如发生上述行为，均以旷工一天处理，并给小过（含）以上过失论处，情节严重者，给即使解除劳动关系论处。
五、考勤卡
1、为加强考勤管理制度，全部职员钟卡统一放置卡间，职员每日上下班自行到卡间打卡。
2、职员打卡时应注意打卡类别为上班卡、下班卡或加班卡。
3、职员每日上班应先换工服后打卡，下班应先打卡后换工服，不然考勤员有权不让其打卡。
4、除各部门考勤汇总人员外，职员未经人事行政部许可不得取走钟卡。

程序文件
文件名称
编号：GLGJ-HR-XZ-14
职员考勤要求
版本：A
修改状态：0
签发人：

第2页 共2页
签发日期

编制

5、考勤员要工作严谨，如出现代她人打卡行为，按工作渎职给过失。
6、每个月由考勤员负责新旧考勤卡更换工作。
7、全体职员需要尊重、服从考勤员工作，不然按过失处理。
8、除打卡制度外，全体职员还要遵守考勤制度。
六、排班管理
1、职员需要依据部门安排班次上班，并在上班前抵达企业做好班前准备，不得迟
到、早退。因工作需要调换班次职员，需经部门经理同意后报人事行政部，同时更改当月排班表。
职员外出办理公事职员，需事先携带有部门经理签字公出统计本到考勤员登记，不然不计出勤。
各部门将部门《排班表》按统一格式打印经部门经理签字后，于每个月14日报人事行政部审核，作为次月审核考勤、加班、多种假期及领取餐券依据。
七、考勤职员作步骤
1、 每日做好书面出勤表、缺勤和加班统计。
2、 负责每个月20日下班前（如逢周末则提前）将新考勤卡放入考勤架。
3、 每个月22日前将考勤卡和考勤排班和考勤汇总查对，并将考勤汇总表交人事行政主管后交项目经理审批签字后传总部人力资源/行政部（如逢周末则提前）。
4、 考