企业内部沟通制度.doc
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1、科技(深圳)有限公司发行日期:10-06-2010企业内部沟通制度文件编号:MIS-001版本号/修订次:0.0发行部门:ISO部共9页 第 9 页(一)制定目的:建立公司内部正常、顺畅的沟通管道并形成制度。(二)适用范围:公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通时均适用。(三)管理权责3-1.管理部权责(1)总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集,会议资料的准备,会议记录,会议决议追踪及呈报;(2)总经理信箱(传统信箱以及电子信箱)的管理,定期收、呈;(3)企业制度、正式文件的颁布、发行;(4)公司决议事项和总经理指令的通知、传达;(5)有关事务的联络、协调、催办。3-2.
2、各部门主管权责(1)出席要求参加的会议、执行会议决议;(2)根据会议要求、上级指示或工作需要,向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等;(3)定期或不定期向总经理或分管领导作述职汇报,及相关业务状况的呈报;(4)部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报;(5)有关跨部门事务的联络、协调、催办以部属之考核;二、工作内容(一)规定 1.总则公司组织内部的正常沟通管道有如下三种形式:(1)正式的文件(含文书)沟通。(2)会议沟通(例行会议、临时性会议)。(3)非正式场合、形式的沟通(电话、个别交谈等)。2.文件(含文书)沟通1)规章、制度类文件A.规定各种规章制度及作业
3、程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、批准的正式文件,有专一主题、格式化、适用期长,一般不针对具体个人、具体时间,并在相应范围内必须遵循的基础性制度;B.公司制定的制度规章,由(总)经理室颁布、发放。2)联络、通知类文书A.进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期较短,针对性较具体,适用期过后,多数无保存价值或存档年限短。另外,有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。B.各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用联络单形式体现、传递。C.上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,也都可用联络单形式体现。3)签(呈)、报告、报表类文书A.
4、下级呈报上级,下属部门呈报直接主管部门、主管部门向公司或总经理的述职报告,专项工作汇报、签呈及各项业务报表等,分为定期及不定期的呈递;B.须定期呈报有:生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利预算表、财务收支预算、采购资金计划表等;业务部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分析报告等;财务部的财务报表、财务分析报告、责任单位成本绩效报告;下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。C.不定期呈报专项工作报告;具体事项呈报核准。4)会议记录类文书A.各类会议由主持人指定人员做会议记录,(副)总经理主持召集的会议原则上由管理部负责会议记录;B.对会议决议涉及具体工作安排,须确认追踪结果,由会议记录
5、者形成决议事项追踪表,经主持人指定专人进行追踪、确认。(副)总经理主持会议的决议事项的追踪、确认,除非总经理另行指定,原则上由管理部负责;C.对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的,由会议记录者形成联络单,经主持人签名确认后,发放相关单位人员;D.重要会议的会议记录,经主持人签名确认后,由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。5)文件沟通途径说明A.审批、发布公司性制度由(总)经理室组织制定,经相关权责主管审核,总经理批准后,颁布、发放;各单位部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制定,经部门经(副)理审核,总经理批准后,颁布、发放;报批前须送(总)经理室会审
6、,确认同公司相关制度无矛盾、抵触。发出的“联络单”须经发出部门(单位)主管签章确认并抄送(复印)上二级主管,须回复者须经受文部门(单位)主管签章确认,并抄送(复印)其上二级主管;对会议记录类的文书按本制度4.2.4.条款执行;对须张榜公布的公告、任命、通知等文书发布前,由(总)经理室负责审稿,必要时,上呈总经理审阅(核)方可;所有签(呈)报告、报表均需层呈至上二级主管。B.发放记录对传阅的文件、文书,由发放部门要求传阅对象在传阅记录表签章记录;对正式发放文件,由发放部门要求收件者在文件分发记录表上签收登录;对联络单、决议事项追踪表等的文书,必要时,发出部门可要求收文者在文件分发记录表签收登录,
7、收文者不得拒签,拒签者予以记过处分。C传递规定文件传递采用专门的文件夹传递,文件夹外除有“部门专用”字样外,用不同颜色色标区分文件性质;“急件”使用红色色标,“密件”使用白色色标,一般性呈阅文件使用黄色色标,部门间传递文件或部门内传阅文件采用绿色色标;收文者在接收来文后需在规定的时间内着手处理文件中的相关事宜,其中“急件”时限为1小时,其他文件为4小时;D文件存档由(总)经理室负责,所有颁布、发放的文件必须存档一份。3.会议沟通(1)会议类别A)例行性会议; B)临时性会议。(2)例行性会议(3)临时性会议由总经理或相关权责主管依需要时动议召集(4)会议管理A.例行性会议如有变更原则上应提前半
8、个工作日通知,如无变更则不另行通知;B.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员;C.会议参加者必须准时出席并签到,因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可,或派代理人出席(代理人应向主持人报备),迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意;D.会议应事先明确主题,与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据);E.主持人应控制会议时程,尽量在规定的时间内结束会议;F.会议决议的落实实施情况,应作为下次会议议题之一。4.非正规场合、形式的沟通(1)由(总)经理室设置总经理信箱,并负责定期的收集、呈递总经理;(2)除工作接触外,各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通,以增进彼此了
9、解,掌握各层次人员的动态信息,帮助决策层把握方向,适当准确地制定相关政策,原则上:A.总经理、部门经(副)理等直接部属每个月应有一次交谈沟通,总经理同下二级部属,每季度应有一次交谈沟通;B.经(副)理同直接部属每周应有一次交谈、沟通,同其他部属每月应有一次交谈、沟通。四、越级沟通:对于正常的工作,各部门员工要养成逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时,可以进行越级沟通:1、下级对上级汇报的工作内容,提出的意见和建议,多次得不到答复时;2、下级对上级的管理方式产生意见,需要投诉时;3、下级发现上级的违规行为时。五、沟通反馈:在各个沟通环节中,凡须有需回复的意见或问题时,沟通双方必须明确反馈的时
10、限。担负反馈的一方,必须在规定时限内给予回复。若在指定时间内未收到回复的,可直接在联络单中向行政部提出投诉,投诉将影响岗位绩效。六、相关责任:1、部门主管有责任通过各种渠道以最佳方式解决员工所遇到的问题。2、各部门主管对信息联络单的处理方式及处理结果将与其绩效挂勾。3、如果当事人未使用书面沟通方式而耽误工作进展的,当事人负主要责任。企业内部沟通制度企业内部书面沟通制度为促进公司各部门及员工之间的交流,避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象,同时建立良好的反映问题、解决问题的渠道,特制定本制度。一、 本制度核心内容:采用书面沟通方式,即使用信息联络单解决问题。二、 以下情
11、形需使用书面沟通方式:1、 公司员工遇到自己无法解决的问题需上级领导协助解决时;2、 公司员工遇到重要问题需得到上级领导批示时;3、 对行政会议决定的事项及问题进行跟踪督导;4、 所需解决的问题在短时间内无法答复时;5、 所需解决的问题需有书面记录时;6、 工作中需要得到其他部门的支持与配合时;7、 对公司具有代表性问题的建议,对公司改革及发展的建议和意见。三、沟通流程: l 员工:1、各部门员工需采用书面形式解决问题时,必须先填写信息联络单;2、将填好的信息联络单递交本部门主管;3、部门主管接到信息联络单时必须在约定时间内向员工反馈问题解决情况;l 部门: 1、部门间有需采用书面形式解决问题
12、时,由部门经理相互递交信息联络单,;2、将填好的信息联络单递交对方部门主管;3、接受方应在约定时间内向递交方反馈问题解决情况;l 行政会议监督执行:行政会议中未具体商议的问题,会后商议需填写行政会议督导信息联络单:1A部门提出A部门解决督导人处;2A部门提出B部门解决或需B部门协调的,A部门B部门督导人处;接收部门必须在两个工作日内进行回复,回复中必须有“实施方案、负责人、完成时间”三项内容。督导人负责监督问题解决的全过程,特别是对已有的解决方案按时实施进行压迫式督导,直到问题得以解决,解决的标准是以后再遇到同类问题有章可循。四、越级沟通:对于正常的工作,各部门员工要养成逐级上报的习惯。但当工
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